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CRM für Hausverwaltungen

CRM für Hausverwalter mit einem Workflow für Eigentümerangebote

Immobilienverwalter kämpfen häufig damit, eingehende Anfragen von Eigentümern von aktiven Mieterwartungsarbeiten zu trennen. Wenn ein Immobilieneigentümer einen Verwaltungs-Vorschlag anfordert, führt die Vermischung dieser Kommunikation mit bestehenden Mietverträgen zu administrativer Verwirrung. Workspace369 wickelt die Eigentümerakquise End-to-End ab: Kundenakten, Vorschläge, Onboarding-Projekte und Einrichtung von Rechnungen. Die Geschäftsentwicklung von Eigentümern bleibt von den Mieteroperationen getrennt, sodass jeder neue Eigentümer vor Beginn des Immobilien-Onboardings einer strukturierten Überprüfung unterzogen wird.

Kostenlose Testversion starten Mit dem Vertrieb sprechen
Kundedie Beziehung und der vereinbarte Brief
ArbeitAufgaben mit einer verantwortlichen Person
AbrechnungRechnungen und kommerzieller Kontext
Workspace369 Kundenprofil, das Historie, Dateien, Kommunikation und Rechnungen in einem Profil anzeigt

Wichtige Fakten

CRM für Hausverwaltungen von Workspace369 deckt 9 Bereiche ab, darunter Kundenakten, Angebote, Projekte und Aufgaben.

Der Workflow läuft in 5 Schritten, von "Anfrage protokollieren" bis "Bereitstellung des Portalzugangs".

Workspace369 startet ab 29 US-Dollar/Monat für 1 Benutzer, und der Commander-Plan beinhaltet 20 Benutzer, 500 GB Speicherplatz und 120.000 KI-Tokens pro Monat für 299 US-Dollar/Monat.

Zusätzliche Benutzer kosten jeweils 10 US-Dollar und 100 GB zusätzlicher Speicherplatz kosten 15 US-Dollar; die vollständigen Preise sind öffentlich einsehbar unter Workspace369 Preisübersicht.

Das Problem

Administrative obstacles in property owner acquisition

Verstreute Anfragen von Eigentümern

Immobilieneigentümer, die Verwaltungsdienste suchen, senden oft gemischte Immobilienportfolios per E-Mail. Ohne spezielle Kundenakten werden diese Portfolios neben aktiven Mieter-Support-Tickets falsch abgelegt. Mitarbeiter verlieren den Überblick über die ursprünglichen Anfragedetails, was zu verpassten Nachfassaktionen führt. Die Trennung von potenziellen Eigentümerdateien und anfänglichen Gesprächen von Mieterdaten gewährleistet eine klare Kommunikation während der kritischen Phase vor Vertragsabschluss.

Unstrukturierte Angebote

Die Erstellung benutzerdefinierter Verwaltungsvereinbarungen erfordert präzise Bedingungen bezüglich Gebührenstrukturen und Wartungsobergrenzen. Wenn Immobilienverwalter generische Textdokumente verwenden, treten häufig Fehler auf. Wenn Angebote nicht in einem dedizierten Kundenarbeits-System verfolgt werden, können Mitarbeiter veraltete Vertragsversionen ausführen. Die Verwaltung von Angeboten, Dateien und anfänglichen Eigentümergesprächen an einem Ort verhindert, dass nicht autorisierte Bedingungen an potenzielle Kunden gesendet werden.

Verwirrung bei Onboarding-Aufgaben

Sobald ein Eigentümer einen Verwaltungsvertrag unterzeichnet, umfasst die Übertragung von Immobiliendaten zahlreiche administrative Schritte. Ohne strukturierte Projekte und Aufgaben vergessen die Teammitglieder, Versicherungszertifikate oder Genehmigungsformulare für Versorgungsunternehmen einzuholen. Diese administrative Lücke verzögert das eigentliche Onboarding der Immobilie. Die Verfolgung dieser vorbetrieblichen Aufgaben stellt sicher, dass alle rechtlichen und administrativen Voraussetzungen erfüllt sind, bevor mit der Mietervermittlung begonnen wird.

Verstreute Gebührenverfolgung

Das Einziehen von anfänglichen Einrichtungsgebühren oder Onboarding-Retainern von neuen Immobilieneigentümern rutscht oft durch. Wenn die Rechnungsstellung vollständig getrennt vom Onboarding-Projekt erfolgt, fehlt dem Finanzteam die Transparenz über den Projektstatus. Die direkte Verknüpfung von Rechnungen mit Kunden-Datensätzen und Onboarding-Projekten stellt sicher, dass Einrichtungsgebühren angefordert, verfolgt und eingezogen werden, bevor irgendwelche Immobilienverwaltungsdienste offiziell beginnen.

