วิธีติดตามความสามารถในการทำกำไรของเอเจนซี่

ความสามารถในการทำกำไรของเอเจนซี่ไม่ใช่ตัวเลขเดียวบนแดชบอร์ด มันคือความสัมพันธ์ระหว่างสิ่งที่เอเจนซี่ได้รับ, ต้นทุนการส่งมอบ, สิ่งที่เปลี่ยนแปลง, สิ่งที่ถูกเรียกเก็บเงิน และสิ่งที่ถูกเรียกเก็บจริง

เดือนที่ทำกำไรอาจซ่อนลูกค้าที่ขาดทุน ทีมที่ยุ่งอาจซ่อนราคาที่อ่อนแอ การใช้งานสูงอาจซ่อนการทำงานซ้ำและการเพิ่มขอบเขตงาน รายได้ที่จองไว้สูงอาจซ่อนใบแจ้งหนี้ที่ล่าช้าและยอดคงค้างที่ยังไม่ได้รับชำระ

เป้าหมายคือการวัดผลกำไรในระดับที่เอเจนซี่สามารถดำเนินการได้: ลูกค้า โครงการ สายงานบริการ และการมีส่วนร่วมแบบต่อเนื่อง

เริ่มต้นด้วยอินพุตที่เชื่อถือได้สี่รายการ

1. รายได้ที่รับรู้

ใช้รายได้ที่สามารถระบุได้กับงานที่เสร็จสมบูรณ์ในช่วงเวลาการวัดผล อย่าถือว่าใบแจ้งหนี้ที่ส่งหรือการชำระเงินที่ได้รับทั้งหมดเป็นรายได้สำหรับช่วงเวลาเดียวกันโดยอัตโนมัติเมื่อการส่งมอบครอบคลุมหลายเดือน

นโยบายบัญชีของคุณอาจกำหนดให้มีกฎการรับรู้ที่แตกต่างกัน รูปแบบการดำเนินงานควรใช้วิธีการที่สอดคล้องกันเพื่อให้สามารถเปรียบเทียบโครงการได้อย่างมีความรับผิดชอบ

2. ต้นทุนแรงงานโดยตรง

คำนวณต้นทุนของบุคลากรที่ทำงาน ไม่ใช่จำนวนที่เรียกเก็บจากลูกค้า

ต้นทุนแรงงานรายชั่วโมงที่ใช้งานได้จริงอาจรวมถึงเงินเดือนหรือต้นทุนผู้รับเหมา บวกกับการจัดสรรภาษีเงินเดือนและสวัสดิการ ตัดสินใจว่าค่าใช้จ่ายในการดำเนินงานควรอยู่ในตัวเลขนี้หรือไม่ หรืออยู่ในมุมมองกำไรส่วนเพิ่มที่แยกต่างหาก จากนั้นให้คงที่

3. ค่าใช้จ่ายโครงการโดยตรง

รวมค่าใช้จ่ายที่เกี่ยวข้องกับการว่าจ้าง เช่น ฟรีแลนซ์ สื่อ การผลิต การเดินทาง ซอฟต์แวร์ที่ซื้อสำหรับโครงการ การพิมพ์ สินทรัพย์สต็อก และค่าใช้จ่ายที่เบิกได้

ติดตามว่าค่าใช้จ่ายถูกรวมอยู่ในค่าธรรมเนียม, สามารถเรียกเก็บเงินจากลูกค้าได้, มีการบวกเพิ่ม หรือถูกดูดซับ

4. ระยะเวลาในการจัดส่ง

ติดตามเวลาเพียงพอที่จะเข้าใจความพยายามตามลูกค้า โครงการ งาน บทบาท และสถานะที่เรียกเก็บเงินได้ วัตถุประสงค์ไม่ใช่การสอดแนมพนักงาน วัตถุประสงค์คือเพื่อให้ทราบว่าการกำหนดราคาและขอบเขตสะท้อนถึงงานที่เอเจนซี่ดำเนินการหรือไม่

