Parhaat CRM-järjestelmät virtuaaliassistentteille vuonna 2026: palkkiot, tunnit, tehtävät

Mikä CRM virtuaaliassistentille on (ja mitä se ei ole)

Virtuaaliassistentin CRM on assistentin työn yritystoiminnan puoli: kuka asiakas on, mitä tunteja tai tehtäviä sovittiin kuukausittain, kuka heidän tiimistään voi pyytää työtä, mitä kirjasit ja mitä on vielä maksamatta. Se ei ole sähköpostin korvike, salasana-arkisto tai asiakkaan oman tiimin projektityökalu. Säilytä asiakkaan kirjautumistiedot salasanojen hallintaohjelmassa, ei muistiinpanoissa. Jos työkalu tallentaa yhteystietoja, mutta jättää ajan ja laskutuksen muille sovelluksille, tuntisopimus elää sähköpostiketjussa ja toinen pyytäjä voi hiljaa ylittää kuukausirajan.

Kuinka vertasimme näitä työkaluja

Vertasimme jokaista työkalua samoilla viidellä kriteerillä käyttäen vain myyjän omia hinnoittelu- ja tuotesivuja:

1. Aloitushinta yhdelle henkilölle, kuukausittain ja vuosittain laskutettava, lokakuun 25. päivänä 2026.
2. Jatkuvat sopimukset ja tuntikattavuus kyseisessä suunnitelmassa: tuntiseuranta, toistuvat laskut tai jatkuvat sopimukset ja kirjattujen tuntien muuttaminen laskuksi.
3. Asiakaspuolen osat: asiakasportaali, tarjoukset tai sopimukset sekä tehtävät tai projektit.
4. Kovat rajat aloituspaketissa: aktiiviset asiakkaat, projektit, käyttäjät tai liidilomakkeet.
5. Kokeilujakson ehdot: kesto ja se, vaatiiko myyjä korttia.

Emme testanneet nopeutta, tukea, luotettavuutta tai mobiilisovelluksia, emmekä käyttäneet kolmannen osapuolen arvioita. Järjestys heijastaa sopivuutta VA:lle, joka laskuttaa jatkuvia sopimuksia ja tuntipaketteja. HubSpot ja Harvest ovat osittaisia työkaluja ja sijoitettu viimeiseksi.

Paras CRM virtuaaliassistentille vuonna 2026

1. Workspace369, paras virtuaaliassistentteille, jotka laskuttavat palkkioita ja tuntipaketteja

Workspace369 sijoittaa asiakastietueen, tarjous asiakas hyväksyy verkossa, sopimuksen kuukausittaisella tuntipankilla, tehtävät, aikaseuranta tuntilomakkeilla, yksityisellä asiakasportaalilla ja laskut yhdessä paikassa. Cadet maksaa 29 dollaria kuukaudessa yhdelle henkilölle (23,25 dollaria vuosilaskutuksella) ja sisältää jatkuvat sopimukset, toistuvat laskut, ennakkomaksut, laskutettavan ajan, joka muuttuu laskuriveiksi, ja maksuseuranta-automaation suunnitelmassa. Sähköpostiautomaatiot sisältyvät hintaan, jopa 3 aktiivisella työnkululla. Kuvakaappaus on demonauhure, ei asiakastulos.

Rajoitukset: Cadet sallii 5 aktiivista projektia ja yhden käyttäjän, joten monien pienten asiakkaiden VA voi saavuttaa rajan; Voyager (74 dollaria kuukaudessa, kaksi käyttäjää, puhelut ja tekstiviestit, jaettu postilaatikko) nostaa sen, ja lisäkäyttäjät maksavat 10 dollaria kuukaudessa Voyagerista. Verkkovaraukset, kulut ja maksujärjestelyt alkavat Specialist-tasolta (149 dollaria kuukaudessa). Se ei pakota tuntirajaa sinulle, joten kirjoita raja tarjoukseen. 14 päivän kokeilu vaatii kortin.

Paras: yksinyrittäjät VA:t, joilla on jopa viisi aktiivista asiakasprojektia, tai pienet VA-toimistot Voyager-versiossa, jotka myyvät kuukausittaisia jatkuvia sopimuksia ja haluavat ajan, tehtävät, portaalin ja laskut ilman lisäsovelluksia.

