9 modelli di email di follow-up fattura che ottengono risposte (2026)
Nove modelli di email di follow-up per fatture pronti all'uso, dall'invio della fattura all'avviso finale, più la cadenza e la formulazione che fanno pagare le fatture senza inseguimenti imbarazzanti.
Di Simon Dziak, Fondatore, Workspace369 · LinkedIn
La maggior parte delle fatture non pagate non viene rifiutata — viene sepolta. Un breve e cortese follow-up inviato al momento giusto è solitamente tutto ciò che serve per farle pagare, e i modelli qui sotto sono scritti per essere copiati, con le parti tra parentesi sostituite, e inviati in meno di un minuto.
La formulazione conta meno del ritmo. sequenza di follow-up per pagamenti in ritardo mappa la tempistica; questa guida ti fornisce le email esatte.
Per un esempio di prodotto elaborato, il tutorial sul promemoria di pagamento mostra come è configurata la sequenza di email e si interrompe dopo il pagamento. La sua trascrizione ti consente di verificare i passaggi prima di provarli.
Cosa c'è dentro?
Risposta rapida: la cadenza del follow-upModello 1: invio della fatturaModello 2: il gentile promemoria pre-scadenzaModello 3: scadenza oggiModello 4: tre giorni di ritardoModello 5: sette giorni di ritardoModello 6: l'offerta di piano di pagamentoModello 7: l'avviso finaleModello 8: dopo il pagamento — il ringraziamentoModello 9: passaggio a una telefonataCosa dovrebbe includere ogni follow-upCosa uccide le risposteLascia che la cadenza si gestisca da sola
Risposta rapida: la cadenza del follow-up
Invia un gentile promemoria due o tre giorni prima della data di scadenza, un breve sollecito alla data di scadenza stessa, una nota più ferma dopo tre giorni di ritardo, una diretta dopo sette giorni di ritardo e un ultimo avviso che indichi una scadenza. La maggior parte delle fatture viene pagata al secondo o terzo contatto, quindi mantieni ogni email breve e supponi buone intenzioni fino all'ultimo avviso. Se l'ultimo avviso passa senza risposta, smetti di inviare email e prendi il telefono. Per un'email di fattura scaduta specificamente, usa i modelli 4, 5 e 7: ognuno indica la fattura, l'importo, i giorni di ritardo e il link per il pagamento.
Modello 1: invio della fattura
Quando usare: nel momento in cui il lavoro è approvato o consegnato — il follow-up inizia qui, non dopo la data di scadenza.
Oggetto: Fattura numero da attività — dovuto data
Ciao Nome,
Grazie ancora per il progetto / il lavoro su X. Fattura numero per importo è allegato, dovuto data.
Puoi rivederlo e pagarlo qui: link di pagamento
Per qualsiasi domanda sulle linee, rispondi semplicemente.
Nome
Modello 2: il gentile promemoria pre-scadenza
Quando usare: due o tre giorni prima della data di scadenza, specialmente con nuovi clienti o importi maggiori.
Oggetto: Avviso rapido — fattura numero dovuto data
Ciao Nome,
Un piccolo promemoria che la fattura numero per importo è dovuta il data. Il link di pagamento è qui se può essere utile: link di pagamento
Se manca qualcosa da parte tua — un numero d'ordine, un contatto di fatturazione diverso — rispondi e lo sistemerò oggi.
Nome
Modello 3: scadenza oggi
Quando usare: la mattina della data di scadenza. Tono leggero, zero pressione.
Oggetto: Fattura numero è dovuto oggi
Ciao Nome,
Fattura numero per importo scade oggi. Puoi pagarla qui in un paio di minuti: link di pagamento
Se il pagamento è già in arrivo, ignora questo — e grazie.
Nome
Modello 4: tre giorni di ritardo
Quando usare: tre giorni di ritardo. Ancora caldo, ma ora stai chiedendo una risposta.
Oggetto: Follow-up sulla fattura numero
Ciao Nome,
Fattura numero per importo scaduto il data, e non vedo ancora un pagamento. Il link è qui: link di pagamento
Se è bloccato in una coda di approvazione o qualcosa non va nella fattura, rispondi e lo sistemeremo.
Nome
Modello 5: sette giorni di ritardo
Quando usare: una settimana di ritardo. Abbandona le aperture morbide e fai una domanda diretta.
Oggetto: Fattura numero — 7 giorni di ritardo
Ciao Nome,
Fattura numero per importo è ora di sette giorni oltre il suo data scade oggi. Puoi pagarla qui in un paio di minuti: link di pagamento
Se c'è un problema dalla tua parte, preferirei sentirlo piuttosto che indovinare — rispondi e lo risolveremo.
Nome
Modello 6: l'offerta di piano di pagamento
Quando usare: il cliente risponde che la liquidità è scarsa, o si percepisce che l'intero importo sia il blocco.
Oggetto: Suddivisione della fattura numero in pagamenti più piccoli
Ciao Nome,
Grazie per essere stato diretto con me. Se il completo importo è difficile in questo momento, possiamo dividerlo — ad esempio due pagamenti di X / tre pagamenti mensili di Y, primo su data.
Rispondi con ciò che funziona e lo imposterò sulla stessa fattura: link di pagamento
Nome
Offri solo termini che l'azienda può effettivamente sostenere e metti per iscritto il programma concordato. I piani di pagamento e i saldi scaglionati sono una parte normale di essere pagati più velocemente, non un favore.
