Trên trang này
Nói tóm lại
Nhận thanh toán nhanh hơn bằng cách làm cho việc thanh toán trở nên mong đợi và dễ dàng: nhận tiền đặt cọc, đưa điều khoản vào đề xuất, lập hóa đơn theo lịch trình, liệt kê chi tiết rõ ràng, cung cấp các tùy chọn thanh toán một bước và tự động hóa lời nhắc để việc theo dõi diễn ra ngay cả khi bạn bận bàn giao.
Bắt đầu với các điều khoản mà khách hàng đã đồng ý
Tốc độ thanh toán được quyết định trước khi công việc bắt đầu. Đặt tiền đặt cọc, lịch trình và ngày đến hạn vào đề xuất và nhận được sự chấp thuận rõ ràng. Hóa đơn khớp với đề xuất đã được phê duyệt được coi là một thủ tục, không phải là một cuộc đàm phán.
Lập hóa đơn theo lịch trình, không phải khi bạn nhớ
Công việc định kỳ được thanh toán theo nhịp độ — đặt cọc trước, các mốc quan trọng hoặc hàng tháng cho công việc đang diễn ra, số dư khi bàn giao. Lập hóa đơn trễ dạy khách hàng thanh toán trễ.
- Tạm ứng: 25–50% trước khi bắt đầu công việc
- Các mốc quan trọng: gắn liền với các sản phẩm bàn giao hữu hình, không phải các giai đoạn mơ hồ
- Phí định kỳ: cùng một ngày mỗi tháng, tự động khi có thể
Hãy làm cho việc thanh toán trở thành bước dễ dàng nhất
Mỗi bước bổ sung — tìm hóa đơn, hỏi cách thanh toán, gửi séc — đều làm chậm trễ vài ngày. Gửi hóa đơn với tùy chọn Thanh toán ngay lập tức để khách hàng thanh toán ngay khi họ mở hóa đơn. Hóa đơn Workspace369 bao gồm liên kết thanh toán và cập nhật trạng thái tự động khi thanh toán.
Tự động hóa việc theo dõi
Thông báo hoạt động vì chúng nhất quán, không phải vì chúng mạnh mẽ. Một ghi chú ngắn trước ngày đến hạn, một lời nhắc nhở quá hạn và một thông báo cuối cùng bao gồm hầu hết các hóa đơn trễ mà không cần gọi điện thoại. Tự động hóa quy trình làm việc trong Workspace369 chạy chuỗi này cho bạn, qua email trên mọi gói và qua tin nhắn từ Voyager, dừng lại khi hóa đơn được thanh toán, với một tác vụ được tạo khi một người nên can thiệp.
Gửi hóa đơn vào ngày công việc hoàn thành
Đồng hồ trên hóa đơn Net 15 bắt đầu khi khách hàng nhận được nó, không phải khi bạn hoàn thành công việc. Biến việc lập hóa đơn thành một phần của việc giao hàng: cùng ngày bạn bàn giao một cột mốc, hãy gửi hóa đơn cho nó. Thời gian bạn theo dõi so với dự án có thể đi thẳng vào hóa đơn, vì vậy không có gì phải chờ đợi để dọn dẹp vào cuối tháng.
Lập hóa đơn mà không ai phải thắc mắc
Câu hỏi là sự trì hoãn lịch sự phổ biến nhất. Một hóa đơn trả lời trước chúng sẽ được thanh toán ngay lần đầu.
- Các dòng sản phẩm khớp với đề xuất đã được phê duyệt, bằng cùng một từ ngữ
- Số đơn đặt hàng hoặc số tham chiếu nếu khách hàng sử dụng
- Ngày đến hạn thực tế, không chỉ "30 ngày sau"
- Một người liên hệ về hóa đơn và liên kết thanh toán bên cạnh tổng số tiền
Tự động hóa công việc định kỳ
Đối với các hợp đồng dài hạn và công việc hàng tháng, hãy yêu cầu khách hàng lưu thẻ để tự động thanh toán trên hóa đơn định kỳ. Hóa đơn vẫn được gửi đi và khách hàng vẫn nhận được biên lai, nhưng không ai phải nhớ thanh toán. Tự động thanh toán bằng thẻ trên hóa đơn định kỳ có trên mọi gói Workspace369 và khách hàng đồng ý với điều đó trên trang hóa đơn.
Biết ai bị chậm trước khi nó gây tổn hại
Kiểm tra những gì còn nợ mỗi tuần, không phải khi hết tiền. Sắp xếp các hóa đơn mở theo số ngày quá hạn, và gọi cho hóa đơn cũ nhất trước. Trong Workspace369, bảng điều khiển và tín hiệu chú ý hiển thị các hóa đơn quá hạn trên mọi gói, báo cáo AR bắt đầu trên Specialist và các kế hoạch thanh toán cho số dư lớn cũng bắt đầu trên Specialist.
Các câu hỏi thường gặp
Có bình thường khi yêu cầu đặt cọc không?
Có. Tiền đặt cọc là thông lệ tiêu chuẩn trong các công ty và dịch vụ — thường là 25–50% trả trước. Khách hàng mong đợi điều đó khi đề xuất nêu rõ ràng, và nó thay đổi dòng tiền của mọi hợp đồng.
Tôi nên sử dụng điều khoản thanh toán nào?
Ngắn hơn là tốt hơn cho các doanh nghiệp dịch vụ nhỏ: đến hạn khi nhận hoặc Net 7–14 giúp tiền mặt lưu thông. Bất kể bạn chọn gì, hãy in ngày đến hạn chính xác trên chính hóa đơn.
Điều gì xảy ra nếu khách hàng không bao giờ trả tiền?
Làm theo trình tự đã ghi lại: lời nhắc, thông báo cuối cùng tham chiếu các điều khoản đã thỏa thuận, tạm dừng công việc còn lại, sau đó là một cuộc gọi trực tiếp. Các điều khoản và khoản tạm ứng nhất quán có nghĩa là một người không thanh toán thực sự sẽ khiến bạn tốn ít chi phí hơn nhiều so với việc phơi bày toàn bộ dự án.
Cách nhanh nhất để thu tiền đặt cọc là gì?
Yêu cầu ngay khi khách hàng đồng ý. Một đề xuất mà khách hàng chấp nhận trực tuyến có thể nhận tiền đặt cọc trong cùng một bước, vì vậy ngày bắt đầu được đặt trước khi cuộc trò chuyện nguội đi. Trong Workspace369, điều đó hoạt động trên mọi gói.
Tôi có nên cho phép khách hàng thanh toán bằng thẻ không?
Nếu tốc độ quan trọng, thì có. Thanh toán bằng thẻ và ngân hàng qua liên kết cho phép khách hàng thanh toán ngay khi họ mở hóa đơn. Trong Workspace369, thanh toán được xử lý qua tài khoản Stripe của riêng bạn.
