Beste CRM voor UX/UI Designers in 2026: rondes en retainers

Wat een CRM voor UX/UI-ontwerpers is (en wat het niet is)

Een CRM voor UX/UI-ontwerpers is de commerciële kant van ontwerperswerk: wie de klant is, wat de discovery sprint heeft behandeld, welke fasen je hebt aangeboden, hoeveel feedbackrondes elke fase bevat, wat er is goedgekeurd en wanneer, en wat er nog niet is betaald. Het is geen ontwerptool. Figma, prototype links en op schermniveau commentaar blijven waar je klanten werk beoordelen. De CRM houdt het logboek bij dat die tools niet hebben: de afgesproken scope, de wijzigingsverzoeken en de factuur. Als een tool contacten opslaat maar voorstellen en facturering aan andere apps overlaat, leven scopewijzigingen in chatthreads en drijft een ontwerpretentiecontract af naar onbetaalde revisies.

Hoe we deze tools hebben vergeleken

We vergeleken elke tool op dezelfde vijf punten, met alleen de eigen prijs- en productpagina's van de leverancier:

1. Instapprijs voor één persoon, maandelijks en jaarlijks gefactureerd, en de prijs voor drie personen waar de pagina dit toestaat.
2. Dekking van offertes en facturering op het abonnement: offertes met fasen of regels, aanbetalingen, terugkerende of retinerfacturering, en facturen.
3. Feedback-ronde ondersteuning: taken of projecten, tijdregistratie, een klantenportaal en waar wijzigingsverzoeken kunnen worden vastgelegd.
4. Harde limieten op het instapniveau: actieve klanten, projecten, gebruikers of leadformulieren.
5. Proefperiode voorwaarden: lengte, en of de leverancier zegt dat een kaart nodig is.

We hebben snelheid, ondersteuning, betrouwbaarheid, mobiele apps of gegevensuitvoer niet getest, en we hebben geen externe beoordelingen gebruikt. De volgorde weerspiegelt de gedocumenteerde geschiktheid voor een ontwerper of een kleine studio die discovery, projecten met vaste scope en retentions verkoopt. Productive is een project- en resourcetool en staat op de laatste plaats.

De beste CRM voor UX/UI-ontwerpers in 2026

1. Workspace369, het beste voor ontwerpers die sprints, projecten en retentions verkopen

Demo data, geen klantresultaat.

Workspace369 plaatst het klantdossier, een voorstel de klant online goedkeurt en tekent, projecten met fasen, tijdregistratie, een privé klantportaal en facturen op één plek. Cadet is $29 per maand voor één persoon ($23,25 jaarlijks gefactureerd) en biedt Offertes met een aanbetaling bij acceptatie, retainers en betalingsschema's, terugkerende facturen, factureerbare tijd, bestandsversiebeheer en het klantportaal. Een discovery sprint kan zijn eigen aanbetaling dragen, en de retainer die volgt blijft op dezelfde klant. E-mailautomatiseringen zijn inbegrepen, met maximaal 3 actieve workflows.

Beperkingen: Cadet staat 5 actieve projecten toe en één gebruiker; Voyager ($74 per maand, twee gebruikers, oproepen en sms'jes) heft de projectlimiet op, en extra gebruikers kosten $10 per maand vanaf Voyager. Online boeken en projectwinstgevendheid beginnen bij Specialist ($149 per maand). Bij drie personen bieden Moxie Teams, Bonsai Essentials en Plutio Pro lagere maandtotalen (zie de tabel), en Bonsai Essentials vermeldt ook retainerfacturen en een portaal. Het is geen ontwerpbeoordelingstool, dus bewaar schermen en opmerkingen in Figma. De proefperiode van 14 dagen op Cadet t/m Commander vereist een kaart.

Beste voor: solo-ontwerpers met maximaal vijf actieve projecten, of studio's van twee tot tien personen op Voyager en hoger, die voorstellen, aanbetalingen, tijd, portal en retainer op één plek willen.

2. Moxie, het beste voor een voordelig instapplan met offertes en tijdregistratie

Het Starter-abonnement van Moxie biedt klant- en projectbeheer, facturering en betalingen, voorstellen, offertes en contracten, tijdregistratie, een verkooppijplijn, een aangepaste formulierbouwer en vergaderplanners. Prijzen: Starter kost $12 per maand in de maandelijkse weergave en $10 per maand ($120 jaarlijks gefactureerd) in de jaarlijkse weergave. Pro kost $25 per maand of $20 per maand per jaar, en Teams kost $40 per maand of $32 per maand per jaar ($385 jaarlijks gefactureerd) voor maximaal vijf teamleden. De homepage van Moxie biedt een 14-daagse gratis proefperiode zonder creditcard.

Beperkingen: de white-labeled klantenportaal, beheer van klantverzoeken en workflow-automatiseringen worden vermeld onder Pro, niet Starter, dus klantupdates blijven handmatig totdat je upgradet. Terugkerende facturatie wordt niet op de pagina genoemd, dus controleer dit voordat je een retainer plant. Moxie heeft ook geen functie die gericht is op ontwerprondes.

