CRM cho người chuẩn bị thuế
Người chuẩn bị thuế cần theo dõi rõ ràng mọi cam kết, từ thư cam kết đến hóa đơn cuối cùng. Workspace369 quản lý khía cạnh đó của hoạt động trong một hệ thống: hồ sơ khách hàng, đề xuất cam kết có ký điện tử, nhiệm vụ, tệp, tin nhắn khách hàng và hóa đơn. Các công ty thuế giữ trật tự trong các mùa bận rộn, vì vậy việc thu thập tài liệu và theo dõi hoàn tất trước khi dữ liệu nhập vào hệ thống lưu trữ.
Các điểm chính
CRM cho người chuẩn bị thuế tại Workspace369 bao gồm 9 lĩnh vực, bao gồm hồ sơ khách hàng, đề xuất, dự án và nhiệm vụ.
Quy trình hoạt động gồm 5 bước, từ "bắt đầu đề xuất khách hàng" đến "hoàn thiện hóa đơn và đóng dự án".
Workspace369 bắt đầu từ 29 đô la/tháng cho 1 chỗ ngồi, và gói Commander bao gồm 20 chỗ ngồi, 500 GB dung lượng lưu trữ và 120.000 mã thông báo AI mỗi tháng với giá 299 đô la/tháng.
Các chỗ ngồi bổ sung có giá 10 đô la mỗi chỗ và 100 GB dung lượng lưu trữ bổ sung có giá 15 đô la; bảng giá đầy đủ được công khai trên Trang giá Workspace369.
Vấn đề
Khách hàng thuế thường nộp tài liệu không đầy đủ ngay trước thời hạn thuế quan trọng. Nếu không có khu vực theo dõi hành chính được chỉ định, các chuyên viên thuế sẽ mất hàng giờ để kiểm tra từng tệp để xác minh những gì còn thiếu. Điều này làm chậm quá trình khởi tạo dự án và gây ra tắc nghẽn hành chính làm chậm toàn bộ năng lực của công ty.
Việc liên lạc về việc thiếu W-2 hoặc 1099 thường trải dài trên nhiều tin nhắn văn bản cá nhân và các chuỗi email bị phân mảnh. Người chuẩn bị thuế mất thời gian quý báu để tìm kiếm qua các cuộc trò chuyện lịch sử để xác định các hướng dẫn hoặc làm rõ cụ thể do khách hàng cung cấp, dẫn đến sai sót trong hồ sơ hành chính ban đầu trước khi bắt đầu nộp hồ sơ.
Khi khách hàng thuế gửi một bộ tài liệu không đầy đủ khi thời hạn nộp hồ sơ đến gần, các nhiệm vụ theo dõi thủ công dễ bị bỏ quên. Nếu không có danh sách nhiệm vụ rõ ràng được liên kết trực tiếp với hồ sơ khách hàng, các thành viên trong nhóm sẽ không biết ai chịu trách nhiệm yêu cầu các tài liệu còn thiếu, dẫn đến bỏ lỡ các mốc quan trọng và chậm trễ chuẩn bị thuế.
Việc gửi thư mời hợp tác và thu thập thông tin hành chính ban đầu thường được thực hiện thông qua các tài liệu riêng biệt. Người chuẩn bị hồ sơ thuế gặp khó khăn trong việc liên kết các Đề xuất ban đầu với các dự án đang hoạt động, gây nhầm lẫn về phạm vi công việc và làm chậm việc thu thập hóa đơn tạm ứng ban đầu trước khi công việc chuẩn bị hồ sơ thuế chính thức bắt đầu.
Sản phẩm
Khách hàng theo dõi tiến độ, tệp và hóa đơn trong cổng thông tin thương hiệu thay vì yêu cầu nhóm của bạn cập nhật.
Email, SMS, cuộc gọi và thư thoại xuất hiện bên cạnh hồ sơ khách hàng — với tóm tắt AI, để bất kỳ ai trong nhóm cũng có thể trả lời với ngữ cảnh đầy đủ.
Nhiệm vụ, tệp và trạng thái cho mọi cam kết — hiển thị cho nhóm và, thông qua cổng thông tin khách hàng, cho khách hàng.
Gửi báo giá, thanh toán theo các mốc hoặc hợp đồng định kỳ, và để lời nhắc tự động theo dõi bất kỳ khoản nào chưa thanh toán.
Quy trình làm việc
Bắt đầu cam kết bằng cách tạo các Đề xuất rõ ràng trong hệ thống để phác thảo phạm vi dịch vụ chuẩn bị thuế. Khách hàng xem xét chi tiết đề xuất trong cổng khách hàng. Sau khi khách hàng phê duyệt và ký điện tử các điều khoản, công ty chuyển đề xuất đã phê duyệt thành hóa đơn trả trước và mở cam kết trên hồ sơ khách hàng.
