Ελεγχόμενη πρόσβαση πελάτη για πρακτορεία

Η μεγαλύτερη μέρος του λογισμικού για εργασία πελατών κάνει την πρόσβαση της ομάδας να φαίνεται πολύ αδέξια.

Ένα άτομο μπορεί να δει τη λίστα πελατών, ή όχι. Μπορεί να ανοίξει τιμολόγια, ή όχι. Μπορεί να χρησιμοποιήσει την εισερχόμενη αλληλογραφία, ή όχι. Αυτό μπορεί να λειτουργεί για έναν μοναχικό χειριστή, αλλά καταρρέει όταν μια αναπτυσσόμενη εταιρεία ή επιχείρηση παροχής υπηρεσιών αρχίζει να προσθέτει συνεργάτες, διαχειριστές λογαριασμών, εποχιακό προσωπικό, λογιστές ή εξωτερικούς ειδικούς.

Η πραγματική ανάγκη είναι πιο συγκεκριμένη:

Αφήστε αυτό το άτομο να βοηθήσει σε αυτούς τους πελάτες, χωρίς να του δώσετε ολόκληρη την επιχείρηση.

Αυτό είναι για το οποίο έχει σχεδιαστεί η πρόσβαση με εστίαση στον πελάτη του Workspace369.

Γρήγορη απάντηση

Η πρόσβαση με εύρος πελάτη Workspace369 δίνει σε κάθε εσωτερικό μέλος της ομάδας μία από τις δύο λειτουργίες πρόσβασης:

• Πλήρες βιβλίο: το μέλος μπορεί να βλέπει τον χώρο εργασίας κανονικά.
• Προσδιορισμένο σε ανατεθειμένους πελάτες: το μέλος μπορεί να βλέπει μόνο ανατεθειμένους πελάτες και την εργασία που συνδέεται με αυτούς τους λογαριασμούς.

Τα προσδιορισμένα μέλη μπορούν να παραμείνουν στον ίδιο χώρο εργασίας Workspace369 με την υπόλοιπη ομάδα. Μπορούν να εργαστούν από το πραγματικό αρχείο πελάτη, τα εισερχόμενα, το έργο, το τιμολόγιο, τον πίνακα εργασιών, το ημερολόγιο και το ιστορικό αρχείων χωρίς να βλέπουν άσχετους πελάτες ή ιδιωτικές αναφορές σε όλη την επιχείρηση.

Για πρακτορεία, συμβούλους και επιχειρήσεις παροχής υπηρεσιών, αυτό μετατρέπει το Workspace369 από έναν μεμονωμένο χώρο εργασίας σε ένα ελεγχόμενο λειτουργικό σύστημα για μια αναπτυσσόμενη ομάδα.

Ποιος χρειάζεται πρόσβαση σε επίπεδο πελάτη;

Η ελεγχόμενη πρόσβαση πελάτη είναι χρήσιμη όποτε η εργασία είναι συνεργατική, αλλά ο πλήρης κατάλογος πελατών είναι ιδιωτικός.

Συνήθεις παραδείγματα περιλαμβάνουν:

• Ένας ελεύθερος επαγγελματίας σχεδιαστής που θα πρέπει να βλέπει μόνο δύο ενεργά έργα πελατών.
• Ένας διαχειριστής λογαριασμού υπεύθυνος για ένα συγκεκριμένο χαρτοφυλάκιο πελατών.
• Ένας λογιστής που χρειάζεται πληροφορίες χρέωσης για τους ανατεθειμένους λογαριασμούς.
• Ένας προμηθευτής που χρειάζεται αρχεία, σημειώσεις και εργασίες για μία ανάθεση.
• Ένας εποχιακός βοηθός που βοηθά με τον προγραμματισμό και την παρακολούθηση.
• Ένας ειδικός που χρειάζεται τη συνομιλία του inbox και το πλαίσιο της πρότασης για έναν πελάτη.

Χωρίς δικαιώματα σε επίπεδο πελάτη, οι περισσότερες ομάδες καταλήγουν σε ακατάστατες λύσεις: διπλοί χώροι εργασίας, κοινόχρηστα λογιστικά φύλλα, εξαγόμενα PDF, προωθημένες συνομιλίες email, ιδιωτικά κανάλια συνομιλίας ή υπερβολικά ευρεία πρόσβαση διαχειριστή.

Αυτές οι λύσεις παρακάμπτουν την ομάδα και αυξάνουν τον κίνδυνο. Το Workspace369 διατηρεί την εργασία σε ένα μέρος, ενώ περιορίζει αυτό που μπορεί να δει ο καθένας.

