Microsoft 365 faturalama: şablonlar, Power Automate ve gerçek bir sistem gerektiğinde

Microsoft 365, küçük bir işletmenin birçok alanını kapsar — e-posta, belgeler, elektronik tablolar, toplantılar. Kapsamadığı bir şey faturalama uygulamasıdır. Bu nedenle çoğu ekip manuel olarak fatura keser: Word veya Excel şablonu, PDF olarak kaydedilir, Outlook'tan gönderilir.

Bu yaklaşım işe yarar — ta ki yaramayana kadar. Bu kılavuz, Microsoft 365 ile faturalamanın gerçekte neye benzediğini, şablon yaklaşımının nerede bozulduğunu ve faturanın etrafında gerçek bir sistem gerektirdiği zamanları kapsar.

Hızlı cevap

Microsoft 365'te yerleşik faturalama aracı yokEkipler, Outlook'tan gönderilen Word veya Excel şablonlarıyla fatura keser, bazen hatırlatıcılar için Power Automate akışları ekler. Faturaların otomatik numaralandırma, çevrimiçi ödeme bağlantıları, ödeme planları, zamanlanmış hatırlatıcılar ve istemci başına durum gerektirdiğinde bu kurulum bozulur — bu noktada gerçek bir faturalama sistemi, aylarca değil, günlerce içinde kendini amorti eder.

İnsanların Microsoft 365 ile fatura kestiği üç yol

Seçenek 1: şablon yaklaşımı

Standart kurulum: sizin bilgileriniz, fatura numarası, tarihler, satır öğeleri, toplamlar ve ödeme talimatlarını içeren bir Excel veya Word dosyası. PDF olarak dışa aktarın, bir Outlook e-postasına ekleyin, gönderin.

Öngörülebilir yerlerde bozulur. Fatura numaraları hiçbir şey onları sıralamadığı için yinelenir. Kartla ödeme yapmak isteyen müşteriler nasıl diye sorarak yanıt verir. Dışarıdaki kırk faturadan hangisinin hala ödenmemiş olduğunu bir elektronik tablo açmadan kimse bilmiyor. Ve takibi — faturaları gerçekten ödeyen hatırlatıcı — göndermeyi hatırlamanıza bağlıdır.

Seçenek 2: şablon artı Power Automate

Power Automate, hatırlatıcı akışları ekleyebilir: faturayı gönder, bekle, ödenmezse dürt. Yardımcı olur, ancak çoğu küçük ekibin hafife aldığı bir bakım katmanı ekler. Birisi elektronik tablo yapısını düzenlediğinde akışlar bozulur ve hala ödeme bağlantınız, ödeme planlarınız ve canlı durum görünümünüz yoktur.

Seçenek 3: gerçek bir faturalama sistemi

Gerçek bir sistem, faturayı bir belge olarak değil, bir döngünün parçası olarak ele alır: istemci kaydı geçmişi tutar, teklif faturaya dönüşür, fatura bir ödeme bağlantısı taşır ve hatırlatıcılar siz olmadan zamanında gönderilir. Workspace369'da bu döngü, depozito ve bakiyeler için ödeme planlarını, sabit ücretler için yinelenen faturaları, faturanın dosyaların ve durumun yanında bulunduğu bir istemci portalını ve istemci başına ne kadar borç olduğunu gösteren raporlamayı da içerir.

Şu anda belge kısmı için, ücretsiz fatura oluşturucu tarayıcıda yazdırılmaya hazır bir fatura oluşturur ve ücretsiz fatura şablonu doğrudan Excel veya Google E-Tablolar'da açılan bir CSV dosyası indirir.

Nihai tavsiye

Ayda bir avuç fatura hacmi varken Microsoft 365 şablon yaklaşımını kullanın. Faturalar haftalık bir ritim haline geldiğinde — veya ödeme bağlantıları, planlar, hatırlatıcılar ve görünürlük istediğinizde — döngüyü şuraya taşıyın: faturalama ve proje yönetimi yazılımı tek kullanıcı için ayda 29 dolardan başlayan planlarla bunun için üretildi.