На этой странице
Короче говоря
Счет — это запрос на оплату, выставленный до оплаты клиентом: он перечисляет, что было поставлено, сколько это стоит и как оплатить. Квитанция — это подтверждение оплаты, выставленное после: она подтверждает, что было оплачено, когда и как. Вы отправляете счет при поставке работы, а квитанцию — при поступлении денег. Программное обеспечение для выставления счетов выставляет оба документа из одной записи, сохраняя номера, позиции и ссылку на клиента идентичными в каждом.
Разница в одной таблице
Та же транзакция, противоположные стороны:
- Счет — выставляется до оплаты; официальный запрос с перечислением позиций, ставок, итогов, условий и способа оплаты
- Квитанция — выставляется после оплаты; подтверждение с указанием суммы, даты, способа оплаты и счета, который она погашает
- Счет отвечает на вопрос «сколько я вам должен?» — квитанция отвечает на вопрос «что я заплатил и когда?»
- Оба принадлежат записи клиента: счет как запрос, квитанция как подтверждение
Что должно быть включено в каждый документ
Они содержат большинство полей с разным акцентом:
- Счет — ваши данные, данные клиента, номер счета, даты выставления и оплаты, позиции, налоги, итоговая сумма, инструкции по оплате
- Квитанция — ваши данные, данные клиента, номер счета, который она погашает, дата оплаты, полученная сумма, способ оплаты и любой оставшийся баланс
- Оба — те же позиции и суммы, чтобы бумажный след точно совпадал
Сохраняйте их связь
Квитанция должна ссылаться на счет, который она погашает — это позволяет клиенту (или его бухгалтеру) сопоставить платеж с запросом без цепочки электронных писем. В Workspace369 квитанции выдаются из оплаченного счета, поэтому ссылка, позиции и суммы всегда совпадают.
Часто задаваемые вопросы
Является ли счет квитанцией?
Нет. Счет запрашивает оплату до ее совершения; квитанция подтверждает оплату после. Они содержат схожую информацию, но служат противоположным целям в транзакции.
Когда я отправляю квитанцию?
После того как клиент заплатил. Для карточных платежей онлайн отправляйте автоматически при подтверждении оплаты. Для банковских переводов или чеков выставляйте после поступления средств.
Что должно быть в квитанции об оплате?
Название вашей компании и контактные данные, клиент, номер квитанции, номер счета-фактуры, который она погашает, дата оплаты, полученная сумма, способ оплаты и любой оставшийся долг. Если вы взимаете налог, укажите налог, включенный в платеж.
Могу ли я превратить счет-фактуру в квитанцию?
Да, при условии, что квитанция четко помечена как квитанция (или счет-фактура помечен как «Оплачено») и показывает дату, сумму и способ оплаты. Сохраняйте исходный счет-фактуру без изменений; квитанция является отдельной записью об оплате.
Нужны ли оба для налогов?
Вам нужен счет, чтобы показать, что вы выставили, и квитанция или платежная запись, чтобы показать, что вы собрали. Вместе они сверяют ваши книги; отсутствие квитанций превращает налоговый сезон в проект реконструкции.
