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CRM für Mitgliedergemeinschaften

CRM für Mitgliedergemeinschaften mit administrativen Workflows

Die Verwaltung einer Mitgliedergemeinschaft erfordert eine klare Nachverfolgung von Kundenakten, Rechnungen und Mitgliederkonversationen. Wenn die Abrechnung getrennt von der Community-Plattform läuft, müssen Betreiber den Zugriffsstatus überprüfen. Workspace369 verwaltet die Mitgliederbeziehung in einem System: Kundenakten, Angebote, Rechnungen mit Online-Kartenzahlungen, Onboarding-Projekte und Kundennachrichten. Betreiber verfolgen Meilensteine der Mitgliedschaft und lösen Zugriffsdiskrepanzen mit klaren Überprüfungsschritten für jeden Mitgliedsdatensatz.

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Kundedie Beziehung und der vereinbarte Brief
ArbeitAufgaben mit einer verantwortlichen Person
AbrechnungRechnungen und kommerzieller Kontext
Workspace369 Kundenprofil, das Historie, Dateien, Kommunikation und Rechnungen in einem Profil anzeigt

Wichtige Fakten

Das CRM für Mitgliedergemeinschaften von Workspace369 deckt 9 Bereiche ab, darunter Kundenakten, Angebote, Projekte und Aufgaben.

Der Workflow läuft in 5 Schritten ab, von "Einrichtung des Kundenstamms" bis "Verlängerungsprüfung".

Workspace369 startet ab 29 US-Dollar/Monat für 1 Benutzer, und der Commander-Plan beinhaltet 20 Benutzer, 500 GB Speicherplatz und 120.000 KI-Tokens pro Monat für 299 US-Dollar/Monat.

Zusätzliche Benutzer kosten jeweils 10 US-Dollar und 100 GB zusätzlicher Speicherplatz kosten 15 US-Dollar; die vollständigen Preise sind öffentlich einsehbar unter Workspace369 Preisübersicht.

Das Problem

Operative Reibungspunkte im Community Operations

Nicht verifizierte Diskrepanzen beim Erneuerungszugang

Wenn ein Community-Mitglied eine Verlängerungszahlung leistet, löst die Transaktion möglicherweise keinen Zugriff innerhalb des Community-Portals aus. Ohne einen manuellen Validierungsschritt in Ihren Kundenakten bleiben die Operateure unwissend, dass ein zahlendes Mitglied ausgesperrt ist. Dies führt zu Reibungsverlusten, wenn Mitglieder versuchen, auf exklusive Dateien zuzugreifen oder an geplanten Diskussionen teilzunehmen, was ein sofortiges manuelles Eingreifen zur Überprüfung von Rechnungen und zur Aktualisierung von Aufgaben erfordert.

Verstreuter Kommunikationsverlauf von Mitgliedern

Gespräche über Verlängerungs­probleme und Probleme beim Zugang zur Community finden oft über verstreute Kanäle statt. Wenn diese Interaktionen nicht direkt in den Kundenakten protokolliert werden, können Support-Teams keinen historischen Kontext sehen. Bediener verschwenden Zeit mit der Suche nach vergangenen Nachrichten, um festzustellen, ob das Zugangsproblem eines Mitglieds bereits behoben wurde oder ungelöst bleibt.

Getrennte Rechnungs- und Aufgabensysteme

Die Rechnungsstellung unabhängig vom Community-Aufgabenmanagement führt zu Lücken in der Nachverfolgung. Betreiber können nicht einfach erkennen, welche abgelaufenen Mitgliedschaften Nachverfolgungsaufgaben erfordern. Wenn Abrechnungsdaten nicht direkt aktiven Projekten zugeordnet werden, müssen Teammitglieder mehrere Listen abgleichen, was das Risiko erhöht, dass ein abgelaufener Account aktiv bleibt oder ein bezahlter Account versehentlich ignoriert wird.

Undurchsichtiger Onboarding-Status für neue Mitglieder

Neue Mitglieder müssen oft Einführungsdateien einreichen oder Community-Richtlinien überprüfen. Ohne einen strukturierten Projektrahmen können Betreiber nicht verfolgen, welche Mitglieder Onboarding-Aufgaben abgeschlossen haben. Dieser Mangel an Transparenz bedeutet, dass Mitglieder kritische Onboarding-Schritte verpassen könnten, was ihr allgemeines Engagement und ihre langfristige Bindung verringert.

