CRM dành cho các đại lý tạo khách hàng tiềm năng

CRM dành cho các đại lý tạo khách hàng tiềm năng với Quy trình Cụ thể

Các công ty tạo khách hàng tiềm năng yêu cầu tài liệu rõ ràng để quản lý các định nghĩa khách hàng và thông số bàn giao. Workspace369 điều hành hồ sơ khách hàng, đề xuất, dự án, bàn giao tệp và hóa đơn ở một nơi. Đề xuất đã ký, các cuộc trò chuyện và hồ sơ bàn giao có cấu trúc của nó giúp giải quyết tranh chấp của khách hàng liên quan đến tiêu chí chấp nhận khách hàng tiềm năng.

Khách hàngmối quan hệ và bản tóm tắt đã thỏa thuận
Công việccác tác vụ với người chịu trách nhiệm
Lập hóa đơnhóa đơn và bối cảnh thương mại
Hồ sơ khách hàng Workspace369 hiển thị lịch sử, tệp, giao tiếp và hóa đơn trong một hồ sơ

Các điểm chính

CRM dành cho các đại lý tạo khách hàng tiềm năng tại Workspace369 bao gồm 9 lĩnh vực, bao gồm hồ sơ khách hàng, đề xuất, dự án và nhiệm vụ.

Quy trình hoạt động gồm 5 bước, từ "thiết lập hồ sơ và đề xuất khách hàng" đến "xác nhận bàn giao và xuất hóa đơn".

Workspace369 bắt đầu từ 29 đô la/tháng cho 1 chỗ ngồi, và gói Commander bao gồm 20 chỗ ngồi, 500 GB dung lượng lưu trữ và 120.000 mã thông báo AI mỗi tháng với giá 299 đô la/tháng.

Các chỗ ngồi bổ sung có giá 10 đô la mỗi chỗ và 100 GB dung lượng lưu trữ bổ sung có giá 15 đô la; bảng giá đầy đủ được công khai trên Trang giá Workspace369.

Vấn đề

Ma sát hoạt động trong quản lý phân phối khách hàng tiềm năng

Tiêu chí chấp nhận khách hàng tiềm năng bị tranh chấp

Khi khách hàng khiếu nại về việc một khách hàng tiềm năng được giao có đáp ứng định nghĩa đã thỏa thuận hay không, các đại lý không có hồ sơ rõ ràng sẽ đối mặt với tổn thất doanh thu. Sự hiểu lầm xảy ra khi các tiêu chí khách hàng tiềm năng ban đầu bị chôn vùi trong các email rời rạc. Nếu không có hồ sơ khách hàng có cấu trúc và khung đề xuất rõ ràng, việc xác minh các tham số chính xác đã thỏa thuận trong quá trình giới thiệu đòi hỏi phải tìm kiếm thủ công qua các tệp không có tổ chức, làm chậm quá trình giải quyết tranh chấp và gây tổn hại đến lòng tin của khách hàng.

Lịch sử giao tiếp phân tán

Các cuộc trò chuyện của khách hàng liên quan đến việc điều chỉnh mục tiêu thường diễn ra trên nhiều kênh không được liên kết. Khi khách hàng yêu cầu thay đổi hồ sơ khách hàng lý tưởng của họ, việc theo dõi hướng dẫn cụ thể đó trở nên khó khăn nếu không có các cuộc trò chuyện hợp nhất. Nếu nhóm cập nhật các nhiệm vụ chiến dịch mà không ghi lại yêu cầu của khách hàng trong một hồ sơ khách hàng trung tâm, đại lý có nguy cơ cung cấp các khách hàng tiềm năng mà khách hàng từ chối dựa trên các tiêu chí lỗi thời.

Theo dõi Giao hàng Rời rạc

Việc quản lý lịch trình giao hàng và các mốc chiến dịch trên các công cụ riêng biệt tạo ra các khoảng trống vận hành. Khi các nhiệm vụ dự án bị tách rời khỏi hồ sơ khách hàng và đề xuất, việc theo dõi xem đại lý có đáp ứng khối lượng giao hàng hàng tuần hay không trở nên khó khăn. Sự ngắt kết nối này dẫn đến việc bỏ lỡ các thời hạn lập lịch, cập nhật khách hàng bị chậm trễ và thiếu khả năng hiển thị về các tệp chiến dịch nào đã thực sự được gửi đến cổng thông tin khách hàng.

