การออกใบแจ้งหนี้ของ Google Workspace: เทมเพลตเทียบกับซอฟต์แวร์การออกใบแจ้งหนี้

ธุรกิจบริการทุกแห่งส่งใบแจ้งหนี้แรกจากเทมเพลต Google Docs หรือ Sheets นั้นฟรี คุ้นเคย และเปิดอยู่แล้ว

คำถามไม่ใช่ว่าเทมเพลตสามารถสร้างใบแจ้งหนี้ได้หรือไม่ มันทำได้ คำถามคือเทมเพลตจะยังคงเป็นระบบไปอีกนานเท่าใด — เพราะการออกใบแจ้งหนี้ไม่ใช่เอกสาร แต่มันคือเวิร์กโฟลว์

คำตอบด่วน

ใช้ เทมเพลตใบแจ้งหนี้ Google Docs หรือ Sheets สำหรับการเรียกเก็บเงินครั้งเดียวเป็นครั้งคราว ย้ายไปยัง ซอฟต์แวร์การออกใบแจ้งหนี้ เมื่อใบแจ้งหนี้ต้องมีหมายเลขและติดตามได้ พร้อมสถานะการชำระเงิน ลำดับการแจ้งเตือน ค่าใช้จ่าย และการรายงานที่แนบมา

เทมเพลตเทียบกับซอฟต์แวร์การออกใบแจ้งหนี้

สิ่งที่เทมเพลตทำได้ดีจริงๆ

เทมเพลต Docs หรือ Sheets จะบอกข้อจำกัดอย่างตรงไปตรงมาและมีประโยชน์ภายในนั้น:

• สร้างเอกสารใบแจ้งหนี้ที่ดูดีได้อย่างรวดเร็ว
• ไม่มีค่าใช้จ่ายและอยู่ในเครื่องมือที่ลูกค้ามีอยู่แล้ว
• ใช้งานได้ดีสำหรับการออกใบแจ้งหนี้ไม่กี่รายการแรก

ความล้มเหลวเป็นโครงสร้าง ไม่ใช่ความสวยงาม:

• หมายเลขที่คลาดเคลื่อน — ใบแจ้งหนี้ 26-4 มีอยู่สองครั้งเพราะมีคนคัดลอกไฟล์ผิด
• ไม่มีสถานะ — "พวกเขาจ่ายเงินหรือยัง?" ต้องค้นหาอีเมลและแอปธนาคาร
• ไม่มีการแจ้งเตือน — การติดตามผลขึ้นอยู่กับว่าใครก็ตามที่จำได้
• ไม่มีขั้นตอนการชำระเงิน — ลูกค้าถามว่าจะชำระเงินอย่างไร และคำตอบคือเธรด
• ไม่มีการรายงาน — ลูกหนี้ รายได้ และค่าใช้จ่ายจะถูกสร้างขึ้นใหม่ในชีตอื่น

สิ่งที่ซอฟต์แวร์การออกใบแจ้งหนี้เพิ่มเข้ามา

ซอฟต์แวร์การออกใบแจ้งหนี้เก็บใบแจ้งหนี้ไว้ในบันทึกงานของลูกค้า:

• การกำหนดหมายเลขตามลำดับและรายการพร้อมยอดรวม
• ลิงก์การชำระเงิน เพื่อให้การชำระเงินเป็นขั้นตอนต่อไปที่ง่าย
• สถานะที่อัปเดตอัตโนมัติ — ชำระเงินแล้ว เปิดอยู่ ค้างชำระ
• ลำดับการแจ้งเตือนที่ทำงานโดยไม่คำนึงว่าใครจะจำได้หรือไม่
• บันทึกของลูกค้า ไฟล์ ค่าใช้จ่าย และการสื่อสารข้างใบแจ้งหนี้
• การรายงานเกี่ยวกับลูกหนี้ รายได้ และมูลค่าลูกค้า

Workspace369 ดำเนินการตามโมเดลนั้น: การประมาณการจะกลายเป็นใบแจ้งหนี้พร้อมลิงก์ 'ชำระเงินทันที' สถานะจะอัปเดตเมื่อลูกค้าชำระเงิน และการติดตามผลสามารถดำเนินการเป็นลำดับอัตโนมัติได้

หากคุณอยู่ระหว่างสองตัวเลือกนี้ เครื่องมือสร้างใบแจ้งหนี้ฟรี สร้างใบแจ้งหนี้ที่มีหมายเลขชัดเจนบนหน้าเว็บ ไม่ต้องลงทะเบียน — และแสดงให้เห็นอย่างชัดเจนว่าเทมเพลตหยุดตรงไหน

คำแนะนำสุดท้าย

ใช้เทมเพลตสำหรับการออกใบแจ้งหนี้ครั้งแรก ใช้ซอฟต์แวร์การออกใบแจ้งหนี้ทันทีที่การเรียกเก็บเงินเป็นประจำ — ช่วงเวลาที่การกำหนดหมายเลข สถานะ การแจ้งเตือน และการรายงานมีความสำคัญมากกว่าเอกสาร

ตรวจสอบ ฟีเจอร์ใบแจ้งหนี้ สำหรับโมเดลการดำเนินงาน, CRM พร้อมศูนย์กลางการออกใบแจ้งหนี้ สำหรับเวิร์กโฟลว์ที่เชื่อมต่อ หรือ ทางเลือกเทมเพลตใบแจ้งหนี้ Excel สำหรับการเปรียบเทียบฝั่งสเปรดชีต