Pinakamahusay na CRM para sa mga email marketing agency sa 2026: intake hanggang retainer

Ano ang CRM ng email agency (at ano ang hindi nito)

Ang isang email agency CRM ay ang record ng bawat client relationship ng ahensya: ang mga sagot sa intake, ang napagkasunduang saklaw, ang mga file at pag-apruba, at kung ano ang utang ng kliyente. Hindi ito isang email sending platform. Ang mga campaign ng iyong mga kliyente ay lumalabas mula sa mga tool tulad ng Klaviyo o Mailchimp, at hindi iyon nagbabago. Hindi rin ito isang sales pipeline na binuo para sa forecasting. Saklaw ng gabay na ito ang mga operasyon sa paligid ng iyong mga retainer; para sa isang pangkalahatang pagtingin sa ahensya, tingnan ang pinakamahusay na CRM para sa mga ahensya gabay.

Paano namin ikinumpara ang mga tool na ito

Inihambing namin ang bawat tool sa parehong limang punto, gamit lamang ang sariling pricing at product pages ng vendor:

1. Entry price, gaya ng nakalista noong Oktubre 22, 2026, at bawat upuan kung saan ipinapresyo ng vendor ang paraan.
2. Intake ng onboarding: mga form o request capture na maaaring maging isang proyekto.
3. Saklaw ng recurring billing sa entry plan, kasama ang mga proposal at invoicing.
4. Client portal sa entry plan, para sa mga asset, pag-apruba, at status.
5. Mga mahigpit na limitasyon at tuntunin ng trial: mga form, seat, mga feature na nakatago, haba ng trial at kinakailangan ng card.

Hindi namin sinubukan ang deliverability, pagpapadala, katumpakan ng pag-uulat o suporta, at hindi kami gumamit ng mga third-party rating. Ang order ay sumasalamin sa pagiging angkop para sa isang maliit na email agency na nag-o-onboard ng mga kliyente sa pamamagitan ng isang form at naniningil buwan-buwan.

Ang pinakamahusay na CRM para sa mga email marketing agency sa 2026

1. Workspace369, pinakamahusay para sa maliliit na ahensya na nag-o-onboard sa pamamagitan ng form at naniningil sa pamamagitan ng retainer

Workspace369 naglilista ng mga pampublikong intake form, pagsubaybay sa kahilingan at pag-convert ng kahilingan-sa-proyekto sa bawat plano, kaya ang isang sagot sa onboarding ay maaaring maging isang proyekto na may mga gawain. Ang parehong talaan ay naglalaman ng mga panukala tinanggap sa pamamagitan ng pampublikong link, isang client portal, time tracking, mga retainer at recurring invoice, at mga invoice binayaran online sa pamamagitan ng iyong sariling Stripe account. Lahat ng iyon ay nasa Cadet sa $29 kada buwan para sa isang upuan (see all plans; $23.25 bawat buwan na sinisingil taun-taon). Hindi gumagamit ng team seat ang mga bisita sa portal. Ang screenshot ay demo data, hindi resulta ng customer.

Mga Limitasyon: Ang Cadet ay nagpapatakbo ng hanggang 5 aktibong proyekto at isang seat; ang Voyager ($74 bawat buwan, 2 seat) ay nag-aalis ng project cap at nagdaragdag ng shared inbox, SMS at tawag. Ang dokumentasyon na aming sinuri ay hindi naglalarawan ng tool sa pag-uulat ng resulta ng kampanya para sa mga kliyente, kaya panatilihin ang pag-uulat sa iyong email platform. Ang 14-araw na trial ay nangangailangan ng card.

Pinakamahusay para sa: Mga ahensya ng email na isa hanggang sampung tao na nais ng onboarding, scope, portal at paulit-ulit na invoice sa isang lugar.

