Borgfactuur: hoe u een restitueerbare borg factureert (2026)

Een borg is geld dat u vasthoudt, geen geld dat u hebt verdiend — factureer het dus als een eigen terugbetaalbare regelitem, op eigen voorwaarden, vanaf dag één. Die enkele gewoonte voorkomt de twee manieren waarop borgfacturering verkeerd gaat: de borg die stilzwijgend in de omzet wordt opgenomen (en wordt uitgegeven voordat de terugbetalingsvraag arriveert), en de "we regelen het aan het einde" borg zonder spoor. Deze gids behandelt de keuze tussen factuur en borg, hoe de borg op uw boeken te specificeren, en de terugbetalingsstroom aan het einde van de klus. Voor de bredere factureringsopzet eromheen, zie onze factureringssoftware voor professionele diensten pagina.

Eén regel vóór de mechanica: dit is operationele begeleiding, geen juridisch of boekhoudkundig advies. Stortings-, restitutie- en belastingregels variëren per jurisdictie en branche — bevestig de uwe met uw accountant of advocaat.

Snel antwoord

Factureer de aanbetaling en incasseer deze — een kaartreservering is geen vervanging. Vermeld deze als een aparte regel met het label 'terugbetaalbare beveiligingsaanbetaling', behandel deze als een passief totdat deze is toegepast of verbeurd verklaard onder uw schriftelijke overeenkomst, en sluit de klus af met een gedocumenteerde stroom: definitieve factuur, gespecificeerde aftrekposten indien van toepassing, pas vervolgens de aanbetaling toe of betaal de rest terug.

Factureer de aanbetaling — een reservering is geen aanbetaling

Sommige bedrijven slaan facturering over en plaatsen in plaats daarvan een tijdelijke blokkering op de kaart van de klant. Het voelt veiliger omdat er geen geld wordt verplaatst, maar het lost het verkeerde probleem op:

• Houdingen zijn tijdelijk. Een project dat lang duurt, kan de borg overleven, waardoor u op het exacte moment dat u het nodig heeft zonder beveiliging zit.
• Een borg is geen geld dat u kunt toepassen. Het omzetten van een borg naar een afschrijving voor schade of een onbetaald saldo is een nieuwe transactie die de klant kan betwisten.
• Er is geen papieren spoor. Niets gespecificeerd, niets gedateerd, niets afgesproken — alleen een lopende autorisatie.

Een gefactureerde, geïnde aanbetaling lost alle drie op: het geld is binnen, de voorwaarden zijn op schrift gesteld en beide partijen hebben een gedateerd verslag. Gebruik de depositocalculator om het bedrag uit te werken voordat u het verzendt — een vast bedrag of een percentage van de opdracht, afhankelijk van wat uw overeenkomst bepaalt.

Specificeer het als een passief, niet als omzet

De boekhoudkundige fout is het boeken van de aanbetaling als inkomen op de dag van inning. Totdat een van de twee dingen gebeurt — u past het toe op de eindfactuur, of u bewaart het onder de overeenkomst — is dat geld van de klant, door u bewaard. Op de factuur:

• Plaats de aanbetaling op een aparte regel, gelabeld als restitueerbaar (bijvoorbeeld, "Restitueerbare borg — terugbetaald bij voltooiing van de klus, minus eventuele overeengekomen aftrekkingen").
• Houd het gescheiden van de serviceverlening, zodat het nooit verborgen zit in uw omzetcijfer.
• Verwijs naar de voorwaarden: wat het veiligstelt, wanneer het wordt teruggegeven en welke aftrekkingen zijn toegestaan.

De fiscale behandeling van terugbetaalbare aanbetalingen varieert — of en wanneer belasting van toepassing is, hangt af van uw jurisdictie en branche, dus neem die vraag mee naar uw accountant in plaats van naar een blogpost, inclusief deze.

De restitutiestroom aan het einde van de klus

Stortingen veroorzaken geschillen bij de uitgang, niet bij de ingang. Een vierstapsafsluiting houdt het schoon:

1. Geef de definitieve factuur uit voor het voltooide werk.
2. Specificeer eventuele aftrekposten — schade, annuleringskosten, een onbetaald saldo — elk gekoppeld aan een clausule in de ondertekende overeenkomst.
3. Toepassen of terugbetalen. Pas de aanbetaling toe op het eindsaldo, betaal de rest terug via uw betalingsverwerker, of betaal deze volledig terug. Registreer een creditnota voor wat er ook teruggaat.
4. Houd me op de hoogte. De factuur, de aftrekposten en het restitutiebewijs moeten allemaal op het klantbestand staan, zodat een vraag zes maanden later een antwoord van één minuut heeft.

Als een deel van de klus in termijnen wordt gefactureerd, zit de aanbetaling binnen een grotere structuur — hoe betalingsregelingen voor klanten in te stellen dekt stortingen-plus-schema's in detail, en het verschil met een retainer (een betaling voor toekomstig werk, geen restitueerbare beveiliging) wordt behandeld in de handleiding voor abonnementskosten.

Houd de aanbetaling bij de klus

De bovenstaande mechanica vallen uit elkaar wanneer de aanbetaling in de ene app leeft, de klus in een andere, en de restitutie in een derde. In Workspace369 staan de aanbetalingsregel, de factuur, de betaallink, de creditnota en het definitieve restitutiebewijs allemaal op hetzelfde klantrecord als het project en het gesprek. Facturen en online betaallinks zijn op elk abonnement vanaf Cadet van $29/maand, dus een klant kan de aanbetaling per kaart of bankbetaling betalen vanuit de factuur of het portaal. De facturen functies pagina toont hoe facturering verbonden blijft met het klantdossier.

De bodemlijn

Factureer de aanbetaling, label deze als terugbetaalbaar, houd deze aan als passief, en voer aan het einde een gedocumenteerde terugbetalingsstroom uit. Vier gewoonten, nul geschillen over waar het geld naartoe ging.

Start een 14-daagse proefperiode — facturen, betalingslinks en creditnota's vanaf $29/maand — of zie Workspace369 prijzen voor de volledige plan-overzicht.