Microsoft 365 paylaşılan gelen kutusu: seçenekler ve alternatifler
Müşteri e-postalarını ve takibini yöneten ekipler için Outlook paylaşılan posta kutularını, Microsoft 365 Gruplarını ve özel paylaşılan gelen kutusu yazılımlarını karşılaştırın.
Hızlı cevap
- Microsoft 365, Outlook paylaşılan posta kutuları ve Microsoft 365 Grupları aracılığıyla paylaşılan e-postayı destekler.
- Paylaşılan bir posta kutusu, ekibin okuyup yanıtlayabileceği tek bir adres sağlar; Gruplar, konuşmalar etrafında işbirlikçi bir çalışma alanı ekler.
- E-posta, aramalar, metin mesajları, CRM, projeler, faturalar, dosyalar ve raporlamayla bağlantı kurması gerektiğinde özel bir operasyonel gelen kutusu kullanışlıdır.
Microsoft 365, paylaşılan bir gelen kutusunu birden fazla şekilde destekleyebilir. Pratik seçim genellikle bir Outlook paylaşılan posta kutusu, bir Microsoft 365 Grubu ve özel bir paylaşılan gelen kutusu platformu arasındadır.
En iyi seçenek, bir mesaj geldiğinde ekibin ne yapması gerektiğine bağlıdır. Amaç sadece birkaç kişinin tek bir adresten yanıt vermesine izin vermekse, paylaşılan bir posta kutusu yeterli olabilir. Ekip grup konuşmaları etrafında bir çalışma alanı istiyorsa, bir Microsoft 365 Grubu yapı ekler. Mesajların müşteri işi haline gelmesi gerekiyorsa, gelen kutusunun daha geniş bir işletim sistemine ihtiyacı olabilir.
Hızlı cevap
Kullanın Outlook paylaşılan posta kutusu küçük bir ekip tek bir adresten okumak ve yanıtlamak istediğinde. Kullanın Microsoft 365 Grubu ekip ayrıca gelen kutusu etrafında paylaşılan bir takvim, dosyalar ve planlama istediğinde. Düşünün özel paylaşılan gelen kutusu yazılımı e-posta CRM, telefon, SMS, istekler, projeler, dosyalar, faturalar, ödemeler, otomasyon ve raporlamayla bağlantılı kalmak zorunda olduğunda.
Microsoft 365 ile paylaşılan bir gelen kutusu oluşturmanın üç yolu
| Yaklaşım | İçin en iyisi | Önemli ödünleşme |
|---|---|---|
| Outlook paylaşılan posta kutusu | Tek bir adresten yanıt veren küçük bir grup | Daha geniş bir iş kuyruğu veya istemci-operasyon katmanı olmadan paylaşılan e-posta erişimi |
| Microsoft 365 Grubu | Gelen kutusu artı takvim, dosyalar ve planlayıcı isteyen ekipler | İşbirliği, tam bir CRM, proje ve faturalandırma iş akışı yerine Microsoft 365 grubu modeli içinde kalır |
| Özel paylaşılan gelen kutusu yazılımı | E-posta, aramalar, SMS, teslimat ve faturalamayı kapsayan müşteri iletişimi | Çevredeki müşteri işini de birleştirmiyorsa başka bir platform ekler |
Seçenek 1: Outlook paylaşılan posta kutusu
Bir Outlook paylaşılan posta kutusu, birden fazla kişiye destek@ veya bilgi@ gibi tek bir adresten e-posta okuma ve gönderme erişimi sağlar. Her yanıtın kime ait olduğunu bilen küçük bir operasyon ekibi için basit bir seçimdir.
Paylaşılan bir posta kutusu genellikle şu durumlarda yeterlidir:
- Ekip küçük
- Tek bir adres doğruluk kaynağıdır
- Sahiplik gayri resmi olarak koordine edilir
- E-postanın paylaşılması gereken tek kanal olması
Sınırlama, posta kutusunun e-postada başarısız olması değildir. Posta kutusu erişiminin tek başına bağlantılı bir müşteri iş akışı oluşturmamasıdır — hesap verebilirlik ile atama yok, çözüm durumu yok, müşteri kaydına bağlantı yok.
Seçenek 2: Microsoft 365 Grubu
Bir Microsoft 365 Grubu, daha geniş bir çalışma alanına sahip paylaşılan bir gelen kutusunu kapsar: grup takvimi, belge kitaplığı ve bir Planlayıcı panosu. Microsoft 365 ortamından ayrılmadan konuşmalar etrafında işbirliği yapmak isteyen ekipler için uygundur.
Gruplar şu durumlarda kullanışlı yapı ekler:
- Konuşmaların ilgili dosyalar ve planlama için bir yere ihtiyacı vardır
- Ekip zaten Outlook, Teams ve SharePoint'te yaşıyor
- Temel koordinasyon, koordinasyonsuzluğa üstündür
Takas, grup modelinin hala işbirliği katmanında yaşamasıdır. Bir konuşmayı müşteri kaydı, açık proje, ödenmemiş fatura veya takip otomasyonu ile bağlamaz.
Seçenek 3: Özel paylaşılan gelen kutusu yazılımı
E-posta işin sonu değil, başlangıcı olduğunda özel paylaşılan gelen kutusu yazılımı kullanışlı hale gelir. Müşteri mesajlarının bir sahibi, bir durumu ve çevrelerindeki her şeye bir bağlantısı olmalıdır.
Bu, gelen kutusunun şunlara bağlandığı anlamına gelir:
- CRM kayıtları ve müşteri geçmişi
- Telefon görüşmeleri, SMS ve sesli mesaj aynı yerde
- İstekler, projeler, dosyalar ve görevler
- Teklifler, faturalar, ödemeler ve ödeme planları
- Takip ve hatırlatmalar için otomasyonlar
- Kanallar arası raporlama
Workspace369 bu operasyonel modeli çalıştırır: e-posta, SMS, aramalar ve sesli mesajın müşteri kaydı, proje ve faturanın yanında yer aldığı tek bir paylaşılan gelen kutusu. Ayrıca şunlara da bağlanır: Microsoft 365 ekip o ekosistemi korumak istediğinde.
Nihai tavsiye
Ekibin yalnızca tek bir adrese ihtiyacı varsa bir Outlook paylaşılan posta kutusuyla başlayın. Dosyaların ve planlamanın yanında oturması gerektiğinde bir Microsoft 365 Grubu'na geçin. Mesajların müşteri işi haline gelmesi gerektiğinde özel yazılımı seçin, sahiplik ve bağlamla birlikte.
İnceleyin paylaşılan gelen kutusu yazılım merkezi operasyonel model için veya karşılaştırın Google Workspace paylaşılan gelen kutusu seçenekleri ekibiniz ekosistemler arasında karar veriyorsa.
Müşteri takibini tek bir çalışma alanında yürütün.
CRM, gelen kutusu, sesli arama, faturalama, ödemeler, projeler, dosyalar, yapay zeka ve iş akışı otomasyonları — dışa aktarma yerine bağlı.