Hur man exporterar allt från Plutio (2026)

Snabbt svar

Plutio låter dig exportera kontakter som CSV, exportera filtrerade tidrapporter som CSV, och ladda ner signeade offerter som PDF. Jag hittade ingen steg-för-steg-export för fakturor, betalningar, utgifter, uppgifter, projekt, mallar eller filer i bulk, och ingen artikel om nedladdning av kontrakts-PDF. Plutios avbokningsartikel säger att fakturor, projekt och filer fortfarande kan laddas ner efter att en plan har avslutats, men den ger inga steg. Det finns ingen enskild knapp för "exportera allt".

Det finns inte heller någon "one-click"-importör från Plutio till Workspace369. Du exporterar från Plutio och importerar sedan kalkylbladen med AI-import. Mer om det nedan. Om du vill ha den korta versionen av hela flytten, börja med byte från Plutio.

Innan du börjar

• Använd webbappen. Exportalternativen beskrivs för det inloggade arbetsutrymmet.
• Gör detta som arbetsboksägare eller medägare. Plutio säger att arbetsyteägare och medägare kan öppna en konversation med supporten inifrån Plutio, och en begränsad roll kanske inte ser alla alternativ.
• Avbryt inte ännu. Håll kontot aktivt tills sista steget.

Checklista i korthet

1. Exportera dina kunder och kontakter

Enligt Plutios kontaktimport- och exportartikel:

1. Öppna Kontakter sida. Tillämpa eventuella filter först, eftersom exporten endast inkluderar kontakter som matchar dem.
2. Klicka Import/Export i verktygsfältet.
3. Välj Export, klicka sedan Ladda ner (.csv).

Artikeln säger att filen inkluderar förnamn, efternamn, e-post, telefon, adress och land, plus anpassade fältvärden för varje kontakt. Den säger inte om företag exporteras som en separat fil, så öppna CSV-filen och kontrollera efter företagsnamn innan du går vidare. Om företag saknas, notera dem manuellt från Företagslistan.

2. Exportera dina fakturor och betalningar

Jag hittade ingen Plutio-hjälpartikel som beskriver export av fakturor eller betalningar. Den fakturering och betalningsinsamling listar artiklar om kvitton, skicka fakturor, registrera en manuell betalning och transaktioner, men ingen av dem täcker en export. Den artikel om att skicka fakturor anger att fakturor delas via e-post eller via en offentlig länk som öppnas i kundportalen, och den har inga steg för PDF-nedladdning eller utskrift.

Ett generiskt alternativ, inte en Plutio-funktion såvitt jag kunde bekräfta: öppna varje faktura du behöver, använd webbläsarens utskriftsdialog för att spara den som PDF, och behåll öppna och obetalda fakturor plus det senaste skatteåret. Titta också i ditt eget konto efter ett exportalternativ, eftersom Plutios marknadsföringssidor kan beskriva funktioner som hjälpcentret inte gör, och fråga din revisor innan du arkiverar resten. Plutios artikel om avbokning anger att fakturor, projekt, filer och kontrakt fortfarande kan visas och laddas ner i skrivskyddat läge efter att ditt abonnemang upphör, men den ger inga steg, så kontrollera hur nedladdningen ser ut i ditt konto. En Plutio API finns (docs.plutio.com, endast delvis läst), vilket är ett alternativ om du har en utvecklare, men jag testade det inte för export.

3. Spara dina förslag och avtal

För förslag, Plutios e-signaturer på förslagsartikel anger att när kunden skriver under blir offerten accepterad och en PDF-kopia genereras:

1. Öppna det signerade förslagets detaljerad vy.
2. Ladda ner PDF-filen därifrån.

Artikeln ger inte exakta knappnamn, så leta efter den i detaljvyen. Den täcker inte signerade kontrakt. En generell lösning för kontrakt: öppna varje enskild du fortfarande behöver, skriv ut den till PDF från din webbläsare, öppna sedan den sparade filen och bekräfta att signaturer och datum är synliga.

4. Exportera dina tidsregistreringar

Plutios artikel om tidrapporteringsvyer anger att filtrerade tidrapportresultat kan exporteras som CSV, och ger exemplet att hämta fakturerbara timmar för en kund under en månad. Alla tre vyer (fullständig, kostnad och fakturering) delar samma filter, så tillämpa dem först: användare, projekt, uppgift, datumintervall eller kategori. Artikeln namnger inte exportkontrollen eller säger om kolumnerna för kostnads- och faktureringspris finns i filen, så öppna CSV-filen och kontrollera. Den produktsida för tidrapporter säger också att du kan ladda ner tidrapporter som en CSV-fil med exportfunktionen.

För att behålla allt, utöka datumintervallet för att täcka hela din historik innan du exporterar, eller exportera ett år i taget.

5. Exportera dina utgifter

Jag hittade ingen exportartikel för utgifter. Den artikel om transaktioner beskriver vyer för inkomst, utgifter och nettoinkomst, och har inga exportsteg. Ett generiskt arbetsflöde: filtrera dina transaktioner per år, spara varje vy som PDF från din webbläsare och kopiera summorna till ett kalkylblad. Ladda ner kvittokopior från varje post.

