Awtomatikong pag-onboard ng kliyente: ano ang ia-automate pagkatapos tanggapin ang isang panukala (2026)

Mabilis na sagot

Bumuo ng tatlong workflows: isa para sa proposal accepted, isa para sa contract signed, isa para sa payment received. Ang bawat isa ay nagpapadala ng maikli, personal na email, lumilikha ng task para sa iyo, at naglilipat ng kliyente sa isang stage. Idagdag ang unang invoice kung saan ito babagay. Binubuo mo ang mga ito nang isang beses, at tumatakbo ang mga ito sa tuwing nangyayari ang trigger. Anumang nangangailangan ng paghuhusga, tulad ng kickoff agenda o creative brief, ay nananatili sa iyong sariling task list.

Ano ang sulit i-automate

Gumamit ng simpleng pagsubok: isusulat mo ba ang parehong mensahe at gagawin ang parehong pag-click sa bawat oras? Kung oo, i-automate ito.

Ang tatlong trigger na mahalaga

Ang mga workflow ng Workspace369 ay maaaring magsimula sa mga kaganapan sa buong client record. Para sa onboarding, tatlo ang pangunahin:

1. Proposal na tinanggap. Sinabi ng kliyente na oo. Ito ang iyong pinakamabilis na pagkakataon upang kilalanin ito.
2. Kontrata na nakumpleto. Ang bawat lumagda ay tapos na. Ligtas na kumpirmahin ang proseso ng pagsisimula.
3. Natanggap ang bayad. Ang deposito o invoice ay nalinis. Ligtas na hawakan ang petsa ng pagsisimula.

Isang pang-apat, booking na nalikha, ay mahalaga kung nagpapatakbo ka ng isang booking page para sa mga discovery call o onboarding session.

Isang built-in na hakbang para malaman: kapag ang isang proposal ay may nakalakip na kontrata, ang kontrata ay awtomatikong ipapadala sa pagtanggap. Hindi iyan isang workflow na iyong ginagawa, at nakakatipid ito ng manu-manong hakbang.

Ang mga magagamit na aksyon

Sa loob ng isang workflow maaari kang mag-chain ng mga hakbang. Ang mga mahalaga para sa onboarding:

• Magpadala ng email (lahat ng plano).
• Magpadala ng SMS (Voyager at pataas).
• Gumawa ng isang gawain, na nakatalaga sa iyo o sa isang kasamahan sa koponan.
• Magpadala ng internal paalala.
• Magtalaga ng kasamahan sa koponan sa kliyente.
• Ilipat ang yugto ng kliyente, halimbawa mula sa Lead patungong Active.
• Magtakda ng field o magdagdag ng tag, tulad ng "onboarding".
• I-convert ang isang panukala sa isang invoice at magpadala ng invoice.
• Magpadala ng kontrata at paalalahanan tungkol sa isang hindi pa napirmahan.

Ano ang hindi umiiral ngayon: isang hakbang na lumilikha ng proyekto, o isa na nag-iimbita sa kliyente sa portal. Planuhin ang dalawang iyon nang manu-mano, o idagdag ang mga ito sa iyong welcome email bilang mga tagubilin.

Tatlong panimulang workflow

Workflow 1: Proposal accepted

• Trigger: tinanggap ang proposal.
• Mga Aksyon: i-email ang kliyente, gumawa ng gawain "Mag-iskedyul ng kickoff call" na dapat gawin sa loob ng dalawang araw, ilipat ang kliyente sa Aktibo.

Kopya ng email:

Paksa: Nakapasok ka na, Unang Pangalan

Salamat sa pagtanggap ng proyekto proposal. Susunod, makukuha mo ang kontrata para pirmahan, pagkatapos ay magpapadala ako ng ilang kickoff questions. Makikipag-ugnayan ako sa loob ng isang business day para pumili ng oras para sa aming kickoff.

Simon

Workflow 2: Contract signed

• Trigger: kontrata na nakumpleto.
• Mga Aksyon: panloob na notipikasyon sa iyo, i-email ang kliyente gamit ang questionnaire, idagdag ang tag na "onboarding".

Workflow 3: Payment received

• Trigger: natanggap ang bayad.
• Mga Aksyon: i-email ang kliyente "ang iyong simula na petsa ay naitabi", gumawa ng gawain "Mag-order ng mga asset / mag-book ng kontratista", ipaalam sa itinalagang kasamahan sa koponan.

Kung ang iyong unang invoice ay sumusunod sa deposit, maaari kang magdagdag ng isang hakbang na nagpapadala ng invoice mula sa proposal. Para sa mga salita, tingnan ang pagsusulit sa pag-onboard ng kliyente.

Paano ito ayusin nang isang beses

Ikaw ang may-akda, at ang setup ay isang one-time na trabaho.

