Komunikasi pelanggan.
Setiap saluran yang digunakan pelanggan anda — e-mel, SMS, panggilan, dan peti masuk kongsi yang memastikan seluruh pasukan kekal dalam konteks.
Komunikasi pelanggan yang baik bermakna setiap pelanggan tahu di mana untuk menghubungi anda, betapa cepatnya untuk menjangkakan jawapan, dan apa yang berlaku seterusnya, dan pasukan anda boleh melihat keseluruhan perbualan. Jawapan ringkasnya adalah untuk bersetuju saluran dan irama pada hari pertama, simpan setiap mesej pada rekod pelanggan, dan jadikan susulan sebagai rutin dan bukannya ingatan. Panduan di bawah merangkumi peti masuk kongsi, teks dan panggilan, serta portal pelanggan.
Peti masuk kongsi
SMS, panggilan & mel suara
Komunikasi pelanggan dalam lima langkah
- Tetapkan saluran dan irama pada hari pertamaBeritahu setiap pelanggan cara menghubungi anda dan betapa cepatnya mereka boleh menjangkakan balasan. Jelas jangkaan menghalang kebanyakan mesej semakan yang cemas.
- Simpan satu benang setiap pelangganE-mel, teks dan nota panggilan berada di sebelah rekod pelanggan, jadi sesiapa sahaja dalam pasukan boleh menyambung perbualan tanpa meminta pelanggan mengulanginya.
- Jawab dengan konteksBuka sejarah sebelum anda membalas. Balasan yang merujuk kepada keputusan terakhir atau invois terbuka menunjukkan pelanggan bahawa anda memberi perhatian.
- Sahkan keputusan secara bertulisSelepas panggilan atau mesyuarat, hantarkan nota ringkas dengan apa yang dipersetujui, siapa melakukan apa dan bila. Kebanyakan pertikaian skop bermula dengan keputusan yang tidak bertulis.
- Jadikan susulan rutinSusulan selepas cadangan, selepas penghantaran dan apabila invois senyap. Mesej ringkas yang bertanya satu soalan dan memudahkan balasan akan dijawab.
Istilah utama
- Peti masuk kongsi
- Satu peti masuk tempat seluruh pasukan bekerja, jadi tiada mesej bergantung pada satu orang sahaja yang dalam talian.
- Portal pelanggan
- Halaman di mana pelanggan menyemak kelulusan, invois dan kemas kini tanpa mencari e-mel mereka.
- Masa respons
- Tetingkap yang anda janjikan untuk balasan, seperti satu hari perniagaan, dinyatakan di hadapan dan disimpan.
- Mesej luar pejabat
- Balasan automatik yang menetapkan jangkaan semasa anda tiada dan menamakan siapa yang perlu dihubungi.
Soalan lazim
Apakah cara terbaik untuk berkomunikasi dengan pelanggan?
Gunakan saluran yang pelanggan sudah gemari dan bersetuju dengan anda, kemudian simpan rekodnya. Peti masuk kongsi untuk e-mel dan teks, dan portal untuk kelulusan dan invois, menyimpan perbualan di satu tempat dan bukannya bertaburan di seluruh peti masuk dan telefon peribadi.
Betapa cepat saya perlu membalas pelanggan?
Pilih tetingkap yang anda sentiasa boleh temui, seperti hari perniagaan yang sama atau seterusnya, dan beritahu pelanggan apa itu. Pengakuan pantas yang menyatakan bila jawapan penuh akan tiba adalah lebih baik daripada senyap semasa anda menyediakan balasan yang sempurna.
Bagaimana saya susulan tanpa merengek?
Simpan setiap susulan kepada beberapa ayat, rujuk cadangan, penghantaran atau invois tertentu, dan tanya satu soalan. Jadualkan rentak terlebih dahulu supaya ia neutral dan rutin, bukan reaksi kepada perasaan diabaikan.
Lihat di mana Workspace369 sesuai dalam aliran kerja pelanggan anda.
Mulakan dengan modul yang anda perlukan hari ini, kemudian hidupkan AI, automasi, perakaunan, inventori, permintaan, dan pelaporan apabila operasi berkembang.
Percubaan percuma 14 hari. Kad diperlukan. Selepas percubaan: dari $29/bulan. Diperbaharui secara automatik setiap bulan sehingga anda membatalkan. Boleh dibatalkan bila-bila masa dalam Tetapan → Bil.