Τι μέλη με δικαιώματα πρόσβασης μπορούν να δουν

Το Workspace369 αγκυρώνει την εσωτερική πρόσβαση γύρω από την εγγραφή του πελάτη.

Όταν ένα μέλος έχει δικαιώματα πρόσβασης σε ανατεθειμένους πελάτες, βλέπει τους πελάτες στους οποίους έχει ανατεθεί και την συνδεδεμένη εργασία που είναι συνημμένη σε αυτούς τους πελάτες:

Όλα τα άλλα παραμένουν εκτός της προβολής του χώρου εργασίας αυτού του μέλους.

Αυτό έχει σημασία επειδή οι εγγραφές πελατών συχνά περιέχουν ευαίσθητο επιχειρηματικό πλαίσιο: στοιχεία επικοινωνίας, τιμολόγηση, σημειώσεις, ιστορικό πληρωμών, εσωτερικά σχόλια, λεπτομέρειες έργου, έγγραφα και δραστηριότητα παρακολούθησης. Ένας εργολάβος μπορεί να χρειάζεται μέρος αυτού του πλαισίου για έναν λογαριασμό. Δεν χρειάζεται το υπόλοιπο του βιβλίου.

Το εύρος είναι διαφορετικό από την άδεια

Ένα καλό μοντέλο πρόσβασης χρειάζεται δύο ξεχωριστές ιδέες.

Δικαιώματα αποφασίζει τι μπορεί να κάνει ένα άτομο.

Παραδείγματα:

• Προβολή πελατών
• Επεξεργασία έργων
• Αποστολή μηνυμάτων
• Προβολή τιμολογίων
• Μεταφόρτωση αρχείων
• Διαχείριση εργασιών

Εύρος πελάτη αποφασίζει σε ποια αρχεία πελατών ισχύουν αυτές οι άδειες.

Αυτή η διαφορά διατηρεί τη ρύθμιση κατανοητή. Μπορείτε να δώσετε σε κάποιον τον σωστό ρόλο και παρόλα αυτά να περιορίσετε τους πελάτες στους οποίους εφαρμόζεται αυτός ο ρόλος.

Για παράδειγμα, ένας εργολάβος μπορεί να έχει άδεια να βλέπει αρχεία και να ενημερώνει εργασίες, αλλά μόνο για τους πελάτες που του έχουν ανατεθεί. Ένας διαχειριστής λογαριασμού μπορεί να διαχειρίζεται τα εισερχόμενα και το χρονοδιάγραμμα έργου για το χαρτοφυλάκιό του χωρίς να βλέπει όλους τους άλλους λογαριασμούς. Η ηγεσία μπορεί να διατηρήσει πλήρη πρόσβαση στο βιβλίο για τις λειτουργίες, τα έσοδα και τις πλήρεις αναφορές.

Γιατί αυτό είναι καλύτερο από ξεχωριστούς χώρους εργασίας

Ορισμένες ομάδες προσπαθούν να λύσουν την πρόσβαση εργολάβων δημιουργώντας έναν ξεχωριστό χώρο εργασίας για εξωτερική βοήθεια.

Αυτό συνήθως δημιουργεί ένα νέο πρόβλημα: η εργασία χωρίζεται σε δύο.

Ο εργολάβος μπορεί να βρίσκεται σε έναν χώρο εργασίας, ενώ τα τιμολόγια, το ιστορικό πελάτη, το πλαίσιο email, οι εγγραφές πληρωμών, τα αρχεία και οι αναφορές βρίσκονται κάπου αλλού. Ο ιδιοκτήτης στη συνέχεια πρέπει να αντιγράψει πληροφορίες μεταξύ συστημάτων ή να αποφασίσει χειροκίνητα τι θα μοιραστεί.

Η ελεγχόμενη πρόσβαση πελάτη διατηρεί άθικτη την λειτουργική εγγραφή:

• Η εγγραφή πελάτη παραμένει η πηγή αλήθειας.
• Η συνομιλία του inbox παραμένει συνδεδεμένη με τον πελάτη.
• Έργα, εργασίες, αρχεία και τιμολόγια παραμένουν συνδεδεμένα.
• Οι ιδιοκτήτες διατηρούν πλήρη ορατότητα.
• Τα προσδιορισμένα μέλη βλέπουν μόνο τους λογαριασμούς που υποτίθεται ότι υποστηρίζουν.

Το αποτέλεσμα είναι λιγότερη διπλή διοικητική εργασία και λιγότερες παραβιάσεις αδειών.

