CRM dành cho kiến trúc sư cảnh quan
Các công ty kiến trúc cảnh quan đối mặt với các vấn đề hành chính cụ thể khi khách hàng mở rộng hợp đồng sau khi phê duyệt ý tưởng. Quản lý những thay đổi phạm vi này đòi hỏi phải theo dõi các bản tóm tắt thiết kế, cập nhật Đề xuất và tổ chức các tệp mà không làm lẫn lộn các sản phẩm bàn giao CAD. Workspace369 điều hành hồ sơ khách hàng, dự án, nhiệm vụ, cuộc trò chuyện, lên lịch, hóa đơn và cổng thông tin khách hàng cho các công ty thiết kế chuyên nghiệp trong một hệ thống.
Các điểm chính
CRM của Workspace369 dành cho kiến trúc sư cảnh quan bao gồm 9 lĩnh vực, bao gồm hồ sơ khách hàng, đề xuất, dự án và nhiệm vụ.
Quy trình hoạt động gồm 5 bước, từ "ghi nhận khu vực mới trong hồ sơ khách hàng" đến "phát hành hóa đơn theo giai đoạn cho các sản phẩm bàn giao".
Workspace369 bắt đầu từ 29 đô la/tháng cho 1 chỗ ngồi, và gói Commander bao gồm 20 chỗ ngồi, 500 GB dung lượng lưu trữ và 120.000 mã thông báo AI mỗi tháng với giá 299 đô la/tháng.
Các chỗ ngồi bổ sung có giá 10 đô la mỗi chỗ và 100 GB dung lượng lưu trữ bổ sung có giá 15 đô la; bảng giá đầy đủ được công khai trên Trang giá Workspace369.
Vấn đề
Khi một dự án kiến trúc cảnh quan bổ sung một khu vực mới sau khi phê duyệt ý tưởng, việc theo dõi ranh giới mở rộng trở nên khó khăn. Nếu không có hồ sơ rõ ràng trong bản tóm tắt, giờ thiết kế sẽ bị phân bổ sai cho phạm vi dự án ban đầu. Các công ty thường không phát hành đề xuất sửa đổi, dẫn đến công việc CAD không được lập hóa đơn và giờ vẽ không được ghi lại trong các dự án quy hoạch tổng thể khu vực phức tạp.
Các kiến trúc sư cảnh quan quản lý các khảo sát địa hình lớn, thiết kế sơ bộ và kế hoạch trồng cây qua nhiều lần sửa đổi. Nếu các tệp và cuộc trò chuyện bị phân tán trên các ổ đĩa cá nhân, các thành viên trong nhóm sẽ sử dụng các số liệu đo đạc địa điểm lỗi thời. Sự thiếu tổ chức này gây ra lỗi trong giai đoạn lập tài liệu xây dựng, buộc các nhà thiết kế phải lặp lại công việc phân tích địa điểm vì phản hồi mới nhất của khách hàng không được ghi lại trực tiếp vào hồ sơ dự án đang hoạt động.
Các đơn đặt hàng thiết kế trải qua các giai đoạn nghiêm ngặt từ phân tích trang web đến khái niệm và tài liệu cuối cùng. Khi chi tiết lập lịch hoặc các tác vụ dự án bị ngắt kết nối với hệ thống thanh toán, việc theo dõi khi nào một cột mốc đạt được trở nên thủ công. Nhân viên hành chính trì hoãn việc phát hành hóa đơn, điều này làm chậm việc thanh toán trong khi nhóm thiết kế tiếp tục làm việc trên các kế hoạch phân cấp phức tạp và các bản đệ trình khu vực công cộng.
Phản hồi của khách hàng được gửi qua điện thoại hoặc tin nhắn không được ghi lại thường bị mất trước khi đến bàn soạn thảo. Khi khách hàng yêu cầu điều chỉnh bảng màu thực vật hoặc vật liệu cảnh quan cứng, các chi tiết này phải được ghi lại. Việc bỏ lỡ các cập nhật này có nghĩa là các tệp trình bày cuối cùng không phản ánh sở thích của khách hàng, đòi hỏi các sửa đổi thiết kế tốn kém và gây ra ma sát trong các đánh giá dự án chính thức.
Sản phẩm
Khách hàng theo dõi tiến độ, tệp và hóa đơn trong cổng thông tin thương hiệu thay vì yêu cầu nhóm của bạn cập nhật.
Email, SMS, cuộc gọi và thư thoại xuất hiện bên cạnh hồ sơ khách hàng — với tóm tắt AI, để bất kỳ ai trong nhóm cũng có thể trả lời với ngữ cảnh đầy đủ.
Nhiệm vụ, tệp và trạng thái cho mọi cam kết — hiển thị cho nhóm và, thông qua cổng thông tin khách hàng, cho khách hàng.
Gửi báo giá, thanh toán theo các mốc hoặc hợp đồng định kỳ, và để lời nhắc tự động theo dõi bất kỳ khoản nào chưa thanh toán.
Quy trình làm việc
Khi một dự án kiến trúc cảnh quan bổ sung một khu vực mới sau khi phê duyệt ý tưởng, người quản trị viên mở hồ sơ khách hàng để cập nhật phạm vi dự án. Người vận hành ghi nhận diện tích bổ sung, các ràng buộc về địa hình cụ thể và các yêu cầu thiết kế đã điều chỉnh trực tiếp dưới dạng hồ sơ trong bản tóm tắt. Điều này cho phép nhóm thiết kế tham khảo các ranh giới địa lý đã sửa đổi trước khi bắt đầu bất kỳ bản vẽ CAD bổ sung hoặc bố cục sơ đồ nào.
