CRM cho các công ty tư vấn phần mềm

CRM cho các Công ty Tư vấn Phần mềm với Quy trình Phạm vi Khám phá

Các công ty tư vấn phần mềm thường gặp hiểu lầm với khách hàng khi một cam kết tư vấn khám phá bị nhầm lẫn với cam kết triển khai. Workspace369 tách biệt các tệp khám phá, lịch trình và đề xuất khỏi các dự án thực thi. Bằng cách tổ chức hồ sơ khách hàng, nhiệm vụ, cuộc trò chuyện và hóa đơn trong một khuôn khổ rõ ràng, nhóm của bạn có thể duy trì ranh giới riêng biệt cho công việc tư vấn trước khi bất kỳ hợp đồng phát triển phần mềm nào được ký kết.

Khách hàngmối quan hệ và bản tóm tắt đã thỏa thuận
Công việccác tác vụ với người chịu trách nhiệm
Lập hóa đơnhóa đơn và bối cảnh thương mại
Hồ sơ khách hàng Workspace369 hiển thị lịch sử, tệp, giao tiếp và hóa đơn trong một hồ sơ

Các điểm chính

CRM cho các công ty tư vấn phần mềm tại Workspace369 bao gồm 9 lĩnh vực, bao gồm hồ sơ khách hàng, đề xuất, dự án và nhiệm vụ.

Quy trình hoạt động gồm 5 bước, từ "khởi tạo hồ sơ khách hàng tư vấn" đến "hoàn thiện hóa đơn và đề xuất giai đoạn tiếp theo".

Workspace369 bắt đầu từ 29 đô la/tháng cho 1 chỗ ngồi, và gói Commander bao gồm 20 chỗ ngồi, 500 GB dung lượng lưu trữ và 120.000 mã thông báo AI mỗi tháng với giá 299 đô la/tháng.

Các chỗ ngồi bổ sung có giá 10 đô la mỗi chỗ và 100 GB dung lượng lưu trữ bổ sung có giá 15 đô la; bảng giá đầy đủ được công khai trên Trang giá Workspace369.

Vấn đề

Ma sát hoạt động trong phạm vi tư vấn phần mềm

Phạm vi mở rộng từ tư vấn đến bàn giao

Khách hàng thường cho rằng một cam kết tư vấn kỹ thuật bao gồm việc bàn giao mã thực tế. Nếu không có hồ sơ khách hàng riêng biệt và đề xuất rõ ràng, các cuộc thảo luận tư vấn sẽ bị trộn lẫn với kỳ vọng triển khai. Sự thiếu tách biệt về hành chính này dẫn đến công việc thiết kế kiến trúc không được lập hóa đơn. Các công ty tư vấn cần một cách để tài liệu hóa rõ ràng các ranh giới trong các tệp hành chính và nhiệm vụ ban đầu của họ trước khi lên lịch hoặc triển khai bất kỳ nguồn lực kỹ thuật nào.

Tài liệu khám phá phân tán

Các bản tóm tắt kỹ thuật, sơ đồ kiến trúc và ghi chú khám phá thường nằm trong nhiều luồng giao tiếp. Khi các cuộc trò chuyện và tệp không được liên kết trực tiếp với hồ sơ khách hàng, sự giám sát hành chính sẽ bị phá vỡ. Các nhóm mất dấu những gì đã được thỏa thuận trong buổi tư vấn ban đầu. Điều này làm cho việc lập hóa đơn chính xác cho giờ tư vấn hoặc tham chiếu các ràng buộc trước đây trong các giai đoạn đề xuất tiếp theo trở nên khó khăn.

Lập lịch và các mốc quan trọng không khớp

Việc lên lịch các buổi tư vấn mà không liên kết chúng với các nhiệm vụ tư vấn cụ thể sẽ gây ra sự nhầm lẫn trong hoạt động. Khách hàng xem các lời mời lịch và cho rằng các mốc kỹ thuật đang được đáp ứng. Khi việc lên lịch bị tách biệt khỏi khuôn khổ dự án chính, các nhà tư vấn sẽ bỏ lỡ các thời hạn hành chính. Sự ngắt kết nối này khiến việc theo dõi xem một cam kết khám phá đã kết thúc chính thức hay cần thêm đề xuất trở nên khó khăn.

Chậm trễ Hóa đơn cho Công việc Tư vấn

Các công ty tư vấn phần mềm thường trì hoãn thanh toán cho việc khám phá vì ranh giới hành chính giữa tư vấn và triển khai bị mờ nhạt. Khi một người vận hành không tạo hóa đơn cho các cột mốc dự án đã ghi lại, doanh thu sẽ bị hoãn lại. Các cuộc trò chuyện về ngân sách trở nên khó khăn khi hồ sơ khách hàng không hiển thị rõ ràng các nhiệm vụ tư vấn đã hoàn thành và các đề xuất đã ký chi phối giai đoạn đánh giá kỹ thuật hiện tại.

Sản phẩm

Xem không gian làm việc mà khách hàng của bạn cảm nhận.