2. Dubsado, pinakamahusay para sa detalyadong onboarding questionnaire at workflows

Ang pricing page ng Dubsado ay naglilista ng Starter sa $335 bawat taon at Premier sa $525 bawat taon. Parehong kasama ang invoicing at payment plans, client portals, unlimited projects at clients, at tatlong karagdagang user nang libre. Ang Premier ay nagdaragdag ng automated workflows at public proposals. Ang 21-araw na trial ng Premier na walang card ay nakasaad. Kung gagawin mo ang onboarding test, asahan na ang mga form at workflow nito ay mahusay na makakayanan ang isang mahabang intake questionnaire.

Mga Limitasyon: Ang Starter ay may isang lead capture form at walang automated workflow o public proposal. Ang pahina ay hindi naglilista ng recurring invoice nang hiwalay sa mga payment plan, at ang mga buwanang presyo ay hindi ipinapakita.

Pinakamahusay para sa: mga ahensya na may fixed, repeatable onboarding process na magtatayo nito nang isang beses at magbabayad taun-taon.

3. Moxie, pinakamahusay para sa isang murang all-in-one

Ang Moxie Starter ay $12 bawat buwan, o $10 na sinisingil taun-taon, at naglilista ng pamamahala ng kliyente, mga proyekto, pagsingil, mga panukala at kontrata, pagsubaybay sa oras, isang form builder at mga meeting scheduler. Ang Pro ay $25 bawat buwan ($20 na sinisingil taun-taon) at nagdaragdag ng white-labeled client portal, workflow automation at pamamahala ng kahilingan ng kliyente. Kung isasagawa mo ang pagsubok sa onboarding, asahan na ang form at ang panukala ay babagay sa Starter, na naghihintay ang mga kliyente para sa Pro upang makakuha ng portal.

Mga Limitasyon: ang portal at automations ay nagsisimula sa Pro. Hindi binabanggit ng pahina ang mga recurring invoice o retainer, at sinasabi ng pahina na lahat ng plano ay nagsisimula sa isang libreng trial nang hindi isinasaad kung kailangan ang card.

Pinakamahusay para sa: solo email consultants na gusto ng mga form, proposal at invoice sa pinakamababang buwanang presyo.

4. HoneyBook, pinakamahusay para sa pag-book at pagbabayad ng mga bagong kliyente

Ang HoneyBook Starter ay $29 bawat buwan na binabayaran taun-taon at naglilista ng mga invoice at pagbabayad, mga proposal at kontrata, client portal at hanggang 2 live lead form; ang invoicing sa one-time, recurring o custom schedules ay nabanggit sa pahina. Nag-aalok ito ng 30-araw na trial na walang kinakailangang card. Kung gagawin mo ang onboarding test, ang proposal, kontrata at unang bayad ay babagay sa daloy nito.

Mga Limitasyon: ang mga automation, walang limitasyong Scheduler session, at hanggang 10 lead form ay nagsisimula sa Essentials ($49 bawat buwan na binabayaran taun-taon; ang Starter ay nagpapahintulot ng 1 session). Ang pahina ay hindi naglilista ng time tracking o task board para sa delivery.

Pinakamahusay para sa: solo agency owners na nagbebenta ng packaged retainers at gusto ng malinis na sign-and-pay flow.

5. Productive, pinakamahusay para sa kapasidad at margin sa maraming retainer

Ang pricing page ng Productive ay naglilista ng budgeting, resource planning, project management, time tracking, at reporting mula sa Essential, na ipinapakita sa $10 bawat user bawat buwan na binayaran taun-taon ($12 buwan-buwan; ang 10-user na halimbawa nito ay $100 bawat buwan). Ang Professional ay $25 bawat user bawat buwan na binayaran taun-taon ($29 buwan-buwan) at nagdaragdag ng recurring budgets, billable time approvals, at invoicing integrations. Ang isang 14-araw na libreng trial na walang card ay nakasaad sa sign-up form nito. Kung isasagawa mo ang onboarding test, asahan ang malakas na pagpaplano ngunit tingnan kung paano gumagana ang intake at client access, dahil ang pahina ay binuo sa paligid ng pagpaplano at profitability kaysa sa client-facing onboarding. Ang fit nito ay lumalaki sa bilang ng mga retainer na iyong pinamamahalaan nang sabay-sabay.

