วิธีใช้ Google Workspace เป็น CRM (และจุดที่มันมีปัญหา)

ใช่, คุณสามารถใช้ Google Workspace เป็น CRM ได้ — สำหรับลูกค้าประมาณสิบราย

ทุกทีมเล็กๆ ลองทำก่อน: ชีตสำหรับผู้ติดต่อ, Gmail สำหรับการสนทนา, รายชื่อผู้ติดต่อสำหรับรายละเอียด, อาจจะเป็นรายการงานสำหรับติดตามผล นี่คือวิธีทำให้การตั้งค่าดังกล่าวใช้งานได้นานที่สุดเท่าที่จะทำได้ — และจุดที่มันหยุดทำงานอย่างแม่นยำ

คำตอบด่วน

คุณสามารถปรับปรุง CRM ด้วย Google Sheets, Gmail และ Contacts: ชีตเดียวเป็นรายชื่อลูกค้า, คอลัมน์สำหรับสถานะและขั้นตอนต่อไป, และวินัยที่เข้มงวด มันพังในเรื่องประวัติร่วมกัน, การติดตามผล, และทุกอย่างเกินกว่าขั้นตอนการติดต่อ — ไม่มีคำขอ, โครงการ, ใบแจ้งหนี้, หรือการแจ้งเตือน ระบบงานลูกค้าเช่น Workspace369 จะเข้ามาดูแลเมื่อความสัมพันธ์ดำเนินต่อไปจนถึงการส่งมอบและการเรียกเก็บเงิน

การตั้งค่าที่ใช้งานได้ (ชั่วคราว)

• ชีตเดียวเป็นรายชื่อลูกค้า — ชื่อ, บริษัท, อีเมล, โทรศัพท์, สถานะ, ขั้นตอนต่อไป, การติดต่อล่าสุด
• ป้ายกำกับใน Gmail — หนึ่งป้ายต่อลูกค้าหรือระยะ เพื่อให้สามารถค้นหาเธรดได้
• ผู้ติดต่อสำหรับรายละเอียด — ข้อมูลอีเมลและโทรศัพท์ที่เป็นทางการ
• การทบทวนรายสัปดาห์ — ทุกวันศุกร์ อัปเดตชีตและตั้งค่า "ขั้นตอนต่อไป" แต่ละรายการ

วินัยคือระบบ ทันทีที่ชีตไม่เป็นปัจจุบัน ทุกอย่างที่ตามมาก็จะไปด้วยกัน

ที่ที่ CRM ที่ปรับปรุงชั่วคราวพัง

• ไม่มีประวัติร่วมกัน — ข้อมูลจะอยู่ในกล่องจดหมายของแต่ละบุคคล เพื่อนร่วมงานไม่สามารถเห็นสิ่งที่ถูกพูดได้
• ไม่มีระบบติดตามผล — "ขั้นตอนต่อไป" คือช่องที่ต้องจำไว้ว่าต้องอ่าน
• ไม่มีอะไรเกินกว่าผู้ติดต่อ — ไม่มีคำขอ, โครงการ, ใบเสนอราคา, ใบแจ้งหนี้ หรือสถานะการชำระเงิน
• ไม่มีการแจ้งเตือน — การติดตามล่าช้าและใบแจ้งหนี้ที่ยังไม่ชำระจะปรากฏขึ้นโดยบังเอิญ
• ไม่มีการรายงาน — รายได้, งานที่เปิดอยู่, และคุณค่าของลูกค้าต้องประกอบด้วยตนเองทุกครั้ง

สิ่งที่ระบบงานลูกค้าที่แท้จริงเพิ่มเข้ามา

ระบบที่เหมาะสมจะเก็บข้อมูลไว้หลังจากการติดต่อ: การรับเข้าและคำขอ, โครงการและไฟล์, อีเมลและ SMS ทุกฉบับในกล่องจดหมายเดียว, ใบเสนอราคา, ใบแจ้งหนี้, การชำระเงิน, การแจ้งเตือน และการรายงาน นั่นคือสิ่งที่ Workspace369 เป็น — ศูนย์กลาง CRM ของ Workspace แสดงโมเดลโดยละเอียด

เมื่อพร้อมที่จะย้าย

ย้ายเมื่อสิ่งเหล่านี้กลายเป็นเรื่องรายวัน: การติดตามผลขึ้นอยู่กับความจำ, สองคนให้คำตอบลูกค้าต่างกัน, สถานะใบแจ้งหนี้ต้องสอบถาม, หรือข้อความเสียงของลูกค้ากลายเป็นโพสต์อิท ทีมส่วนใหญ่จะถึงจุดนั้นภายในลูกค้าที่ใช้งานอยู่สิบรายแรก

คำแนะนำสุดท้าย

ใช้การตั้งค่าชีตอย่างมีเจตนาตราบเท่าที่ยังใช้งานได้ — หนึ่งรายการ, ตรวจสอบรายสัปดาห์, ไม่มีข้อยกเว้น เมื่อวินัยเริ่มมีค่าใช้จ่ายมากกว่าซอฟต์แวร์ ให้ย้ายไปยังระบบที่เก็บเรคคอร์ด เริ่มต้นด้วย ศูนย์กลางซอฟต์แวร์ CRM ของ Workspace หรือ CRM ที่ดีที่สุดสำหรับ Google Workspace การเปรียบเทียบ