Microsoft 365 faturalama: şablonlar, Power Automate ve gerçek bir sistem gerektiğinde
Microsoft 365 faturalama: Word ve Excel şablonları, Outlook gönderme ve Power Automate hatırlatıcıları, şablonların bozulduğu yerler ve gerçek bir sisteme ne zaman ihtiyaç duyulduğu.
Tarafından Simon Dziak, Workspace369 Kurucusu · LinkedIn
Microsoft 365, küçük bir işletmenin birçok alanını kapsar — e-posta, belgeler, elektronik tablolar, toplantılar. Kapsamadığı bir şey faturalama uygulamasıdır. Bu nedenle çoğu ekip manuel olarak fatura keser: Word veya Excel şablonu, PDF olarak kaydedilir, Outlook'tan gönderilir.
Bu yaklaşım işe yarar — ta ki yaramayana kadar. Bu kılavuz, Microsoft 365 ile faturalandırmanın aslında nasıl göründüğünü, şablon yaklaşımının nerede bozulduğunu ve faturanın ne zaman etrafında gerçek bir sistem.
Neler var?
Hızlı cevapİnsanların Microsoft 365 ile fatura kestiği üç yolSeçenek 1: şablon yaklaşımıSeçenek 2: şablon artı Power AutomateSeçenek 3: gerçek bir faturalama sistemiNihai tavsiye
Hızlı cevap
Microsoft 365'te yerleşik faturalama aracı yokEkipler, Outlook'tan gönderilen Word veya Excel şablonlarıyla fatura keser, bazen hatırlatıcılar için Power Automate akışları ekler. Faturaların otomatik numaralandırma, çevrimiçi ödeme bağlantıları, ödeme planları, zamanlanmış hatırlatıcılar ve müşteri başına durum gerektirdiğinde bu kurulum bozulur — bu noktada gerçek bir faturalama sistemi, aylarca değil, günlerce içinde kendini amorti eder.
İnsanların Microsoft 365 ile fatura kestiği üç yol
| Yaklaşım | İçin en iyisi | Önemli ödünleşme |
|---|---|---|
| Word/Excel şablonu + Outlook | Az sayıda müşteriye ara sıra faturalar | Manuel numaralandırma, ödeme bağlantısı yok, izleme yok |
| Şablon + Power Automate | Hatırlatıcı otomasyonu isteyen ekipler | Akışların bakımı kırılgandır, hala ödeme bağlantıları veya durum yok |
| Özel faturalama yazılımı | Düzenli fatura kesen herkes | Müşterilere, işe ve takibe bağlı faturalar |
Seçenek 1: şablon yaklaşımı
Standart kurulum: sizin bilgileriniz, fatura numarası, tarihler, satır öğeleri, toplamlar ve ödeme talimatlarını içeren bir Excel veya Word dosyası. PDF olarak dışa aktarın, bir Outlook e-postasına ekleyin, gönderin.
Öngörülebilir yerlerde bozulur. Fatura numaraları hiçbir şey onları sıralamadığı için yinelenir. Kartla ödeme yapmak isteyen müşteriler nasıl diye sorarak yanıt verir. Dışarıdaki kırk faturadan hangisinin hala ödenmemiş olduğunu bir elektronik tablo açmadan kimse bilmiyor. Ve takibi — faturaları gerçekten ödeyen hatırlatıcı — göndermeyi hatırlamanıza bağlıdır.
Seçenek 2: şablon artı Power Automate
Power Automate, hatırlatıcı akışları ekleyebilir: faturayı gönder, bekle, ödenmezse dürt. Yardımcı olur, ancak çoğu küçük ekibin hafife aldığı bir bakım katmanı ekler. Birisi elektronik tablo yapısını düzenlediğinde akışlar bozulur ve hala ödeme bağlantınız, ödeme planlarınız ve canlı durum görünümünüz yoktur.
Seçenek 3: gerçek bir faturalama sistemi
Gerçek bir sistem, faturayı bir belge olarak değil, bir döngünün parçası olarak ele alır: müşteri kaydı geçmişi tutar, teklif fatura olur, fatura bir ödeme bağlantısı taşır ve hatırlatıcılar sizin müdahaleniz olmadan zamanında gönderilir. İçinde Workspace369 faturalama, bu döngü aynı zamanda (Specialist'ten itibaren) depozito ve bakiye ödeme planlarını, ödeme planları için yinelenen faturaları, faturanın dosyaların ve durumun yanında bulunduğu bir müşteri portalını ve her müşteriye göre ne kadar borçlu olunduğunu gösteren raporlamayı da içerir.
Şu anda belge kısmı için, ücretsiz fatura oluşturucu tarayıcıda yazdırılmaya hazır bir fatura oluşturur ve ücretsiz fatura şablonu doğrudan Excel veya Google E-Tablolar'da açılan bir CSV dosyası indirir.
Nihai tavsiye
Ayda bir avuç fatura hacmi varken Microsoft 365 şablon yaklaşımını kullanın. Faturalar haftalık bir ritim haline geldiğinde — veya ödeme bağlantıları, planlar, hatırlatıcılar ve görünürlük istediğinizde — döngüyü şuraya taşıyın: faturalama ve proje yönetimi yazılımı tek kullanıcı için ayda 29 dolardan başlayan planlarla bunun için üretildi.
Müşteri takibini tek bir çalışma alanında yürütün.
CRM, gelen kutusu, sesli arama, faturalama, ödemeler, projeler, dosyalar, yapay zeka ve iş akışı otomasyonları — dışa aktarma yerine bağlı.
14 günlük ücretsiz deneme. Kart gereklidir. Denemeden sonra: ayda 29 ABD dolarından başlayan fiyatlarla. İptal edene kadar her ay otomatik olarak yenilenir. Ayarlar → Faturalandırma bölümünden istediğiniz zaman iptal edin.