Tranh chấp và Chậm trễ Hóa đơn

Việc lập hóa đơn cho khách hàng cho các gói khách hàng tiềm năng đòi hỏi sự liên kết chính xác giữa khối lượng đã cung cấp và các điều khoản hóa đơn. Khi hóa đơn được tạo mà không có tham chiếu trực tiếp đến đề xuất ban đầu hoặc các mốc dự án, khách hàng thường trì hoãn thanh toán để xác minh các con số. Việc giải quyết các sự khác biệt về hóa đơn này đòi hỏi phải đối chiếu thủ công các tệp giao hàng và nhật ký trò chuyện, điều này kéo dài chu kỳ thanh toán và tạo ra chi phí hành chính.

Sản phẩm

Xem không gian làm việc mà khách hàng của bạn cảm nhận.

01

Cổng thông tin mà khách hàng thực sự kiểm tra

Khách hàng theo dõi tiến độ, tệp và hóa đơn trong cổng thông tin thương hiệu thay vì yêu cầu nhóm của bạn cập nhật.

Hồ sơ khách hàng Workspace369 hiển thị lịch sử, tệp, giao tiếp và hóa đơn trong một hồ sơ
02

Mọi kênh trong một hộp thư đến

Email, SMS, cuộc gọi và thư thoại xuất hiện bên cạnh hồ sơ khách hàng — với tóm tắt AI, để bất kỳ ai trong nhóm cũng có thể trả lời với ngữ cảnh đầy đủ.

Hộp thư đến chia sẻ Workspace369 hiển thị lịch sử email, SMS và cuộc gọi bên cạnh hồ sơ khách hàng
03

Công việc của khách hàng, được tổ chức thành các dự án

Nhiệm vụ, tệp và trạng thái cho mọi cam kết — hiển thị cho nhóm và, thông qua cổng thông tin khách hàng, cho khách hàng.

Bảng dự án Workspace369 hiển thị công việc của khách hàng được tổ chức thành các giai đoạn với người phụ trách và trạng thái
04

Từ báo giá đến hóa đơn đã thanh toán

Gửi báo giá, thanh toán theo các mốc hoặc hợp đồng định kỳ, và để lời nhắc tự động theo dõi bất kỳ khoản nào chưa thanh toán.

Trình chỉnh sửa hóa đơn Workspace369 hiển thị các mục theo dòng, điều khoản thanh toán và chi tiết khách hàng

Quy trình làm việc

Hoạt động có cấu trúc để phân phối khách hàng tiềm năng

01

Thiết lập Hồ sơ Khách hàng và Đề xuất

Quy trình làm việc bắt đầu bằng việc tạo hồ sơ khách hàng toàn diện giữ liên hệ, điều khoản và lịch sử. Bạn soạn thảo một đề xuất chi tiết nêu rõ các định nghĩa chấp nhận khách hàng tiềm năng chính xác, cam kết khối lượng và các cấp giá. Một người vận hành con người ghi lại các định nghĩa tiêu chí khách hàng tiềm năng cụ thể trực tiếp trong văn bản tóm tắt trong tệp đề xuất, đảm bảo cả hai bên có thể tham khảo quyết định đã ghi lại trong bản tóm tắt đã thỏa thuận trước khi bất kỳ chiến dịch thực thi nào bắt đầu.

02

Lập bản đồ Dự án và Nhiệm vụ Vận hành

Sau khi đề xuất được hoàn thiện, bạn thiết lập một dự án dành riêng cho chiến dịch tạo khách hàng tiềm năng. Trong dự án này, bạn tạo các nhiệm vụ cụ thể để xây dựng danh sách, khởi chạy chiến dịch và kiểm tra chất lượng. Nhân viên vận hành sử dụng các nhiệm vụ này để theo dõi tiến độ hàng ngày và đảm bảo nhóm thực hiện các bước xác minh thủ công theo tiêu chí chấp nhận khách hàng tiềm năng đã ghi trong bản tóm tắt của khách hàng trước khi bất kỳ tệp nào được bàn giao.

