การออกใบแจ้งหนี้ของ Google Workspace: เทมเพลตเทียบกับซอฟต์แวร์การออกใบแจ้งหนี้

ธุรกิจบริการทุกแห่งส่งใบแจ้งหนี้แรกจากเทมเพลต Google Docs หรือ Sheets นั้นฟรี คุ้นเคย และเปิดอยู่แล้ว

คำถามไม่ใช่ว่าเทมเพลตสามารถสร้างใบแจ้งหนี้ได้หรือไม่ มันทำได้ คำถามคือเทมเพลตจะยังคงเป็นระบบไปอีกนานเท่าใด — เพราะการออกใบแจ้งหนี้ไม่ใช่เอกสาร แต่มันคือเวิร์กโฟลว์

คำตอบด่วน

ใช้ เทมเพลตใบแจ้งหนี้ Google Docs หรือ Sheets สำหรับการเรียกเก็บเงินครั้งเดียวเป็นครั้งคราว ย้ายไปยัง ซอฟต์แวร์การออกใบแจ้งหนี้ เมื่อใบแจ้งหนี้ต้องมีหมายเลขและติดตามได้ พร้อมสถานะการชำระเงิน ลำดับการแจ้งเตือน ค่าใช้จ่าย และการรายงานที่แนบมา

เทมเพลตเทียบกับซอฟต์แวร์การออกใบแจ้งหนี้

สิ่งที่เทมเพลตทำได้ดีจริงๆ

เทมเพลต Docs หรือ Sheets จะบอกข้อจำกัดอย่างตรงไปตรงมาและมีประโยชน์ภายในนั้น:

• สร้างเอกสารใบแจ้งหนี้ที่ดูดีได้อย่างรวดเร็ว
• ไม่มีค่าใช้จ่ายและอยู่ในเครื่องมือที่ลูกค้ามีอยู่แล้ว
• ใช้งานได้ดีสำหรับการออกใบแจ้งหนี้ไม่กี่รายการแรก

ความล้มเหลวเป็นโครงสร้าง ไม่ใช่ความสวยงาม:

• หมายเลขที่คลาดเคลื่อน — ใบแจ้งหนี้ 26-4 มีอยู่สองครั้งเพราะมีคนคัดลอกไฟล์ผิด
• ไม่มีสถานะ — "พวกเขาจ่ายเงินหรือยัง?" ต้องค้นหาอีเมลและแอปธนาคาร
• ไม่มีการแจ้งเตือน — การติดตามผลขึ้นอยู่กับว่าใครก็ตามที่จำได้
• ไม่มีขั้นตอนการชำระเงิน — ลูกค้าถามว่าจะชำระเงินอย่างไร และคำตอบคือเธรด
• ไม่มีการรายงาน — ลูกหนี้ รายได้ และค่าใช้จ่ายจะถูกสร้างขึ้นใหม่ในชีตอื่น

สิ่งที่ซอฟต์แวร์การออกใบแจ้งหนี้เพิ่มเข้ามา

ซอฟต์แวร์การออกใบแจ้งหนี้เก็บใบแจ้งหนี้ไว้ในบันทึกงานของลูกค้า:

• การกำหนดหมายเลขตามลำดับและรายการพร้อมยอดรวม
• ลิงก์การชำระเงิน เพื่อให้การชำระเงินเป็นขั้นตอนต่อไปที่ง่าย
• สถานะที่อัปเดตอัตโนมัติ — ชำระเงินแล้ว เปิดอยู่ ค้างชำระ
• ลำดับการแจ้งเตือนที่ทำงานโดยไม่คำนึงว่าใครจะจำได้หรือไม่
• บันทึกของลูกค้า ไฟล์ ค่าใช้จ่าย และการสื่อสารข้างใบแจ้งหนี้
• การรายงานเกี่ยวกับลูกหนี้ รายได้ และมูลค่าลูกค้า

