Κοινόχρηστο γραμματοκιβώτιο Microsoft 365: επιλογές και εναλλακτικές

Το Microsoft 365 μπορεί να υποστηρίξει ένα κοινόχρηστο γραμματοκιβώτιο με περισσότερους από έναν τρόπους. Η πρακτική επιλογή είναι συνήθως μεταξύ ενός κοινόχρηστου γραμματοκιβωτίου του Outlook, μιας Ομάδας Microsoft 365 και μιας αποκλειστικής πλατφόρμας κοινόχρηστου γραμματοκιβωτίου.

Η καλύτερη επιλογή εξαρτάται από το τι πρέπει να κάνει η ομάδα μετά την άφιξη ενός μηνύματος. Αν ο στόχος είναι απλώς να επιτρέψετε σε μερικούς ανθρώπους να απαντούν από μία διεύθυνση, ένα κοινόχρηστο γραμματοκιβώτιο μπορεί να είναι αρκετό. Αν η ομάδα θέλει έναν χώρο εργασίας γύρω από ομαδικές συζητήσεις, μια Ομάδα Microsoft 365 προσθέτει δομή. Αν τα μηνύματα πρέπει να γίνουν εργασία πελάτη, το γραμματοκιβώτιο μπορεί να χρειαστεί ένα ευρύτερο λειτουργικό σύστημα γύρω του.

Γρήγορη απάντηση

Χρησιμοποιήστε ένα Κοινόχρηστο γραμματοκιβώτιο Outlook όταν μια μικρή ομάδα χρειάζεται να διαβάζει και να απαντά από μία διεύθυνση. Χρησιμοποιήστε ένα Ομάδα Microsoft 365 όταν η ομάδα θέλει επίσης κοινόχρηστο ημερολόγιο, αρχεία και προγραμματισμό γύρω από το γραμματοκιβώτιο. Εξετάστε το ειδικό λογισμικό κοινόχρηστων εισερχομένων όταν το email πρέπει να παραμένει συνδεδεμένο με το CRM, το τηλέφωνο, το SMS, τα αιτήματα, τα έργα, τα αρχεία, τα τιμολόγια, τις πληρωμές, την αυτοματοποίηση και την αναφορά.

Τρεις τρόποι δημιουργίας κοινόχρηστου γραμματοκιβωτίου με το Microsoft 365

Επιλογή 1: Κοινόχρηστο γραμματοκιβώτιο Outlook

Ένα κοινόχρηστο γραμματοκιβώτιο του Outlook δίνει σε πολλούς ανθρώπους πρόσβαση για να διαβάζουν και να στέλνουν email από μία διεύθυνση, όπως support@ ή info@. Είναι μια απλή επιλογή για μια μικρή ομάδα λειτουργίας που γνωρίζει ήδη ποιος είναι υπεύθυνος για κάθε απάντηση.

Ένα κοινόχρηστο γραμματοκιβώτιο είναι συχνά αρκετό όταν:

• Η ομάδα είναι μικρή
• Μία διεύθυνση είναι η πηγή της αλήθειας
• Η ιδιοκτησία συντονίζεται ανεπίσημα
• Το email είναι το μόνο κανάλι που πρέπει να κοινοποιείται

Το όριο δεν είναι ότι το γραμματοκιβώτιο αποτυγχάνει στο email. Είναι ότι η πρόσβαση στο γραμματοκιβώτιο από μόνη της δεν δημιουργεί μια συνδεδεμένη ροή εργασίας πελάτη — καμία ανάθεση με λογοδοσία, καμία κατάσταση επίλυσης, καμία σύνδεση με το αρχείο του πελάτη.

Επιλογή 2: Ομάδα Microsoft 365

Μια Ομάδα Microsoft 365 περικλείει ένα κοινόχρηστο γραμματοκιβώτιο σε έναν ευρύτερο χώρο εργασίας: κοινόχρηστο ημερολόγιο, βιβλιοθήκη εγγράφων και πίνακα Planner. Ταιριάζει σε ομάδες που θέλουν συνεργασία γύρω από συζητήσεις χωρίς να εγκαταλείψουν το περιβάλλον του Microsoft 365.

Οι Ομάδες προσθέτουν χρήσιμη δομή όταν:

• Οι συζητήσεις χρειάζονται έναν χώρο για σχετικά αρχεία και προγραμματισμό
• Η ομάδα ζει ήδη στο Outlook, Teams και SharePoint
• Η βασική συνεννόηση είναι καλύτερη από καμία συνεννόηση

Η ανταλλαγή είναι ότι το μοντέλο ομάδας εξακολουθεί να ζει στο επίπεδο συνεργασίας. Δεν συνδέει μια συζήτηση με το αρχείο του πελάτη, το ανοιχτό έργο, το ανεξόφλητο τιμολόγιο ή τον αυτοματισμό παρακολούθησης.

Επιλογή 3: Αποκλειστικό λογισμικό κοινόχρηστου γραμματοκιβωτίου

Το αποκλειστικό λογισμικό κοινόχρηστου γραμματοκιβωτίου γίνεται χρήσιμο όταν το email είναι η αρχή της εργασίας, όχι το τέλος της. Τα μηνύματα πελατών χρειάζονται έναν υπεύθυνο, μια κατάσταση και μια σύνδεση με όλα γύρω τους.

Αυτό σημαίνει ότι το γραμματοκιβώτιο συνδέεται με:

• Αρχεία CRM και ιστορικό πελάτη
• Τηλεφωνικές κλήσεις, SMS και φωνητικό ταχυδρομείο στον ίδιο χώρο
• Αιτήματα, έργα, αρχεία και εργασίες
• Προσφορές, τιμολόγια, πληρωμές και σχέδια πληρωμής
• Αυτοματισμοί για παρακολούθηση και υπενθυμίσεις
• Αναφορές σε όλα τα κανάλια

Το Workspace369 εκτελεί αυτό το λειτουργικό μοντέλο: ένα κοινόχρηστο γραμματοκιβώτιο όπου email, SMS, κλήσεις και φωνητικό ταχυδρομείο βρίσκονται δίπλα στο αρχείο του πελάτη, το έργο και τον λογαριασμό. Συνδέεται επίσης με Microsoft 365 όταν η ομάδα θέλει να διατηρήσει αυτό το οικοσύστημα.

Τελική σύσταση

Ξεκινήστε με ένα κοινόχρηστο γραμματοκιβώτιο του Outlook αν η ομάδα χρειάζεται μόνο μία διεύθυνση. Μεταβείτε σε μια Ομάδα Microsoft 365 όταν τα αρχεία και ο προγραμματισμός πρέπει να βρίσκονται δίπλα της. Επιλέξτε αποκλειστικό λογισμικό όταν τα μηνύματα πρέπει να γίνουν εργασία πελάτη με υπευθυνότητα και πλαίσιο.

Ελέγξτε το κόμβος λογισμικού κοινόχρηστου γραμματοκιβωτίου για το λειτουργικό μοντέλο, ή συγκρίνετε το Επιλογές κοινόχρηστου γραμματοκιβωτίου Google Workspace αν η ομάδα σας αποφασίζει μεταξύ οικοσυστημάτων.