Phí cố định so với theo giờ so với thanh toán theo hợp đồng

Các đại lý và nhà tư vấn thường chọn giữa thanh toán theo giờ, phí cố định, theo giai đoạn và hợp đồng giữ chỗ. Quyết định này thay đổi người chịu rủi ro, cách dòng tiền chảy, nhóm phải theo dõi những gì và khách hàng diễn giải giá trị như thế nào.

Không có mô hình vượt trội phổ quát nào. Mô hình tốt nhất phù hợp với sự chắc chắn của phạm vi, khả năng lặp lại của việc bàn giao, mối quan hệ và khả năng ước tính và kiểm soát công việc của công ty.

So sánh nhanh

Tính phí theo giờ

Tính phí theo giờ tính phí cho thời gian làm việc, thường theo mức lương của cá nhân, vai trò hoặc mức lương kết hợp.

Phù hợp nhất

• Công việc tư vấn nơi các câu hỏi phát triển.
• Hỗ trợ và bảo trì với khối lượng không thể đoán trước.
• Khám phá sớm trước khi có thể xác định phạm vi một cách có trách nhiệm.
• Các cam kết mà khách hàng kiểm soát ưu tiên và yêu cầu.
• Công việc có các phụ thuộc bên ngoài thường xuyên.

Ưu điểm

• Nỗ lực có thể nhìn thấy và có thể tính phí trực tiếp.
• Thay đổi phạm vi không yêu cầu giá cố định mới mỗi lần.
• Rủi ro ước tính thấp hơn cho nhà cung cấp dịch vụ.
• Nó có thể dễ dàng giải thích khi tỷ lệ và bản ghi thời gian rõ ràng.

Rủi ro

• Khách hàng có thể lo lắng về hóa đơn không xác định.
• Công việc hiệu quả có thể tạo ra ít doanh thu hơn trừ khi giá cả phát triển.
• Kỷ luật ghi nhận thời gian kém dẫn đến chậm hóa đơn và tạo ra tranh chấp.
• Mô hình có thể khuyến khích sự chú ý vào giờ làm việc thay vì kết quả.

Những gì cần theo dõi

Theo dõi khách hàng, dự án, nhiệm vụ, người, vai trò, trạng thái có thể thanh toán, mức phí, mô tả, ngày, phê duyệt và trạng thái hóa đơn. Thời gian không có ngữ cảnh nhiệm vụ và phạm vi khó xem xét lại sau này.

Thanh toán theo phí cố định

Thanh toán theo phí cố định tính một khoản phí đã thỏa thuận cho một phạm vi hoặc kết quả xác định.

Phù hợp nhất

• Các dịch vụ có thể lặp lại với các mẫu bàn giao đã biết.
• Các dự án với các sản phẩm bàn giao rõ ràng và tiêu chí chấp nhận.
• Người mua cần sự chắc chắn về ngân sách.
• Các công ty có thể ước tính nỗ lực và kiểm soát quy trình làm việc.
• Công việc mà giá trị không tương xứng với số giờ.

Ưu điểm

• Khách hàng biết giá trước khi bắt đầu công việc.
• Nhóm có thể hưởng lợi từ việc bàn giao hiệu quả.
• Giá cả có thể phản ánh chuyên môn và giá trị kết quả thay vì chỉ lao động.
• Hóa đơn có thể theo sau các khoản đặt cọc, các mốc quan trọng hoặc một lịch trình đơn giản.

Rủi ro

• Công việc bị đánh giá thấp làm giảm biên lợi nhuận.
• Các loại trừ không rõ ràng khiến mọi lần sửa đổi đều có vẻ được bao gồm.
• Các thành viên nhóm có thể ngừng theo dõi thời gian, che giấu chi phí thực tế.
• Đầu vào chậm trễ từ khách hàng có thể tạo ra các vấn đề về năng lực và lịch trình.

Những gì cần theo dõi

Bảo toàn phạm vi đã được chấp nhận, loại trừ, giả định, yêu cầu thay đổi, chi phí ước tính, thời gian thực tế, chi phí phát sinh, lịch hóa đơn, trạng thái thanh toán và tiêu chí hoàn thành. Ghi lại thời gian nội bộ ngay cả khi khách hàng không được tính phí theo giờ; điều này cải thiện việc định giá trong tương lai.

Thanh toán theo cột mốc

Thanh toán theo cột mốc chia một hợp đồng phí cố định lớn thành các giai đoạn có ý nghĩa. Một khoản tiền đặt cọc có thể bắt đầu công việc, sau đó là các hóa đơn khi phê duyệt, bàn giao, ra mắt hoặc một sự kiện có thể đo lường khác.

Các cột mốc có thể cải thiện dòng tiền và giảm thiểu rủi ro so với việc chờ đợi đến cuối. Chúng hoạt động tốt nhất khi mỗi kích hoạt là khách quan và khách hàng biết việc phê duyệt ảnh hưởng đến tiến độ như thế nào.

Tránh các mốc thời gian dựa trên phần trăm hoàn thành mơ hồ. Liên kết chúng với một quyết định, sản phẩm bàn giao, ngày hoặc giai đoạn được ghi lại rõ ràng.

Thanh toán theo hợp đồng định kỳ

Phí duy trì tạo ra một mối quan hệ thương mại liên tục. Khách hàng có thể mua các dịch vụ định kỳ được xác định, năng lực dự trữ, quyền truy cập tư vấn hoặc sự kết hợp.

