Cel mai bun CRM pentru asistenți virtuali în 2026: contracte de tip retainer, ore, sarcini

Ce este un CRM pentru asistenți virtuali (și ce nu este)

Un CRM pentru asistenți virtuali este partea de afaceri a muncii unui asistent: cine este clientul, ce ore sau sarcini ați convenit în fiecare lună, cine din echipa lor poate solicita muncă, ce ați înregistrat și ce mai este neplătit. Nu este un înlocuitor de inbox, un seif de parole sau un instrument de proiect pentru echipa clientului. Păstrați login-urile clienților într-un manager de parole, nu în note. Dacă un instrument stochează contacte, dar lasă urmărirea timpului și facturarea altor aplicații, acordul de ore se află într-un fir de e-mail, iar un al doilea solicitant poate depăși liniștit limita lunară.

Cum am comparat aceste instrumente

Am comparat fiecare instrument pe aceleași cinci puncte, folosind doar paginile de prețuri și produse ale furnizorului:

1. Preț de intrare pentru o persoană, lunar și facturat anual, așa cum este listat pe 25 octombrie 2026.
2. Contracte pe termen lung și acoperire ore pe acel plan: urmărirea timpului, facturi recurente sau contracte pe termen lung și transformarea timpului înregistrat într-o factură.
3. Piese orientate către client: portalul clientului, propuneri sau contracte și sarcini sau proiecte.
4. Limite stricte pe planul de intrare: clienți activi, proiecte, locuri sau formulare de lead.
5. Termeni de probă: durată și dacă furnizorul spune că este necesar un card.

Nu am testat viteza, suportul, fiabilitatea sau aplicațiile mobile și nu am folosit evaluări terțe. Ordinea reflectă potrivirea pentru un VA care facturează contracte pe termen lung și pachete de ore. HubSpot și Harvest sunt instrumente parțiale și sunt plasate ultimele.

Cel mai bun CRM pentru asistenți virtuali în 2026

1. Workspace369, cel mai bun pentru asistenți virtuali care facturează contracte de tip retainer și pachete pe oră

Workspace369 pune dosarul clientului, un propunere clientul aprobă online, un contract de tip retainer cu un pachet lunar de ore, sarcini, urmărirea timpului cu foi de pontaj, un portal privat pentru clienți și facturi într-un singur loc. Cadet este 29 USD pe lună pentru o persoană (23,25 USD facturat anual) și include contracte de tip retainer, facturi recurente, depozite, timp facturabil care devine linii de factură și o automatizare de urmărire a plăților pe plan. Automatizările de e-mail sunt incluse, cu până la 3 fluxuri de lucru active. Captura de ecran este o înregistrare demo, nu un rezultat al clientului.

Limitări: Cadet permite 5 proiecte active și un utilizator, deci un VA cu mulți clienți mici poate atinge limita; Voyager (74 USD pe lună, doi utilizatori, apeluri și mesaje text, inbox partajat) o ridică, iar utilizatorii suplimentari sunt 10 USD pe lună de la Voyager. Programarea online, cheltuielile și planurile de plată încep la Specialist (149 USD pe lună). Nu impune o limită de ore pentru dvs., deci scrieți limita în propunere. Perioada de probă de 14 zile necesită un card.

Cel mai bun pentru: VA solo cu până la cinci proiecte active de clienți, sau agenții VA mici pe Voyager, care vând contracte lunare și doresc timp, sarcini, portal și facturi fără aplicații suplimentare.

2. Moxie, cel mai bun pentru cel mai mic preț verificat

Moxie listează o pagină de asistenți virtuali pe site-ul său. Starter costă $12 pe lună, sau $10 pe lună facturat anual, iar pagina sa de prețuri listează managementul clienților și proiectelor, facturarea și plățile, propunerile, cotațiile și contractele, urmărirea timpului, o conductă de vânzări, un constructor de formulare și programatori de întâlniri. Perioada de probă este de 14 zile, iar pagina principală Moxie spune că nu este necesar cardul de credit. Dacă rulezi testul de mai jos, fiecare pas până la factură este listat pe Starter. Pro costă $25 pe lună ($20 facturat anual) și adaugă portalul pentru clienți cu marcă albă, domeniu personalizat și automatizări ale fluxului de lucru.

Limitări: fără portal cu marcă albă sau automatizări pe Starter, deci mementourile și actualizările clienților rămân manuale până la Pro. Pagina de prețuri nu menționează facturarea recurentă, dar centrul de ajutor Moxie documentează facturile recurente și planurile de plată fără o poartă de plan specificată, deci confirmați-le pe Starter înainte de a planifica un retainer.

Cel mai bun pentru: VA noi care doresc propuneri, timp și facturi ieftin și pot urmări actualizările manual.