Beste voor: nieuwe freelance ontwerpers die offertes, tijd en facturen willen tegen een lage prijs en updates handmatig kunnen verzenden.

3. Bonsai, het beste voor uurbestedingen geprijsd per gebruiker

Bonsai prijst per gebruiker en de pagina toont standaard het jaarlijkse overzicht. Maandelijkse prijzen zijn Basic $15, Essentials $25, Premium $39 en Elite $59; jaarlijks zijn ze $9, $19, $29 en $49 per gebruiker per maand. Basic bevat tijdregistratie, taakbeheer, onbeperkte projecten en een CRM. Essentials voegt facturen en betalingen, offertes en contracten, retainer- en abonnementsfacturen, formulieren, planning (één gebeurtenistype), de klantenportal en onkostenregistratie toe. Premium voegt een verkooppijplijn, aangepaste velden, klanttaken en berichten, Gantt-weergave en winst- en productiviteitsrapporten toe. Een projectfasenfunctie wordt op de pagina gemarkeerd als verwacht in 2026, dus plan nog geen gefaseerde offerte eromheen. De proefperiode duurt 7 dagen, daarna vraagt Bonsai om kaartgegevens om door te gaan. Elite heeft een minimum van drie gebruikers.

Beperkingen: facturen, offertes en het portaal beginnen bij Essentials, en klanttaken en berichten, waar feedbackrondes zouden worden gevolgd, beginnen bij Premium. Meer dan één type planningsgebeurtenis vereist Premium.

Beste voor: ontwerpers en kleine studio's die per uur factureren en samenwerkers één plaats tegelijk toevoegen.

4. Plutio, het beste voor een alles-in-één plan voor solopreneurs

Plutio's pagina vermeldt projecten, facturen, offertes, contracten, planning, formulieren, tijdregistratie en een klantportaal als kernfuncties op elk abonnement. Core kost $19 per maand, of $190 per jaar bij jaarlijkse facturering, en bevat 100 GB opslag. Pro kost $49 per maand of $490 per jaar, met onbeperkte actieve klanten en 30 bijdragers. De proefperiode is 7 dagen en de pagina zegt dat er geen creditcard nodig is om te beginnen; een Max-abonnement voor $199 per maand voegt onbeperkte bijdragers toe. De addertje onder het gras is de limiet: Core staat 9 actieve klanten toe en geen extra bijdragers.

Beperkingen: Core is alleen voor solo-gebruik, met 500 workflow-acties per maand, en white-label is een betaalde add-on. Een tiende actieve klant of een tweede ontwerper brengt je naar Pro. Plutio noemt ook geen gefaseerde offertes of een stap voor wijzigingsverzoeken.

Beste voor: een solo-ontwerper met een kleine, stabiele klantenlijst die vanaf dag één elke module wil.

5. HoneyBook, het beste voor ontwerpdienstenpakketten verkocht vanuit een leadformulier

HoneyBook Starter biedt onbeperkte klanten en projecten, facturen en betalingen, offertes en contracten, een agenda, een klantenportaal, basisrapporten en maximaal 2 live leadformulieren. Het kost $29 per maand op jaarbasis; voor maandelijkse prijzen zie de leverancierspagina. Essentials ($49 per maand op jaarbasis) voegt onbeperkte planningsessies toe (Starter staat 1 toe), maximaal 10 live leadformulieren en maximaal 2 teamleden, en Premium ($109 per maand op jaarbasis) heeft onbeperkte teamleden en leadformulieren. De prijs-FAQ zegt dat de gratis proefperiode 30 dagen duurt zonder creditcard. Het vermeldt ook een 60-dagen niet-goed-geld-teruggarantie.

Beperkingen: tijdregistratie staat niet vermeld op de prijsstelling pagina, en HoneyBook heeft zijn tijdregistratie op 8 september 2026 uitgeschakeld en op 15 september hersteld, dus controleer het in de proefperiode voordat je vertrouwt op factureerbare uren. Starter staat 2 live leadformulieren toe. De workflow is opgebouwd rond aanvraag-tot-betaling voor pakketdiensten, niet voor productontwerpwerk in meerdere fasen.

Beste voor: ontwerpers die vaste pakketten verkopen, zoals een redesign van een landingspagina, en een soepele flow van aanvraag tot betaling wensen.

6. Productive, het beste voor studio's die budgetten en resourceplanning nodig hebben

Productive is een project- en bureau-operatietool met een basale sales CRM (deals, bedrijven, contacten). Essential wordt vermeld voor $10 tot $12 per gebruiker per maand en Professional voor $25 tot $29; de maandelijkse en jaarlijkse labels op de pagina conflicteren, dus raadpleeg de leverancierspagina voor welke weergave welke is. Elk abonnement vereist minimaal 3 zitplaatsen, en de FAQ zegt dat klanten gratis kunnen worden toegevoegd. Essential vermeldt budgettering, resourceplanning, project- en taakbeheer, tijdregistratie, onkostenbeheer en rapportage. De volledige functietabel vermeldt native facturen en CRM-deals met offerte-export naar PDF op elk abonnement, en Professional voegt terugkerende budgetten, retainerfacturering, tariefkaarten, goedkeuring van facturabele tijd en klanttoegang tot goedgekeurde tijd toe. Het aanmeldingsformulier biedt een gratis proefperiode van 14 dagen zonder creditcard.

