การรับเงิน
ใบแจ้งหนี้เทียบกับใบเสร็จ: ความแตกต่างและเมื่อคุณต้องการแต่ละรายการ
ใบแจ้งหนี้คือคำขอชำระเงิน ใบเสร็จคือการยืนยันการชำระเงิน คู่สัญญากลุ่มเดียวกัน รายการเดียวกันบ่อยครั้ง — แต่พวกมันอยู่คนละด้านของธุรกรรม และการสับสนระหว่างกันจะทำให้ลูกค้า นักบัญชี และช่วงเวลายื่นภาษีสับสน
กล่าวโดยสรุป
ใบแจ้งหนี้คือคำขอชำระเงินที่ออกก่อนที่ลูกค้าจะชำระเงิน: ระบุสิ่งที่ส่งมอบ ราคา และวิธีชำระเงิน ใบเสร็จคือหลักฐานการชำระเงินที่ออกหลังจากนั้น: ยืนยันสิ่งที่ชำระเงิน เมื่อใด และอย่างไร คุณส่งใบแจ้งหนี้เมื่อส่งมอบงาน และใบเสร็จเมื่อได้รับเงิน ซอฟต์แวร์ออกใบแจ้งหนี้จะออกทั้งสองอย่างจากบันทึกเดียวกัน โดยให้ตัวเลข รายการ และการอ้างอิงลูกค้าเหมือนกันในแต่ละรายการ
ความแตกต่างในตารางเดียว
ธุรกรรมเดียวกัน ด้านตรงข้ามกัน:
- ใบแจ้งหนี้ — ออกก่อนการชำระเงิน; คำขออย่างเป็นทางการที่แสดงรายการ อัตรา ยอดรวม เงื่อนไข และวิธีชำระเงิน
- ใบเสร็จ — ออกหลังการชำระเงิน; การยืนยันแสดงจำนวนเงินที่ชำระ วันที่ วิธีการ และใบแจ้งหนี้ที่ชำระเสร็จ
- ใบแจ้งหนี้ตอบคำถาม "ฉันเป็นหนี้คุณเท่าไหร่?" — ใบเสร็จตอบคำถาม "ฉันจ่ายอะไรไป และเมื่อไหร่?"
- ทั้งสองอย่างควรอยู่ในบันทึกของลูกค้า: ใบแจ้งหนี้คือคำขอ ใบเสร็จคือหลักฐาน
สิ่งที่เอกสารแต่ละฉบับต้องมี
พวกมันมีฟิลด์ส่วนใหญ่เหมือนกัน โดยเน้นต่างกัน:
- ใบแจ้งหนี้ — รายละเอียดของคุณ รายละเอียดลูกค้า หมายเลขใบแจ้งหนี้ วันที่ออกและครบกำหนด รายการสินค้า ภาษี ยอดรวม คำแนะนำการชำระเงิน
- ใบเสร็จ — รายละเอียดของคุณ รายละเอียดลูกค้า หมายเลขใบแจ้งหนี้ที่ชำระเสร็จ วันที่ชำระเงิน จำนวนเงินที่ได้รับ วิธีการชำระเงิน และยอดคงเหลือ
- ทั้งสองอย่าง — รายการและยอดรวมเดียวกันเพื่อให้เอกสารการชำระเงินตรงกันทุกประการ
รักษาการเชื่อมต่อ
ใบเสร็จควรอ้างอิงใบแจ้งหนี้ที่ชำระเสร็จ — นี่คือสิ่งที่ทำให้ลูกค้า (หรือนักบัญชีของพวกเขา) สามารถจับคู่การชำระเงินกับคำขอได้โดยไม่ต้องมีการสนทนาทางอีเมล ใน Workspace369 ใบเสร็จจะออกจากใบแจ้งหนี้ที่ชำระเงินโดยอัตโนมัติ ดังนั้นการอ้างอิง รายการ และจำนวนเงินจึงตรงกันเสมอ
คำถามที่พบบ่อย
คำถามที่พบบ่อย
ใบแจ้งหนี้คือใบเสร็จหรือไม่?
ไม่ ใบแจ้งหนี้คือคำขอชำระเงินก่อนที่จะเกิดขึ้น ใบเสร็จคือการยืนยันการชำระเงินหลังจากนั้น ทั้งสองรายการมีข้อมูลคล้ายกัน แต่ทำหน้าที่ตรงกันข้ามในธุรกรรม
ฉันควรส่งใบเสร็จเมื่อใด?
หลังจากที่ลูกค้าชำระเงิน สำหรับการชำระเงินด้วยบัตรออนไลน์ ให้ส่งโดยอัตโนมัติเมื่อยืนยันการชำระเงิน สำหรับการโอนเงินผ่านธนาคารหรือเช็ค ให้ดำเนินการเมื่อเงินเข้าบัญชีแล้ว
ฉันต้องการทั้งสองอย่างสำหรับภาษีหรือไม่?
คุณต้องมีใบแจ้งหนี้เพื่อแสดงสิ่งที่คุณเรียกเก็บเงิน และใบเสร็จหรือบันทึกการชำระเงินเพื่อแสดงสิ่งที่คุณรวบรวม ทั้งสองอย่างจะกระทบยอดบัญชีของคุณ ใบเสร็จที่ขาดหายไปคือสิ่งที่ทำให้ช่วงเวลายื่นภาษีกลายเป็นการสร้างใหม่
พร้อมเมื่อคุณพร้อม
ดูว่า Workspace369 เหมาะกับเวิร์กโฟลว์งานลูกค้าของคุณอย่างไร
เริ่มต้นด้วยโมดูลที่คุณต้องการวันนี้ จากนั้นเปิดใช้งาน AI ระบบอัตโนมัติ บัญชี สินค้าคงคลัง คำขอ และการรายงานเมื่อการดำเนินงานเติบโตขึ้น
