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CRM für Yoga- & Pilates-Studios

CRM für Yoga- und Pilates-Studios mit privatem Follow-Up

Yoga- und Pilatesstudios haben oft Schwierigkeiten, maßgeschneiderte private Sitzungsnachfassaktionen für Kunden zu verwalten, wenn sie Systeme verwenden, die nur für Stundenpläne für große Gruppen optimiert sind. Workspace369 verwaltet private Kunden von Anfang bis Ende: Kundenakten, Angebote, Terminplanung, Nachfassaktionen und Rechnungen. Diese Anleitung zeigt, wie Sie individuelle Kundenreisen neben Ihrer primären Kursplanung verfolgen.

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Kundedie Beziehung und der vereinbarte Brief
ArbeitAufgaben mit einer verantwortlichen Person
AbrechnungRechnungen und kommerzieller Kontext
Workspace369 Kundenprofil, das Historie, Dateien, Kommunikation und Rechnungen in einem Profil anzeigt

Wichtige Fakten

CRM für Yoga- & Pilates-Studios von Workspace369 deckt 9 Bereiche ab, darunter Kundenakten, Angebote, Projekte und Aufgaben.

Der Workflow läuft in 5 Schritten, von "umfassende Kundenstammdaten protokollieren" bis "Aufgaben nach der Sitzung verfolgen".

Workspace369 startet ab 29 US-Dollar/Monat für 1 Benutzer, und der Commander-Plan beinhaltet 20 Benutzer, 500 GB Speicherplatz und 120.000 KI-Tokens pro Monat für 299 US-Dollar/Monat.

Zusätzliche Benutzer kosten jeweils 10 US-Dollar und 100 GB zusätzlicher Speicherplatz kosten 15 US-Dollar; die vollständigen Preise sind öffentlich einsehbar unter Workspace369 Preisübersicht.

Das Problem

Administrative Herausforderungen im Management privater Sitzungen

Verstreuter Verlauf privater Kunden

Wenn Instruktoren sowohl Gruppenkurse als auch private Pilates-Sitzungen unterrichten, gehen individuelle Kundenanpassungen und -ziele verloren. Standard-Kurssoftware protokolliert die Anwesenheit, speichert aber keine tiefgehenden Hintergrundnotizen. Studiobetreiber müssen manuell Textnachrichten und Papierformulare durchsuchen, um Details früherer Gespräche zu finden. Dieser Mangel an administrativer Kontinuität erschwert die Vorbereitung auf spezialisierte Einzelgespräche und führt zu operativen Fehlern beim Check-in der Kunden.

Getrennte Rechnungsverfolgung

Private Yoga-Sitzungen erfordern kundenspezifische Paketpreise und eine direkte Abrechnung, die selten den Standard-Gruppenmitgliedschaftsstrukturen entspricht. Das Schreibtischpersonal stellt häufig manuelle Rechnungen aus separaten Buchhaltungstools aus, was eine Lücke zwischen Zahlungsbestätigung und Sitzungsplanung hinterlässt. Ohne eine verknüpfte administrative Aufzeichnung haben Studios Schwierigkeiten zu überprüfen, ob ein Kunde aktive Guthaben hat, bevor ein Instruktor eine private Reformer- oder Mattenstunde durchführt.

Fragmentierte Erstgespräche

Das Sammeln von Kundenzielen, Bewegungsvorlieben und Zeitplanpräferenzen erfolgt normalerweise über unzusammenhängende E-Mail-Threads und Papier-Intake-Bögen. Wenn diese Kommunikation außerhalb des Kernsystems für Kundenarbeit stattfindet, können die Ausbilder frühere Gespräche nicht überprüfen, bevor eine Sitzung beginnt. Diese Fragmentierung zwingt Studiobesitzer, Notizen manuell in einzelne Dateien zu kopieren, was den Verwaltungsaufwand erhöht und Wissenslücken über den Hintergrund des Kunden schafft.