Beperkingen: het vermeldt geen e-handtekening en geen volledig klantenportaal, en retainerfacturering begint bij Professional. Bij drie gebruikers is het minimum $30 tot $36 per maand op Essential, afhankelijk van de factureringsweergave.

Beste voor: een studio van vijf of meer die ontwerperscapaciteit plant tegen budgetten en contracten afsluit in een aparte tool.

Vergelijking naast elkaar

Bonsai's driepersoonsfiguur gebruikt Essentials, het eerste plan met voorstellen, facturen en het portaal. Productive vermeldt een export van voorstel-PDF's voor deals, maar geen e-handtekening of een volledig klantportaal.

Welke tool past bij je designbedrijf?

Workspace369 in actie voor een ontwerpfase met feedbackrondes.

Voor een ontwerpopdracht is de eenheid van werk in Workspace369 een project, en de rondes zitten als fasen en taken erop. Het eerste screenshot is het projectenbord in een demo workspace met voorbeeldgegevens. Het toont kolommen voor Planning, In Uitvoering en In Wachtstand, en elke kaart bevat een projectnummer, de klant, een voortgangsbalk, een budget en een dagentelling. Een kaart zoals "Checkout redesign, ronde 2" zou onder In Uitvoering staan, met een taak per feedbackronde en een taak voor de overdracht. Cadet staat 5 actieve projecten tegelijk toe.

De geldkant loopt via een voorstel de klant keurt online goed, met de aanbetaling voor de discovery-sprint genomen bij acceptatie, en via tijdregistratie die geregistreerde uren omzet in factuurregels. De tweede screenshot, ook demo-gegevens, is de factuureditor met een live preview. Het toont een factuur die gedeeltelijk betaald is, met $600.00 betaald tot nu toe, $601.58 nog openstaand en een 'Nu betalen'-knop. Voor een ontwerper is dit hoe het resterende saldo na een sprintaanbetaling eruit zou zien, en een goedgekeurde extra ronde zou als zijn eigen factuur artikelregel.

Wat het niet doet voor deze lezer: er is geen ontwerpbeoordeling, geen opmerkingen op schermen en geen prototype-hosting, dus bewaar die in Figma, en de demo-werkruimte is geen ontwerpstudio. Wijzigingsopdrachten, die een extra ronde naast het ondertekende voorstel registreren, en betalingsplannen op een factuur starten vanaf Specialist ($149 per maand); op Cadet en Voyager stuur je een nieuw voorstel of een aparte factuur voor de wijziging.

Voer een wijzigingsverzoektest uit tijdens de proefperiode

Neem één fictieve klant mee door het hele traject in elke tool die je selecteert:

1. Schrijf een gefaseerd voorstel: een discovery sprint, een ontwerpfase met twee feedbackrondes en een oplevering. Verzamel de aanbetaling voor de sprint.
2. Creëer het project met een taak per fase en een taak per feedbackronde.
3. Registreer tijd bij de eerste ronde, bewerk vervolgens één vermelding in de urenstaat.
4. Laat de klant vragen om een derde ronde en een nieuw scherm. Schrijf het verzoek op, prijs het en krijg een ja voordat je het werk doet.
5. Factureer de goedgekeurde wijziging, stel vervolgens de maandelijkse retainer factuur in voor de onderhoudsfase.
6. Exporteer de gegevens van de klant en controleer wat eruit komt.

Als je de test uitvoert, bewaart de beste tool de offerte, de goedgekeurde wijziging, de geregistreerde tijd en de factuur op één klantrecord, en de wijziging verschijnt als een aparte regel. Stel het schriftelijke verzoek op met de gratis scope-wijzigingsverzoekbouwer en stel je dagtarief in met de uur tarief calculator.

Wanneer je het simpel moet houden

Als je twee of drie vaste klanten hebt, kunnen een ontwerpbestand, een gedeelde takenlijst en een factuursjabloon je ver brengen. Stap over op een klantwerktool wanneer een klant betwist op welke ronde je bent, wanneer je niet kunt zeggen wat je drie maanden geleden hebt afgesproken, of wanneer een retainer stilzwijgend groeit. De Productpagina UX/UI-ontwerpers toont hoe Workspace369 omgaat met voorstellen, Communicatie en facturen, en de prijzenpagina heeft huidige abonnementen. Workspace369 ondersteunt ook Workflow Automations voor herinneringen en opvolgingen, met e-mailautomatiseringen op elk abonnement.

Voer één volledige opdracht uit op demo-gegevens voordat je echte klanten importeert en controleer of je gegevens geëxporteerd kunnen worden.