Trưởng dự án sử dụng tính năng Đề xuất để soạn thảo cấu trúc phí bổ sung bao gồm khu vực địa điểm mới. Tài liệu này nêu bật các khoản phí thiết kế bổ sung, ngày hoàn thành công việc cập nhật và các sản phẩm bàn giao chuyên nghiệp đã sửa đổi. Quản trị viên gửi đề xuất này trực tiếp đến cổng thông tin khách hàng, cho phép khách hàng xem xét các điều khoản tài chính đã sửa đổi và các điều chỉnh phạm vi công việc trước khi công ty lên lịch bất kỳ công việc phân tích địa điểm bổ sung nào.
Sau khi khách hàng xem xét đề xuất sửa đổi, quản trị viên sẽ sửa đổi các dự án và nhiệm vụ đang hoạt động. Người vận hành lên lịch các chuyến thăm địa điểm mới, chỉ định các nhiệm vụ kết xuất cụ thể cho kiến trúc sư cấp dưới và cập nhật dòng thời gian dự án. Lịch trình rõ ràng này giúp các thành viên trong nhóm theo dõi các biến thể thiết kế đã được phê duyệt và phối hợp các hoạt động soạn thảo hàng ngày với các ranh giới địa điểm và giai đoạn thiết kế mới được ủy quyền.
Nhóm thiết kế tải lên bản đồ địa hình cập nhật, tệp CAD và bản vẽ kỹ thuật vào phần tệp được chỉ định cho dự án. Quản trị viên sử dụng tính năng trò chuyện để ghi lại tất cả phản hồi của khách hàng liên quan đến khu vực trang web mới. Việc giữ các tệp và cuộc trò chuyện được liên kết với hồ sơ dự án cụ thể giúp nhân viên soạn thảo tham khảo các thông số trang web chính xác và xem xét các khái niệm cập nhật.
Khi nhóm hoàn thành tài liệu khái niệm mở rộng, quản trị viên xác minh các nhiệm vụ đã hoàn thành so với các mốc dự án. Người vận hành tạo và gửi hóa đơn cho khách hàng dựa trên các điều khoản đề xuất đã thỏa thuận. Quy trình thanh toán có cấu trúc này giúp theo dõi công việc thiết kế bổ sung trong suốt vòng đời ủy thác mở rộng.
Phạm vi sản phẩm
Được yêu thích trên App Store
Cuối cùng cũng cảm thấy dễ chịuTôi đã dùng thử ba hoặc bốn công cụ tất cả trong một và luôn kết thúc với một mớ tab lộn xộn. Đây là công cụ đầu tiên mang lại cảm giác dễ chịu. Tôi đã thiết lập các dự án của khách hàng chỉ trong mười phút.
Triển khai cho nhóm một cách dễ dàngChúng tôi đã triển khai cho đội ngũ tám người của mình và việc áp dụng thật dễ dàng — trực quan và hoàn thiện. Tôi mong muốn có nhiều tích hợp hơn, nhưng họ vẫn tiếp tục phát hành.
Tiết kiệm hàng giờ mỗi tuầnTôi đã phải xoay sở với các công cụ riêng biệt cho ghi chú, nhiệm vụ, tài liệu và cập nhật. Việc hợp nhất vào một nơi thực sự đã giúp tôi tiết kiệm hàng giờ mỗi tuần. Hỗ trợ cũng phản hồi nhanh.
Bắt đầu
Câu hỏi thường gặp
Khi một ủy ban kiến trúc cảnh quan bổ sung một khu vực mới sau khi phê duyệt khái niệm, nhóm ghi lại các chi tiết mới trong bản tóm tắt trong hồ sơ khách hàng. Sau đó, bạn tạo một đề xuất bổ sung để phác thảo các khoản phí mới và cập nhật các nhiệm vụ dự án và lập lịch để phản ánh phạm vi mở rộng.
Giữ lại bản tóm tắt thiết kế cảnh quan đã thỏa thuận, bản vẽ đã sửa đổi và người xem có trách nhiệm. Lịch sử phiên bản tệp có sẵn từ Specialist. Sử dụng một bản sửa đổi mẫu để xác nhận rằng bản vẽ hiện tại đã được phê duyệt và phạm vi của nó rõ ràng trước lần bàn giao thiết kế tiếp theo.
Một người sử dụng tính năng trò chuyện để ghi lại phản hồi cụ thể của khách hàng liên quan đến bảng màu thực vật hoặc bố cục địa điểm. Các bản ghi này được lưu giữ cùng với các tệp và tác vụ dự án có liên quan, đảm bảo rằng nhóm thiết kế có thể tham khảo các yêu cầu chính xác khi cập nhật thiết kế sơ bộ hoặc tài liệu xây dựng cuối cùng.
Có, khách hàng có thể sử dụng cổng thông tin khách hàng để xem Đề xuất đang hoạt động, dòng thời gian dự án và hóa đơn của họ. Khi một ủy ban kiến trúc cảnh quan bổ sung một khu vực mới sau khi phê duyệt khái niệm, quản trị viên sẽ đăng các tài liệu đã cập nhật lên cổng thông tin để khách hàng có thể xem các điều chỉnh từ trình duyệt của riêng họ.
Sẵn sàng khi bạn muốn
Bắt đầu với các mô-đun bạn cần hôm nay, sau đó bật AI, tự động hóa, kế toán, hàng tồn kho, yêu cầu và báo cáo khi hoạt động phát triển.