Das Produkt

Erleben Sie den Workspace, den Ihre Kunden spüren.

01

Ein Portal, das Kunden tatsächlich aufrufen

Kunden verfolgen Fortschritte, Dateien und Rechnungen in einem gebrandeten Portal, anstatt Ihr Team um Updates zu bitten.

Workspace369 Kundenprofil, das Historie, Dateien, Kommunikation und Rechnungen in einem Profil anzeigt
02

Jeder Kanal in einer Inbox

E-Mails, SMS, Anrufe und Voicemails landen neben dem Kundenkonto – mit KI-Zusammenfassungen, sodass jedes Teammitglied mit vollständigem Kontext antworten kann.

Workspace369 geteilte Inbox, die E-Mail-, SMS- und Anrufliste neben einem Kundenprofil anzeigt
03

Kundenarbeit, organisiert als Projekte

Aufgaben, Dateien und Status für jede Zusammenarbeit – sichtbar für das Team und, über das Kundenportal, für den Kunden.

Workspace369 Projektboard, das Kundenarbeit in Phasen mit Verantwortlichen und Status organisiert anzeigt
04

Von Angeboten bis zu bezahlten Rechnungen

Senden Sie Angebote, fakturieren Sie Meilensteine oder Retainer und lassen Sie automatische Erinnerungen alles Offene verfolgen.

Workspace369 Rechnungeneditor, der Posten, Zahlungsbedingungen und Kundendetails anzeigt

Arbeitsablauf

Der Onboarding- und Angebots-Workflow für Eigentümer

01

Anfrageprotokollierung

Der Workflow beginnt, wenn ein Immobilieneigentümer eine Anfrage einreicht. Ein Teammitglied erstellt einen neuen Eintrag in den Kundenakten, um die Immobiliendetails, die Kontaktinformationen des Eigentümers und die anfänglichen Anforderungen zu protokollieren. Alle anfänglichen Gespräche und Dateien, wie z. B. aktuelle Fotos der Immobilie oder bestehende Zusammenfassungen der Einheiten, werden diesem Datensatz beigefügt. Dies hält die Daten der frühen Geschäftsentwicklung sauber und getrennt von den operativen Systemen für aktive Mieter.

02

Angebotsgenerierung

Als Nächstes verwendet der Manager die Plattform, um formelle Angebote für den Immobilieneigentümer zu entwerfen und auszustellen. Das Angebot legt die Verwaltungsprozentsätze, die Genehmigungsgrenzen für Wartungsarbeiten und die Servicebedingungen dar. Ein Teammitglied kann den Angebotsstatus aktualisieren und gleichzeitig eine Folgesitzung mit dem Planungstool planen. Dies stellt sicher, dass der Eigentümer das Dokument erhält und eine klare Möglichkeit hat, ein Überprüfungsgespräch zu buchen.

03

Einrichtung des Onboarding-Projekts

Nach Annahme des Vorschlags erstellt der Manager ein aktives Onboarding-Projekt. Dieses Projekt enthält eine Liste von Aufgaben, die dem Verwaltungspersonal zugewiesen sind. Zu den Aufgaben gehören die Sicherung der Grundbuchauszüge, die Überprüfung der Gebäudeversicherung und die Einrichtung des Eigentümerprofils. Vom Eigentümer bereitgestellte Dateien werden im Projektordner organisiert, um während des Übergangs eine einfache administrative Referenz zu ermöglichen.

04

Erste Rechnungsstellung

Bevor der operative Betrieb beginnt, stellt der Administrator Rechnungen für die anfänglichen Gebühren für die Einrichtung der Immobilie über die Plattform aus. Diese Rechnung ist direkt mit den Kundenakten und dem Onboarding-Projekt verknüpft. Das Team überwacht den Zahlungsstatus und stellt sicher, dass keine Onboarding-Aufgaben abgeschlossen werden, bis der Eigentümer die erforderliche Einrichtungsgebühr bezahlt hat, wodurch die Firma vor anfänglichen Betriebskosten geschützt wird.

05

Portalzugangsbereitstellung

Schließlich gewährt der Immobilienverwalter dem Eigentümer Zugang zum Kundenportal. Über dieses Portal kann der Eigentümer abgeschlossene Onboarding-Dateien einsehen, den Projektstatus prüfen und frühere Gespräche einsehen. Nach Abschluss des Onboardings bleiben Mieterakten und die Mietbuchhaltung im primären Immobiliensystem, und die Eigentümerbeziehung wird in Workspace369 fortgesetzt.