2. Moxie, paras edullisimpaan hintaan

Moxie listaa virtuaaliassistenttisivun sivustollaan. Starter-versio maksaa $12 kuukaudessa tai $10 kuukaudessa laskutettuna vuosittain, ja sen hinnoittelusivu listaa asiakas- ja projektinhallinnan, laskutuksen ja maksut, tarjoukset, kustannusarviot ja sopimukset, ajan seurannan, myyntiputken, lomakkeen rakentajan ja kokousaikatauluttajat. Kokeilu on 14 päivää, ja Moxien etusivu sanoo, ettei luottokorttia vaadita. Jos suoritat alla olevan testin, jokainen vaihe laskuun asti on listattu Starter-versiossa. Pro-versio maksaa $25 kuukaudessa ($20 laskutettuna vuosittain) ja lisää valkoisella merkityn asiakasportaalin, mukautetun verkkotunnuksen ja työnkulun automaatiot.

Rajoitukset: Ei valkoisella merkittyä portaalia tai automaatioita Starter-versiossa, joten muistutukset ja asiakaspäivitykset pysyvät manuaalisina Pro-versioon asti. Hinnoittelusivu ei nimeä toistuvaa laskutusta, mutta Moxien ohjekeskus dokumentoi toistuvat laskut ja maksuaikataulut ilman suunnitelmarajoitusta, joten varmista ne Starter-versiossa ennen kuin suunnittelet jatkuvaa sopimusta.

Paras: uudet VAh:t, jotka haluavat tarjouksia, aikaa ja laskuja halvalla ja voivat itse periä päivityksiä.

3. Plutio, paras kaikkeen sisältyvään yksinyrittäjän pakettiin

Plutio listaa projektit, laskut, sopimukset, aikatauluttajat ja lomakkeet ydinominaisuuksina jokaisessa suunnitelmassa. Core maksaa $19 kuukaudessa ($190 laskutetaan vuosittain) ja sisältää 100 Gt tallennustilaa; sivulla sanotaan, että projektit, laskut, sopimukset, aikatauluttajat, lomakkeet ja ajankäytön seuranta ovat jokaisessa suunnitelmassa. Kokeilu on 7 päivää ja sivulla sanotaan, ettei korttia tarvita. Koukku on raja: Core sallii 9 aktiivista asiakasta ja ei osallistujia, ja kokeilu sallii 3 aktiivista asiakasta. Laske asiakkaat, joita palvelet aktiivisesti ennen aloittamista; kymmenes siirtää sinut Pro-tasolle hintaan $49 kuukaudessa.

Rajoitukset: vain yksinyrittäjille Core-versiossa, 500 työnkulkutoimintoa kuukaudessa, ja valkoinen etiketti on lisäosa. Kasvava VA-toimisto muutamalla assistentilla kasvaa siitä nopeasti ulos.

Paras: yksinyrittäjä VA pienellä, vakaalla asiakaslistalla, joka haluaa kaikki moduulit alusta alkaen.

4. Bonsai, paras tuntiperusteiseen laskutukseen käyttäjäkohtaisesti hinnoiteltuna

Bonsai hinnoittelee per käyttäjä. Basic on $15 kuukaudessa ($9 laskutettuna vuosittain) tuntiseurannalla, tehtävillä, rajoittamattomilla projekteilla ja CRM:llä. Essentials, hintaan $25 kuukaudessa ($19 laskutettuna vuosittain), lisää laskut ja maksut, jatkuvat ja tilauslaskut, tarjoukset ja sopimukset, lomakkeet, aikataulutus, asiakasportaali ja kulujen seuranta. Kokeilu kestää 7 päivää, minkä jälkeen Bonsai pyytää korttitietoja jatkaakseen. Kokeile Essentialsia, älä Basicia, koska Basic ei voi lähettää laskua. Elite on $49 kuukaudessa laskutettuna vuosittain ($59 kuukaudessa) kolmen käyttäjän minimillä, joten se on merkityksellinen vasta kun palkkaat lisää henkilökuntaa.

Rajoitukset: laskut ja portaali eivät sisälly Basic-versioon, ja mukautetut kentät sekä asiakastehtävät ja viestintä alkavat Premium-versiosta ($39 kuukaudessa, $29 vuosittain laskutettuna).

Paras: VA:t, jotka laskuttavat tunneittain ja lisäävät alihankkijoita yksi käyttäjä kerrallaan.