Phù hợp nhất

• Công việc tiếp thị, sáng tạo, SEO, tư vấn hoặc hỗ trợ định kỳ.
• Khách hàng cần sự liên tục và quyền truy cập có thể dự đoán được.
• Các đại lý có thể chuẩn hóa việc giao hàng định kỳ.
• Các mối quan hệ mà các ưu tiên thay đổi trong phạm vi ranh giới đã thỏa thuận.

Câu hỏi mà mọi hợp đồng định kỳ nên trả lời

• Dịch vụ hoặc năng lực nào được bao gồm?
• Hợp đồng định kỳ được thanh toán trước hay sau?
• Năng lực chưa sử dụng có được chuyển tiếp không?
• Chi phí và phê duyệt các khoản vượt mức được tính như thế nào?
• Thời gian phản hồi hoặc khả năng sẵn sàng nào được hứa hẹn?
• Những yêu cầu nào bị loại trừ?
• Phạm vi công việc thay đổi như thế nào?
• Khi nào thỏa thuận gia hạn hoặc kết thúc?
• Khách hàng sẽ nhận được báo cáo nào?

Rủi ro

Một hợp đồng giữ chỗ mơ hồ có thể trở thành quyền truy cập không giới hạn với một mức giá cố định. Nhóm có vẻ bận rộn trong khi tài khoản lặng lẽ trở nên không có lãi. Theo dõi việc giao hàng và năng lực ngay cả khi khách hàng chỉ xem báo cáo kết quả.

Mô hình thanh toán kết hợp

Nhiều cam kết dịch vụ chuyên nghiệp sử dụng kết hợp:

• Khám phá đã thanh toán tính theo giờ, sau đó là dự án theo giá cố định.
• Triển khai theo phí cố định cộng với phí duy trì hỗ trợ liên tục.
• Hợp đồng định kỳ hàng tháng với các khoản vượt quá giờ đã được phê duyệt.
• Dự án theo phí cố định với hóa đơn theo mốc thời gian và chi phí được hoàn lại.
• Gói dịch vụ định kỳ với công việc thay đổi được báo giá riêng.

Các mô hình kết hợp hữu ích khi mỗi thành phần có ranh giới rõ ràng. Chúng trở nên khó hiểu khi các bản ghi đề xuất, dự án, thời gian, chi phí và hóa đơn không thể giải thích quy tắc nào được áp dụng.

Cách chọn mô hình thanh toán

Đánh giá sự tham gia dựa trên năm câu hỏi.

1. Phạm vi công việc chắc chắn đến mức nào?

Độ chắc chắn thấp ưu tiên khám phá theo giờ hoặc phương pháp tiếp cận theo giai đoạn. Độ chắc chắn cao hỗ trợ định giá cố định hoặc theo mốc.

2. Ai kiểm soát các ưu tiên?

Nếu khách hàng có thể liên tục điều hướng đội ngũ, thì việc tính phí theo giờ hoặc hợp đồng tạm ứng theo năng lực có thể an toàn hơn so với một kết quả cố định.

3. Việc giao hàng có thể lặp lại đến mức nào?

Công việc có thể lặp lại dễ dàng hơn để định giá dưới dạng gói cố định hoặc dịch vụ định kỳ.

4. Khách hàng coi trọng điều gì?

Một số khách hàng mua khả năng truy cập và phản hồi. Những người khác mua một kết quả được xác định. Định giá thứ đang được mua.

5. Doanh nghiệp có thể đo lường hiệu quả kinh tế không?

Phí cố định và hợp đồng đòi hỏi khả năng hiển thị nội bộ mạnh mẽ về thời gian, chi phí lao động, chi phí, thay đổi phạm vi, trạng thái hóa đơn và doanh thu đã thu.

Công thức tính lợi nhuận của mô hình lập hóa đơn

Tối thiểu, theo dõi:

Tỷ suất lợi nhuận gộp dự án

(recognized project revenue - direct labor cost - direct expenses) / recognized project revenue

Tỷ lệ giờ làm việc hiệu quả

recognized revenue / delivery hours

Tỷ lệ sử dụng hợp đồng định kỳ

used included capacity / available included capacity

Các công thức này chỉ hữu ích khi doanh thu, giờ làm việc, chi phí và chi phí bao gồm cùng một kỳ và phạm vi.

Yêu cầu phần mềm trên mọi mô hình

Phần mềm nên kết nối:

• Hồ sơ khách hàng và công ty.
• Các báo giá và phạm vi đã được chấp nhận.
• Dự án, nhiệm vụ, các mốc quan trọng và tệp.
• Thời gian và trạng thái có thể thanh toán.
• Chi phí và chi phí được hoàn lại.
• Hóa đơn, hợp đồng định kỳ, đặt cọc, gói và tín dụng.
• Trạng thái thanh toán và các khoản phải thu.
• Tin nhắn, cuộc gọi, phê duyệt và yêu cầu thay đổi.
• Báo cáo theo khách hàng và dự án.

Workspace369 hỗ trợ mô hình kết nối này thông qua thanh toán dịch vụ chuyên nghiệp, theo dõi thời gian của agency, dự án, giao tiếp, hóa đơn, thanh toán, chi phí và báo cáo.

Khuyến nghị cuối cùng

Sử dụng lập hóa đơn theo giờ khi công sức thực sự không chắc chắn, phí cố định khi phạm vi được kiểm soát, các mốc quan trọng khi giao hàng có các giai đoạn có ý nghĩa và hợp đồng dài hạn khi khách hàng mua sự liên tục hoặc năng lực định kỳ.

Không chọn chỉ dựa trên những gì dễ dàng đưa vào hóa đơn. Chọn mô hình mà nhóm của bạn có thể giải thích, bàn giao, đo lường và quản lý mà không che giấu rủi ro.