เทมเพลตใบแจ้งหนี้ฟรีสำหรับ Excel และ Sheets

สิ่งที่ใบแจ้งหนี้ต้องมี

ใบแจ้งหนี้คือคำขอชำระเงินสำหรับงานที่คุณได้ส่งมอบ ดังนั้นจึงควรตอบทุกคำถามก่อนที่ลูกค้าจะต้องถาม ไม่ว่ารูปแบบจะเป็นอย่างไร ตรวจสอบให้แน่ใจว่าทั้งหมดนี้มีอยู่

• ชื่อธุรกิจและรายละเอียดการติดต่อของคุณ และรายละเอียดการเรียกเก็บเงินของลูกค้า
• หมายเลขอินวอยซ์ที่ไม่ซ้ำกันและวันที่ออก
• รายการที่แจกแจง แต่ละรายการมีคำอธิบาย ปริมาณหรือชั่วโมง อัตรา และจำนวนเงิน
• ยอดรวมภาษีหรือส่วนลดที่ใช้บังคับ และยอดรวมที่ต้องชำระ
• วันครบกำหนดและเงื่อนไขการชำระเงิน
• วิธีการชำระเงิน: ลิงก์ชำระเงิน หรือรายละเอียดธนาคารของคุณ

วิธีเขียนใบแจ้งหนี้

การกำหนดหมายเลขใบแจ้งหนี้ของคุณ

หมายเลขใบแจ้งหนี้คือป้ายกำกับที่ทีมบัญชีของลูกค้าใช้ในการค้นหา อนุมัติ และชำระบิล ใช้ลำดับง่ายๆ เช่น INV-0001, INV-0002, ลำดับวันที่ เช่น 2026-0001 หรือคำนำหน้าลูกค้า เช่น ACME-0001 เลือกรูปแบบหนึ่งและยึดตามนั้น

ห้ามใช้หมายเลขซ้ำ ห้ามข้ามโดยเจตนา และเติมศูนย์เพื่อให้รายการเรียงลำดับได้อย่างถูกต้อง ในเทมเพลตสเปรดชีต ให้เปลี่ยนหมายเลขในชื่อไฟล์และเอกสารทุกครั้ง เนื่องจากหมายเลขที่ซ้ำกันเป็นเหตุผลทั่วไปที่ใบแจ้งหนี้หยุดชะงัก

หมายเลขใบแจ้งหนี้คืออะไร?

วันครบกำหนดและเงื่อนไขการชำระเงิน

เงื่อนไขการชำระเงินคือจำนวนวันที่ลูกค้าต้องชำระเงิน โดยนับจากวันที่ออกใบแจ้งหนี้ 'ครบกำหนดเมื่อได้รับ' เหมาะสำหรับงานเล็กๆ และลูกค้าใหม่ 'ภายใน 14 วัน' เป็นเรื่องปกติสำหรับฟรีแลนซ์และสตูดิโอขนาดเล็ก 'ภายใน 30 วัน' เป็นค่าเริ่มต้นสำหรับธุรกิจที่มีชื่อเสียงหลายแห่ง เงื่อนไขที่ยาวนานกว่า เช่น 'ภายใน 45 วัน' หรือ 'ภายใน 60 วัน' มักมาจากบริษัทขนาดใหญ่และทำให้กระแสเงินสดของคุณลดลง

พิมพ์เงื่อนไขและวันครบกำหนดที่แน่นอนบนใบแจ้งหนี้ และตกลงในข้อเสนอก่อน ค่าบริการรายเดือนจะดีกว่าถ้าออกใบแจ้งหนี้ตามวันที่กำหนดในแต่ละเดือน แทนที่จะเป็นเงื่อนไขสุทธิ

เงื่อนไขการชำระเงิน Net 30 · เครื่องคำนวณวันครบกำหนดชำระเงินใบแจ้งหนี้

การแจ้งเตือนการชำระล่าช้า

การชำระเงินล่าช้าส่วนใหญ่ไม่ใช่การปฏิเสธ ใบแจ้งหนี้ถูกมองข้าม กำลังรอการอนุมัติ หรือเลื่อนลงไปในกล่องจดหมาย การแจ้งเตือนสั้นๆ เป็นประจำจะแก้ไขปัญหาได้มากที่สุดโดยไม่ทำให้รู้สึกอึดอัด

• สองสามวันก่อนถึงกำหนด วันที่แจ้งเตือนอย่างเป็นมิตรพร้อมหมายเลขอินวอยซ์และลิงก์ชำระเงิน
• ในวันครบกำหนด จะมีข้อความสั้นๆ แจ้งว่าการชำระเงินครบกำหนดวันนี้
• สองสามวันต่อมา การติดตามผลอย่างสุภาพเพื่อสอบถามว่ามีสิ่งใดขัดขวางการชำระเงินหรือไม่
• ต่อมา ข้อความที่หนักแน่นขึ้นซึ่งระบุเงื่อนไขอีกครั้งและค่าธรรมเนียมล่าช้าใดๆ ที่คุณตกลงไว้ล่วงหน้า

เครื่องมือสร้างการแจ้งเตือนการชำระเงิน · เครื่องคำนวณค่าธรรมเนียมล่าช้า

การแจ้งเตือนและค่าปรับล่าช้าใน Workspace369

Workspace369 ส่งการแจ้งเตือนการชำระเงินล่าช้าในทุกแผน และใบแจ้งหนี้มีลิงก์การชำระเงินเพื่อให้ลูกค้าชำระเงินออนไลน์ได้ ค่าปรับล่าช้าอัตโนมัติสำหรับใบแจ้งหนี้ที่เกินกำหนด เริ่มต้นที่ Commander