Jak automatizovat onboarding klienta krok za krokem (2026)

Jak automatizovat onboarding klienta krok za krokem

1. Uveďte každý krok od „ano“ po zahájení. Zapište si, co dnes děláte poté, co je přijata nabídka: poděkování, smlouva, faktura zálohy, dotazník, úvodní hovor.
2. Označte kroky, které jsou vždy stejné. Ty se automatizují. Rozsah, agenda zahájení a kreativní zadání zůstávají u člověka.
3. Vyberte spouštěč pro každou skupinu: přijatá nabídka, dokončená smlouva nebo přijatá platba.
4. Vytvořte jeden pracovní postup na spouštěč. Každý odešle e-mail a vytvoří úkol pro osobu; první také změní fázi klienta. Tři níže uvedené úvodní pracovní postupy jsou připraveny ke zkopírování.
5. Napište e-mail svým vlastním hlasem, s názvem klienta a názvem projektu, takže to vypadá, jako byste to poslali vy.
6. Otestujte na vzorovém klientovi, poté aktivujte. Nic neběží, dokud to neuděláte vy.
7. Zkontrolovat protokol o provedení po vašich prvních skutečných klientech a opravte každý krok, který se spustil dvakrát nebo vůbec.

Stejné kroky automatizují onboarding zákazníků nebo onboarding nových klientů pro jakoukoli servisní firmu; mění se pouze slovo. Tato příručka pokrývá automatizovatelnou část po přijetí nabídky. Ta srovnání nejlepšího softwaru pro onboardingu klientů pokrývá nástroje a Kontrolní seznam onboardingu klienta pro agentury pokrývá celý proces.

Co stojí za automatizaci

Použijte jednoduchý test: napsali byste stejnou zprávu a provedli stejné kliknutí pokaždé? Pokud ano, automatizujte to.

Tři spouštěče, na kterých záleží

Pracovní postupy Workspace369 mohou začít událostmi v záznamu klienta. Pro onboarding klienta, tři jsou klíčové:

1. Nabídka přijata. Klient řekl ano. Toto je vaše nejrychlejší příležitost to potvrdit.
2. Smlouva dokončena. Všichni signatáři dokončili. Bezpečné pro potvrzení procesu zahájení.
3. Platba přijata. Záloha nebo faktura vyrovnána. Bezpečné držet datum zahájení.

Čtvrtý, rezervace vytvořena, je relevantní, pokud provozujete rezervační stránku pro úvodní hovory nebo onboardingové schůzky.

Jeden vestavěný krok, který je třeba znát: když je k nabídce připojená smlouva, smlouva je automaticky odeslána po přijetí. To není pracovní postup, který si sami sestavíte, a šetří manuální krok.

Dostupné akce

V rámci pracovního postupu můžete řetězit kroky. Ty, na kterých záleží při onboardingu:

• Odeslat e-mail (všechny plány).
• Odeslat SMS (Voyager a vyšší).
• Vytvořit úkol, přiřazený vám nebo kolegovi.
• Odeslat interní oznámení.
• Přiřadit kolegu klientovi.
• Přesunout fázi klienta, například z Leada do Aktivní.
• Nastavit pole nebo přidat tag, jako je "onboarding".
• Převést nabídku na fakturu a odeslat fakturu.
• Odeslat smlouvu a připomenout o nepodepsané.

Co dnes neexistuje: krok, který vytváří projekt, nebo krok, který pozve klienta do portálu. Naplánujte si tyto dva ručně nebo je přidejte do svého uvítacího e-mailu jako pokyny.

Tři úvodní pracovní postupy

Pracovní postup 1: Nabídka přijata

• Spouštěč: nabídka přijata.
• Akce: e-mailem klientovi, vytvořit úkol „Naplánovat úvodní schůzku“ splatný do dvou dnů, přesunout klienta do Aktivní.

Text e-mailu:

Předmět: Jste uvnitř, Křestní jméno

Děkujeme za přijetí projekt nabídka. Dále obdržíte smlouvu k podpisu, poté vám pošlu několik úvodních otázek. Ozvu se vám do jednoho pracovního dne, abychom domluvili čas našeho úvodního setkání.

Simon

Pracovní postup 2: Smlouva podepsána

• Spouštěč: smlouva dokončena.
• Akce: interní oznámení vám, e-mail klientovi s dotazníkem, přidání tagu „onboarding“, vytvoření úkolu „Zkontrolovat odpovědi na dotazník“ splatného před zahájením.