สูตรทำกำไรหลักของเอเจนซี่

กำไรขั้นต้นของโครงการ

recognized project revenue - direct labor cost - direct project expenses

เปอร์เซ็นต์กำไรขั้นต้นของโครงการ

project gross profit / recognized project revenue

หากโครงการรับรู้รายได้ $20,000, ใช้แรงงานโดยตรง $9,000 และมีค่าใช้จ่ายโดยตรง $1,000:

• กำไรขั้นต้นคือ 10,000 ดอลลาร์
• กำไรขั้นต้นคือ 50%

อัตราต่อชั่วโมงที่มีประสิทธิภาพ

recognized revenue / total delivery hours

นี่มีประโยชน์สำหรับงานแบบกำหนดราคาคงที่และแบบสัญญาต่อเนื่อง เพราะจะแสดงมูลค่าที่ได้รับต่อชั่วโมง แม้ว่าจะไม่แสดงชั่วโมงให้ลูกค้าเห็นก็ตาม

อัตราการใช้ประโยชน์ที่เรียกเก็บเงินได้

billable hours / available working hours

กำหนดชั่วโมงที่พร้อมให้บริการอย่างระมัดระวัง ลบการลาที่อนุมัติแล้ว และตัดสินใจว่าวันหยุด การฝึกอบรม การจัดการ และการลงทุนภายในจะได้รับการจัดการอย่างไร

อัตราการรับรู้

recognized billable value / standard billable value of time worked

การรับรู้จะเน้นส่วนลด การตัดหนี้สูญ การรั่วไหลของขอบเขตงาน และการตั้งราคาที่ไม่ครอบคลุมความพยายามที่ส่งมอบ

อัตราการรวบรวม

cash collected / invoices due

กำไรขั้นต้นบนกระดาษไม่สามารถแก้ปัญหาการขาดกระแสเงินสดได้ ติดตามการเรียกเก็บเงินและการเก็บเงินควบคู่ไปกับเศรษฐศาสตร์การส่งมอบ

สร้างมุมมองผลกำไรของลูกค้า

สำหรับลูกค้าแต่ละราย ให้ตรวจสอบ:

• รายได้ที่รับรู้แล้ว
• ต้นทุนค่าแรงโดยตรง
• ค่าใช้จ่ายโดยตรง
• กำไรขั้นต้นและอัตรากำไรขั้นต้น
• ชั่วโมงการส่งมอบและอัตราต่อชั่วโมงที่มีประสิทธิภาพ
• เปิดใบแจ้งหนี้และลูกหนี้ค้างชำระ
• การเปลี่ยนแปลงขอบเขตงานและงานที่ยังไม่ได้เรียกเก็บเงิน
• ส่วนลด, เครดิต และการตัดหนี้สูญ
• ภาระการจัดการบัญชีและการสนับสนุน
• ความเป็นไปได้ในการต่ออายุหรือขยาย

ผลกำไรของลูกค้าควรรวมโปรเจกต์ที่ใช้งานอยู่ทั้งหมดและงานที่ทำซ้ำในช่วงเวลาที่วัดผล โปรเจกต์หลักที่ให้ผลกำไรสามารถบดบังสัญญาบริการที่ตั้งราคาต่ำเกินไปในบัญชีเดียวกันได้

สร้างมุมมองผลกำไรของโครงการ

การรายงานระดับโครงการควรตอบคำถาม:

1. เราคาดว่าจะได้รับเท่าไหร่?
2. เราตกลงที่จะส่งมอบงานอะไรบ้าง?
3. อะไรที่เสร็จสมบูรณ์แล้ว?
4. มีการใช้เวลาและค่าใช้จ่ายไปเท่าใด?
5. มีการออกใบแจ้งหนี้เท่าไหร่?
6. มีการเรียกเก็บเงินเท่าไหร่?
7. อะไรยังคงมีความเสี่ยง?

เปรียบเทียบประมาณการกับผลงานจริงในขณะที่งานยังดำเนินอยู่ การวิเคราะห์หลังเสร็จสิ้นสามารถปรับปรุงการกำหนดราคาในอนาคตได้ แต่ไม่สามารถปกป้องอัตรากำไรปัจจุบันได้.