Fehlende Nachfassstruktur

Die Bindung von hochwertigen Privatkunden erfordert strukturierte Nachfassaufgaben nach der Sitzung, die von Standard-Kursplänen nicht unterstützt werden. Nach einer ersten privaten Bewertung vergessen Studios oft, Nachfassaufgaben für gezielte Kundenbindungsmaßnahmen zuzuweisen. Ohne explizite Aufgabenverfolgung und klare Kundenaufzeichnungen sinkt die langfristige Bindung von Privatkunden, da individuelle Kundenmeilensteine von vielbeschäftigten Mitarbeitern völlig übersehen werden.

Das Produkt

Erleben Sie den Workspace, den Ihre Kunden spüren.

01

Ein Portal, das Kunden tatsächlich aufrufen

Kunden verfolgen Fortschritte, Dateien und Rechnungen in einem gebrandeten Portal, anstatt Ihr Team um Updates zu bitten.

Workspace369 Kundenprofil, das Historie, Dateien, Kommunikation und Rechnungen in einem Profil anzeigt
02

Jeder Kanal in einer Inbox

E-Mails, SMS, Anrufe und Voicemails landen neben dem Kundenkonto – mit KI-Zusammenfassungen, sodass jedes Teammitglied mit vollständigem Kontext antworten kann.

Workspace369 geteilte Inbox, die E-Mail-, SMS- und Anrufliste neben einem Kundenprofil anzeigt
03

Kundenarbeit, organisiert als Projekte

Aufgaben, Dateien und Status für jede Zusammenarbeit – sichtbar für das Team und, über das Kundenportal, für den Kunden.

Workspace369 Projektboard, das Kundenarbeit in Phasen mit Verantwortlichen und Status organisiert anzeigt
04

Von Angeboten bis zu bezahlten Rechnungen

Senden Sie Angebote, fakturieren Sie Meilensteine oder Retainer und lassen Sie automatische Erinnerungen alles Offene verfolgen.

Workspace369 Rechnungeneditor, der Posten, Zahlungsbedingungen und Kundendetails anzeigt

Arbeitsablauf

Workflow für private Sitzungskunden

01

Umfassende Kundenakten protokollieren

Beginnen Sie mit der Eröffnung eines dedizierten Kundenkontos für den eingehenden Privat-Yoga-Schüler. Erfassen Sie die allgemeinen Bewegungsvorlieben und langfristigen Ziele der Person im Kundenbriefing und bewahren Sie sensible Gesundheits- oder medizinische Unterlagen in Ihrem zugelassenen klinischen System auf. Dies stellt sicher, dass dem Kunden zugewiesene Ausbilder vor Beginn der körperlichen Anleitung auf historische Notizen und Dateien zugreifen können, wodurch die Kundennotizen an einem zugänglichen Ort organisiert bleiben.

02

Benutzerdefinierte private Angebote erstellen

Erstellen Sie einen detaillierten Vorschlag, der das private Sitzungspaket, die spezifischen Trainerzuweisungen und die vereinbarten Sitzungsfrequenzen umreißt. Senden Sie diesen Vorschlag an den Kunden zur Prüfung, Genehmigung und elektronischen Unterzeichnung. Sobald der Kunde das Dokument genehmigt hat, aktualisiert ein Mitarbeiter den Projektstatus, um anzuzeigen, dass das Paket zur Planung bereit ist, und stellt so eine klare Vereinbarung über die Sitzungsbedingungen sicher.

03

Koordination privater Buchungen

Nutzen Sie das Planungstool, um den spezifischen Studio-Raum und die Verfügbarkeit des Ausbilders für den privaten Block zu reservieren. Da dies parallel zu Ihrem Gruppenkursplan läuft, prüft der Studioleiter, ob die private Buchung nicht mit geplanten Gruppenkursen kollidiert. Tragen Sie den bestätigten Zeitpunkt in das Kundenkonto ein und weisen Sie dem Ausbilder zugehörige Vorbereitungsaufgaben zu.

04

Rechnungen erstellen und versenden

Erstellen Sie eine klare Rechnung, die den vereinbarten Angebotsbedingungen für das private Pilates-Paket entspricht. Senden Sie die Rechnung an das Kundenportal, wo der Kunde seinen Rechnungsverlauf einsehen kann. Der Kunde kann online per Karte über Stripe bezahlen, sodass die Finanzunterlagen korrekt bleiben, bevor die Sitzungen beginnen.

