CRM для налоговых консультантов
Налоговые консультанты нуждаются в четком отслеживании каждого обязательства, от письма о намерениях до окончательного счета. Workspace369 управляет этой стороной практики в одной системе: записи клиентов, предложения об обязательствах с электронным подписанием, задачи, файлы, сообщения клиентов и счета. Налоговые фирмы поддерживают порядок в напряженные сезоны, поэтому сбор документов и последующие действия завершаются до того, как данные поступят в системы хранения.
Ключевые факты
CRM для налоговых консультантов от Workspace369 охватывает 9 областей, включая карточки клиентов, предложения, проекты и задачи.
Рабочий процесс состоит из 5 этапов: от «инициирования предложений для клиентов» до «финализации счетов и закрытия проекта».
Workspace369 начинается с 29 долларов США в месяц за 1 место, а план Commander включает 20 мест, 500 ГБ хранилища и 120 000 токенов ИИ в месяц за 299 долларов США в месяц.
Дополнительные места стоят по 10 долларов США каждое, а 100 ГБ дополнительного хранилища — 15 долларов США; полные цены общедоступны на Страница цен Workspace369.
Проблема
Клиенты налоговых служб часто предоставляют неполную документацию непосредственно перед критическими сроками подачи налогов. Без выделенной области административного отслеживания налоговые консультанты тратят часы на проверку отдельных файлов, чтобы убедиться, что отсутствует. Это задерживает начало проектов и вызывает административные узкие места, которые замедляют работу всей фирмы.
Общение относительно отсутствующих форм W-2 или 1099 часто охватывает несколько личных текстовых сообщений и разрозненных цепочек электронной почты. Налоговые консультанты тратят драгоценное время на поиск исторических разговоров, чтобы найти конкретные инструкции или разъяснения, предоставленные клиентом, что приводит к ошибкам в первоначальной административной записи перед началом подачи документов.
Когда клиент, подающий налоговую декларацию, отправляет неполный пакет документов по мере приближения срока подачи, ручные задачи по последующему контролю легко забываются. Без четких списков задач, напрямую связанных с записями клиентов, члены команды не знают, кто отвечает за запрос недостающих документов, что приводит к пропуску этапов и задержкам в подготовке налоговой отчетности.
Отправка писем о намерениях и сбор первоначальных административных данных часто происходит с помощью отдельных документов. Налоговые консультанты испытывают трудности с привязкой первоначальных предложений к активным проектам, что вызывает путаницу относительно объема работ и задерживает сбор первоначальных авансовых счетов до начала официальной работы по подготовке налоговой отчетности.
Продукт
Клиенты отслеживают прогресс, файлы и счета в брендированном портале вместо того, чтобы запрашивать обновления у вашей команды.
Электронные письма, SMS, звонки и голосовая почта попадают рядом с записью клиента — с ИИ-резюме, поэтому любой член команды может ответить с полным контекстом.
Задачи, файлы и статус для каждого взаимодействия — видимые команде и, через клиентский портал, клиенту.
Отправляйте предложения, выставляйте счета за этапы или по подписке, и пусть автоматические напоминания отслеживают все неоплаченное.
Рабочий процесс
Начните взаимодействие с создания четких предложений в системе для описания объема услуг по подготовке налоговой отчетности. Клиент рассматривает детали предложения в клиентском портале. После того как клиент одобрит и подпишет условия электронным способом, фирма преобразует одобренное предложение в авансовый счет и открывает обязательство в записи клиента.
Используйте функции планирования для настройки первоначальных консультационных встреч, если это необходимо, или немедленно создайте выделенный проект для налогового года. В записях клиента налоговый консультант перечисляет необходимые налоговые документы. Оператор-человек инструктирует клиента загрузить свой первоначальный набор документов непосредственно в раздел файлов портала.
Когда клиент, подающий налоговую декларацию, отправляет неполный пакет документов по мере приближения срока подачи, налоговый инспектор проверяет загруженные файлы по списку необходимых документов. Оператор записывает недостающие пункты в брифе и открывает отдельную ветку обсуждения с клиентом на портале, создавая явные задачи для недостающих документов.
Подготовитель управляет задачами, необходимыми для сбора всех необходимых предметов. Члены команды обновляют статусы задач по мере поступления предметов. Все разговоры с клиентами остаются привязанными к записи клиента, поэтому любой член команды может подтвердить готовность файла перед тем, как данные будут переданы в утвержденную систему подачи налоговых деклараций.
После завершения контрольного списка и подачи декларации в вашем налоговом программном обеспечении оператор выставляет окончательные счета через Workspace369. Клиент оплачивает счет онлайн через клиентский портал, и проект отмечается как закрытый, сохраняя полную историю клиента на будущие годы.
Охват продукта
Оценено в App Store
Наконец-то стало спокойноПереключался между тремя или четырьмя универсальными инструментами и всегда оказывался в беспорядке из вкладок. Это первый инструмент, который кажется спокойным. Настроил клиентские проекты за десять минут.
Безболезненное внедрение в командеМы внедрили его для нашей восьми человек команды, и адаптация прошла безболезненно — интуитивно понятно и отлажено. Я бы хотел больше интеграций, но они продолжают выпускать обновления.
Экономия часов каждую неделюЖонглировал отдельными инструментами для заметок, задач, документов и обновлений. Консолидация в одном месте действительно сэкономила мне часы каждую неделю. Поддержка также отзывчива.
Начать
Часто задаваемые вопросы
Храните налоговые декларации, государственные идентификаторы и официальные документы в вашем утвержденном налоговом ПО. Workspace369 управляет практикой вокруг них: клиентские записи, предложения по оказанию услуг, сбор документов, задачи, файлы, сообщения клиентам и счета.
Оператор просматривает файлы, загруженные на портал, записывает недостающие элементы в брифе и создает конкретные задачи для последующих действий. Вы можете инициировать цепочку разговоров с клиентом внутри портала, чтобы запросить конкретные недостающие налоговые формы перед перемещением данных в системы хранения.
Автоматизация рабочих процессов создает задачи, отправляет электронные письма или SMS, выдает напоминания и уведомляет членов команды, используя девять типов триггеров, условия и временные задержки. Автоматизация электронной почты начинается с уровня Cadet, SMS-шаги — с уровня Voyager, а рабочие процессы, созданные ИИ, — с уровня Commander; триггеры вызовов доступны с голосовой связью начиная с уровня Specialist. Проверьте точный триггер, владельца и шаг проверки с помощью имитации тестового запуска перед включением рабочего процесса.
Да. Отправляйте письма о намерениях в качестве предложений с электронным подписанием и преобразуйте их в счета. Клиенты просматривают предложения и оплачивают свои счета через клиентский портал, поэтому ваша фирма отслеживает финансовые этапы наряду с активными проектами и задачами.
Готов, когда вы будете готовы
Начните с нужных вам сегодня модулей, а затем включите ИИ, автоматизацию, бухгалтерский учет, инвентаризацию, запросы и отчетность по мере роста операций.
