วิธีออกใบแจ้งหนี้สำหรับบริการให้คำปรึกษาและรับเงินโดยไม่ต้องตามทวง

รูปแบบที่แน่นอนที่ฝ่ายบัญชีดำเนินการ

ฝ่ายบัญชีจะชำระใบแจ้งหนี้ที่ไม่ต้องตีความใดๆ ใบแจ้งหนี้ที่ปรึกษาทุกใบควรรวมส่วนเหล่านี้:

• ชื่อธุรกิจ ที่อยู่ อีเมล โทรศัพท์ และโลโก้ของคุณ
• ชื่อบริษัทลูกค้า, ที่อยู่สำหรับออกใบแจ้งหนี้, และผู้ติดต่อฝ่ายบัญชีหรือแผนกที่เฉพาะเจาะจง
• หมายเลขใบสั่งซื้อหรือรหัสโครงการของพวกเขาหากพวกเขาใช้ - การไม่มีใบสั่งซื้อเป็นสาเหตุหลักของการล่าช้าโดยไม่มีการแจ้งเตือน
• หมายเลขใบแจ้งหนี้ที่ไม่ซ้ำกันและวันที่ออก
• วันครบกำหนดชำระที่เฉพาะเจาะจง ("ชำระเงินภายในวันที่ 12 กันยายน 2569") ไม่ใช่แค่ "30 วัน"
• รายการในภาษาที่เข้าใจง่าย: สิ่งที่คุณทำ, ช่วงเวลา, ชั่วโมงหรือปริมาณ, อัตราของคุณ, และยอดรวมของรายการ
• ยอดรวมก่อนหักภาษี, ภาษีพร้อมแสดงอัตรา, ส่วนลดหรือเงินมัดจำที่ใช้, และยอดรวมที่ต้องชำระตัวหนา
• คำแนะนำการชำระเงิน: วิธีชำระเงิน, ที่ไหน, และนโยบายค่าปรับล่าช้าหรือส่วนลดล่วงหน้าของคุณ

เงื่อนไขที่ปกป้องคุณ

กำหนดสิ่งเหล่านี้ในข้อตกลง จากนั้นทำซ้ำในใบแจ้งหนี้ทุกฉบับ:

• ช่วงเวลาชำระเงิน - 14 วันสำหรับลูกค้ารายย่อย, 30 วันสำหรับองค์กร; สั้นกว่ามักจะดีกว่าสำหรับกระแสเงินสด
• เงินมัดจำ - 30-50% ล่วงหน้าสำหรับงานแบบกำหนดราคาคงที่, เครดิตในใบแจ้งหนี้สุดท้าย
• ค่าปรับล่าช้า - อัตราที่ระบุหรือค่าธรรมเนียมคงที่, ใช้สม่ำเสมอเพื่อให้มีความน่าเชื่อถือ
• กำหนดการ - รายเดือนสำหรับงานต่อเนื่อง, เมื่อเสร็จสิ้นเหตุการณ์สำคัญสำหรับโครงการ, ไม่ใช่ "เมื่อใดก็ตามที่ฉันจำได้"

ทำให้ใบแจ้งหนี้ฉบับถัดไปเป็นเรื่องน่าเบื่อ

เป้าหมายคือใบแจ้งหนี้ที่ส่งออกไปในลักษณะเดียวกันทุกครั้ง ตรงเวลา โดยไม่ต้องสร้างใหม่ ใบแจ้งหนี้ที่เกิดขึ้นประจำและแผนการชำระเงินใน Workspace369 จะออกใบแจ้งหนี้ตามกำหนดเวลา การแจ้งเตือนอัตโนมัติจะดำเนินการตามจังหวะการติดตามผลให้คุณ และพอร์ทัลลูกค้าจะเก็บใบแจ้งหนี้ ไฟล์ และลิงก์การชำระเงินไว้ในที่เดียว - เพื่อให้ฝ่ายบัญชีชำระเงินแทนที่จะถามคำถาม