Produktabdeckung

Kundenverwaltung für Hausverwaltungen

  • Das System muss erfolgreich eine Anfrage eines potenziellen Immobilieneigentümers in den Kundenakten protokollieren, ohne Duplikate oder automatisierte Einträge in der Mieterdatenbank zu erstellen.
  • Das Angebot muss direkt mit einem Onboarding-Projekt verknüpft sein, damit die Mitarbeiter spezifische Aufgaben und Dateien verfolgen können, die erforderlich sind, bevor der Managementvertrag in Kraft tritt.
  • Das Kundenportal muss den Immobilieneigentümer darauf beschränken, nur seine spezifischen Angebote, Rechnungen und Eigentümergespräche einzusehen, um eine vollständige Datenisolation von anderen Kunden zu gewährleisten.
Kundenakten
Angebote
Projekte und Aufgaben
Dateien
Gespräche
Terminplanung
Rechnungen
Kundenportal
Workflow-Automatisierungen

Geliebt im App Store

Bewertet von den Leuten, die ihre Kundenarbeit damit erledigen.

★★★★★
Endlich fühlt es sich ruhig an

Ich bin zwischen drei oder vier All-in-One-Tools hin- und hergesprungen und habe mich immer in einem Durcheinander von Tabs wiedergefunden. Dies ist das erste Tool, das sich ruhig anfühlt. Habe meine Kundenprojekte in zehn Minuten eingerichtet.

Justin R. · Alleingründer · App Store-Bewertung
★★★★★
Reibungslose Teameinführung

Wir haben es unserem achtköpfigen Team vorgestellt und die Einführung war schmerzlos – intuitiv und ausgefeilt. Ich würde mir mehr Integrationen wünschen, aber sie liefern weiter.

Samantha D. · Operations Lead · App Store-Bewertung
★★★★★
Stunden pro Woche zurückgewonnen

Ich habe separate Tools für Notizen, Aufgaben, Dokumente und Updates jongliert. Die Konsolidierung an einem Ort hat mir ehrlich gesagt jede Woche Stunden gespart. Der Support ist auch reaktionsschnell.

Alicia N. · Gründerin einer Agentur · App Store-Bewertung
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FAQ

Überprüfungskriterien für das Onboarding von Eigentümern

Ersetzt dieses System unsere Kernsoftware für die Immobilienverwaltung?

Behalten Sie Mietbücher, Mietbuchhaltung, Mieterprüfung und Wartungsaufträge in Ihrer Immobilienverwaltungssoftware bei. Workspace369 übernimmt die Eigentümerseite des Geschäfts: Kundenakten, Angebote, Onboarding-Projekte, Gespräche und Rechnungen, und von Specialist aus verbindet es sich über Webhooks und die API mit anderen Systemen.

Wie werden Mieterakten während des Eigentümer-Onboarding-Prozesses verwaltet?

Mieterakten verbleiben in Ihrem primären Immobiliensystem, während Workspace369 die Geschäftsentwicklung und das Onboarding für Immobilieneigentümer übernimmt. Indem die Mieterdaten getrennt gehalten werden, kann Ihr Team Angebote, Dateien und Gespräche mit Eigentümern verwalten, ohne Ihre operativen Mieterdatenbanken oder Mietverfolgungssysteme zu überladen.

Können wir Gebühren für die Aufnahme von Eigentümern in Workspace369 verfolgen?

Ja, Sie können Rechnungen für Einrichtungsgebühren und Onboarding-Retainer direkt auf der Plattform erstellen und verfolgen. Diese Rechnungen werden mit den spezifischen Kundenkontakten und Onboarding-Projekten verknüpft, sodass Ihr Administrationsteam überprüfen kann, ob Zahlungen eingegangen sind, bevor Immobilien vollständig in Ihr aktives Portfolio überführt werden.

Wie interagieren Eigentümer während des Onboardings mit dem System?

Eigentümer nutzen das Kundenportal, um Angebote zu prüfen, den Status von Onboarding-Aufgaben einzusehen, freigegebene Immobiliendateien anzuzeigen und Gespräche mit Ihrem Managementteam zu führen. Dies bietet Eigentümern einen professionellen, privaten Raum, um mit Ihrem Team zusammenzuarbeiten, bevor ihre Immobilien in Ihrem Mieterverwaltungssystem live gehen.

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