5. HoneyBook, paras paketoituihin VA-palveluihin

HoneyBook Starter maksaa $29 kuukaudessa vuosittain laskutettuna ja sisältää rajoittamattomasti asiakkaita ja projekteja, laskuja ja maksuja, tarjouksia ja sopimuksia, kalenterin, asiakasportaalin ja perusraportoinnin. Sen UKK tarjoaa 30 päivän kokeilun ilman luottokorttia. Jos myyt kiinteitä paketteja, kuten postilaatikon hallintapakettia, tiedustelusta maksuun johtava prosessi sopii hyvin. Hinnoittelusivu listaa myös 60 päivän tyytyväisyystakuun, mikä vähentää riskin testata sitä todellisessa työssä. Starter maksaa $29 kuukaudessa vuosittain laskutettuna; kuukausittainen Starter-hinta on Katso sivusto.

Rajoitukset: Starter sallii enintään 2 live-lomaketta. Hinnoittelusivulla ei ole mainintaa ajanseurannasta tai sen suunnitelmasta, vaikka HoneyBookin ohjekeskus kuvailee ajanseurantaa, joka lisää laskutettavat tunnit laskuihin, joten varmista se kokeilujakson aikana ennen kuin luotat siihen tuntirajoituksessa. Essentials ($49 kuukaudessa vuodessa laskutettuna, $59 kuukausittain) lisää aikatauluttajan, automaatiot, enintään 10 lomaketta ja enintään 2 tiimin jäsentä tilin omistajan lisäksi.

Paras: VA:t, jotka myyvät kiinteitä paketteja tuntien sijaan.

6. Dubsado, paras lomakepainotteiseen perehdytykseen

Dubsado Starter on $335 vuodessa ja Premier on $525 vuodessa; kuukausihinnat ovat Katso sivusto. Kokeilu on 21 päivää täydellä Premier-käytöllä ilman korttia. Molemmat suunnitelmat listaavat rajoittamattomat asiakkaat ja projektit, laskutuksen ja maksusuunnitelmat, asiakasportaalit, lomake- ja sähköpostipohjat sekä kolme lisäkäyttäjää ilmaiseksi. Starterissa on yksi aktiivinen liidienkeräyslomake, ja julkiset tarjoukset, aikataulutus, automaattiset työnkulut ja kirjanpitointegraatio vaativat Premierin.

Rajoitukset: hinnoittelusivulla ei ole ajanseurantaa, mutta Dubsadon ohjekeskus sanoo ajanseurannan olevan Premier-ominaisuus, joka liittää merkinnät laskuihin, joten Starter tarvitsee toisen työkalun tunneille. Kuukausihinta on Katso sivusto, joten tarkista se, jos et halua maksaa vuosittain.

Lisäbrändit maksavat 10 dollaria kuukaudessa kappale, mikä auttaa, jos pyörität toista VA-brändiä, ja käyttäjät kolmen ilmaisen käyttäjän jälkeen hinnoitellaan sivuilla olevissa ryhmissä.

Paras: VA:t, joilla on toistettava perehdytyskysely, jotka rakentavat lomakkeet kerran.

7. HubSpot CRM ja Harvest, parhaat osittaisina työkaluina

HubSpotin ilmainen CRM sanoo olevansa ilmainen jopa 2 käyttäjälle, 1 000 yhteyshenkilölle ilman aikarajaa eikä korttia vaadita. Sivu listaa yhteyshenkilöt, myyntiputket, tehtävät ja aktiviteetit sekä raportoinnin, mutta ei ajankäytön seurantaa, asiakasportaalia tai jatkuvaa laskutusta, joten se kattaa yhteyshenkilöt ja myyntiputken. Harvestilla on ilmainen suunnitelma yhdelle käyttäjälle ja 2 projektille, mukaan lukien ajankäytön seuranta, laskutus ja kuluseuranta, ja Teams alkaa $9 per käyttäjä kuukaudessa vuosittain laskutettuna ($11 kuukausittain) 30 päivän kokeilujaksolla. Harvest sanoo, että kokeilujaksoon ei vaadita luottokorttia.

Rajoitukset: kumpikaan ei listaa asiakasportaalia, tarjouksia tai toistuvaa sopimuslaskutusta kuvatuissa suunnitelmissa.

Paras: VA, joka tarvitsee vain ilmaisen yhteystietoluettelon (HubSpot) tai vain tuntiseurannan ja laskut (Harvest). Kumpikin voi sijaita kevyemmän työkalun rinnalla, mutta silloin tuntisopimus, tehtävät ja lasku elävät kolmessa paikassa, mikä on tämä opas pyrkii välttämään.

Rinnakkaisvertailu

Mikä työkalu sopii VA-yritykseesi?

