Τιμολόγηση Microsoft 365: πρότυπα, Power Automate και πότε χρειάζεστε πραγματικό σύστημα

Το Microsoft 365 καλύπτει πολλά για μια μικρή επιχείρηση — email, έγγραφα, υπολογιστικά φύλλα, συναντήσεις. Ένα πράγμα που δεν περιλαμβάνει είναι μια εφαρμογή τιμολόγησης. Έτσι, οι περισσότερες ομάδες τιμολογούν με τον χειροκίνητο τρόπο: ένα πρότυπο Word ή Excel, αποθηκευμένο ως PDF, αποστέλλεται από το Outlook.

Αυτή η προσέγγιση λειτουργεί — μέχρι να μην λειτουργεί. Αυτός ο οδηγός καλύπτει πώς μοιάζει πραγματικά η τιμολόγηση με το Microsoft 365, πού αποτυγχάνει η προσέγγιση προτύπων και πότε η τιμολόγηση χρειάζεται ένα πραγματικό σύστημα γύρω της.

Γρήγορη απάντηση

Το Microsoft 365 διαθέτει κανένα ενσωματωμένο εργαλείο τιμολόγησηςΟι ομάδες τιμολογούν με πρότυπα Word ή Excel που αποστέλλονται από το Outlook, μερικές φορές προσθέτοντας ροές Power Automate για υπενθυμίσεις. Αυτή η ρύθμιση αποτυγχάνει όταν οι τιμολογήσεις χρειάζονται αυτόματη αρίθμηση, σύνδεσμους πληρωμής online, σχέδια πληρωμής, προγραμματισμένες υπενθυμίσεις και κατάσταση ανά πελάτη — τότε ένα πραγματικό σύστημα τιμολόγησης αποσβένει το κόστος του σε ημέρες, όχι μήνες.

Οι τρεις τρόποι τιμολόγησης με το Microsoft 365

Επιλογή 1: η προσέγγιση προτύπου

Η τυπική ρύθμιση: ένα αρχείο Excel ή Word με τα στοιχεία σας, αριθμό τιμολόγησης, ημερομηνίες, στοιχεία γραμμής, σύνολα και οδηγίες πληρωμής. Εξαγωγή ως PDF, επισύναψη σε email Outlook, αποστολή.

Αποτυγχάνει σε προβλέψιμα σημεία. Οι αριθμοί τιμολογήσεων διπλασιάζονται επειδή τίποτα δεν τους διαδοχίζει. Πελάτες που θέλουν να πληρώσουν με κάρτα απαντούν ρωτώντας πώς. Κανείς δεν ξέρει ποια από τις σαράντα τιμολογήσεις που υπάρχουν είναι ακόμα απλήρωτη χωρίς να ανοίξει ένα υπολογιστικό φύλλο. Και η παρακολούθηση — η υπενθύμιση που στην πραγματικότητα πληρώνει τις τιμολογήσεις — εξαρτάται από εσάς να θυμηθείτε να την στείλετε.

Επιλογή 2: πρότυπο συν Power Automate

Το Power Automate μπορεί να προσθέσει ροές υπενθυμίσεων: στείλτε την τιμολόγηση, περιμένετε, υπενθυμίστε αν είναι απλήρωτη. Βοηθάει, αλλά προσθέτει ένα επίπεδο συντήρησης που οι περισσότερες μικρές ομάδες υποτιμούν. Οι ροές αποτυγχάνουν όταν κάποιος επεξεργάζεται τη δομή του υπολογιστικού φύλλου, και εξακολουθείτε να μην έχετε σύνδεσμο πληρωμής, σχέδια πληρωμής ή προβολή ζωντανής κατάστασης.

Επιλογή 3: ένα πραγματικό σύστημα τιμολόγησης

Ένα πραγματικό σύστημα αντιμετωπίζει την τιμολόγηση ως μέρος ενός κύκλου, όχι ενός εγγράφου: το αρχείο πελάτη περιέχει το ιστορικό, η πρόταση γίνεται η τιμολόγηση, η τιμολόγηση φέρει σύνδεσμο πληρωμής και οι υπενθυμίσεις αποστέλλονται προγραμματισμένα χωρίς εσάς. Στο Workspace369, αυτός ο κύκλος περιλαμβάνει επίσης σχέδια πληρωμής για προκαταβολές και υπολοίπα, επαναλαμβανόμενες τιμολογήσεις για πάγιες αμοιβές, μια πύλη πελάτη όπου η τιμολόγηση βρίσκεται δίπλα στα αρχεία και την κατάσταση, και αναφορές που δείχνουν τι εκκρεμεί ανά πελάτη.

Για το μέρος του εγγράφου αυτή τη στιγμή, το δωρεάν γεννήτρια τιμολογίων δημιουργεί ένα τιμολόγιο έτοιμο για εκτύπωση στο πρόγραμμα περιήγησης, και το δωρεάν πρότυπο τιμολογίου κατεβάζει ένα CSV που ανοίγει απευθείας στο Excel ή στα Google Sheets.

Τελική σύσταση

Χρησιμοποιήστε την προσέγγιση προτύπου του Microsoft 365 ενώ ο όγκος τιμολογήσεων είναι λίγες το μήνα. Όταν οι τιμολογήσεις γίνουν εβδομαδιαίος ρυθμός — ή όταν χρειάζεστε συνδέσμους πληρωμής, σχέδια, υπενθυμίσεις και ορατότητα — μεταφέρετε τον κύκλο στο λογισμικό τιμολόγησης και διαχείρισης έργων φτιαγμένο για αυτό, με πακέτα από $29/μήνα για μία θέση.