Modello 7: l'avviso finale
Quando usare: 14 o più giorni di ritardo senza risposta, o una promessa di pagamento infranta. Indica una scadenza reale e un prossimo passo reale.
Oggetto: Ultimo avviso — fattura numero, pagamento necessario entro scadenza
Ciao Nome,
Questo è un promemoria finale che la fattura numero per importo, dovuto data, rimane non pagato. Si prega di pagare entro scadenza: link di pagamento
Se il pagamento o una risposta non arriva entro allora, il conto va in recupero crediti / il lavoro si interrompe sul progetto / si applicano penali per ritardo secondo il nostro accordo.
Preferirei di gran lunga risolvere la cosa direttamente — rispondi o chiamami al numero.
Nome
Il passo successivo deve essere uno che intraprenderai effettivamente, e dovrebbe corrispondere a quanto dice il contratto.
Modello 8: dopo il pagamento — il ringraziamento
Quando usare: lo stesso giorno in cui arriva il pagamento. Trenta secondi qui comprano buona volontà per la prossima fattura.
Oggetto: Pagamento ricevuto — grazie
Ciao Nome,
Pagamento per fattura numero è arrivato — grazie. La ricevuta è allegata e il saldo è chiaro.
Non vedo l'ora del prossimo.
Nome
Modello 9: passaggio a una telefonata
Quando usare: l'avviso finale è passato, le email rimangono senza risposta, o il thread gira in tondo. Invia questo per prenotare la chiamata, quindi esponi il tuo punto di vista al telefono.
Oggetto: Possiamo parlare della fattura numero questa settimana?
Ciao Nome,
L'email non sembra raggiungere la persona giusta, quindi vorrei chiamarti. Sei libero per dieci minuti il giorno intorno tempo?
Voglio concordare una data di pagamento per la fattura numero (importo) prima che dobbiamo andare oltre.
Nome, numero di telefono
Nella chiamata stessa, mantieni la stessa struttura: nomina la fattura e l'importo, chiedi cosa la blocca, concorda una data e conferma via email subito dopo.
Cosa dovrebbe includere ogni follow-up
Qualunque sia il contatto, l'email necessita delle stesse sei cose. Ne manca una e inviti una risposta ritardata invece di un pagamento:
- Il numero della fattura, nell'oggetto e nel corpo
- L'importo esatto dovuto
- La data di scadenza originale (e i giorni di ritardo una volta scaduto)
- Un link di pagamento diretto — non "accedi e trovalo"
- Una richiesta chiara: paga, rispondi con una data o chiama
- Una firma umana con un nome reale
Per versioni testuali, il esempi di messaggi di promemoria di pagamento copre la formulazione degli SMS e il gratuito generatore di promemoria di pagamento assembla un messaggio pronto per l'invio dalle stesse parti.
Cosa uccide le risposte
- Scrivere un saggio. Su sei o sette righe, il cliente scorre e va avanti.
- Ci scusiamo per la richiesta. "Mi dispiace disturbare" dice al cliente che la fattura è negoziabile. Non lo è.
- Arrabbiarsi troppo presto. Una seconda email minacciosa a un cliente che ha semplicemente perso la prima ti costa la relazione e la raccomandazione.
- Invio della stessa email due volte. I follow-up identici vengono filtrati mentalmente come spam. Ogni contatto dovrebbe essere più breve e più fermo del precedente.
- Nessun link di pagamento. Ogni passaggio aggiuntivo tra l'email e la schermata di pagamento è un punto in cui il pagamento muore.
- Inseguire la persona sbagliata. Se la risposta è "non gestisco i pagamenti", chiedi chi lo fa e riprendi il thread quel giorno.
Lascia che la cadenza si gestisca da sola
Questa cadenza funziona a mano, finché non ti occupi, perché il follow-up è il primo compito che slitta. La soluzione è un sistema che si invia da solo e tu intervieni solo quando qualcuno risponde.
Workspace369 è costruito attorno a quel sistema. Fatture hanno il proprio stato e le proprie scadenze, il monitoraggio dei pagamenti e i promemoria delle scadenze sono inclusi su tutti i piani da $29/mese, e ogni promemoria viene inviato accanto al record del cliente — quindi un cliente che ha pagato stamattina non riceve mai un'email "dov'è il mio denaro" questo pomeriggio. Il guida ai modelli di email di fatturazione copre l'intero set di email di fatturazione oltre ai follow-up.
Quando vuoi l'intera sequenza programmata — la nota pre-scadenza, il promemoria della data di scadenza, i contatti posticipati, via email e via SMS — automazioni del flusso di lavoro eseguilo per te. Le automazioni via email iniziano sul piano Cadet a $29/mese (fino a 3 flussi di lavoro attivi) e i passaggi SMS si aggiungono con il piano Voyager a $74/mese, con passaggi illimitati, attese temporizzate e modelli predefiniti, quindi la cadenza in questo post diventa un'attività di configurazione invece di un compito settimanale. Confronta i piani sulla pagina prezzi, o inizia una prova di 14 giorni su Voyager e automatizza prima una sequenza di fatturazione reale.
In ogni caso, la regola rimane la stessa: email brevi, una cadenza costante e un link di pagamento in ognuna.
Mettilo in pratica
Gestisci il follow-up dei clienti in un unico spazio di lavoro.
CRM, casella di posta, voce, fatturazione, pagamenti, progetti, file, AI e automazioni del flusso di lavoro: connessi invece che esportati.