Κοινόχρηστο γραμματοκιβώτιο Microsoft 365: επιλογές και εναλλακτικές
Συγκρίνετε τα κοινόχρηστα γραμματοκιβώτια του Outlook, τις Ομάδες Microsoft 365 και το αποκλειστικό λογισμικό κοινόχρηστου γραμματοκιβωτίου για ομάδες που διαχειρίζονται email πελατών και παρακολούθηση.
Γρήγορη απάντηση
- Το Microsoft 365 υποστηρίζει κοινόχρηστο email μέσω κοινόχρηστων γραμματοκιβωτίων του Outlook και Ομάδων Microsoft 365.
- Ένα κοινόχρηστο γραμματοκιβώτιο δίνει στην ομάδα μία διεύθυνση για να διαβάζει και να απαντά από αυτήν· οι Ομάδες προσθέτουν έναν συνεργατικό χώρο εργασίας γύρω από τις συζητήσεις.
- Μια αποκλειστική λειτουργική εισερχόμενη αλληλογραφία είναι χρήσιμη όταν το email πρέπει να συνδεθεί με κλήσεις, μηνύματα, CRM, έργα, τιμολόγια, αρχεία και αναφορές.
Το Microsoft 365 μπορεί να υποστηρίξει ένα κοινόχρηστο γραμματοκιβώτιο με περισσότερους από έναν τρόπους. Η πρακτική επιλογή είναι συνήθως μεταξύ ενός κοινόχρηστου γραμματοκιβωτίου του Outlook, μιας Ομάδας Microsoft 365 και μιας αποκλειστικής πλατφόρμας κοινόχρηστου γραμματοκιβωτίου.
Η καλύτερη επιλογή εξαρτάται από το τι πρέπει να κάνει η ομάδα μετά την άφιξη ενός μηνύματος. Αν ο στόχος είναι απλώς να επιτρέψετε σε μερικούς ανθρώπους να απαντούν από μία διεύθυνση, ένα κοινόχρηστο γραμματοκιβώτιο μπορεί να είναι αρκετό. Αν η ομάδα θέλει έναν χώρο εργασίας γύρω από ομαδικές συζητήσεις, μια Ομάδα Microsoft 365 προσθέτει δομή. Αν τα μηνύματα πρέπει να γίνουν εργασία πελάτη, το γραμματοκιβώτιο μπορεί να χρειαστεί ένα ευρύτερο λειτουργικό σύστημα γύρω του.
Γρήγορη απάντηση
Χρησιμοποιήστε ένα Κοινόχρηστο γραμματοκιβώτιο Outlook όταν μια μικρή ομάδα χρειάζεται να διαβάζει και να απαντά από μία διεύθυνση. Χρησιμοποιήστε ένα Ομάδα Microsoft 365 όταν η ομάδα θέλει επίσης κοινόχρηστο ημερολόγιο, αρχεία και προγραμματισμό γύρω από το γραμματοκιβώτιο. Εξετάστε το ειδικό λογισμικό κοινόχρηστων εισερχομένων όταν το email πρέπει να παραμένει συνδεδεμένο με το CRM, το τηλέφωνο, το SMS, τα αιτήματα, τα έργα, τα αρχεία, τα τιμολόγια, τις πληρωμές, την αυτοματοποίηση και την αναφορά.
Τρεις τρόποι δημιουργίας κοινόχρηστου γραμματοκιβωτίου με το Microsoft 365
| Προσέγγιση | Καλύτερο για | Σημαντική ανταλλαγή |
|---|---|---|
| Κοινόχρηστο γραμματοκιβώτιο Outlook | Μια μικρή ομάδα που απαντά από μία διεύθυνση | Κοινή πρόσβαση email χωρίς ευρύτερη ουρά εργασίας ή επίπεδο λειτουργίας πελάτη |
| Ομάδα Microsoft 365 | Ομάδες που θέλουν γραμματοκιβώτιο συν ημερολόγιο, αρχεία και Planner | Η συνεργασία παραμένει εντός του μοντέλου ομάδας του Microsoft 365 αντί για ένα πλήρες σύστημα CRM, διαχείρισης έργων και χρέωσης |
| Ειδικό λογισμικό κοινόχρηστων εισερχομένων | Επικοινωνία πελάτη που καλύπτει email, κλήσεις, SMS, παράδοση και χρέωση | Προσθέτει άλλη πλατφόρμα εκτός αν ενοποιεί επίσης την περιβάλλουσα εργασία πελάτη |
Επιλογή 1: Κοινόχρηστο γραμματοκιβώτιο Outlook
Ένα κοινόχρηστο γραμματοκιβώτιο του Outlook δίνει σε πολλούς ανθρώπους πρόσβαση για να διαβάζουν και να στέλνουν email από μία διεύθυνση, όπως support@ ή info@. Είναι μια απλή επιλογή για μια μικρή ομάδα λειτουργίας που γνωρίζει ήδη ποιος είναι υπεύθυνος για κάθε απάντηση.