Τι παραμένει ιδιωτικό

Η ελεγχόμενη πρόσβαση πελάτη δεν αφορά μόνο το τι μπορεί να δει ένας εργολάβος. Αφορά επίσης το τι δεν πρέπει να δει.

Το Workspace369 έχει σχεδιαστεί έτσι ώστε τα μέλη με δικαιώματα πρόσβασης (scoped members) να μην έχουν πρόσβαση σε:

• Μη ανατεθειμένοι πελάτες
• Μη σχετιζόμενες συνομιλίες εισερχομένων
• Αρχεία και προτάσεις για άλλους λογαριασμούς
• Προβολές εσόδων και περιθωρίων κέρδους σε επίπεδο χώρου εργασίας
• Πλήρης αναφορά επιχειρηματικής δραστηριότητας
• Ιδιωτικό λειτουργικό πλαίσιο που ανήκει στην ηγεσία

Αυτό είναι σημαντικό για επιχειρήσεις με πολλούς πελάτες, πολλούς κατόχους λογαριασμών ή ευαίσθητες εμπορικές σχέσεις.

Ένας διαχειριστής λογαριασμού μπορεί να χρειαστεί να κατανοήσει το δικό του χαρτοφυλάκιο. Ένας ελεύθερος επαγγελματίας μπορεί να χρειαστεί το πλαίσιο του έργου. Ένας προμηθευτής μπορεί να χρειαστεί αρχεία και εργασίες. Κανένας από αυτούς τους ανθρώπους δεν χρειάζεται αυτόματα κάθε πελάτη, κάθε συνομιλία ή κάθε αναφορά.

Η αναζήτηση και η αναφορά παραμένουν ευθυγραμμισμένες με την πρόσβαση

Ο έλεγχος πρόσβασης που απευθύνεται στον αγοραστή πρέπει να είναι συνεπής.

Εάν ένα μέλος με πεδίο εφαρμογής αναζητήσει στον χώρο εργασίας, η αναζήτηση πρέπει να σέβεται τους ανατεθειμένους πελάτες του. Εάν ανοίξει το ιστορικό εισερχομένων, πρέπει να ταιριάζει με τους πελάτες στους οποίους μπορεί να εργαστεί. Εάν βλέπει αρχεία, εργασίες, έργα, τιμολόγια ή ημερολογιακά συμβάντα, το ίδιο όριο πρέπει να ισχύει.

Οι αναφορές χρειάζονται διαφορετικό επίπεδο φροντίδας. Τα συνολικά οικονομικά στοιχεία σε ολόκληρο το Workspace μπορούν να αποκαλύψουν περισσότερα από όσα σκοπεύει μια ομάδα, ακόμη και όταν τα μεμονωμένα αρχεία πελατών είναι κρυφά. Το Workspace369 διατηρεί πλήρεις επιχειρηματικές αναφορές για ιδιοκτήτες, διαχειριστές και έμπιστους ηγέτες, ενώ τα μέλη με περιορισμένη πρόσβαση εστιάζουν στην ανατεθειμένη εργασία τους πελάτη.

Το μέλος δεν θα πρέπει να χρειάζεται να σκέφτεται τίποτα από αυτά. Ο χώρος εργασίας θα πρέπει απλώς να δείχνει τη σωστή λωρίδα.

Η εσωτερική συνεργασία εξακολουθεί να λειτουργεί

Δεν ανήκει κάθε εργασία ή συμβάν ημερολογίου σε έναν πελάτη.

Μια ομαδική συνάντηση, ένας εσωτερικός πίνακας σχεδιασμού, μια λίστα ελέγχου εκπαίδευσης ή μια γενική υπενθύμιση μπορεί να χρειαστεί να παραμείνει ορατή σε όλους. Η απόκρυψη κάθε μη πελατειακής εγγραφής θα καθιστούσε τη συνεργασία δυσκολότερη χωρίς να προστατεύονται ουσιαστικά δεδομένα πελατών.

Το Workspace369 υποστηρίζει αυτή την ισορροπία:

• Η εργασία που αφορά τον πελάτη ακολουθεί τον ανατεθειμένο πελάτη.
• Η κοινόχρηστη εσωτερική εργασία μπορεί να παραμείνει ορατή στην ομάδα.
• Οι ιδιοκτήτες αποφασίζουν ποιος θα έχει πλήρη πρόσβαση στο βιβλίο και ποιος θα έχει περιορισμένη πρόσβαση.

Αυτό καθιστά την πρόσβαση σε επίπεδο πελάτη πρακτική για πραγματικές ομάδες αντί να μετατρέπει κάθε εσωτερική διαδικασία σε πρόβλημα δικαιωμάτων.