05

Aufgaben nach der Sitzung verfolgen

Nach Abschluss der privaten Sitzung öffnet der Ausbilder die Kundenakte, um Notizen und Dateien mit neuen Beobachtungen zu aktualisieren. Der Administrator erstellt eine Aufgabe, um drei Wochen später ein Folgegespräch zu planen. Diese strukturierte Routine stellt sicher, dass Privatkunden außerhalb des regulären Gruppenkursplans eine konsistente operative Betreuung erhalten.

Produktabdeckung

Kundenverwaltung für Yoga- & Pilates-Studios

  • Ein Administrator kann eine Kundenakte erstellen, eine Intake-Datei anhängen und eine private Sitzungskonversation protokollieren, ohne das System verlassen zu müssen.
  • Das System ermöglicht es einem Betreiber, eine Rechnung aus einem aktiven Angebot zu generieren und diese korrekt im Kundenportal anzuzeigen.
  • Ein Administrator kann einem bestimmten Ausbilder eine Nachfassaufgabe zuweisen und deren Erscheinen auf der Studio-Aufgabenliste neben dem Terminplan des Kunden überprüfen.
Kundenakten
Angebote
Projekte und Aufgaben
Dateien
Gespräche
Terminplanung
Rechnungen
Kundenportal
Workflow-Automatisierungen

Geliebt im App Store

Bewertet von den Leuten, die ihre Kundenarbeit damit erledigen.

★★★★★
Endlich fühlt es sich ruhig an

Ich bin zwischen drei oder vier All-in-One-Tools hin- und hergesprungen und habe mich immer in einem Durcheinander von Tabs wiedergefunden. Dies ist das erste Tool, das sich ruhig anfühlt. Habe meine Kundenprojekte in zehn Minuten eingerichtet.

Justin R. · Alleingründer · App Store-Bewertung
★★★★★
Reibungslose Teameinführung

Wir haben es unserem achtköpfigen Team vorgestellt und die Einführung war schmerzlos – intuitiv und ausgefeilt. Ich würde mir mehr Integrationen wünschen, aber sie liefern weiter.

Samantha D. · Operations Lead · App Store-Bewertung
★★★★★
Stunden pro Woche zurückgewonnen

Ich habe separate Tools für Notizen, Aufgaben, Dokumente und Updates jongliert. Die Konsolidierung an einem Ort hat mir ehrlich gesagt jede Woche Stunden gespart. Der Support ist auch reaktionsschnell.

Alicia N. · Gründerin einer Agentur · App Store-Bewertung
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FAQ

Bewertungs- und Testkriterien

Kann Workspace369 unsere Wartelisten für Gruppenkurse im Studio verwalten?

Workspace369 bietet Online-Buchungsseiten und automatische Terminerinnerungen ab Specialist, zusammen mit dem gemeinsamen Kalender auf jedem Plan. Behalten Sie die Klassengröße, Wartelisten und den Mitgliedszugang in Ihrem Studio-Klassensystem bei und führen Sie private Kunden, Angebote und Rechnungen in Workspace369 durch.

Wie gehen wir mit Kundenmitgliedschaften und Türzugang um?

Behalten Sie Mitgliedschaften, Türbeschläge und Check-in-Scanner in Ihrem Studio-Zugangssystem bei. Workspace369 verwaltet Kundenakten, Angebote, Rechnungen und Gespräche und verbindet sich über Webhooks und die API von Specialist mit anderen Systemen.

Können wir automatisierte E-Mail-Marketingkampagnen an Studenten senden?

Workspace369 bietet Funnels mit Lead-Erfassung auf jedem Plan, E-Mail-Automatisierungen ab Cadet, SMS-Workflow-Schritte ab Voyager, Marketing-Tools und Kampagnen ab Specialist und KI-gestützte Workflows ab Commander. Überprüfen Sie Ihre Zielgruppe, das Kampagnenformat und die Zustimmungsanforderungen, bevor Sie den ersten Versand durchführen.

Wo protokollieren Ausbilder private Fortschrittsnotizen zu Sitzungen?

Lehrer protokollieren Fortschrittsnotizen in der spezifischen Kundenakte, in Notizen oder Gesprächen. Dies stellt sicher, dass alle Mitarbeiter mit Zugriff die Sitzungshistorie und anstehende Aufgaben einsehen können.

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