วิธีสร้างและส่งใบแจ้งหนี้ใน Workspace369 ทีละขั้นตอน

ยินดีต้อนรับกลับมา ในวิดีโอนี้ เราจะเจาะลึกเรื่องใบแจ้งหนี้ ทั้งการสร้างใบแจ้งหนี้ตั้งแต่ต้น กำหนดวันที่ แบ่งเป็นแผนการชำระเงิน ส่งออกไป และติดตามการชำระเงินที่เข้ามา

เปิด “ใบแจ้งหนี้” ภายใต้ “การเงิน” ใบแจ้งหนี้แต่ละใบจะแสดงสถานะ: ชำระแล้ว ร่าง เลยกำหนดชำระ หรือชำระบางส่วน พร้อมยอดที่ยังค้างชำระ คลิก “ใบแจ้งหนี้ใหม่”

ตั้งชื่อแล้วเลือกลูกค้า ใบนี้สำหรับ Drew ที่ Walsh Logistics อีเมลและหมายเลขโทรศัพท์ของ Drew จะถูกกรอกให้อัตโนมัติ ใบแจ้งหนี้จึงส่งทางอีเมลหรือ SMS ได้ คลิก “เพิ่มรายการใหม่” เลือกบริการจากแคตตาล็อก หรือสลับไปที่ “ครั้งเดียว” สำหรับรายการเรียกเก็บที่มีเฉพาะในใบแจ้งหนี้นี้ ตั้งจำนวนเป็นสิบสอง แล้วเพิ่มเข้าไป อัตราภาษีจะถูกกรอกให้จากการตั้งค่าของคุณ และยอดรวมจะอัปเดตไปตามที่คุณทำ ใต้ “วันที่ใบแจ้งหนี้” วันครบกำหนดชำระจะเป็นไปตามเงื่อนไขเริ่มต้นของคุณ: สามสิบวันนับจากวันนี้ คุณเปลี่ยนวันที่ใดก็ได้ที่นี่

สำหรับงานที่ใหญ่ขึ้น ให้เปิดแท็บ “แผนการชำระเงิน” แล้วเลือก “การผ่อนชำระ” ระบบจะแบ่งยอดรวมเป็นสามงวดรายเดือน คุณเปลี่ยนจำนวนงวด ความถี่ในการชำระ และวันที่เริ่มต้นได้ ตารางจะแสดงวันที่และจำนวนเงินของแต่ละงวด เพื่อให้ Drew รู้ชัดเจนว่าต้องจ่ายเท่าไรและเมื่อใด ส่วนลูกค้าที่คุณเรียกเก็บเงินตามกำหนดเวลา แท็บ “ทำซ้ำ” จะส่งใบแจ้งหนี้ใหม่ให้เองในแต่ละวันที่กำหนด

เมื่อพร้อมแล้ว ให้คลิก “ส่ง” คุณส่งทางอีเมลหรือ SMS ได้ อีเมลถูกเขียนไว้ให้คุณแล้ว พร้อมไฟล์ PDF แนบ คลิก “ส่งอีเมล” แล้วใบแจ้งหนี้ก็จะถูกส่งออกไป

เมื่อได้รับเงินด้วยวิธีอื่น เช่น การโอนเงินผ่านธนาคาร ให้เพิ่มเอง เปิดแท็บ “การชำระเงิน” แต่ละงวดมีปุ่ม “บันทึกการชำระเงิน” ของตัวเอง และหากคุณเชื่อมต่อ Stripe แล้ว แต่ละงวดก็จะมีลิงก์การชำระเงินของตัวเองด้วย เพื่อให้ Drew ชำระเงินออนไลน์ด้วยบัตรได้ เลือกวิธีที่ Drew ชำระ เพิ่มหมายเลขอ้างอิง แล้วบันทึกการชำระเงิน

กลับมาที่รายการ “ใบแจ้งหนี้” ตอนนี้ใบแจ้งหนี้แสดงสถานะชำระบางส่วน: ได้รับเงินงวดแรกแล้ว และยังมียอดที่เหลือต้องชำระ หากต้องการดาวน์โหลดหรือพิมพ์ PDF ให้เปิดเมนูข้างใบแจ้งหนี้ แล้วเลือก “PDF ใบแจ้งหนี้” และนี่คือเรื่องใบแจ้งหนี้แบบเจาะลึก ในวิดีโอถัดไป เราจะตั้งค่าการแจ้งเตือนการชำระเงินอัตโนมัติ