Automatizace onboardingu klienta: co automatizovat po přijetí nabídky (2026)

Rychlá odpověď

Vytvořte tři pracovní postupy: jeden pro přijetí nabídky, jeden pro podpis smlouvy, jeden pro přijetí platby. Každý odešle krátký, osobní e-mail, vytvoří pro vás úkol a posune klienta dál ve fázi. Přidejte první fakturu tam, kam se hodí. Vytvoříte je jednou a běží pokaždé, když dojde ke spouštěči. Cokoli, co vyžaduje úsudek, jako je agenda zahájení nebo kreativní zadání, zůstává na vašem vlastním seznamu úkolů.

Co stojí za automatizaci

Použijte jednoduchý test: napsali byste stejnou zprávu a provedli stejné kliknutí pokaždé? Pokud ano, automatizujte to.

Tři spouštěče, na kterých záleží

Pracovní postupy Workspace369 se mohou spustit při událostech v záznamu klienta. Pro onboarding jsou klíčové tři:

1. Nabídka přijata. Klient řekl ano. Toto je vaše nejrychlejší příležitost to potvrdit.
2. Smlouva dokončena. Všichni signatáři dokončili. Bezpečné pro potvrzení procesu zahájení.
3. Platba přijata. Záloha nebo faktura vyrovnána. Bezpečné držet datum zahájení.

Čtvrtý, rezervace vytvořena, je relevantní, pokud provozujete rezervační stránku pro úvodní hovory nebo onboardingové schůzky.

Jeden vestavěný krok, který je třeba znát: když je k nabídce připojená smlouva, smlouva je automaticky odeslána po přijetí. To není pracovní postup, který si sami sestavíte, a šetří manuální krok.

Dostupné akce

V rámci pracovního postupu můžete řetězit kroky. Ty, na kterých záleží při onboardingu:

• Odeslat e-mail (všechny plány).
• Odeslat SMS (Voyager a vyšší).
• Vytvořit úkol, přiřazený vám nebo kolegovi.
• Odeslat interní oznámení.
• Přiřadit kolegu klientovi.
• Přesunout fázi klienta, například z Leada do Aktivní.
• Nastavit pole nebo přidat tag, jako je "onboarding".
• Převést nabídku na fakturu a odeslat fakturu.
• Odeslat smlouvu a připomenout o nepodepsané.

Co dnes neexistuje: krok, který vytváří projekt, nebo krok, který pozve klienta do portálu. Naplánujte si tyto dva ručně nebo je přidejte do svého uvítacího e-mailu jako pokyny.

Tři úvodní pracovní postupy

Pracovní postup 1: Návrh přijat

• Spouštěč: nabídka přijata.
• Akce: e-mailem klientovi, vytvořit úkol „Naplánovat úvodní schůzku“ splatný do dvou dnů, přesunout klienta do Aktivní.

Text e-mailu:

Předmět: Jste uvnitř, Křestní jméno

Děkujeme za přijetí projekt nabídka. Dále obdržíte smlouvu k podpisu, poté vám pošlu několik úvodních otázek. Ozvu se vám do jednoho pracovního dne, abychom domluvili čas našeho úvodního setkání.

Simon

Pracovní postup 2: Smlouva podepsána

• Spouštěč: smlouva dokončena.
• Akce: interní oznámení vám, e-mail klientovi s dotazníkem, přidání tagu „onboarding“.

Pracovní postup 3: Platba přijata

• Spouštěč: platba přijata.
• Akce: e-mailem klientovi „vaše datum zahájení je rezervováno“, vytvořit úkol „Objednat zdroje / zarezervovat dodavatele“, upozornit přiděleného člena týmu.

Pokud vaše první faktura následuje po záloze, můžete přidat krok, který odešle fakturu z nabídky. Pro formulaci viz dotazník pro onboarding klienta.

Jak to nastavit jednou provždy

Jste autor a nastavení je jednorázová práce.