Workspace369 เชื่อมต่อโครงการ, งาน, เวลา, ค่าใช้จ่าย, ใบเสนอราคา, ใบแจ้งหนี้, การชำระเงิน, กิจกรรมลูกค้า, ไฟล์, การสื่อสาร และรายงาน เพื่อให้ตัวเลขยังคงมีบริบทการดำเนินงาน

ติดตามสัญญาล่วงหน้าแยกต่างหาก

ค่าบริการรายเดือนต้องการมุมมองความจุและขอบเขตงาน นอกเหนือจากมุมมองรายได้

วัดผล:

• ค่าบริการแบบประจำ
• บริการหรือความจุที่รวมอยู่
• ชั่วโมงที่ใช้หรือหน่วยที่ส่งมอบ
• ค่าแรงและค่าใช้จ่ายโดยตรง
• ส่วนเกินได้รับการอนุมัติและเรียกเก็บเงินแล้ว
• ความจุที่ไม่ได้ใช้และการยกยอด
• คำขอที่นอกเหนือขอบเขต
• อัตราต่อชั่วโมงที่มีประสิทธิภาพ
• กำไรขั้นต้น

ค่าบริการรายเดือนอาจดูมั่นคงเนื่องจากรายได้เกิดขึ้นซ้ำทุกเดือน ในขณะที่กำไรค่อยๆ ลดลงผ่านการประชุมเพิ่มเติม, การแก้ไข, การรายงาน และการสนับสนุนที่ไม่ได้ติดตาม

อย่าสับสนการใช้ประโยชน์กับการมีสุขภาพที่ดี

การใช้ประโยชน์มีความสำคัญเพราะเอเจนซี่ขายความเชี่ยวชาญและความสามารถ ไม่ได้บอกเรื่องราวทั้งหมด

เอเจนซี่สามารถมีการใช้งานสูงและทำกำไรได้น้อยเมื่อ:

• อัตราต่ำเกินไป
• ผู้บริหารทำงานระดับต้น
• โปรเจกต์แบบค่าบริการคงที่เกินกว่าที่ประเมินไว้
• การทำงานซ้ำเป็นเรื่องปกติ
• การเปลี่ยนแปลงขอบเขตงานไม่ได้รับการอนุมัติ
• ใบแจ้งหนี้ล่าช้า
• ลูกค้าชำระเงินล่าช้าหรือโต้แย้งค่าใช้จ่าย
• งานจะกระจุกตัวอยู่ในบริการที่มีกำไรน้อย

ตรวจสอบการใช้ประโยชน์ด้วยอัตราต่อชั่วโมงที่มีประสิทธิภาพ, กำไร, การรับรู้, สุขภาพโครงการ และลูกหนี้

สร้างจังหวะการดำเนินงาน

รายสัปดาห์

• บันทึกเวลาและค่าใช้จ่ายที่ขาดหายไป
• โครงการที่ใกล้ถึงขีดจำกัดงบประมาณหรือกำหนดเวลา
• การเปลี่ยนแปลงขอบเขตงานใหม่และสถานะการอนุมัติ
• งานเสร็จสมบูรณ์แต่ยังไม่พร้อมออกใบแจ้งหนี้
• การตัดสินใจของลูกค้าที่ค้างชำระและงานที่ถูกบล็อก

รายเดือน

• กำไรขั้นต้นตามลูกค้า โครงการ และสายงานบริการ
• อัตราต่อชั่วโมงที่มีประสิทธิภาพ
• อัตราการใช้ประโยชน์และการรับรู้ที่เรียกเก็บเงินได้
• ใบแจ้งหนี้ที่ออก วันครบกำหนด ค้างชำระ และที่เก็บเงินได้
• การใช้งานค่าบริการรายเดือนและส่วนที่เกิน
• การคาดการณ์เทียบกับกำลังการผลิตและรายได้จริง