01

Cổng thông tin mà khách hàng thực sự kiểm tra

Khách hàng theo dõi tiến độ, tệp và hóa đơn trong cổng thông tin thương hiệu thay vì yêu cầu nhóm của bạn cập nhật.

Hồ sơ khách hàng Workspace369 hiển thị lịch sử, tệp, giao tiếp và hóa đơn trong một hồ sơ
02

Mọi kênh trong một hộp thư đến

Email, SMS, cuộc gọi và thư thoại xuất hiện bên cạnh hồ sơ khách hàng — với tóm tắt AI, để bất kỳ ai trong nhóm cũng có thể trả lời với ngữ cảnh đầy đủ.

Hộp thư đến chia sẻ Workspace369 hiển thị lịch sử email, SMS và cuộc gọi bên cạnh hồ sơ khách hàng
03

Công việc của khách hàng, được tổ chức thành các dự án

Nhiệm vụ, tệp và trạng thái cho mọi cam kết — hiển thị cho nhóm và, thông qua cổng thông tin khách hàng, cho khách hàng.

Bảng dự án Workspace369 hiển thị công việc của khách hàng được tổ chức thành các giai đoạn với người phụ trách và trạng thái
04

Từ báo giá đến hóa đơn đã thanh toán

Gửi báo giá, thanh toán theo các mốc hoặc hợp đồng định kỳ, và để lời nhắc tự động theo dõi bất kỳ khoản nào chưa thanh toán.

Trình chỉnh sửa hóa đơn Workspace369 hiển thị các mục theo dòng, điều khoản thanh toán và chi tiết khách hàng

Quy trình làm việc

Quy trình làm việc của khách hàng cho tư vấn phần mềm

01

Khởi tạo hồ sơ khách hàng tư vấn

Bắt đầu bằng cách tạo một hồ sơ dành riêng trong hồ sơ khách hàng cho giai đoạn tư vấn kỹ thuật. Ghi rõ trong bản tóm tắt rằng cam kết này chỉ giới hạn ở việc khám phá và không cấu thành cam kết triển khai. Sử dụng hồ sơ này để lưu trữ tất cả các cuộc trò chuyện ban đầu và ngày lên lịch, đảm bảo rằng bất kỳ thành viên nào xem xét tài khoản đều hiểu phạm vi giới hạn của hợp đồng tư vấn hiện tại.

02

Phát hành Đề xuất Khám phá

Soạn thảo và gửi các Đề xuất rõ ràng xác định các thông số chính xác của đánh giá kỹ thuật. Đề xuất phải nêu rằng việc bàn giao mã bị loại trừ khỏi giai đoạn khám phá này. Liên kết tài liệu này trực tiếp với hồ sơ khách hàng để khách hàng có thể xem lại các điều khoản qua cổng thông tin khách hàng. Điều này thiết lập ranh giới phạm vi rõ ràng trước khi bắt đầu bất kỳ cuộc trò chuyện tư vấn hoặc khối lịch trình nào.

03

Thực hiện Nhiệm vụ Khám phá và Lập lịch

Thiết lập các nhiệm vụ cụ thể cho việc xem xét kiến trúc và lên lịch các buổi tư vấn cần thiết. Đính kèm tất cả các tệp liên quan và ghi chú kỹ thuật trực tiếp vào các nhiệm vụ này. Giữ tất cả các cuộc trò chuyện của khách hàng tập trung vào phạm vi khám phá trong nền tảng. Điều này ngăn chặn công việc tư vấn bị trôi dạt vào việc triển khai trái phép, giữ cho đội ngũ tư vấn tuân thủ các ranh giới đã thỏa thuận của hợp đồng.

04

Gửi tệp đánh giá qua cổng

Tải lên tài liệu tư vấn cuối cùng và các đề xuất kỹ thuật vào phần tệp (tệp đính kèm bắt đầu từ Specialist). Hướng dẫn khách hàng truy cập các tài liệu này thông qua cổng thông tin khách hàng. Yêu cầu khách hàng xem lại các tệp để xác nhận rằng cam kết khám phá đã hoàn tất. Điều này chính thức hóa việc cung cấp phạm vi tư vấn và tách biệt hoàn toàn khỏi bất kỳ lựa chọn triển khai kỹ thuật hoặc phân phối mã nào trong tương lai.

05

Hoàn tất Hóa đơn và Đề xuất Giai đoạn Tiếp theo

Tạo và gửi hóa đơn cho số giờ tư vấn đã hoàn thành từ các nhiệm vụ khám phá đã đóng và thời gian có thể tính phí đã theo dõi. Sau khi giai đoạn khám phá đã đóng, phát hành một đề xuất mới, riêng biệt nếu khách hàng yêu cầu dịch vụ triển khai. Điều này giữ cho hồ sơ tài chính của bạn rõ ràng và đảm bảo rằng các cam kết tư vấn không bao giờ bị nhầm lẫn với các cam kết phát triển không giới hạn.