Pracovní postup 3: Platba přijata

• Spouštěč: platba přijata.
• Akce: e-mailem klientovi „vaše datum zahájení je rezervováno“, vytvořit úkol „Objednat zdroje / zarezervovat dodavatele“, upozornit přiděleného člena týmu.

Pokud vaše první faktura následuje po záloze, můžete přidat krok, který odešle fakturu z nabídky. Pro formulaci viz dotazník pro onboarding klienta.

Nastavte to jednou ve Workspace369

Jste autor a nastavení je jednorázová práce.

1. Otevřete pracovní postupy a začněte šablonou, jako je „Předání přijaté nabídky“ nebo „Poděkování za podepsanou smlouvu“. Jedná se o jednotlivé děkovné e-maily, takže je berte jako výchozí bod.
2. Přepište e-mail svým vlastním hlasem. Použijte jméno klienta a název projektu.
3. Přidat úkol a změnu fáze.
4. Spusťte test se vzorovým klientem před aktivací.
5. Aktivovat. Po prvním skutečném přijetí zkontrolujte protokol provádění.

Nic neběží, dokud to neaktivujete. To je poctivý obchod: pár minut teď, žádná manuální práce později.

Co uvést ve svém plánu

Cadet (29 $/měsíc) zahrnuje e-mailové automatizace s až třemi aktivními pracovními postupy, což přesně pokrývá výše uvedené tři. Voyager (74 $/měsíc) přidává SMS kroky a až deset aktivních pracovních postupů. Specialist (149 $/měsíc) umožňuje 25. Commander a Enterprise jsou neomezené a přidávají pracovní postupy navržené AI. Zkontrolujte ceny pro aktuální matici.

Kde se zobrazuje v produktu

Viz automatizace pracovních postupů pro triggery a akce podrobně. Nabídka, která zahajuje tento řetězec, je popsána v nabídky a cenové kalkulace, a pozdější pohled klienta je klientský portál.

Přijatý stav výše je to, co klient vidí okamžitě poté, co řekne ano. Váš pracovní postup pro přijetí se spustí ve stejnou chvíli, takže děkovný e-mail dorazí spolu se smlouvou.

Chyby, kterým se vyhnout

• Přílišná automatizace prvního týdne. Tři zprávy za den působí jako spam. Rozložte je.
• Obecný text. Pokud by to mohla poslat jakákoli společnost, přepištěte to.
• Opomenutí lidského kroku. Každý automatizovaný tok by měl skončit úkolem přiřazeným osobě.
• Za předpokladu, že je portál nastaven. Přístup do portálu je pro klienta samostatná volba, takže to uveďte v uvítacím e-mailu.
• Žádný test. Nejprve spusťte pracovní postup sami na sobě.

Pracovní příklad: projekt značky

Řekněme, že prodáte projekt značkové identity s cenou $4,800 (předpokládaná příkladná částka) s 40procentní zálohou a připojenou smlouvou. Záloha činí $4,800 × 0,40 = $1,920. Zde je to, co se stane se třemi živými pracovními postupy:

1. Klient přijme nabídku a zaplatí zálohu $1,920 (40 procent z $4,800). Pracovní postup 1 odešle poděkování a vytvoří váš úkol „Naplánovat zahájení“. Smlouva je odeslána automaticky.
2. Klient podepíše. Pracovní postup 2 vás upozorní, odešle odkaz na dotazník a označí klienta „onboarding“.
3. Platba je zaznamenána. Pracovní postup 3 potvrzuje držený počáteční datum a vytváří úkol pro sběr podkladů značky.

Nedotkl jste se ničeho. To, co uděláte první den, je přečíst si odpovědi na dotazník a provést zahajovací hovor, což je část, za kterou vám klient platí. Částky jsou vymyšlené, aby ukázaly, jak může být projekt rozdělen, nikoli jako benchmark nebo doporučená cena.

Jak poznat, že to funguje

Po prvních několika klientech zkontrolujte tři věci. Spustil se každý trigger jednou a pouze jednou? Zněl e-mail tak, jak jste ho napsali? Byl každý úkol splněn osobou v nastaveném čase? Protokol o provedení ukazuje, co se spustilo, takže zmeškaný nebo zdvojený krok je viditelný místo skrytého. Upravte text před přidáním dalších pracovních postupů a odolejte vytváření dvanáctikrokové sekvence pro klienta, kterého jste ještě nepotkali.

Konečné doporučení

Začněte se třemi pracovními postupy, každý ukončete úkolem pro člověka a po prvních několika klientech zkontrolujte protokol o provedení. Pro širší proces kolem nich použijte seznam úkolů pro onboarding a seznam softwaru pro onboarding.