Invois Microsoft 365: templat, Power Automate, dan bila anda perlukan sistem sebenar

Microsoft 365 merangkumi banyak perkara untuk perniagaan kecil — e-mel, dokumen, hamparan, mesyuarat. Satu perkara yang tidak disertakan ialah aplikasi invois. Jadi kebanyakan pasukan menginvois secara manual: templat Word atau Excel, disimpan sebagai PDF, dihantar dari Outlook.

Pendekatan itu berfungsi — sehingga ia tidak. Panduan ini merangkumi apa sebenarnya invois dengan Microsoft 365, di mana pendekatan templat rosak, dan bila invois memerlukan sistem sebenar di sekelilingnya.

Jawapan pantas

Microsoft 365 mempunyai tiada alat invois terbina dalamPasukan menginvois menggunakan templat Word atau Excel yang dihantar dari Outlook, kadang-kadang menambah aliran Power Automate untuk peringatan. Tetapan itu rosak apabila invois memerlukan penomboran automatik, pautan pembayaran dalam talian, pelan pembayaran, peringatan berjadual, dan status setiap pelanggan — pada ketika itu sistem invois sebenar akan membayar dirinya sendiri dalam beberapa hari, bukan bulan.

Tiga cara orang menginvois dengan Microsoft 365

Pilihan 1: pendekatan templat

Tetapan standard: fail Excel atau Word dengan butiran anda, nombor invois, tarikh, item baris, jumlah, dan arahan pembayaran. Eksport sebagai PDF, lampirkan pada e-mel Outlook, hantar.

Ia rosak di tempat yang boleh diramal. Nombor invois diduplikasi kerana tiada apa yang mengurutkannya. Pelanggan yang ingin membayar melalui kad membalas bertanya bagaimana. Tiada siapa yang tahu mana satu daripada empat puluh invois di luar sana masih belum dibayar tanpa membuka hamparan. Dan susulan — peringatan yang sebenarnya membuat invois dibayar — bergantung pada anda mengingati untuk menghantarnya.

Pilihan 2: templat tambah Power Automate

Power Automate boleh menambah aliran peringatan: hantar invois, tunggu, gesa jika belum dibayar. Ia membantu, tetapi ia menambah lapisan penyelenggaraan yang kebanyakan pasukan kecil memandang rendah. Aliran rosak apabila seseorang mengedit struktur hamparan, dan anda masih tiada pautan pembayaran, tiada pelan pembayaran, dan tiada pandangan status langsung.

Pilihan 3: sistem invois sebenar

Sistem sebenar menganggap invois sebagai sebahagian daripada gelung, bukan dokumen: rekod pelanggan menyimpan sejarah, cadangan menjadi invois, invois membawa pautan pembayaran, dan peringatan dihantar mengikut jadual tanpa anda. Dalam Workspace369, gelung itu juga merangkumi pelan pembayaran untuk deposit dan baki, invois berulang untuk retainer, portal pelanggan di mana invois berada di samping fail dan status, dan pelaporan yang menunjukkan apa yang tertunggak bagi setiap pelanggan.

Untuk bahagian dokumen buat masa ini, penjana invois percuma membina invois sedia cetak dalam penyemak imbas, dan templat invois percuma memuat turun CSV yang dibuka terus dalam Excel atau Google Sheets.

Cadangan akhir

Gunakan pendekatan templat Microsoft 365 semasa volum invois hanya segelintir sebulan. Apabila invois menjadi irama mingguan — atau apabila anda memerlukan pautan pembayaran, pelan, peringatan dan keterlihatan — pindahkan gelung ke perisian invois dan pengurusan projek dibina untuknya, dengan pelan bermula dari $29/bulan untuk satu tempat duduk.