Przykłady i skrypty powitań poczty głosowej dla firm

Dobre powitanie poczty głosowej informuje dzwoniącego, że dodzwonił się we właściwe miejsce, wyjaśnia, dlaczego nikt nie odebrał, prosi o informacje potrzebne do pomocy i ustala realistyczne oczekiwania co do odpowiedzi.

Szybka odpowiedź.

Użyj tej podstawowej struktury: „Dziękujemy za telefon biznes. Jesteśmy niedostępni w tej chwili. Proszę podać swoje imię i nazwisko, numer telefonu i powód rozmowy. Nasz zespół odpowie okres. Dla Opcja pilna, proszę instrukcja.” Następnie dostosuj ją do godzin pracy, po godzinach, świąt, działów lub kolejek.

Standardowe powitanie poczty głosowej biznesowej

Dziękujemy za telefon Nazwa firmy. Nie możemy teraz odpowiedzieć. Proszę podać swoje imię i nazwisko, numer telefonu i krótki opis, jak możemy pomóc. Członek naszego zespołu oddzwoni w ciągu okno odpowiedzi.

Użyj tego, gdy jeden ogólny numer obsługuje większość połączeń z klientami.

Profesjonalne powitanie firmy usługowej

Osiągnąłeś Nazwa firmy. Nasz zespół obecnie pomaga innym klientom. Proszę podać swoje imię i nazwisko, firmę, numer telefonu oraz sprawę, o którą dzwonisz. Oddzwonimy do Ciebie do okres.

Ta wersja prosi o kontekst firmy, nie wymagając od dzwoniącego wyjaśniania każdego szczegółu w nagraniu.

Powitanie konsultanta lub agencji

Dziękujemy za telefon Nazwa lub Agencja. Proszę podać swoje imię i nazwisko, firmę, numer do oddzwonienia i krótkie podsumowanie projektu lub konta, o które dzwonisz. Skontaktujemy się z Tobą w ciągu okres. Istniejący klienci mogą również odpowiedzieć na swoją najnowszą wiadomość Workspace369.

Zapowiedź poczty głosowej poza godzinami pracy

Dziękujemy za telefon Nazwa firmy. Nasze biuro jest obecnie zamknięte. Nasze regularne godziny pracy to dni i godziny. Proszę podać swoje imię i nazwisko, numer telefonu i wiadomość, a my odpowiemy po ponownym otwarciu biura w dniu dzień lub godzina.

Jeśli istnieje rzeczywista ścieżka awaryjna, dodaj jedną jasną instrukcję. Nie obiecuj pokrycia awaryjnego, którego firma nie zapewnia.

Komunikat powitalny o zamknięciu świątecznym

Osiągnąłeś Nazwa firmy. Jesteśmy zamknięci z powodu święto lub zamknięcie i zostanie ponownie otwarte o data w czas. Proszę podać swoje imię i nazwisko, numer telefonu i wiadomość. Nasz zespół odpowie po ponownym otwarciu.

Zaktualizuj datę przed każdym zamknięciem i usuń pozdrowienie, gdy wznowione zostaną normalne godziny pracy.

Powitanie działu

Osiągnąłeś Dział zespół przy Nazwa firmy. Proszę podać swoje imię i nazwisko, nazwę konta lub firmy, numer do oddzwonienia i krótką wiadomość. Członek działu odpowie w ciągu okres.

Użyj oddzielnych pozdrowień działowych, gdy dzwoniący docierają do działu rozliczeń, sprzedaży, wsparcia, planowania lub innej wyspecjalizowanej kolejki.

Powitanie dotyczące fakturowania i płatności

Osiągnąłeś zespół rozliczeniowy pod adresem Nazwa firmy. Proszę podać swoje imię i nazwisko, firmę, numer faktury, jeśli jest dostępny, numer do oddzwonienia i krótki opis Twojego pytania. Ze względów bezpieczeństwa, nie podawaj szczegółów karty płatniczej w poczcie głosowej.

To ostatnie zdanie zapobiega pozostawianiu przez dzwoniących poufnych informacji o płatnościach w nagraniu.

Powitanie planowania

Dziękujemy za telefon Nazwa firmy planowanie. Proszę zostawić swoje imię, numer telefonu zwrotnego, preferowane daty lub godziny oraz usługę lub spotkanie, którego potrzebujesz. Potwierdzimy dostępność, gdy oddzwonimy.

Komunikat o przepełnieniu kolejki.

Nasz zespół obsługuje obecnie innych rozmówców. Możesz pozostać na linii lub zostawić swoje imię, numer telefonu do oddzwonienia i krótką wiadomość. Oddzwonimy do Ciebie, gdy tylko dostępny będzie agent.

Oferuj oddzwonienie tylko wtedy, gdy zespół faktycznie monitoruje i realizuje ten przepływ pracy.

Powitanie po nieodebranym połączeniu z działaniami następczymi SMS

Przykro nam, że nie odebraliśmy Twojego telefonu Nazwa firmy. Proszę podać swoje imię i nazwisko oraz krótką wiadomość. Jeśli Twój numer może odbierać wiadomości SMS, nasz zespół może również skontaktować się przez SMS.

Upewnij się, że proces działań następczych szanuje zgodę i wymagania dotyczące wiadomości.

Co uwzględnić

• Nazwa firmy lub działu
• Dostępność lub powód powitania
• Nazwa dzwoniącego i numer do oddzwonienia
• Minimalny kontekst potrzebny do przekierowania odpowiedzi.
• Realistyczne oczekiwania co do odpowiedzi
• Pilna alternatywa tylko wtedy, gdy istnieje
• Ostrzeżenie, aby nie pozostawiać poufnych informacji, gdy jest to stosowne

Czego unikać

• Długie wiadomości marketingowe przed monitem nagrywania
• Niejasne obietnice, takie jak „zadzwonimy natychmiast”
• Nieaktualne daty świąt lub godziny pracy
• Zbyt wiele alternatywnych numerów.
• Prośba do dzwoniących o podanie haseł, numerów kart, danych medycznych lub innych poufnych informacji
• Twierdzenie o całodobowej odpowiedzi, gdy zespół nie jest do tego przygotowany

Użyj pozdrowień z routingiem i transkrypcją

Workspace369 obsługuje konfigurowalne powiadomienia poczty głosowej i powitania poza godzinami pracy za pomocą tekstu na mowę lub przesłanego dźwięku. Może przechowywać pocztę głosową, generować transkrypcję, dopasowywać dzwoniącego do rekordu klienta i utrzymywać działania uzupełniające blisko zadań, projektów, faktur, plików, SMS-ów i historii rozmów.

Powitanie to drzwi wejściowe. Automatyzacja po rozmowie a kontekst klienta określa, czy wiadomość staje się ukończoną pracą.