Secvență de urmărire a plăților întârziate pentru facturi

O secvență de urmărire a plăților întârziate ar trebui să faciliteze clientului înțelegerea soldului și acționarea. Nu ar trebui să înceapă ca o acuzație. Facturile sunt întârziate din multe motive: cumpărătorul a ratat mesajul, aprobatorul este plecat, lipsește un ordin de achiziție, plata a fost trimisă sub o altă referință sau clientul contestă o parte din lucrare.

Secvența de mai jos este un ghid operațional, nu un sfat legal. Respectați acordul, politica companiei și legea aplicabilă. Acoperă momentul — când este trimis fiecare contact. Pentru formularea în sine, cel exemple mesaje reamintire plată oferă texte și e-mailuri gata de trimis.

Înainte de a trimite orice memento

Confirmare:

• Factura a fost trimisă contactului de facturare corect
• Suma, data scadenței, impozitul și instrucțiunile de plată sunt corecte
• Detalii obligatorii despre comanda de achiziție sau furnizor sunt prezente
• Nicio creanță, plată sau dispută nu a fost înregistrată în altă parte
• Lucrarea sau etapa promisă a fost finalizată
• Linkul de plată funcționează

Cinci zile înainte de data scadenței: memento de curtoazie

Subiect: Factura 1042 este scadentă pe 15 iulie

Salut Jordan,

Un memento rapid că factura 1042 în valoare de 2.450 USD este scadentă pe 15 iulie. O puteți revizui și plăti aici: link de plată. Am atașat o copie pentru comoditate.

Dacă echipa dvs. are nevoie de o comandă de achiziție, un document de furnizor sau un alt detaliu pentru a o procesa, vă rog să-mi spuneți.

Mulțumim, Alex

La data scadenței: confirmare plată

Subiect: Factura 1042 este scadentă astăzi

Salut Jordan,

Factura 1042 pentru 2.450 USD este scadentă astăzi. Linkul de plată este link de plată. Dacă plata a fost deja trimisă, vă rugăm să partajați referința și voi actualiza înregistrarea.

Mulțumesc, Alex

Trei zile întârziere: urmărire directă

Subiect: Urmărire factură restantă 1042

Salut Jordan,

Factura 1042 pentru 2.450 USD a fost scadentă pe 15 iulie și încă apare ca restantă. Vă rog să-mi comunicați data așteptată a plății sau dacă ceva blochează aprobarea.

Factură: Link Plată: link de plată

Mulțumim, Alex

Zece zile întârziere: solicitați o dată fermă

Subiect: Data plății solicitată pentru factura 1042

Salut Jordan,

Urmăresc din nou factura 1042, acum cu 10 zile întârziere. Vă rugăm să confirmați data plății până la 27 iulie. Dacă există o dispută sau un document lipsă, răspundeți cu detaliile pentru a o rezolva prompt.

Cu stimă, Alex

Escaladare

Pentru un sold mai mare sau în mod repetat restant, contactați sponsorul proiectului și persoana de contact pentru facturare, documentați urmărirea anterioară și utilizați procesul de escaladare definit în acord. Deciziile privind suspendarea lucrării, aplicarea unei taxe contractuale de întârziere, trimiterea unei notificări formale sau utilizarea serviciilor de colectare ar trebui să primească o revizuire juridică și de management adecvată.

Urmăriți secvența în registrul clientului

Echipa ar trebui să vadă factura, data scadenței, starea plății, memento-urile anterioare, răspunsurile clienților, disputele, promisiunile și următoarea acțiune împreună. Software de facturare pentru freelanceri și sistemele conectate de lucru cu clienții fac urmărirea mai profesională, deoarece memento-ul se bazează pe o înregistrare completă, nu pe o estimare din foaie de calcul.