6. Exportera dina projekt och uppgifter

Jag hittade ingen exportartikel för projekt eller uppgifter. Den artikel om uppgiftslistvy täcker kolumner, sortering, gruppering och filter, och ingen export. Ett generiskt alternativ: ställ in listvyn med de kolumner du behöver (status, förfallodatum, kund, projekt), spara den som PDF från din webbläsare och kopiera den till ett kalkylblad för de aktiva projekten. Kommentarer och bilagor kommer inte med på det sättet.

7. Filer

Plutios artikel om fildelning beskriver att aktivera eller inaktivera nedladdningar för en delad fil, och den artikel om uppladdning och organisering täcker mappar, flytta, byta namn och ta bort. Ingen av dem beskriver en mass- eller zip-nedladdning. Ett generiskt arbetsflöde: öppna Filer-sidan, ladda ner filerna du behöver en i taget och spara dem i en mapp med namn för varje kund. Gör aktiva kunder först.

8. Mallar

Jag hittade ingen hjälpartikel som beskriver export av mallar. Plutios mallar samling listar skapande och hantering av mallar och delning av dem till ett community-bibliotek, vilket inte är detsamma som att exportera dem (jag öppnade inte dessa artiklar). En generell lösning: kopiera texten från mallarna för förslag, kontrakt och fakturor som du fortfarande använder till ett dokument, och hoppa över de du inte har skickat på ett år. Du kommer att bygga om dessa i det nya verktyget.

9. Redovisnings- och skatterapporter

Den instrumentpaneler och rapporteringssamling täcker anpassade sidor och widgets, och listar ingen artikel om rapportexport. De enda dataexporter jag kunde bekräfta är CSV-filen för kontakter och CSV-filen för tidrapporter ovan. Jag bekräftade inte exportsteg för några skatterapporter, så fråga Plutio-supporten eller din revisor vad du behöver för varje skatteår. Ett generiskt arbetsflöde: spara faktura- och transaktionsvyerna för varje år du vill behålla och ge filerna till din revisor.

Ta med det i Workspace369

Det finns ingen Plutio-importör, och Workspace369 påstår inte att det finns en. Så här ser processen ut istället.

1. Ta CSV-filen för kontakter från steg 1, alla utgifter du byggde om till ett kalkylblad i steg 5, och ett kalkylblad med alla produkter, fakturor eller förslag du vill överföra. Rensa kolumnerna lite. Ta bort kunder du inte längre behöver.
2. Kör AI-import för varje posttyp. Du laddar upp en CSV- eller XLSX-fil med kunder, produkter, utgifter, fakturor eller förslag. AI Import mappar dina kolumner till rätt fält och du granskar mappningen. Den visar AI-användningsestimatet innan den skriver något.
3. Bifoga filer och anteckningar till kundposten eller projektet från nedladdningarna i steg 3 och 7.
4. Återskapa de få mallarna som du sparade i steg 8.

Den fullständiga checklistan, inklusive vad som flyttas och vad du återskapar, finns på byte från Plutio sidan. För en funktion-för-funktion-vy, se Workspace369 vs Plutio, eller bläddra bland Plutio-alternativ. Lämnar du ett annat verktyg? Den Bonsai exportchecklista och den HoneyBook exportchecklista fungerar på samma sätt.

Om du använder Plutios kundportaler, berätta för aktiva kunder vart de ska gå härnäst.

Vad händer när du avbryter

Plutios avboknings- och datalagringsartikel anger att du avbokar från Inställningar, sedan Fakturering och abonnemang, och att inget tas bort omedelbart. Arbetsytan behåller full åtkomst tills den aktuella faktureringsperioden slutar. Därefter blir befintliga data skrivskyddade: du kan fortfarande visa och ladda ner projekt, kontakter, fakturor, offerter, kontrakt, filer och konversationer, men du kan inte skapa eller redigera något. Data sparas under en respitperiod som artikeln inte anger ett antal på, och efter det "kan data permanent raderas och inte återställas". Om du åter tecknar abonnemang under respitperioden återgår arbetsytan med sina data intakta. Fråga Plutio support skriftligen hur lång respitperioden är innan du förlitar dig på den.

Slutlig kontroll innan du avbryter

• CSV-filen med kontakter och CSV-filen med tidrapporter öppnas korrekt och har de radantal du förväntar dig.
• Signerade offerter sparas som PDF, och kontrakt och öppna fakturor sparas eller betalas, med signaturer synliga.
• Filer och malltext sparas i en mapp.
• En andra kopia av mappen finns någon annanstans än på din bärbara dator.

Avbryt sedan Plutio när den sista öppna fakturan där är betald. Om du vill jämföra innan du binder dig, är Workspace369:s 14-dagars provperiod kortbaserad, så du lägger till ett kort för att starta den.