Mga Limitasyon: hindi nakalista sa pricing page ang intake forms, isang client portal, mga proposal, o built-in invoicing, at ang mga recurring budget at invoicing integrations ay nagsisimula sa Professional.

Pinakamahusay para sa: mga ahensya na sampu o higit pang tao na nagbabalanse ng kapasidad at tubo sa mga retainer.

6. HubSpot free CRM, pinakamahusay para sa libreng lead at deal tracking

Ang libreng CRM ng HubSpot ay walang expiry at hindi kailangan ng card, na may hanggang dalawang user at 1,000 contact, deal pipelines, isang form builder, at mga email marketing tool, ayon sa product page nito. Ang Starter Customer Platform ay nakalista sa $20 bawat upuan bawat buwan, na may mga limitadong alok para sa mga bagong customer. Kung isasagawa mo ang onboarding test, asahan na mahahawakan nito ang lead at ang form; ang delivery, approval, at retainer invoice ay nangangailangan ng iba pang mga tool. Gumagana ito bilang isang lead record sa tabi ng isang delivery tool, hindi bilang lugar kung saan pinapatakbo ang mga retainer.

Mga Limitasyon: ang product page ay hindi naglilista ng mga proyekto, pag-invoice o isang client portal.

Pinakamahusay para sa: mga ahensya na pangunahing nangangailangan na subaybayan ang mga lead at mayroon nang mga tool sa paghahatid at pagsingil.

Paghahambing na side-by-side

Aling tool ang babagay sa iyong email agency?

Magpatakbo ng client onboarding test sa panahon ng pagsubok

Dalhin ang isang fictional client sa pamamagitan ng unang buwan sa bawat tool na iyong pipiliin:

1. Isumite ang intake form bilang "client" na may platform, listahan ng source at approver details.
2. Magpadala ng proposal para sa isang buwanang retainer at tanggapin ito sa pamamagitan ng link.
3. Gawin itong isang proyekto na may gawain sa pag-setup, unang kampanya at buwanang pagrepaso.
4. Mag-upload ng sample email creative at itala ang approval ng segment at creative.
5. Mag-set up ng buwanang recurring invoice.
6. Isang araw mamaya, hanapin ang buong kasaysayan sa pamamagitan ng paghahanap sa pangalan ng kliyente.

Kung isasagawa mo ang pagsubok, asahan na ang mga puwang ay lalabas sa hakbang 1 at hakbang 5. Tandaan kung saan kailangan mong muling ipasok ang isang sagot mula sa intake form; iyon ang gastos na babayaran mo bawat buwan.

Panatilihin ang cadence ng pag-uulat sa iskedyul

Ang mga retainer ay nagiging luma kapag nahuhuli ang buwanang ulat. Anumang tool ang pipiliin mo, ilagay ang ulat bilang isang paulit-ulit na task sa bawat proyekto ng kliyente at iugnay ito sa petsa ng invoice. Sa Workspace369, nag-aalok ang Workflow Automations ng 53 na trigger at isang pre-made na template ng follow-up sa pagbabayad na nagpapadala ng mga paalala 1, 3, 7, 14, at 30 araw pagkatapos ng takdang petsa ng invoice; pinapayagan ng Cadet ang 3 aktibong email-only workflow, at ang mga SMS step ay nagsisimula sa Voyager. Tingnan ang Client onboarding checklist para sa mga ahensya para sa kung ano ang kokolektahin sa simula.

Kailan dapat panatilihing simple

Kung mayroon kang dalawa o tatlong kliyente at ang mga tool ng iyong email platform kasama ang spreadsheet ay sapat na, maaari kang maghintay. Lumipat sa isang CRM kapag ang mga detalye ng onboarding ay nakakalat sa mga thread, kapag hindi mo masasabi kung sino ang hindi pa nasisingil ngayong buwan, o kapag mahirap hanapin ang mga pag-apruba. Ikumpara ang mga kasalukuyang plano sa pahina ng pagpepresyo.

Bago ka mag-import ng isang totoong kliyente, tapusin ang isang buwan ng onboarding sa demo data at suriin kung maaari mong i-export ang iyong mga record.