Das Produkt

Erleben Sie den Workspace, den Ihre Kunden spüren.

01

Ein Portal, das Kunden tatsächlich aufrufen

Kunden verfolgen Fortschritte, Dateien und Rechnungen in einem gebrandeten Portal, anstatt Ihr Team um Updates zu bitten.

Workspace369 Kundenprofil, das Historie, Dateien, Kommunikation und Rechnungen in einem Profil anzeigt
02

Jeder Kanal in einer Inbox

E-Mails, SMS, Anrufe und Voicemails landen neben dem Kundenkonto – mit KI-Zusammenfassungen, sodass jedes Teammitglied mit vollständigem Kontext antworten kann.

Workspace369 geteilte Inbox, die E-Mail-, SMS- und Anrufliste neben einem Kundenprofil anzeigt
03

Kundenarbeit, organisiert als Projekte

Aufgaben, Dateien und Status für jede Zusammenarbeit – sichtbar für das Team und, über das Kundenportal, für den Kunden.

Workspace369 Projektboard, das Kundenarbeit in Phasen mit Verantwortlichen und Status organisiert anzeigt
04

Von Angeboten bis zu bezahlten Rechnungen

Senden Sie Angebote, fakturieren Sie Meilensteine oder Retainer und lassen Sie automatische Erinnerungen alles Offene verfolgen.

Workspace369 Rechnungeneditor, der Posten, Zahlungsbedingungen und Kundendetails anzeigt

Arbeitsablauf

Der Verifizierungs- und Onboarding-Workflow

01

Erstellung der Kundenakte

Der Betreiber erstellt einen neuen Eintrag in den Kundenakten nach der Community-Bewerbung. Dieser Eintrag enthält das Mitgliedsprofil und die bisherigen Gespräche. Indem diese Mitgliedsdaten an einem Ort aufbewahrt werden, kann das Team den Status des Mitglieds überprüfen, bevor erste Vorschläge ausgestellt werden, und sicherstellen, dass keine frühere Interaktion übersehen wird.

02

Erstellung von Angeboten und Rechnungen

Operatoren versenden formelle Mitgliedschaftsangebote mit Details zu den Vorteilsstufen und Bedingungen. Nach Annahme wird das Angebot in eine Rechnung umgewandelt, die mit dem Kundenkonto verknüpft ist. Mitglieder zahlen online per Karte über Stripe, wodurch finanzielle Verpflichtungen klar neben den Aufgaben für die Bereitstellung des Community-Plattformzugangs oder die Zustellung von Portaleinladungen dokumentiert werden.

03

Aktivierung des Onboarding-Projekts

Nach Rechnungsbestätigung kann ein dediziertes Onboarding-Projekt initiiert werden. Dieses Projekt enthält spezifische Aufgaben für das Team, wie z. B. die Erstellung des externen Community-Kontos, den Upload notwendiger Willkommensdateien und die Planung des Willkommensgesprächs, sodass die Betreiber jeden Schritt der Reise des Mitglieds verfolgen können.

04

Mitgliederportal-Engagement

Das Mitglied erhält Zugang zum Kundenportal, wo es vergangene Rechnungen einsehen und seine Projektaufgaben überprüfen kann. Dieses Portal ist die Anlaufstelle für Abrechnung, Dateien und Nachrichten und ermöglicht es ihm, direkt mit dem Community-Management-Team bezüglich seiner Mitgliedschaftsbedingungen zu kommunizieren.

05

Verlängerungsüberprüfung

Wenn eine Verlängerungsrechnung fällig ist, weist der Betreiber eine Aufgabe zu, um zu überprüfen, ob die externe Community-Plattform den aktualisierten Mitgliedschaftszeitraum widerspiegelt. Wenn ein Mitglied verlängert, der Zugriff aber nicht bestätigt wird, öffnet der Betreiber einen Gesprächsfaden innerhalb der Klientenakte, um die Diskrepanz zu beheben und die endgültige Zugriffsbestätigung zu protokollieren.