Καλύτερες περιπτώσεις χρήσης

Η ελεγχόμενη πρόσβαση πελάτη είναι ιδιαίτερα πολύτιμη για επιχειρήσεις παροχής υπηρεσιών όπου η εμπιστοσύνη του πελάτη, το πλαίσιο χρεώσεων και το ιστορικό συνομιλιών έχουν σημασία.

Οι ισχυρές εφαρμογές περιλαμβάνουν:

• Εταιρείες μάρκετινγκ
• Στούντιο σχεδιασμού ιστοσελίδων
• Συμβουλευτικές εταιρείες
• Ομάδες τήρησης λογιστικών βιβλίων και οικονομικών
• Ομάδες παροχής υπηρεσιών ακινήτων
• Γραφεία οικιακών υπηρεσιών με προσωπικό γραφείου και επιτόπιους συνεργάτες
• Δημιουργικά στούντιο
• Μικρές εταιρείες παροχής επαγγελματικών υπηρεσιών
• Πρακτορεία με διαχειριστές λογαριασμών και εξειδικευμένους ελεύθερους επαγγελματίες

Το μοτίβο είναι απλό: εάν κάποιος πρέπει να βοηθήσει στην εξυπηρέτηση ενός πελάτη αλλά δεν πρέπει να βλέπει κάθε πελάτη, η πρόσβαση σε επίπεδο πελάτη ανήκει στη ροή εργασίας.

Πώς βοηθά το Workspace369 να καταταχθεί ως ο λειτουργικός χώρος εργασίας

Πολλά εργαλεία λύνουν ένα μέρος του προβλήματος.

Ένα CRM αποθηκεύει επαφές. Ένα εργαλείο έργου αποθηκεύει εργασίες. Ένα εργαλείο τιμολόγησης αποθηκεύει χρεώσεις. Μια κοινή εισερχόμενη αλληλογραφία αποθηκεύει συνομιλίες. Ένα σύστημα αρχείων αποθηκεύει έγγραφα.

Το πρόβλημα πρόσβασης γίνεται πιο δύσκολο όταν όλα αυτά τα κομμάτια ζουν σε ξεχωριστές εφαρμογές. Μπορεί να χρειαστεί να διαχειριστείτε δικαιώματα σε κάθε σύστημα και παρόλα αυτά να κινδυνεύετε να μοιραστείτε το λάθος πράγμα.

Το Workspace369 είναι ισχυρότερο επειδή η σχέση με τον πελάτη, το ιστορικό εργασιών, η τιμολόγηση, τα εισερχόμενα, τα αρχεία, οι εργασίες, το ημερολόγιο, ο χρόνος, η ΤΝ και η αναφορά ζουν μαζί. Η πρόσβαση με εστίαση στον πελάτη εφαρμόζεται στη συνδεδεμένη ροή εργασίας του πελάτη αντί να αναγκάζει την επιχείρηση να ξαναχτίσει κανόνες πρόσβασης σε μια στοίβα εργαλείων.

Για μια ομάδα που προσπαθεί να σταματήσει να πληρώνει για διάσπαρτες πλατφόρμες, αυτό έχει σημασία. Το Workspace369 δεν είναι απλώς ένα άλλο CRM. Είναι ένα λειτουργικό σύστημα εργασίας με πελάτες με πρόσβαση ομάδας, δομημένο γύρω από τον τρόπο που οι επιχειρήσεις παροχής υπηρεσιών αναθέτουν πραγματικά εργασίες.

Τελική σύσταση

Χρησιμοποιήστε πρόσβαση με πλαίσιο πελάτη όταν η επιχείρηση χρειάζεται συνεργάτες, προμηθευτές, βοηθούς ή διαχειριστές λογαριασμών εντός του κύριου χώρου εργασίας, αλλά δεν μπορεί να εκθέσει ολόκληρο το βιβλίο πελατών.

Το Workspace369 είναι η καλύτερη λύση για ομάδες που θέλουν διαχείριση πελατών, έργα, τιμολόγια, πληρωμές, εισερχόμενα, αρχεία, εργασίες, ημερολόγιο, καταχωρήσεις χρόνου, ΤΝ, αυτοματισμούς και αναφορές σε ένα μέρος, διατηρώντας παράλληλα τον εσωτερικό έλεγχο πρόσβασης.

Για αναπτυσσόμενα πρακτορεία και επιχειρήσεις παροχής υπηρεσιών, η πρόσβαση με βάση το πεδίο εφαρμογής του πελάτη είναι η διαφορά μεταξύ της πρόσκλησης βοήθειας με αυτοπεποίθηση και της παραχώρησης υπερβολικής ορατότητας.