รายไตรมาส

• การเปลี่ยนแปลงราคาและอัตรา
• การกระจุกตัวของลูกค้าและความเสี่ยงของบัญชี
• ความสามารถในการทำกำไรของสายงานบริการ
• การผสมผสานระหว่างการจ้างงานและผู้รับเหมา
• ค่าใช้จ่ายเครื่องมือและการส่งมอบ
• บัญชีที่จะขยาย ปรับปรุง หรือออก

ใช้สัญญาณผลกำไรเพื่อทำการตัดสินใจ

กำหนดราคาใหม่

เพิ่มหรือปรับโครงสร้างราคาเมื่อมีงานประจำที่ใช้ทรัพยากรมากกว่าที่รูปแบบเชิงพาณิชย์รองรับ

ปรับขอบเขตงาน

ชี้แจงข้อยกเว้น ขีดจำกัดการอนุมัติ จำนวนการแก้ไข ความคาดหวังในการตอบสนอง และกฎค่าใช้จ่ายส่วนเกิน

จัดหาพนักงานใหม่

ย้ายงานไปยังบทบาทที่เหมาะสมพร้อมทั้งรักษาคุณภาพและความรับผิดชอบ

ทำให้เป็นมาตรฐาน

เทมเพลตและเวิร์กโฟลว์ที่ทวนซ้ำได้ช่วยลดการตั้งค่าและงานซ้ำซ้อนที่ไม่จําเป็น แต่ควรเปิดโอกาสให้มีการตัดสินของผู้เชี่ยวชาญ

ปรับปรุงการเก็บเงิน

ลดระยะเวลาระหว่างการเสร็จสิ้น ใบแจ้งหนี้ วันครบกำหนด การแจ้งเตือน และการแก้ไข เจ้าของบัญชีต้องการบริบทการชำระเงินก่อนการสนทนากับลูกค้า

ข้อผิดพลาดในการวัดผลทั่วไป

การใช้อัตราการเรียกเก็บเงินเป็นต้นทุนแรงงาน

อัตราการเรียกเก็บเงินคือตรรกะรายได้ ต้นทุนแรงงานคือเศรษฐศาสตร์การส่งมอบ

การละเลยงานลูกค้าที่ไม่สามารถเรียกเก็บเงินได้

การประชุม การแก้ไข การจัดการบัญชี และการสนับสนุนยังคงใช้กำลังการผลิต แม้ว่าจะไม่ปรากฏในใบแจ้งหนี้ก็ตาม

การเปรียบเทียบช่วงขอบเขตงานที่แตกต่างกัน

รายได้, ชั่วโมง และค่าใช้จ่ายต้องอ้างอิงถึงงานและช่วงเวลาเดียวกัน

รอจนกว่าโครงการจะสิ้นสุด

ความสามารถในการทำกำไรมีค่ามากที่สุดในขณะที่ทีมยังสามารถเปลี่ยนแปลงขอบเขต, พนักงาน, กำหนดการ หรือการเรียกเก็บเงินได้

ติดตามตัวเลขโดยไม่มีการตัดสินใจ

ทุกคนสามารถอ่านได้ แต่ไม่มีใครเป็นเจ้าของ

คำแนะนำสุดท้าย

ติดตามผลกำไรจากระเบียนลูกค้าและโครงการออกไป เริ่มต้นด้วยรายได้ที่รับรู้ ต้นทุนแรงงานโดยตรง ค่าใช้จ่ายโดยตรง และเวลาส่งมอบ เพิ่มการใช้ประโยชน์ การรับรู้ อัตราต่อชั่วโมงที่มีประสิทธิภาพ การออกใบแจ้งหนี้ และการเก็บเงินเมื่อรูปแบบการดำเนินงานเติบโตขึ้น

ใช้ ซอฟต์แวร์ติดตามเวลาของเอเจนซี่ เพื่อรักษาบริบทการส่งมอบ ซอฟต์แวร์การเรียกเก็บเงินสำหรับบริการระดับมืออาชีพ เพื่อเชื่อมโยงระเบียนเชิงพาณิชย์ และ ซอฟต์แวร์ความสามารถในการทำกำไรของโครงการสำหรับเอเจนซี่ เพื่อรักษาการตัดสินใจให้ใกล้ชิดกับงาน