1. Otevřete pracovní postupy a začněte šablonou, jako je „Předání přijaté nabídky“ nebo „Poděkování za podepsanou smlouvu“. Jedná se o jednotlivé děkovné e-maily, takže je berte jako výchozí bod.
2. Přepište e-mail svým vlastním hlasem. Použijte jméno klienta a název projektu.
3. Přidat úkol a změnu fáze.
4. Spusťte test se vzorovým klientem před aktivací.
5. Aktivovat. Po prvním skutečném přijetí zkontrolujte protokol provádění.

Nic neběží, dokud to neaktivujete. To je poctivý obchod: pár minut teď, žádná manuální práce později.

Co uvést ve svém plánu

Cadet (29 $/měsíc) zahrnuje e-mailové automatizace s až třemi aktivními pracovními postupy, což přesně pokrývá výše uvedené tři. Voyager (74 $/měsíc) přidává SMS kroky a až deset aktivních pracovních postupů. Specialist (149 $/měsíc) umožňuje 25. Commander a Enterprise jsou neomezené a přidávají pracovní postupy navržené AI. Zkontrolujte ceny pro aktuální matici.

Kde se zobrazuje v produktu

Viz automatizace pracovních postupů pro triggery a akce podrobně. Nabídka, která zahajuje tento řetězec, je popsána v nabídky a cenové kalkulace, a pozdější pohled klienta je klientský portál.

Přijatý stav výše je to, co klient vidí okamžitě poté, co řekne ano. Váš pracovní postup pro přijetí se spustí ve stejnou chvíli, takže děkovný e-mail dorazí spolu se smlouvou.

Chyby, kterým se vyhnout

• Přílišná automatizace prvního týdne. Tři zprávy za den působí jako spam. Rozložte je.
• Obecný text. Pokud by to mohla poslat jakákoli společnost, přepištěte to.
• Opomenutí lidského kroku. Každý automatizovaný tok by měl skončit úkolem přiřazeným osobě.
• Za předpokladu, že je portál nastaven. Přístup do portálu je pro klienta samostatná volba, takže to uveďte v uvítacím e-mailu.
• Žádný test. Nejprve spusťte pracovní postup sami na sobě.

Pracovní příklad: projekt značky

Řekněme, že prodáváte projekt brand identity za 4 800 $ s 40% zálohou a připojenou smlouvou. Zde je to, co se stane se třemi aktivními pracovními postupy:

1. Klient přijme návrh a zaplatí zálohu 1 920 $. Pracovní postup 1 odešle poděkování a vytvoří váš úkol „Naplánovat zahájení“. Smlouva je odeslána automaticky.
2. Klient podepíše. Pracovní postup 2 vás upozorní, odešle odkaz na dotazník a označí klienta „onboarding“.
3. Platba je zaznamenána. Pracovní postup 3 potvrzuje držený počáteční datum a vytváří úkol pro sběr podkladů značky.

Nedotkli jste se ničeho. To, co děláte první den, je čtení odpovědí z dotazníku a provedení kickoff hovoru, což je část, za kterou vám klient platí. Čísla jsou ilustrací toho, jak může být projekt rozdělen, nikoli měřítkem.

Jak poznat, že to funguje

Po prvních několika klientech zkontrolujte tři věci. Spustil se každý trigger jednou a pouze jednou? Zněl e-mail tak, jak jste ho napsali? Byl každý úkol splněn osobou v nastaveném čase? Protokol o provedení ukazuje, co se spustilo, takže zmeškaný nebo zdvojený krok je viditelný místo skrytého. Upravte text před přidáním dalších pracovních postupů a odolejte vytváření dvanáctikrokové sekvence pro klienta, kterého jste ještě nepotkali.

Konečné doporučení

Začněte se třemi pracovními postupy, každý ukončete úkolem pro člověka a po prvních několika klientech zkontrolujte protokol o provedení. Pro širší proces kolem nich použijte seznam úkolů pro onboarding a seznam softwaru pro onboarding.