3. Plutio, cel mai bun pentru un plan individual cu totul inclus

Plutio listează proiecte, facturi, contracte, planificatoare și formulare ca funcționalități de bază pe fiecare plan. Core este $19 pe lună ($190 facturat anual) și include 100 GB spațiu de stocare; pagina spune că proiectele, facturile, contractele, planificatoarele, formularele și urmărirea timpului sunt pe fiecare plan. Perioada de probă este de 7 zile și pagina spune că nu este necesară nicio carte de credit. Capcana este limita: Core permite 9 clienți activi și niciun contributor, iar perioada de probă permite 3 clienți activi. Numărați clienții pe care îi serviți activ înainte de a începe; al zecelea vă mută la Pro la $49 pe lună.

Limitări: solo doar pe Core, 500 acțiuni de flux de lucru pe lună, iar white-label este un add-on. O agenție VA în creștere cu câțiva asistenți o depășește rapid.

Cel mai bun pentru: un VA solo cu o listă mică și constantă care dorește toate modulele de la început.

4. Bonsai, cel mai bun pentru facturarea pe oră la preț per utilizator

Bonsai prețuiește per utilizator. Basic este $15 pe lună ($9 facturat anual) cu urmărire timp, sarcini, proiecte nelimitate și un CRM. Essentials, la $25 pe lună ($19 facturat anual), adaugă facturi și plăți, facturi pe bază de reținere și abonament, propuneri și contracte, formulare, programare, portalul clientului și urmărirea cheltuielilor. Trialul durează 7 zile, apoi Bonsai cere detalii de card pentru a continua. Trial Essentials, nu Basic, deoarece Basic nu poate trimite factura. Elite este $49 pe lună facturat anual ($59 lunar) cu un minim de trei utilizatori, deci contează doar odată ce angajezi.

Limitări: facturile și portalul nu sunt incluse în Basic, iar câmpurile personalizate și sarcinile și mesajele clienților încep de la Premium ($39 pe lună, $29 facturat anual).

Cel mai bun pentru: VA care facturează pe oră și adaugă subcontractanți câte un utilizator pe rând.

5. HoneyBook, cel mai bun pentru servicii VA pe pachete

HoneyBook Starter costă $29 pe lună facturat anual și include clienți și proiecte nelimitate, facturi și plăți, propuneri și contracte, un calendar, un portal pentru clienți și rapoarte de bază. FAQ-ul oferă o perioadă de probă de 30 de zile fără necesitatea unui card de credit. Dacă vindeți pachete fixe, cum ar fi o configurare de gestionare a inbox-ului, fluxul de la solicitare la plată se potrivește bine. Pagina de prețuri listează, de asemenea, o garanție de returnare a banilor de 60 de zile, ceea ce reduce riscul de a o testa pe muncă reală. Starter costă $29 pe lună facturat anual; prețul lunar Starter este Vezi site.

Limitări: Starter permite până la 2 formulare de lead-uri live. Pagina de prețuri nu listează urmărirea timpului sau planul său, deși centrul de ajutor al HoneyBook descrie un Urmăritor de Timp care pune orele facturabile pe facturi, deci confirmați-l în perioada de probă înainte de a vă baza pe el pentru o limită de ore. Essentials ($49 pe lună facturat anual, $59 lunar) adaugă un planificator, automatizări, până la 10 formulare de lead-uri și până la 2 membri ai echipei pe lângă proprietarul contului.

Cel mai bun pentru: VA care vinde pachete fixe în loc de ore înregistrate.

6. Dubsado, cel mai bun pentru onboarding bazat pe formulare

Dubsado Starter este $335 pe an și Premier este $525 pe an; prețurile lunare sunt Vezi site. Trialul este de 21 de zile cu acces complet Premier și fără card necesar. Ambele planuri listează clienți și proiecte nelimitate, facturare și planuri de plată, portaluri pentru clienți și șabloane de formulare; trei utilizatori suplimentari sunt gratuit. Starter are un formular de captură de lead activ, iar propunerile publice, programarea, fluxurile de lucru automate și integrarea contabilității necesită Premier.

Limitări: pagina de prețuri nu listează urmărirea timpului, dar centrul de ajutor al Dubsado spune că urmărirea timpului este o funcție Premier care aplică intrările pe facturi, deci Starter are nevoie de un alt instrument pentru ore. Prețul lunar este Vezi site, deci verificați-l dacă preferați să nu plătiți anual.

Brandurile suplimentare costă 10 USD pe lună fiecare, ceea ce ajută dacă aveți un al doilea brand VA, iar utilizatorii dincolo de cei trei gratuități sunt taxați în benzi pe pagină.

Cel mai bun pentru: VA cu un chestionar de onboarding repetabil pe care îl vor construi o singură dată.

