Faturalandırılabilir saatleri para kaybetmeden nasıl faturalandırılır?

Tamamlanmış bir zaman çizelgesi ile ödenmiş bir fatura arasındaki boşluk, hizmet işletmelerinin gizlice gelir kaybettiği yerdir: saatler eksik, oranlar tutarsız uygulanmış, satır öğeleri onaylanamayacak kadar belirsiz. Bu, o boşluğu kapatmak için temiz iş akışıdır — ister zamanı otomatik olarak dönüştüren bir yazılım kullanın, ister elinizle çalıştırdığınız bir elektronik tablo kullanın.

Hızlı cevap

Faturalandırma dönemi için zaman çizelgesini gözden geçirin, faturalandırılabilir olanı işaretleyin, saatleri her rol için anlaşılan oranla çarpın, giderleri ekleyin, faturada yuvarlama politikanızı ve ödeme koşullarınızı belirtin, gönderin ve ödenene kadar takip edin. Tüm döngü öğleden sonra değil, müşteri başına dakikalar sürmelidir.

Adım 1: Gözden geçirmeye dayanacak şekilde süreyi takip edin

Dönüşüm yakalamayla başlar. Her zaman girişi, süre dışında üç şeye ihtiyaç duyar: ait olduğu müşteri veya proje, görev veya etkinlik ve gelecekteki bir okuyucu için yazılmış kısa bir not — kendiniz için değil, müşteri için. "Ara" üç hafta içinde hiçbir şey ifade etmez. "Ara: başlangıç geri bildiriminden sonra revize edilmiş başlangıç dizisi" kendini onaylar.

Zamanlayıcılar hafızadan daha iyidir. Cuma gününün saatlerini Pazartesi günü yeniden oluşturmak, 20 dakikalık görevlerin kaybolduğu ve bunların müşteri faturasından değil, gelirinizden kaybolduğu yerdir.

Adım 2: Herhangi bir faturalandırmadan önce zaman çizelgesini gözden geçirin

Ham süreyi asla faturalandırmayın. Faturalama dönemi kapanmadan önce şunlar için bir geçiş yapın:

• Projesi, görevi veya notu eksik girişler
• Gözden kaçan faturalanamayan işler — dahili toplantılar, kendi hatalarınızdan kaynaklanan revizyonlar
• Çalışır durumda bırakılan bir zamanlayıcıdan kaynaklanan tekrarlar
• Farklı bir döneme veya farklı bir müşteriye ait girişler

Bir ekipte bu inceleme yöneticinin onay adımıdır. Tek kişilik bir operasyonda, satır satır savunabileceğiniz bir fatura ile kimsenin sorgulamayacağını umduğunuz bir fatura arasındaki farktır.

Adım 3: Anlaşılan oranları, rol bazında uygulayın

Fatura oranı × saatler, işi yapan kişi veya rol için belirlenen oranla — tek bir karma sayı değil, müşteri bir karma üzerinde anlaştıysa hariç. Aynı projede 150$ ile bir kıdemli ve 85$ ile bir kıdemli, iki satır grubu olarak görünmelidir, çünkü müşteri bunun için sözleşme yapmıştır.

Eğer oranlarınızı belirliyorsanız veya yeniden gözden geçiriyorsanız, saatlik ücret hesaplayıcısı Hedef gelirinizi ve faturalandırılabilir kapasitenizi, ücretlendirmeniz gereken sayıya doğru geriye doğru çalışır.

Yuvarlama politikanızı burada da belirleyin ve yazın: 6 dakikalık veya 15 dakikalık artışlar yaygındır. Politikanın kendisi nadiren bir anlaşmazlıkta sorundur — görünmez bir şekilde uygulamak sorundur.

Adım 4: Giderleri ve sabit ücretli her şeyi ekleyin

İade edilebilir maliyetler, makbuz ile fatura arasındaki boşlukta kaybolur. Dönemin giderlerini (seyahat, malzeme, adlarına alınan yazılım) müşteri için, tek bir "giderler" yığını yerine, tutarlar ve tarihlerle ayrıntılı satırlar olarak faturaya ekleyin. Proje saatlik işi sabit ücretli bir aşama ile karıştırıyorsa, her birini sözleşmeyle eşleştirebilmeleri için açıkça ayrılmış bölümler olarak tutun.

Adım 5: Müşterinin harekete geçebileceği şartlar belirleyin

Açık şartları olmayan bir fatura, müşteri ne zaman isterse o zaman ödenir. Vade tarihini, ödeme penceresini ve herhangi bir gecikme ücreti politikasını belgenin kendisine belirtin. Bir pencere belirliyorsanız, rehberimiz net 30 ödeme koşulları standart ayın ne zaman uyduğunu ve daha kısa vadelerin nakit akışını ne zaman koruduğunu kapsar. Ardından ödemeyi sorunsuz hale getirin: çevrimiçi Bir Kez Öde seçeneği, kimsenin planlamadığı bir banka transferinden daha iyidir.