03

Quản lý Cuộc trò chuyện và Lịch trình Đánh giá

Tất cả các giao tiếp với khách hàng được duy trì trong khu vực trò chuyện của hệ thống để theo dõi phản hồi về chất lượng khách hàng tiềm năng. Bạn sử dụng tính năng lập lịch để thiết lập các buổi đánh giá hiệu suất thường xuyên với khách hàng. Bất kỳ điều chỉnh nào đối với hồ sơ mục tiêu được thảo luận trong các cuộc họp này đều được ghi lại thủ công trong hồ sơ khách hàng, đảm bảo nhóm vận hành cập nhật danh sách kiểm tra nhiệm vụ của họ cho phù hợp.

04

Gửi tệp qua cổng khách hàng

Các danh sách khách hàng tiềm năng đã gửi được tải lên dưới dạng tệp trực tiếp vào cổng khách hàng an toàn (tệp đính kèm của khách hàng bắt đầu trên Specialist). Điều này cung cấp cho khách hàng quyền truy cập ngay vào các sản phẩm đã giao trong khi vẫn giữ một bản ghi về chính xác những gì đã được gửi và khi nào. Một người điều hành hướng dẫn khách hàng xem lại các tệp trong cổng để xác nhận rằng việc giao hàng khớp với các thông số dự án đang hoạt động.

05

Đối chiếu Giao hàng và Phát hành Hóa đơn

Cuối chu kỳ thanh toán, bạn tạo hóa đơn dựa trên các điều khoản đã thiết lập trong đề xuất ban đầu. Người vận hành xem xét các nhiệm vụ đã hoàn thành và các tệp đã gửi trong dự án để xác minh số lượng khách hàng chính xác. Hóa đơn cuối cùng được gửi cho khách hàng, được hỗ trợ bởi lịch sử đầy đủ các cuộc trò chuyện và các tệp đã gửi có thể truy cập trong cổng thông tin.

Phạm vi sản phẩm

Quản lý khách hàng cho các đại lý tạo khách hàng tiềm năng

  • Một người vận hành con người có thể tìm thấy tiêu chí chấp nhận khách hàng tiềm năng ban đầu trong văn bản đề xuất trong vòng ba lần nhấp từ hồ sơ khách hàng chính trong quá trình mô phỏng tranh chấp.
  • Một nhân viên vận hành có thể xác minh các tệp phân phối khách hàng tiềm năng đã tải lên bên trong cổng thông tin khách hàng, kiểm tra các tệp đã ghi lại so với yêu cầu của dự án để xác minh.
  • Tất cả các cuộc trò chuyện phản hồi của khách hàng và ghi chú đánh giá chiến dịch đã lên lịch được liên kết trực tiếp với dự án cụ thể, cho phép đối chiếu ngay lập tức với các hóa đơn đã phát hành.
Hồ sơ Khách hàng
Đề xuất
Các dự án và nhiệm vụ
Tệp
Các cuộc trò chuyện
Lên lịch
Hóa đơn
Cổng thông tin khách hàng
Tự động hóa quy trình làm việc

Được yêu thích trên App Store

Được đánh giá bởi những người điều hành công việc khách hàng của họ trên đó.

★★★★★
Cuối cùng cũng cảm thấy dễ chịu

Tôi đã dùng thử ba hoặc bốn công cụ tất cả trong một và luôn kết thúc với một mớ tab lộn xộn. Đây là công cụ đầu tiên mang lại cảm giác dễ chịu. Tôi đã thiết lập các dự án của khách hàng chỉ trong mười phút.

Justin R. · Người sáng lập độc lập · đánh giá trên App Store
★★★★★
Triển khai cho nhóm một cách dễ dàng

Chúng tôi đã triển khai cho đội ngũ tám người của mình và việc áp dụng thật dễ dàng — trực quan và hoàn thiện. Tôi mong muốn có nhiều tích hợp hơn, nhưng họ vẫn tiếp tục phát hành.