Ένα κοινόχρηστο γραμματοκιβώτιο είναι συχνά αρκετό όταν:
- Η ομάδα είναι μικρή
- Μία διεύθυνση είναι η πηγή της αλήθειας
- Η ιδιοκτησία συντονίζεται ανεπίσημα
- Το email είναι το μόνο κανάλι που πρέπει να κοινοποιείται
Το όριο δεν είναι ότι το γραμματοκιβώτιο αποτυγχάνει στο email. Είναι ότι η πρόσβαση στο γραμματοκιβώτιο από μόνη της δεν δημιουργεί μια συνδεδεμένη ροή εργασίας πελάτη — καμία ανάθεση με λογοδοσία, καμία κατάσταση επίλυσης, καμία σύνδεση με το αρχείο του πελάτη.
Επιλογή 2: Ομάδα Microsoft 365
Μια Ομάδα Microsoft 365 περικλείει ένα κοινόχρηστο γραμματοκιβώτιο σε έναν ευρύτερο χώρο εργασίας: κοινόχρηστο ημερολόγιο, βιβλιοθήκη εγγράφων και πίνακα Planner. Ταιριάζει σε ομάδες που θέλουν συνεργασία γύρω από συζητήσεις χωρίς να εγκαταλείψουν το περιβάλλον του Microsoft 365.
Οι Ομάδες προσθέτουν χρήσιμη δομή όταν:
- Οι συζητήσεις χρειάζονται έναν χώρο για σχετικά αρχεία και προγραμματισμό
- Η ομάδα ζει ήδη στο Outlook, Teams και SharePoint
- Η βασική συνεννόηση είναι καλύτερη από καμία συνεννόηση
Η ανταλλαγή είναι ότι το μοντέλο ομάδας εξακολουθεί να ζει στο επίπεδο συνεργασίας. Δεν συνδέει μια συζήτηση με το αρχείο του πελάτη, το ανοιχτό έργο, το ανεξόφλητο τιμολόγιο ή τον αυτοματισμό παρακολούθησης.
Επιλογή 3: Αποκλειστικό λογισμικό κοινόχρηστου γραμματοκιβωτίου
Το αποκλειστικό λογισμικό κοινόχρηστου γραμματοκιβωτίου γίνεται χρήσιμο όταν το email είναι η αρχή της εργασίας, όχι το τέλος της. Τα μηνύματα πελατών χρειάζονται έναν υπεύθυνο, μια κατάσταση και μια σύνδεση με όλα γύρω τους.
Αυτό σημαίνει ότι το γραμματοκιβώτιο συνδέεται με:
- Αρχεία CRM και ιστορικό πελάτη
- Τηλεφωνικές κλήσεις, SMS και φωνητικό ταχυδρομείο στον ίδιο χώρο
- Αιτήματα, έργα, αρχεία και εργασίες
- Προσφορές, τιμολόγια, πληρωμές και σχέδια πληρωμής
- Αυτοματισμοί για παρακολούθηση και υπενθυμίσεις
- Αναφορές σε όλα τα κανάλια
Το Workspace369 εκτελεί αυτό το λειτουργικό μοντέλο: ένα κοινόχρηστο γραμματοκιβώτιο όπου email, SMS, κλήσεις και φωνητικό ταχυδρομείο βρίσκονται δίπλα στο αρχείο του πελάτη, το έργο και τον λογαριασμό. Συνδέεται επίσης με Microsoft 365 όταν η ομάδα θέλει να διατηρήσει αυτό το οικοσύστημα.
Τελική σύσταση
Ξεκινήστε με ένα κοινόχρηστο γραμματοκιβώτιο του Outlook αν η ομάδα χρειάζεται μόνο μία διεύθυνση. Μεταβείτε σε μια Ομάδα Microsoft 365 όταν τα αρχεία και ο προγραμματισμός πρέπει να βρίσκονται δίπλα της. Επιλέξτε αποκλειστικό λογισμικό όταν τα μηνύματα πρέπει να γίνουν εργασία πελάτη με υπευθυνότητα και πλαίσιο.
Ελέγξτε το κόμβος λογισμικού κοινόχρηστου γραμματοκιβωτίου για το λειτουργικό μοντέλο, ή συγκρίνετε το Επιλογές κοινόχρηστου γραμματοκιβωτίου Google Workspace αν η ομάδα σας αποφασίζει μεταξύ οικοσυστημάτων.
Διαχειριστείτε την παρακολούθηση πελατών σε έναν ενιαίο χώρο εργασίας.
CRM, εισερχόμενη αλληλογραφία, φωνή, τιμολόγηση, πληρωμές, έργα, αρχεία, AI και αυτοματισμοί ροής εργασιών — συνδεδεμένα αντί για εξαγωγή.