1. Buksan ang mga workflow at magsimula mula sa isang template, tulad ng "Accepted proposal handoff" o "Contract signed thank-you". Ito ay mga single thank-you email, kaya ituring ang mga ito bilang panimulang punto.
2. Muling isulat ang email sa iyong sariling boses. Gamitin ang pangalan ng kliyente at pangalan ng proyekto.
3. Idagdag ang gawain at ang pagbabago ng yugto.
4. Magpatakbo ng isang pagsubok sa isang sample na kliyente bago i-activate.
5. I-activate. Suriin ang execution log pagkatapos ng unang tunay na pagtanggap.

Walang tatakbo hangga't hindi mo ito ina-activate. Iyan ang tapat na kalakalan: ilang minuto ngayon, walang manu-manong trabaho mamaya.

Ano ang ilalagay sa iyong plano

Ang Cadet ($29/buwan) ay may kasamang email automations na may hanggang tatlong active workflows, na sumasaklaw sa tatlong nasa itaas nang eksakto. Ang Voyager ($74/buwan) ay nagdaragdag ng SMS steps at hanggang sampung active workflows. Ang Specialist ($149/buwan) ay nagpapahintulot ng 25. Ang Commander at Enterprise ay walang limitasyon at nagdaragdag ng AI-drafted workflows. Tingnan ang presyo para sa kasalukuyang matrix.

Saan ito lumalabas sa produkto

Tingnan workflow automation para sa mga trigger at aksyon nang detalyado. Ang panukala na nagsisimula ng kadena na ito ay sakop sa mga proposal at pag-quote, at ang huling tingin ng kliyente ay ang client portal.

Ang tinanggap na estado sa itaas ay kung ano ang nakikita ng kliyente kaagad pagkatapos magsabi ng oo. Ang iyong acceptance workflow ay nag-aapoy sa parehong sandali, kaya ang thank-you email ay dumating kasabay ng kontrata.

Mga pagkakamali na dapat iwasan

• Sobrang pag-automate ng unang linggo. Tatlong mensahe sa isang araw ay parang spam. Paglayuin sila.
• Pangkalahatang kopya. Kung maipapadala ito ng anumang kumpanya, isulat muli ito.
• Nakalimutan ang hakbang ng tao. Ang bawat automated na daloy ay dapat magtapos sa isang gawain na nakatalaga sa isang tao.
• Kung ipagpalagay na naka-setup ang portal. Ang pag-access sa portal ay isang hiwalay na opt-in para sa kliyente, kaya sabihin iyon sa welcome email.
• Walang pagsubok. Patakbuhin muna ang workflow laban sa iyong sarili.

Isang gumaganang halimbawa: isang branding project

Sabihin na nagbebenta ka ng isang $4,800 brand identity project na may 40 porsyentong deposito at nakalakip na kontrata. Narito ang nangyayari sa tatlong workflow na live:

1. Tinanggap ng kliyente ang proposal at binayaran ang $1,920 na deposito. Ang Workflow 1 ay nagpapadala ng pasasalamat at lumilikha ng iyong "Iskedyul ng kickoff" na gawain. Ang kontrata ay awtomatikong ipinapadala.
2. Pinirmahan ng kliyente. Ang Workflow 2 ay nag-aabiso sa iyo, nagpapadala ng questionnaire link at nagta-tag sa kliyente na "onboarding".
3. Nakatala ang pagbabayad. Kinukumpirma ng Workflow 3 ang nakareserbang petsa ng pagsisimula at lumilikha ng gawain upang kolektahin ang mga brand asset.

Hindi mo ito nahawakan. Ang ginagawa mo sa unang araw ay basahin ang mga sagot sa questionnaire at patakbuhin ang kickoff call, na siyang bahagi na binabayaran ka ng kliyente. Ang mga numero ay isang ilustrasyon kung paano maaaring hatiin ang isang proyekto, hindi isang benchmark.

Paano malalaman kung gumagana ito

Suriin ang tatlong bagay pagkatapos ng iyong unang ilang kliyente. Nag-trigger ba ang bawat isa nang isang beses, at isang beses lamang? Mukha bang ikaw ang nagsulat ng email? Nagawa ba ang bawat gawain ng isang tao sa loob ng oras na iyong itinakda? Ipinapakita ng execution log kung ano ang tumakbo, kaya ang isang napalampas o dobleng hakbang ay nakikita sa halip na nakatago. Ayusin ang kopya bago ka magdagdag ng higit pang mga workflow, at pigilan ang pagbuo ng labindalawang-hakbang na sequence para sa isang kliyente na hindi mo pa nakikilala.

Huling rekomendasyon

Magsimula sa tatlong workflow, gawing gawain para sa isang tao ang bawat isa, at suriin ang execution log pagkatapos ng iyong unang ilang kliyente. Para sa mas malawak na proseso sa paligid nila, gamitin ang onboarding checklist at ang onboarding software shortlist.