Samantha D. · Trưởng bộ phận vận hành · đánh giá trên App Store
★★★★★
Tiết kiệm hàng giờ mỗi tuần

Tôi đã phải xoay sở với các công cụ riêng biệt cho ghi chú, nhiệm vụ, tài liệu và cập nhật. Việc hợp nhất vào một nơi thực sự đã giúp tôi tiết kiệm hàng giờ mỗi tuần. Hỗ trợ cũng phản hồi nhanh.

Alicia N. · Người sáng lập Agency · đánh giá trên App Store

Bắt đầu

Xem Workspace369 trên công việc khách hàng của riêng bạn.

Bắt đầu dùng thử miễn phí hoặc nói chuyện với bộ phận bán hàng — dù bằng cách nào, bạn sẽ thấy toàn bộ quy trình: hộp thư đến, dự án, cổng thông tin và thanh toán.

Câu hỏi thường gặp

Tiêu chí Đánh giá và Chấp nhận

Hệ thống hỗ trợ giải quyết tranh chấp chất lượng khách hàng tiềm năng như thế nào?

Khi khách hàng khiếu nại về một khách hàng tiềm năng, nhân viên vận hành sẽ kiểm tra văn bản đề xuất ban đầu trong hồ sơ khách hàng để xác minh các tiêu chí đã thỏa thuận. Sau đó, họ đối chiếu các tệp đã giao trong cổng thông tin khách hàng và xem lại lịch sử trò chuyện để xác định xem có bất kỳ điều chỉnh hồ sơ nào được ghi lại trong bản tóm tắt trong các cuộc họp đã lên lịch hay không, cung cấp thông tin đã ghi lại để giúp giải quyết vấn đề.

Chúng ta có thể tự động đủ điều kiện khách hàng tiềm năng hoặc làm giàu dữ liệu ở đây không?

Các kích hoạt và điều kiện khách hàng tiềm năng trong quy trình tự động hóa quy trình công việc chạy một quy trình đủ điều kiện được cấu hình, và các phễu thu thập khách hàng tiềm năng vào CRM. Ghép nối một cơ sở dữ liệu khách hàng tiềm năng hoặc dịch vụ làm giàu cho dữ liệu danh sách, kiểm tra tiêu chí chấp nhận thực tế và giữ một người xem có trách nhiệm cho các trường hợp ngoại lệ.

Làm thế nào để theo dõi các thay đổi đối với hồ sơ mục tiêu của khách hàng?

Bất kỳ thay đổi nào đối với hồ sơ mục tiêu của khách hàng phải được ghi lại thủ công trong văn bản tóm tắt trong hồ sơ khách hàng hoặc tệp dự án. Khi một thay đổi được thảo luận trong một cuộc họp đã lên lịch hoặc qua các cuộc trò chuyện, người vận hành sẽ cập nhật các tác vụ và tệp liên quan để đảm bảo nhóm phân phối thực hiện các chiến dịch dựa trên tiêu chí đã sửa đổi.

Có quy trình phê duyệt tự động cho các tệp đã bàn giao không?

Tự động hóa quy trình làm việc hỗ trợ tạo nhiệm vụ và thông báo cho nhóm với các trình kích hoạt và điều kiện được cấu hình. Kiểm tra việc chỉ định chủ sở hữu và các bước xem xét cần thiết trước khi kích hoạt nó. Một thành viên trong nhóm tải lên các tệp phân phối khách hàng tiềm năng vào cổng thông tin khách hàng và yêu cầu khách hàng kiểm tra và ghi lại phản hồi của họ về các khách hàng tiềm năng đã phân phối trực tiếp trong lịch sử trò chuyện.

Sẵn sàng khi bạn muốn

Xem Workspace369 phù hợp với quy trình làm việc của khách hàng của bạn như thế nào.

Bắt đầu với các mô-đun bạn cần hôm nay, sau đó bật AI, tự động hóa, kế toán, hàng tồn kho, yêu cầu và báo cáo khi hoạt động phát triển.