Sincronizzazione bidirezionale Google Calendar per il lavoro con i clienti: lavori, visite e promemoria

Le aziende clienti operano su due calendari contemporaneamente: il calendario all'interno del sistema di lavoro dove vivono lavori, visite e scadenze, e il Google Calendar che il team controlla ogni mattina. Quando questi calendari non concordano, le persone perdono visite, prenotano doppi appuntamenti con i clienti e perdono promemoria.

La sincronizzazione bidirezionale è un modo per mantenerli come un unico sistema. Questa guida spiega cosa significa, cosa controllare prima di affidarsi ad essa e come Workspace369 connessione Google Calendar gestisce il lavoro: il tuo calendario Workspace369 va su Google, i tuoi eventi Google appaiono in Workspace369 e le pagine di prenotazione saltano gli orari in cui sei occupato.

Risposta rapida

La sincronizzazione bidirezionale significa che eventi e modifiche fluiscono in entrambe le direzioni tra il tuo sistema di lavoro e Google Calendar, invece di esportare un feed statico. Workspace369 sincronizza in entrambi i modi: gli eventi e le prenotazioni che ti vengono assegnati in Workspace369 finiscono nel calendario Google che scegli e rimangono aggiornati, e gli eventi sui calendari Google che scegli appaiono nel tuo calendario Workspace369. Quando sei occupato sui calendari Google che selezioni, questi orari vengono bloccati anche sulle pagine di prenotazione pubbliche. La connessione avviene tramite le autorizzazioni dell'account Google: Workspace369 tocca solo i calendari che approvi e puoi disconnettere in qualsiasi momento da entrambi i lati.

Perché le esportazioni del calendario unidirezionali falliscono per le aziende clienti

La maggior parte degli strumenti di lavoro offre un'esportazione del calendario unidirezionale: un URL di feed a cui ci si iscrive in Google Calendar. Sembra una sincronizzazione, ma nella pratica fallisce:

• Gli aggiornamenti arrivano in ritardo. Le sottoscrizioni dei feed si aggiornano secondo la pianificazione dell'app calendario, non la tua. Un lavoro riprogrammato alle 9:00 può ancora mostrare l'ora precedente a mezzogiorno.
• Gli eventi sono di sola lettura. Il team non può completare, riassegnare o aggiungere note dal calendario in cui vede il lavoro.
• Contesto mancante. Una voce del feed indica "visita in sede" senza il record del cliente, la cronologia degli indirizzi o la fattura allegata al lavoro.
• I feed si moltiplicano. Ogni strumento aggiunge il proprio feed e presto nessuno sa quale calendario sia quello vero.

Il risultato è un team che smette di fidarsi del calendario e inizia a chiedere in chat dove deve essere.

Come appare la vera sincronizzazione bidirezionale

Un'integrazione di Google Calendar creata per il lavoro con i clienti dovrebbe fare quattro cose:

1. Scrivi eventi reali. Lavori, visite, promemoria e lavoro di consegna appaiono come eventi nativi di Google Calendar con i dettagli che contano.
2. Mantieni gli eventi aggiornati. Quando il lavoro si sposta, l'evento del calendario si sposta con esso — nessuna copia obsoleta.
3. Rispetta le autorizzazioni. L'integrazione si collega tramite le autorizzazioni dell'account Google e tocca solo i calendari che approvi.
4. Disconnetti in modo pulito. Puoi revocare l'accesso dal tuo account Google o dal sistema di lavoro, in qualsiasi momento, da entrambi i lati.

Come Workspace369 si sincronizza con Google Calendar

Workspace369 collega Google Calendar allo stesso spazio di lavoro che contiene la scheda del cliente, e la sincronizzazione avviene in entrambi i sensi:

• Workspace369 a Google. Gli eventi e le prenotazioni a cui sei assegnato in Workspace369 vanno al Google Calendar scelto e si aggiornano o scompaiono quando il lavoro si sposta o viene annullato.
• Google a Workspace369. Gli eventi sui Google Calendar scelti appaiono nel tuo Workspace369 calendar, così appuntamenti personali e lavoro con i clienti si trovano in un'unica vista. Appaiono in sola lettura e solo a te; aprine uno per saltare ad esso in Google Calendar.
• Le pagine di prenotazione rispettano il tuo calendario. Quando sei occupato sui calendari che selezioni, questi orari vengono bloccati sulle pagine di prenotazione pubbliche (piano Specialist e superiori).

Workspace369 rimane il luogo in cui cambiano le prenotazioni dei clienti, quindi promemoria, depositi e notifiche ai clienti seguono il programma reale.

Poiché la voce del calendario proviene dallo spazio di lavoro del cliente, il lavoro sottostante rimane a un clic di distanza: il record CRM del cliente, il progetto, i file, la fattura e la cronologia della casella di posta che spiega il lavoro.

La configurazione viene eseguita tramite le autorizzazioni del proprio account Google di ciascun membro del team. Workspace369 tocca solo i calendari che approvi e puoi disconnettere in qualsiasi momento — da Workspace369 o dal tuo account Google.

A chi serve la sincronizzazione bidirezionale

La sincronizzazione bidirezionale di Google Calendar è più importante quando il calendario è il programma operativo dell'azienda:

• Agenzie che coordinano chiamate con i clienti, revisioni e scadenze di consegna
• Team sul campo e a domicilio che gestiscono visite e finestre di installazione
• Consulenti e freelance i cui prenotazioni, follow-up e promemoria fatture condividono un giorno
• Qualsiasi team in cui un evento del calendario perso significhi un impegno mancato con il cliente

Inizia

Collega il Integrazione Google Calendar per inserire il lavoro con i clienti a cui sei assegnato nel calendario che controlli già, e i tuoi eventi Google accanto ad esso in Workspace369 — con accesso approvato e disconnessione in qualsiasi momento.