Essere pagati
Modelli di email per fatture che ottengono risposte senza follow-up imbarazzanti.
La maggior parte delle fatture in ritardo non è un rifiuto, ma attrito e dimenticanza. Questi modelli mantengono un tono professionale e la richiesta chiara in ogni fase, dal primo invio all'avviso finale.
In breve
Invia la fattura con un breve messaggio che indichi il deliverable e la data di scadenza. Ricorda una volta educatamente prima della data di scadenza, di nuovo fermamente qualche giorno dopo che è passata, e concludi con un avviso finale che indica il passo successivo. Mantieni ogni messaggio breve, specifico e allegato allo stesso numero di fattura.
L'invio
Mantieni il primo messaggio di due o tre righe: cosa copre la fattura, l'importo, la data di scadenza e il link di pagamento.
- Oggetto: Fattura 26-4 — Rinnovo del marchio, scadenza 7 agosto
- Ciao Maya, in allegato la fattura 26-4 per il pacchetto di restyling del brand. Il totale è di $2.400, dovuto il 7 agosto. Puoi visualizzarla e pagarla qui: [link di pagamento]. Grazie, è stato un piacere lavorarci.
Il promemoria amichevole (prima della data di scadenza)
Un breve sollecito qualche giorno prima è normale amministrazione, non pressione. Ribadisci il numero della fattura e il link.
- Oggetto: Breve nota sulla fattura 26-4
- Ciao Maya, una breve nota che la fattura 26-4 per $2.400 è dovuta questo venerdì, 7 agosto. Ecco il link per visualizzarla e pagarla: [link di pagamento]. Felice di rispondere a qualsiasi domanda.
Il sollecito di ritardo (3-7 giorni di ritardo)
Sii fattuale e supponi il meglio. Indica la fattura, l'importo, la data di scadenza superata e chiedi cosa è necessario per chiuderla.
- Oggetto: Fattura 26-4 — ora scaduta
- Ciao Maya, la fattura 26-4 per $2.400 era dovuta il 7 agosto ed è ancora aperta. Potresti farmi sapere quando aspettarmi il pagamento? Il link è qui se utile: [link di pagamento].
L'avviso finale (14+ giorni di ritardo)
Breve, calmo e concreto. Indica la fattura, il periodo di ritardo e cosa succede dopo: una chiamata, una pausa nel lavoro o i termini stabiliti nella proposta.
- Oggetto: Nota finale sulla fattura 26-4
- Ciao Maya, la fattura 26-4 per $2.400 è ora in ritardo di due settimane. Si prega di organizzare il pagamento entro il 21 agosto o di contattarmi per concordare un piano. Secondo il nostro accordo, il lavoro sulla prossima fase si interrompe fino a quando il saldo non sarà saldato.
FAQ
Domande comuni
Quanti promemoria dovrei inviare prima di escalation?
Un ritmo comune è un promemoria pre-scadenza, un sollecito di pagamento in ritardo entro la prima settimana e un avviso finale circa due settimane dopo. Tre o quattro contatti, ognuno più breve e diretto del precedente, sono professionali ed efficaci.
I promemoria dovrebbero essere automatizzati?
Sì, l'automazione rimuove l'imbarazzo e la dimenticanza. Le automazioni di flusso di lavoro di Workspace369 possono inviare email e SMS di follow-up delle fatture secondo una pianificazione, ramificandosi in base al fatto che la fattura sia ancora non pagata, e creare un'attività per una persona quando è il momento di chiamare.
Email o SMS per i promemoria di pagamento?
Entrambi funzionano; gli SMS vengono notati più velocemente per solleciti urgenti. Mantieni gli SMS più brevi delle email e includi lo stesso link di pagamento. Workspace369 può gestire entrambi i canali nella stessa sequenza di follow-up.
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