Produktabdeckung

Kundenverwaltung für Mitgliedergemeinschaften

  • Der Kunden-Datensatz zeigt korrekt das historische Protokoll von Rechnungen und Gesprächen an, sodass ein Mitarbeiter den Zahlungsstatus eines Mitglieds innerhalb von zwei Minuten überprüfen kann.
  • Für jede Verlängerungsrechnung wird eine Verifizierungsaufgabe zugewiesen, die den Bediener auffordert, den externen Community-Plattformzugriff zu überprüfen und zu bestätigen, bevor das Projekt abgeschlossen wird.
  • Das Kundenportal ermöglicht es dem Mitglied, aktive Aufgaben einzusehen und erforderliche Onboarding-Dateien ohne Eingreifen des Teams hochzuladen, wodurch der Portalzugriff End-to-End bestätigt wird.
Kundenakten
Angebote
Projekte und Aufgaben
Dateien
Gespräche
Terminplanung
Rechnungen
Kundenportal
Workflow-Automatisierungen

Geliebt im App Store

Bewertet von den Leuten, die ihre Kundenarbeit damit erledigen.

★★★★★
Endlich fühlt es sich ruhig an

Ich bin zwischen drei oder vier All-in-One-Tools hin- und hergesprungen und habe mich immer in einem Durcheinander von Tabs wiedergefunden. Dies ist das erste Tool, das sich ruhig anfühlt. Habe meine Kundenprojekte in zehn Minuten eingerichtet.

Justin R. · Alleingründer · App Store-Bewertung
★★★★★
Reibungslose Teameinführung

Wir haben es unserem achtköpfigen Team vorgestellt und die Einführung war schmerzlos – intuitiv und ausgefeilt. Ich würde mir mehr Integrationen wünschen, aber sie liefern weiter.

Samantha D. · Operations Lead · App Store-Bewertung
★★★★★
Stunden pro Woche zurückgewonnen

Ich habe separate Tools für Notizen, Aufgaben, Dokumente und Updates jongliert. Die Konsolidierung an einem Ort hat mir ehrlich gesagt jede Woche Stunden gespart. Der Support ist auch reaktionsschnell.

Alicia N. · Gründerin einer Agentur · App Store-Bewertung
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FAQ

Bewertung der Genauigkeit von Mitgliedschaftsaufzeichnungen

Synchronisiert sich Workspace369 automatisch mit externen Community-Plattformen wie Kajabi?

Workspace369 verbindet sich über Webhooks und seine API ab Specialist mit anderen Systemen. Ordnen Sie die benötigten Ereignisse und Felder zu, legen Sie Berechtigungen fest und testen Sie die Fehlerbehandlung mit Beispieldatensätzen, bevor Sie sich auf die Synchronisierung verlassen.

Wie gehen wir mit einem Mitglied um, das sich erneuert, aber den Community-Zugang verliert?

Sie sollten die Arbeitsbereichsaufgaben und -gespräche zur Lösung dieses Problems nutzen. Wenn eine Rechnung bezahlt wird, prüft der Bediener die externe Plattform. Wenn der Zugriff nicht bestätigt wird, kann eine Aufgabe in der Kundenakte protokolliert werden, um das Gespräch mit dem Mitglied zu verfolgen, bis die Zugriffsdiskrepanz behoben ist.

Können Mitglieder ihre Community-Profile über das Kundenportal aktualisieren?

Community-Profile leben in Ihrer Community-Plattform, daher bearbeiten Mitglieder sie dort. Das Workspace369-Kundenportal ist der Ort, an dem Mitglieder Rechnungen einsehen, Angebote prüfen, Dateien teilen und ihre Projektaufgaben verfolgen.

Wie werden Vorschläge für die Verlängerung von Mitgliedschaften im System verwaltet?

Operatoren erstellen und versenden Angebote direkt aus den Kundenakten, bevor eine Mitgliedschaft abläuft. Sobald der Teilnehmer das Angebot über sein Portal prüft und annimmt, stellt der Operator die entsprechende Verlängerungsrechnung aus und plant die notwendigen Verifizierungsaufgaben, damit die Mitgliedschaft lückenlos fortgesetzt wird.

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