Workspace369 ดำเนินการตามโมเดลนั้น: ใบเสนอราคากลายเป็นใบแจ้งหนี้พร้อมลิงก์ 'ชำระเงินเลย' สถานะจะอัปเดตเมื่อลูกค้าชำระเงิน และการติดตามผลสามารถดำเนินการเป็นลำดับอัตโนมัติได้

หากคุณอยู่ระหว่างสองตัวเลือกนี้ เครื่องมือสร้างใบแจ้งหนี้ฟรี สร้างใบแจ้งหนี้ที่มีหมายเลขชัดเจนบนหน้าเว็บ ไม่ต้องลงทะเบียน — และแสดงให้เห็นอย่างชัดเจนว่าเทมเพลตหยุดตรงไหน

เวิร์กโฟลว์มีลักษณะอย่างไรเมื่อใบแจ้งหนี้ออกจาก Docs

ความล้มเหลวของเทมเพลตจากก่อนหน้านี้ — การกำหนดหมายเลข, สถานะ, การชำระเงิน, การติดตามผล — คือส่วนที่ระบบจัดการโดยค่าเริ่มต้น เปิดใบแจ้งหนี้ใน Workspace369 และหมายเลขจะถูกกำหนดแล้ว, รายละเอียดการเรียกเก็บเงินของลูกค้าจะอยู่ข้างๆ รายการที่แจกแจง, และตัวอย่างสดจะแสดงสิ่งที่ลูกค้าได้รับอย่างแน่นอน: ป้ายสถานะ, จำนวนเงินที่ยังคงค้างอยู่, และปุ่ม 'ชำระเงินทันที'

ขั้นตอน 'ชำระเงินทันที' คือจุดสิ้นสุดของเธรดอีเมล แทนที่จะตอบคำถามว่า "ฉันจะชำระเงินได้อย่างไร?", ใบแจ้งหนี้จะถูกส่งออกพร้อมกับ การชำระเงินในตัว, และการอัปเดตสถานะเมื่อเงินเข้า — ชำระแล้ว, เปิดอยู่, หรือเกินกำหนด จะแสดงให้เห็นโดยไม่ต้องค้นหาในแอปธนาคาร การชำระเงินบางส่วนจะถูกติดตามในลักษณะเดียวกัน: ใบแจ้งหนี้ด้านบนแสดงยอดชำระแล้ว $600 จากยอดรวมทั้งหมด

การติดตามผลก็ทำงานเช่นนั้นเช่นกัน การแจ้งเตือนเกี่ยวกับใบแจ้งหนี้ที่เกินกำหนด ทำงานเป็นเวิร์กโฟลว์อัตโนมัติ แทนที่จะต้องอาศัยความจำ และเมื่อเริ่มงานต่อไป ข้อเสนอที่ชนะงาน กลายเป็นใบแจ้งหนี้แทนที่จะต้องพิมพ์ซ้ำ รูปภาพยังคงแสดงบนโทรศัพท์เช่นกัน — รายการใบแจ้งหนี้แสดงสถานะและยอดรวมต่อลูกค้า และค่าใช้จ่ายจะอยู่ข้างๆ ดังนั้นลูกหนี้จึงหยุดอยู่ที่สเปรดชีตที่สอง

คำแนะนำสุดท้าย

ใช้เทมเพลตสำหรับการออกใบแจ้งหนี้ครั้งแรก ใช้ซอฟต์แวร์การออกใบแจ้งหนี้ทันทีที่การเรียกเก็บเงินเป็นประจำ — ช่วงเวลาที่การกำหนดหมายเลข สถานะ การแจ้งเตือน และการรายงานมีความสำคัญมากกว่าเอกสาร

ตรวจสอบ ฟีเจอร์ใบแจ้งหนี้ สำหรับโมเดลการดำเนินงาน, CRM พร้อมศูนย์กลางการออกใบแจ้งหนี้ สำหรับเวิร์กโฟลว์ที่เชื่อมต่อ หรือ ทางเลือกเทมเพลตใบแจ้งหนี้ Excel สำหรับการเปรียบเทียบฝั่งสเปรดชีต