Workspace369 toiminnassa kuukausittaiselle jatkuvan palvelusopimuksen asiakkaalle

Tässä on, miltä tuntikatto-testi näyttää Workspace369:ssä. Molemmat kuvakaappaukset ovat demotyötilasta esimerkkidatalla (autonkorjausyritys Commander-suunnitelmassa), eivätkä VA-tiliä tai asiakastulosta.

Taulu näyttää 10 aktiivista projektia vaihe-sarakkeissa, jokainen kortti edistymispalkilla, budjetilla ja jäljellä olevilla päivillä. Sivupalkki listaa Asiakkaat, Pyynnöt, Projektit, Kalenteri, Tehtävät, Muistutukset, Ajanseuranta, Tarjoukset ja Laskut. VA pitäisi yhden projektin per jatkuva sopimusasiakas: tehtävät jokaiselta pyytäjältä menevät projektiin, ja aikaseuranta ajastimet ja tuntikirjaukset kirjataan sitä vasten. Cadet sallii 5 aktiivista projektia; tämä demo on Commander-tasolla.

Laskueditori näyttää tiedot vasemmalla ja asiakasnäyttöisen esikatselun oikealla, osittainen maksu jo lisättynä. Kuukauden lopussa muutat kirjatut tunnit laskuriveiksi, ja vakuus toistaa saman laskun joka kuukausi. Asiakas näkee projektin, viestit ja laskun asiakasportaali pikemminkin kuin sähköpostiketjussa. Tämän kuvakaappauksen Maksusuunnitelma-välilehti vaatii Specialist tai korkeamman tason.

Aseta asiakas tuntipankkivakuudeksi, ja tuntimittari näyttää hyväksytyt tunnit, hyväksyntääsi odottavat tunnit ja jäljellä olevat tunnit, hälytyksillä 80 % ja 100 % kuukauden tunneista. Vakuustuntipankit ovat kaikissa suunnitelmissa.

Mitä se ei tee virtuaaliassistentille: se ei pysäytä työtä katon kohdalla, joten sovi tarjouksessa, mitä tapahtuu ylimääräisille tunneille. Se ei ole salasanaholvi. Online-varaus alkaa Specialist-versiosta.

Suorita tuntikattavuustesti kokeilujakson aikana

Käy yksi kuvitteellinen asiakas läpi kuukausi kussakin valitsemassasi työkalussa:

1. Kirjaa ylös kuukausittainen tuntisopimus ja sisältyvät tehtävät ja lähetä se tarjouksena tai lyhyenä kuvauksena, jonka asiakas hyväksyy.
2. Luo projekti, jossa on tehtäviä kahdelta eri asiakkaan pyytäjältä.
3. Kirjaa aika molempiin ajastimella, muokkaa sitten yhtä merkintää tuntikirjanpidossa.
4. Ylitä kuukausiraja, lähetä sitten asiakkaalle viesti siitä ja liitä tuntierittely.
5. Muuta kirjatut tunnit laskuksi ja aseta seuraavan kuukauden jatkuvan sopimuksen lasku.
6. Vie asiakkaan tiedot ja tarkista, mitä tulee ulos.

Jos suoritat testin, paras työkalu pitää tehtävät, ajan, viestit ja laskun yhdellä asiakastietueella, ja laskun kokonaissumma vastaa tuntikirjaustasi. Mikä tahansa ero on vuoto, jonka tämä testi on rakennettu löytämään. Hinnoittele lisätunnit ensin ilmaisella laajuusmuutospyynnön rakentaja ja aseta hintasi tuntihintalaskuri.

Milloin pitää se yksinkertaisena

Jos sinulla on kaksi tai kolme vakituista asiakasta, jaettu tehtävälista, ajankäyttösovellus ja laskupohja voivat viedä sinut pitkälle. Siirry asiakasohjelmistoon, kun kaksi pyytäjää on ristiriidassa, kun et voi sanoa, mistä tunneista sovittiin kolme kuukautta sitten, tai kun jahtaat myöhässä olevia maksuja käsin. Se virtuaaliassistenttien tuotesivu näyttää, miten Workspace369 käsittelee tarjoukset, viestinnät ja laskut, ja hinnoittelusivu on nykyiset suunnitelmat. Workspace369 tukee myös Työnkulkujen automaatiot muistutuksia ja seurantaa varten, sähköpostiautomaatioilla kaikissa suunnitelmissa.

Ennen todellisten asiakkaiden tuontia, aja yksi täysi kuukausi esittelydatalla ja tarkista, että tietosi voidaan viedä.