การออกใบแจ้งหนี้และการเรียกเก็บเงิน
เรียนรู้พื้นฐานการออกใบแจ้งหนี้ — ตั้งแต่การเขียนใบแจ้งหนี้ฉบับแรกไปจนถึงการรับเงินล่วงหน้า การแจ้งเตือน และการรับเงินตรงเวลา
การออกใบแจ้งหนี้คือวิธีที่คุณเปลี่ยนงานที่เสร็จสมบูรณ์ให้เป็นเงิน: คุณส่งคำขอชำระเงินที่ชัดเจน ตกลงว่าจะถึงกำหนดเมื่อใด และติดตามผลจนกว่าจะได้รับ คำตอบสั้นๆ คือใส่สิ่งเดียวกันสองสามอย่างในใบแจ้งหนี้ทุกฉบับ ออกใบแจ้งหนี้ตามกำหนดเวลาแทนที่จะจำ และทำให้การแจ้งเตือนเป็นอัตโนมัติ คู่มือด้านล่างครอบคลุมแต่ละขั้นตอน ตั้งแต่ใบแจ้งหนี้แรกของคุณไปจนถึงค่าบริการตามสัญญา เงินมัดจำ และการชำระเงินล่าช้า
เริ่มต้นใช้งานการออกใบแจ้งหนี้
รับเงินตรงเวลา
ซอฟต์แวร์ออกใบแจ้งหนี้
พื้นฐานการออกใบแจ้งหนี้ในห้าขั้นตอน
- ตกลงเงื่อนไขก่อนเริ่มงานใส่ราคา กำหนดการชำระเงิน และวันครบกำหนดในข้อเสนอหรือสัญญา ใบแจ้งหนี้ไม่ควรเป็นครั้งแรกที่ลูกค้าเห็นเงื่อนไขของคุณ
- รับเงินมัดจำเมื่อเป็นงานใหญ่ฟรีแลนซ์หลายคนขอเงินมัดจำหนึ่งในสี่ถึงครึ่งหนึ่งของค่าธรรมเนียมล่วงหน้า ซึ่งเป็นการยืนยันว่าลูกค้ามีความมุ่งมั่นและครอบคลุมช่วงเวลาแรกของคุณ
- เขียนใบแจ้งหนี้ฉบับสมบูรณ์รวมรายละเอียดของคุณ ลูกค้า หมายเลขใบแจ้งหนี้ที่ไม่ซ้ำกัน วันที่ออกและครบกำหนด รายการที่แจกแจงพร้อมปริมาณและอัตรา ยอดรวม และวิธีชำระเงินที่ชัดเจน
- ส่งตามกำหนดเวลาออกใบแจ้งหนี้ตามเหตุการณ์สำคัญ สิ้นเดือน หรือวันที่กำหนดตามสัญญาที่คุณตกลง และส่งในวันเดียวกัน ใบแจ้งหนี้ล่าช้าจะได้รับชำระล่าช้า
- ติดตามผลตามจังหวะแจ้งเตือนก่อนวันครบกำหนด ในวันครบกำหนด และหลังจากนั้น โดยใช้ข้อความสั้นๆ ที่ระบุหมายเลขใบแจ้งหนี้ เพิ่มระดับอย่างสุภาพ และเพิ่มค่าปรับล่าช้าเฉพาะในกรณีที่เงื่อนไขของคุณระบุไว้
เงื่อนไขสำคัญ
- หมายเลขใบแจ้งหนี้
- รหัสเฉพาะที่เชื่อมโยงการชำระเงินและการสนทนากับใบแจ้งหนี้หนึ่งรายการ เก็บไว้เป็นลำดับและห้ามใช้ซ้ำ
- เงื่อนไขการชำระเงิน
- จำนวนวันที่อนุญาตให้ชำระเงิน เช่น ครบกำหนดเมื่อได้รับ (due on receipt), net 14 หรือ net 30 นับจากวันที่ออกใบแจ้งหนี้
- ใบแจ้งหนี้เงินมัดจำ
- ใบแจ้งหนี้สำหรับส่วนหนึ่งของค่าธรรมเนียมล่วงหน้า ซึ่งจะถูกหักออกจากใบแจ้งหนี้สุดท้าย
- ค่าบริการรายเดือน
- การชำระเงินแบบประจำที่สำรองเวลาของคุณหรือครอบคลุมขอบเขตที่ตกลงกันในแต่ละเดือน
- ค่าธรรมเนียมการยกเลิก
- สิ่งที่ลูกค้าต้องจ่ายหากพวกเขายกเลิกโครงการระหว่างทาง
คำถามที่พบบ่อย
ใบแจ้งหนี้ทุกฉบับควรมีอะไรบ้าง?
รายละเอียดธุรกิจและลูกค้าของคุณ, หมายเลขใบแจ้งหนี้ที่ไม่ซ้ำกัน, วันที่ออกและวันครบกำหนด, รายการสินค้าตามลำดับพร้อมปริมาณ อัตรา และจำนวนเงิน, ภาษีใดๆ, ยอดรวมที่ต้องชำระ, เงื่อนไขการชำระเงิน และวิธีที่ชัดเจนในการชำระเงิน คู่มือวิธีการเขียนใบแจ้งหนี้จะแนะนำแต่ละส่วน
ฉันควรใช้เงื่อนไขการชำระเงินแบบใด?
ลูกค้าใหม่และงานเล็กๆ มักจะเหมาะสมกับกำหนดชำระเมื่อได้รับหรือภายใน 14 วัน ลูกค้าธุรกิจที่มีชื่อเสียงมักคาดหวังภายใน 30 วัน ไม่ว่าคุณจะเลือกอะไร ให้พิมพ์ลงในใบแจ้งหนี้และตกลงล่วงหน้า เพราะเงื่อนไขจะมีผลก็ต่อเมื่อระบุและติดตามผล
ฉันจะได้รับเงินเร็วขึ้นได้อย่างไร?
ทำให้การชำระเงินเป็นที่คาดหวังและง่าย รับเงินมัดจำ ระบุเงื่อนไขในข้อเสนอ ใบแจ้งหนี้ตามกำหนดเวลา แจกแจงอย่างชัดเจน เสนอตัวเลือกการชำระเงินแบบขั้นตอนเดียว และส่งการแจ้งเตือนโดยอัตโนมัติ เพื่อให้การติดตามผลเกิดขึ้นแม้ในขณะที่คุณกำลังยุ่งกับการส่งมอบ
ดูว่า Workspace369 เหมาะกับเวิร์กโฟลว์งานลูกค้าของคุณอย่างไร
เริ่มต้นด้วยโมดูลที่คุณต้องการวันนี้ จากนั้นเปิดใช้งาน AI ระบบอัตโนมัติ บัญชี สินค้าคงคลัง คำขอ และการรายงานเมื่อการดำเนินงานเติบโตขึ้น
ทดลองใช้ฟรี 14 วัน ต้องใช้บัตร หลังจากทดลองใช้: เริ่มต้นที่ $29/เดือน ต่ออายุอัตโนมัติทุกเดือนจนกว่าคุณจะยกเลิก ยกเลิกได้ตลอดเวลาใน การตั้งค่า → การเรียกเก็บเงิน