Sử dụng tính năng lập lịch để thiết lập các cuộc họp tư vấn ban đầu nếu cần, hoặc tạo ngay một dự án dành riêng cho năm tính thuế. Trong hồ sơ khách hàng, người chuẩn bị hồ sơ thuế liệt kê các tài liệu thuế cần thiết. Nhân viên điều hành hướng dẫn khách hàng tải lên bộ tài liệu ban đầu của họ trực tiếp vào phần tệp của cổng thông tin.
Khi khách hàng thuế gửi một bộ tài liệu không đầy đủ khi thời hạn nộp hồ sơ đến gần, người chuẩn bị thuế sẽ xem xét các tệp đã tải lên so với danh sách yêu cầu. Người điều hành ghi lại các mục bị thiếu trong bản tóm tắt và mở một chuỗi trò chuyện cụ thể với khách hàng bên trong cổng thông tin, tạo các nhiệm vụ rõ ràng cho các tài liệu bị thiếu.
Người chuẩn bị quản lý các nhiệm vụ cần thiết để thu thập tất cả các vật phẩm cần thiết. Các thành viên trong nhóm cập nhật trạng thái nhiệm vụ khi các vật phẩm đến. Tất cả các cuộc trò chuyện của khách hàng vẫn được gắn với hồ sơ khách hàng, vì vậy bất kỳ thành viên nào trong nhóm cũng có thể xác nhận tệp đã sẵn sàng trước khi dữ liệu chuyển vào hệ thống khai thuế đã được phê duyệt.
Sau khi hoàn thành danh sách kiểm tra và khai báo thuế được nộp trong phần mềm thuế của bạn, người điều hành sẽ phát hành hóa đơn cuối cùng thông qua Workspace369. Khách hàng thanh toán hóa đơn trực tuyến qua cổng khách hàng và dự án được đánh dấu là đã đóng, bảo quản toàn bộ lịch sử khách hàng cho các năm tiếp theo.
Phạm vi sản phẩm
Được yêu thích trên App Store
Cuối cùng cũng cảm thấy dễ chịuTôi đã dùng thử ba hoặc bốn công cụ tất cả trong một và luôn kết thúc với một mớ tab lộn xộn. Đây là công cụ đầu tiên mang lại cảm giác dễ chịu. Tôi đã thiết lập các dự án của khách hàng chỉ trong mười phút.
Triển khai cho nhóm một cách dễ dàngChúng tôi đã triển khai cho đội ngũ tám người của mình và việc áp dụng thật dễ dàng — trực quan và hoàn thiện. Tôi mong muốn có nhiều tích hợp hơn, nhưng họ vẫn tiếp tục phát hành.
Tiết kiệm hàng giờ mỗi tuầnTôi đã phải xoay sở với các công cụ riêng biệt cho ghi chú, nhiệm vụ, tài liệu và cập nhật. Việc hợp nhất vào một nơi thực sự đã giúp tôi tiết kiệm hàng giờ mỗi tuần. Hỗ trợ cũng phản hồi nhanh.
Bắt đầu
Câu hỏi thường gặp
Lưu trữ tờ khai thuế, mã định danh chính phủ và các hồ sơ chính thức trong phần mềm thuế đã được phê duyệt của bạn. Workspace369 điều hành hoạt động của công ty xung quanh chúng: hồ sơ khách hàng, đề xuất hợp đồng, thu thập tài liệu, nhiệm vụ, tệp, tin nhắn khách hàng và hóa đơn.
Người vận hành xem xét các tệp đã tải lên trong cổng, ghi lại các mục bị thiếu trong bản tóm tắt và tạo các nhiệm vụ cụ thể để theo dõi. Bạn có thể bắt đầu một chuỗi trò chuyện với khách hàng bên trong cổng để yêu cầu các biểu mẫu thuế bị thiếu cụ thể trước khi chuyển dữ liệu vào hệ thống tệp.
Tự động hóa quy trình làm việc tạo tác vụ, gửi email hoặc SMS, đưa ra lời nhắc và thông báo cho các thành viên trong nhóm, sử dụng chín loại trình kích hoạt, điều kiện và tạm dừng. Tự động hóa email bắt đầu từ gói Cadet, các bước SMS bắt đầu từ gói Voyager và quy trình làm việc do AI soạn thảo bắt đầu từ gói Commander; trình kích hoạt cuộc gọi đi kèm với tính năng thoại từ gói Specialist. Kiểm tra trình kích hoạt, chủ sở hữu và bước xem xét chính xác bằng một lần chạy thử nghiệm mô phỏng trước khi bạn bật quy trình làm việc.
Có. Gửi thư mời hợp tác dưới dạng Đề xuất có ký điện tử và chuyển đổi chúng thành hóa đơn. Khách hàng xem xét đề xuất và thanh toán hóa đơn của họ trong cổng thông tin khách hàng, vì vậy công ty của bạn theo dõi các cột mốc tài chính cùng với các dự án và nhiệm vụ đang hoạt động.
Sẵn sàng khi bạn muốn
Bắt đầu với các mô-đun bạn cần hôm nay, sau đó bật AI, tự động hóa, kế toán, hàng tồn kho, yêu cầu và báo cáo khi hoạt động phát triển.