Phạm vi sản phẩm

Quản lý khách hàng cho các công ty tư vấn phần mềm

  • Hồ sơ khách hàng phải hiển thị rõ ràng một 'bản ghi trong bản tóm tắt' nêu rằng đánh giá kỹ thuật là riêng biệt với việc phân phối mã trước khi lên lịch bất kỳ buổi tư vấn nào.
  • Một nhân viên vận hành phải xác minh rằng cổng thông tin khách hàng chỉ chia sẻ các đề xuất khám phá, nhiệm vụ và tệp cụ thể đã được thỏa thuận trong bản tóm tắt, ngăn khách hàng giả định rằng các theo dõi triển khai tồn tại.
  • Một nhân viên vận hành phải tạo hóa đơn cho các nhiệm vụ tư vấn đã hoàn thành, xác minh rằng tất cả các giờ khám phá được lập hóa đơn độc lập với bất kỳ cam kết phát triển phần mềm nào trong tương lai.
Hồ sơ Khách hàng
Đề xuất
Các dự án và nhiệm vụ
Tệp
Các cuộc trò chuyện
Lên lịch
Hóa đơn
Cổng thông tin khách hàng
Tự động hóa quy trình làm việc

Được yêu thích trên App Store

Được đánh giá bởi những người điều hành công việc khách hàng của họ trên đó.

★★★★★
Cuối cùng cũng cảm thấy dễ chịu

Tôi đã dùng thử ba hoặc bốn công cụ tất cả trong một và luôn kết thúc với một mớ tab lộn xộn. Đây là công cụ đầu tiên mang lại cảm giác dễ chịu. Tôi đã thiết lập các dự án của khách hàng chỉ trong mười phút.

Justin R. · Người sáng lập độc lập · đánh giá trên App Store
★★★★★
Triển khai cho nhóm một cách dễ dàng

Chúng tôi đã triển khai cho đội ngũ tám người của mình và việc áp dụng thật dễ dàng — trực quan và hoàn thiện. Tôi mong muốn có nhiều tích hợp hơn, nhưng họ vẫn tiếp tục phát hành.

Samantha D. · Trưởng bộ phận vận hành · đánh giá trên App Store
★★★★★
Tiết kiệm hàng giờ mỗi tuần

Tôi đã phải xoay sở với các công cụ riêng biệt cho ghi chú, nhiệm vụ, tài liệu và cập nhật. Việc hợp nhất vào một nơi thực sự đã giúp tôi tiết kiệm hàng giờ mỗi tuần. Hỗ trợ cũng phản hồi nhanh.

Alicia N. · Người sáng lập Agency · đánh giá trên App Store

Bắt đầu

Xem Workspace369 trên công việc khách hàng của riêng bạn.

Bắt đầu dùng thử miễn phí hoặc nói chuyện với bộ phận bán hàng — dù bằng cách nào, bạn sẽ thấy toàn bộ quy trình: hộp thư đến, dự án, cổng thông tin và thanh toán.

Câu hỏi thường gặp

Bài tập Đánh giá và Tiêu chí Chấp nhận

Kho lưu trữ mã nguồn phần mềm của chúng tôi nằm ở đâu?

Giữ phát triển mã, kiểm soát phiên bản và triển khai trong các công cụ kỹ thuật của bạn. Workspace369 xử lý khía cạnh tư vấn: tệp tư vấn cuối cùng, đề xuất, cuộc trò chuyện của khách hàng, thời gian có thể thanh toán và hóa đơn.

Làm thế nào để ngăn khách hàng mong đợi triển khai trong giai đoạn khám phá?

Bạn có thể sử dụng Báo giá và hồ sơ khách hàng để xác định rõ phạm vi tư vấn. Ghi trong tóm tắt rằng sự tham gia chỉ giới hạn ở việc khám phá. Chia sẻ các tài liệu này và các nhiệm vụ liên quan thông qua cổng thông tin khách hàng để khách hàng có tầm nhìn rõ ràng về các ranh giới đã thỏa thuận của công việc tư vấn của bạn.

Chúng ta có thể xử lý lịch trình tư vấn và các cuộc trò chuyện của khách hàng cùng nhau không?

Có. Workspace369 thu hút khách hàng tiềm năng thông qua các phễu, theo dõi nguồn khách hàng tiềm năng, gửi đề xuất để ký điện tử và theo dõi bằng các quy trình email. Nếu nhu cầu chính của bạn là quản lý quy trình bán hàng, Pipedrive là một giải pháp thay thế chuyên dụng.

Hóa đơn được theo dõi như thế nào cho các dự án tư vấn kỹ thuật?

Hóa đơn được tạo trong nền tảng và liên kết trực tiếp với hồ sơ khách hàng và dự án. Bạn có thể theo dõi trạng thái thanh toán của các hóa đơn đã phát hành cho các nhiệm vụ tư vấn, đảm bảo rằng công ty tư vấn của bạn được bồi thường cho công việc khám phá trước khi bắt đầu bất kỳ đề xuất riêng biệt nào cho các giai đoạn phát triển hoặc triển khai phần mềm trong tương lai.

Sẵn sàng khi bạn muốn

Xem Workspace369 phù hợp với quy trình làm việc của khách hàng của bạn như thế nào.

Bắt đầu với các mô-đun bạn cần hôm nay, sau đó bật AI, tự động hóa, kế toán, hàng tồn kho, yêu cầu và báo cáo khi hoạt động phát triển.