7. HubSpot CRM și Harvest, cel mai bun ca instrumente parțiale

CRM-ul gratuit HubSpot afirmă că este gratuit pentru până la 2 utilizatori, cu 1.000 de contacte și fără limită de timp și fără card necesar. Pagina listează contacte, pipeline-uri de vânzări, sarcini și activități și raportare, dar nu urmărirea timpului, portalul clientului sau facturarea pe bază de retainer, deci acoperă contacte și un pipeline. Harvest are un plan gratuit cu 1 loc și 2 proiecte, inclusiv urmărirea timpului, facturarea și urmărirea cheltuielilor, iar Teams începe de la $9 per loc pe lună facturat anual ($11 lunar) cu o perioadă de probă de 30 de zile. Harvest afirmă că nu este necesar un card de credit pentru o perioadă de probă.

Limitări: niciunul nu listează un portal pentru clienți, propuneri sau facturare recurentă pe planurile descrise.

Cel mai bun pentru: un VA care are nevoie doar de o listă de contacte gratuită (HubSpot) sau doar de urmărirea orelor și facturi (Harvest). Oricare dintre acestea poate sta alături de un instrument mai ușor, dar apoi acordul de ore, sarcinile și factura se află în trei locuri, ceea ce este deriva pe care acest ghid încearcă să o evite.

Comparație laterală

Ce instrument se potrivește afacerii dvs. VA?

Workspace369 în acțiune pentru un client cu reținere lunară.

Iată cum arată testul de limită de ore de mai jos în Workspace369. Ambele capturi de ecran sunt dintr-un spațiu de lucru demo cu date eșantion (o afacere de detailing auto pe planul Commander), nu un cont VA și nu un rezultat al clientului.

Panoul afișează 10 proiecte active în coloane de etape, fiecare card cu o bară de progres, buget și zile rămase. Bara laterală listează Clienți, Solicitări, Proiecte, Calendar, Sarcini, Reamintiri, Urmărire Timp, Propuneri și Facturi. Un VA ar păstra un proiect per client cu retainer: sarcinile de la fiecare solicitant merg pe proiect, iar urmărirea timpului cronometrele și foile de pontaj se înregistrează în raport cu acestea. Cadet permite 5 proiecte active; acest demo este pe Commander.

Editorul de facturi afișează detaliile în stânga și o previzualizare pentru client în dreapta, cu o plată parțială deja aplicată. La sfârșitul lunii, transformați orele înregistrate în linii de factură, iar un retainer repetă aceeași factură în fiecare lună. Clientul vede proiectul, mesajele și factura în portal client mai degrabă decât într-un fir de e-mail. Tab-ul Plan de plată din această captură de ecran necesită Specialist sau mai mare.

Configurați clientul ca un retainer pe bază de ore, iar contorul de ore arată orele aprobate, orele care așteaptă aprobarea dvs. și ce a mai rămas, cu alerte la 80% și 100% din orele lunii. Contoarele de ore pentru retainer sunt pe fiecare plan.

Ce nu face pentru un VA: nu oprește munca la limită, așa că agreați în propunere ce se întâmplă cu orele suplimentare. Nu este un seif de parole. Rezervările online încep de la Specialist.

Rulați un test de limită de ore în timpul perioadei de probă

Luați un client fictiv printr-o lună în fiecare instrument pe care îl selectați:

1. Înregistrați acordul lunar de ore și sarcinile incluse și trimiteți-l ca propunere sau scurtul pe care îl aprobă clientul.
2. Creați un proiect cu sarcini de la doi solicitanți diferiți de la client.
3. Înregistrați timpul pentru ambele cu cronometrul, apoi editați o intrare în foaia de pontaj.
4. Depășiți luna peste limită, apoi scrieți clientului un mesaj despre asta și atașați detalierea orelor.
5. Transformați timpul înregistrat într-o factură și configurați factura pentru contractul pe termen lung pentru luna următoare.
6. Exportați înregistrările clientului și verificați ce rezultă.

Dacă rulați testul, cel mai bun instrument păstrează sarcinile, timpul, mesajele și factura pe o singură înregistrare de client, iar totalul facturii corespunde foii dvs. de pontaj. Orice neconcordanță este scurgerea pe care acest test este conceput să o găsească. Prețuiți mai întâi orele suplimentare cu gratuitul creator de cereri de modificare a domeniului de aplicare și setați-vă tariful cu calculator rată orară.

Când să păstrezi lucrurile simple

Dacă aveți doi sau trei clienți constanți, o listă comună de sarcini, o aplicație de cronometru și un șablon de factură vă pot ajuta mult. Treceți la un instrument de lucru pentru clienți atunci când doi solicitanți intră în conflict, când nu puteți spune ce ore ați convenit acum trei luni sau când urmăriți plățile restante manual. The pagina produsului pentru asistenți virtuali arată cum gestionează Workspace369 propuneri, comunicații și facturi, și pagina de prețuri are planuri curente. Workspace369 suportă, de asemenea, Automatizări de fluxuri de lucru pentru memento-uri și urmăriri, cu automatizări de e-mail pe fiecare plan.

Înainte de a importa clienți reali, rulați o lună completă pe date demo și verificați dacă înregistrările dvs. pot fi exportate.