Adım 6: Gönderin, sonra takip edin — her zaman

Gönderme iş akışının sonu değildir; ödemedir. Faturanın durumunu izleyin ve hatırlatıcıların bir program üzerinden gitmesine izin verin, son kullanma tarihinden önce bir dürtme, geçtiği gün bir tane, bir hafta sonra bir tane. İşle aynı müşteri kaydına bağlı takip, konuşmayı anıdan oluşturulan garip bir e-posta iş parçacığı yerine gerçekçi tutar — fatura, dönem, satır öğeleri.

Müşterilerin faturada ne görmeyi beklediği

Kendinizi onaylayan tarafa koyun. Ödeme yapan kişi araştırmak değil, doğrulamak ister:

• Faturalandırma dönemi — saatlerin kapsadığı kesin tarih aralığı
• Etkinlik özeti — proje aşamasına veya kişiye göre gruplandırılmış, satır öğesi başına kısa, özel açıklamalar
• Ücret dökümü — her rol için saatler × oran, anlaşmaya uygun
• Giderler | Workspace369 — öğeli, tarihlerle
• Yuvarlama politikası — uygulanan artış, açıkça belirtilmiş
• Şartlar ve toplam — vadesi, ödeme penceresi ve hesap makinesi olmadan toplanan çalışan bir toplam

Bunları kendi kendine yanıtlayan bir fatura, toplantı olmadan onaylanır. Yapmayan bir fatura toplantı oluşturur.

Gerçek paraya mal olan hatalar

İki kalıp çoğu faturalama anlaşmazlığını tetikler. İlki Belirtilen politika olmadan yuvarlama: müşterinin kendi hesabı 37,2 saat diyor, sizin faturanız 39 diyor ve şimdi tüm belge şüpheli — dürüst yuvarlamanız olsa bile. İkincisi belirsiz satır öğeleri: "danışmanlık — 14 saat — 2.100 ABD doları" "14 saat, başlangıç görüşmesi, denetim ve bulgular çalıştayını kapsar, 12 Eylül — 12 Eylül" ifadesinin sunmadığı bir zorluk yaratır. Yakın takip: iki faturalama dönemini tek bir faturada karıştırmak ve kimsenin incelemediği zamanı faturalamak.

Workspace369 yolu

Workspace369'da yukarıdaki zincir, bir devir yerine tek bir sistemdir. Zamanlayıcılar, zaman çizelgeleri ve faturalandırılabilir zaman takibi tüm planlarda mevcuttur; dönemi zaman çizelgesinde gözden geçirir, faturalandırılabilir girişleri işaretlersiniz ve zaman-fatura bunları şunlara dönüştürür fatura Her planda, ayda 29 ABD dolarından başlayan ve tek koltuk için Cadet ile başlayan proje bağlamı eklenmiş satır öğeleri. zaman takibi ve faturalama yazılımı sayfa tam döngüyü gösterir ve bizim faturalandırmalı en iyi zaman takibi kısa liste, onu özel izleyicilerle karşılaştırır.

Manuel yol, doğru yapılmış

Bir elektronik tablo, disiplinle bu iş akışını taşıyabilir, yazılım varsayılan olarak zorlar. Tarih, müşteri, proje, etkinlik notu, süre, faturalanabilir evet/hayır ve oran içeren her zaman girişi için bir satır. Sabit bir haftalık inceleme — Cuma, haftayı unutmadan önce. Faturalama zamanında müşteri başına bir pivot veya filtre, satır öğeleri haline gelir. Ve katı bir kural: bir dönem faturalandırıldıktan sonra, kilitleyin. Bir zaman çizelgesini fatura gönderildikten sonra düzenlemek, iki kaydın daha sonra tutarsız olmasının nedenidir.

Manuel yolun koptuğu yer takip ve kanıttır: ödeme durumu yok, hatırlatma yok ve müşteri üç ay sonra bir faturayı sorguladığında satır öğesi ile temel girişler arasında bağlantı yok. Her hafta saatlik faturalama yapıyorsanız, genellikle yazılımın aboneliğini kazandığı zaman budur.

Nihai tavsiye

Araç ne olursa olsun, zincir değişmez: notlarla takip et, faturalamadan önce gözden geçir, role göre saatleri çarp, masrafları kalem kalem listele, yuvarlama politikanı ve şartlarını belirt, gönder, takip et. Haftalık yaparsan fatura kendini yazar; hafızadan aylık yaparsan gelirini azaltır.

Eğer devir işleminin otomatikleşmesini istiyorsanız, 14 günlük Workspace369 denemesine başlayın — faturalama süresi, ayda 29 ABD dolarından başlayan tüm planlarda mevcuttur — veya seviyeleri karşılaştırın fiyatlandırma sayfası.