Peti Masuk Kongsi Microsoft 365: pilihan dan alternatif

Microsoft 365 boleh menyokong peti masuk kongsi dalam lebih daripada satu cara. Pilihan praktikal biasanya antara peti masuk kongsi Outlook, Kumpulan Microsoft 365 dan platform peti masuk kongsi khusus.

Pilihan terbaik bergantung pada apa yang perlu dilakukan oleh pasukan selepas mesej tiba. Jika matlamatnya hanya untuk membiarkan beberapa orang membalas dari satu alamat, peti masuk kongsi mungkin sudah cukup. Jika pasukan mahukan ruang kerja di sekitar perbualan kumpulan, Kumpulan Microsoft 365 menambahkan struktur. Jika mesej perlu menjadi kerja pelanggan, peti masuk mungkin memerlukan sistem operasi yang lebih luas di sekelilingnya.

Jawapan pantas

Gunakan Peti Masuk Kongsi Outlook apabila pasukan kecil perlu membaca dan membalas dari satu alamat. Gunakan Kumpulan Microsoft 365 apabila pasukan juga mahukan kalendar kongsi, fail dan perancangan di sekitar peti masuk. Pertimbangkan perisian peti masuk kongsi khusus apabila mel mesti kekal bersambung dengan CRM, telefon, SMS, permintaan, projek, fail, invois, pembayaran, automasi dan pelaporan.

Tiga cara untuk mencipta peti masuk kongsi dengan Microsoft 365

Pilihan 1: Peti Masuk Kongsi Outlook

Peti masuk kongsi Outlook memberikan akses kepada beberapa orang untuk membaca dan menghantar e-mel dari satu alamat, seperti support@ atau info@. Ia adalah pilihan yang mudah untuk pasukan operasi kecil yang sudah tahu siapa yang bertanggungjawab untuk setiap balasan.

Peti masuk kongsi selalunya mencukupi apabila:

• Pasukan kecil
• Satu alamat ialah sumber kebenaran
• Kepemilikan diselaraskan secara tidak formal
• E-mel ialah satu-satunya saluran yang perlu dikongsi

Hadnya bukan bahawa peti masuk gagal dalam e-mel. Ia adalah bahawa akses peti masuk sahaja tidak mencipta aliran kerja pelanggan yang bersambung — tiada tugasan dengan akauntabiliti, tiada keadaan penyelesaian, tiada pautan kepada rekod pelanggan.

Pilihan 2: Kumpulan Microsoft 365

Kumpulan Microsoft 365 membungkus peti masuk kongsi dalam ruang kerja yang lebih luas: kalendar kongsi, pustaka dokumen dan papan Perancang. Ia sesuai untuk pasukan yang mahukan kolaborasi seputar perbualan tanpa meninggalkan persekitaran Microsoft 365.

Kumpulan menambahkan struktur yang berguna apabila:

• Perbualan memerlukan tempat untuk fail dan penjadualan yang berkaitan
• Pasukan sudah berada dalam Outlook, Teams, dan SharePoint
• Penyelarasan asas mengatasi ketiadaan penyelarasan

Pertukaran itu ialah model kumpulan masih berada pada lapisan kolaborasi. Ia tidak menyambungkan perbualan kepada rekod pelanggan, projek terbuka, invois yang belum dibayar, atau automasi susulan.

Pilihan 3: Perisian Peti Masuk Kongsi Khusus

Perisian peti masuk kongsi khusus menjadi berguna apabila e-mel adalah permulaan kerja, bukan penghujungnya. Mesej pelanggan memerlukan pemilik, status dan sambungan kepada segala-galanya di sekelilingnya.

Itu bermakna peti masuk bersambung kepada:

• Rekod CRM dan sejarah pelanggan
• Panggilan telefon, SMS, dan mel suara di tempat yang sama
• Permintaan, projek, fail, dan tugasan
• Cadangan, invois, pembayaran, dan pelan pembayaran
• Automasi untuk susulan dan peringatan
• Pelaporan merentasi saluran

Workspace369 menjalankan model operasi itu: satu peti masuk kongsi di mana e-mel, SMS, panggilan dan mel suara duduk di sebelah rekod pelanggan, projek dan bil. Ia juga bersambung kepada Microsoft 365 apabila pasukan mahu mengekalkan ekosistem itu.

Cadangan akhir

Mulakan dengan peti masuk kongsi Outlook jika pasukan hanya memerlukan satu alamat. Beralih kepada Kumpulan Microsoft 365 apabila fail dan penjadualan harus diletakkan di sebelahnya. Pilih perisian khusus apabila mesej mesti menjadi kerja pelanggan dengan pemilikan dan konteks.

Semak hab perisian peti masuk kongsi untuk model operasi, atau bandingkan Pilihan Peti Masuk Kongsi Google Workspace jika pasukan anda sedang membuat keputusan antara ekosistem.