Kuinka muuntaa laskutettavat tunnit laskuksi (menettämättä rahaa)

Valmiin tuntikirjauksen ja maksetun laskun välinen kuilu on se, missä palveluyritykset menettävät hiljaa tuloja: tunteja jää pois, palkkoja sovelletaan epäjohdonmukaisesti, rivikohteet ovat liian epäselviä hyväksyttäväksi. Tämä on selkeä työnkulku tämän kuilun sulkemiseksi – käytätpä sitten ohjelmistoa, joka muuntaa ajan automaattisesti, tai taulukkolaskentaa, jota käytät käsin.

Nopea vastaus

Tarkista tuntikirja laskutuskaudelta, merkitse laskutettava, kerro tunnit sovitulla hinnalla kullekin roolille, lisää kulut, ilmoita pyöristyskäytäntösi ja maksuehdot laskussa, lähetä se ja seuraa, kunnes se on maksettu. Koko kierron pitäisi kestää minuutteja per asiakas, ei iltapäivää.

Vaihe 1: Seuraa aikaa, jotta se kestää tarkastelun

Konversio alkaa kaappauksesta. Jokainen aikakirjaus tarvitsee kolme asiaa keston lisäksi: asiakkaan tai projektin, johon se kuuluu, tehtävän tai aktiviteetin ja lyhyen muistiinpanon, joka on kirjoitettu tulevalle lukijalle – asiakkaalle – ei itsellesi. "Soitto" ei merkitse mitään kolmen viikon kuluttua. "Soitto: uudelleenkäynnistetty perehdytyspalautteen jälkeen" hyväksyy itsensä.

Ajastimet voittavat muistin. Perjantain tuntien rekonstruointi maanantaina on tapa, jolla 20 minuutin tehtävät katoavat, ja ne katoavat tulostasi, eivät asiakkaan laskusta.

Vaihe 2: Tarkista tuntikirjaus ennen laskutusta

Älä koskaan laskuta raakaa aikaa. Ennen laskutusjakson päättymistä tee tarkistus:

• Merkinnät ilman projektia, tehtävää tai muistiinpanoa
• Ei-laskutettava työ, joka lipsahti mukaan – sisäiset kokoukset, omien virheiden aiheuttamat korjaukset
• Kaksoiskappaleet juoksemaan jääneestä ajastimesta
• Merkinnät, jotka kuuluvat eri ajanjaksoon tai eri asiakkaalle

Tiimissä tämä tarkistus on esimiehen hyväksyntävaihe. Yksinyrittäjällä se on ero laskun välillä, jonka voit puolustaa rivi riviltä, ja sellaisen, jota toivot kenenkään kyseenalaistavan.

Vaihe 3: Käytä sovittuja hintoja, rooli roolilta

Laskutusaste × tunnit käyttäen työn tehneen henkilön tai roolin mukaista hintaa – ei yhtä yhdistettyä lukua, ellei asiakas ole sopinut yhdistelmästä. Seniori 150 dollarilla ja juniori 85 dollarilla samassa projektissa tulisi näkyä kahtena riviryhmänä, koska asiakas on sopinut siitä.

Jos asetat tai tarkistat hintoja, tuntihintalaskuri toimii päinvastoin tavoitetulostasi ja laskutettavasta kapasiteetistasi siihen lukuun, jota sinun pitäisi veloittaa.

Päätä myös pyöristyskäytäntösi tässä ja kirjoita se ylös: 6 minuutin tai 15 minuutin välein ovat yleisiä. Käytäntö itsessään on harvoin kiistan ongelma – sen näkymätön soveltaminen on.

Vaihe 4: Lisää kulut ja kiinteähintaiset kohteet

Korvattavat kulut kuolevat kuitin ja laskun väliseen kuiluun. Hae kauden kulut asiakkaalle — matkat, materiaalit, heidän puolestaan ostettu ohjelmisto — laskuun eriteltyinä riveinä määrineen ja päivämäärineen, ei yhtä "kulut" summaa. Jos projekti yhdistää tuntityön kiinteähintaiseen vaiheeseen, pidä ne selvästi eroteltuina osioina, jotta asiakas voi sovittaa kunkin sopimukseen.

Vaihe 5: Aseta ehdot, joihin asiakas voi vaikuttaa

Lasku ilman selkeitä ehtoja maksetaan milloin asiakas sen tekee. Määritä eräpäivä, maksuikkuna ja mahdolliset myöhästymismaksukäytännöt itse asiakirjaan. Jos päätät ikkunasta, oppaamme net 30 maksuajat kattaa, milloin tavallinen kuukausi sopii ja milloin lyhyemmät ehdot suojaavat kassavirtaa. Tee sitten maksamisesta kitkatonta: verkossa oleva Maksa nyt -vaihtoehto on parempi kuin pankkisiirto, jota kukaan ei ajoita.

Vaihe 6: Lähetä, sitten seuraa – joka kerta

Lähetys ei ole työnkulun loppu; maksu on. Seuraa laskun tilaa ja anna muistutusten mennä aikataulun mukaan muistin sijaan: muistutus ennen eräpäivää, yksi päivänä jolloin se menee umpeen, yksi viikkoa myöhemmin. Jatko, joka on liitetty samaan asiakastietueeseen kuin työ, pitää keskustelun asiallisena — lasku, kausi, rivikohteet — sen sijaan, että se olisi hankala sähköpostiketju, joka on rakennettu muistin perusteella.

Mitä asiakkaat odottavat näkevänsä laskussa

Aseta itsesi hyväksyvälle puolelle. Maksava henkilö haluaa varmistaa, ei tutkia:

• Laskutuskausi — tuntien kattama tarkka päivämääräväli
• Toimintojen yhteenveto — lyhyet, selkeät kuvaukset per rivikohta, ryhmiteltynä projektivaiheen tai henkilön mukaan
• Hinnan erittely — tunnit × hinta jokaiselle roolille, sopimuksen mukaisesti
• Kulut — eritelty, päivämäärillä
• Pyöristyskäytäntö — sovellettu lisäys, selkeästi ilmoitettuna
• Ehdot ja kokonaissumma — eräpäivä, maksuikkuna ja juokseva kokonaissumma, joka lasketaan ilman laskinta

Lasku, joka vastaa näihin itsestään, hyväksytään ilman kokousta. Sellainen, joka ei vastaa, synnyttää kokouksen.

Virheet, jotka maksavat oikeaa rahaa

Kaksi kuviota laukaisee useimmat laskutusriidat. Ensimmäinen on pyöristys ilman ilmoitettua käytäntöä: asiakkaan oma laskelma sanoo 37,2 tuntia, laskusi sanoo 39, ja nyt koko asiakirja on epäilyttävä — vaikka pyöristyksesi oli rehellinen. Toinen on epäselvät rivikohteet: "konsultointi — 14 tuntia — 2 100 dollaria" kutsuu haasteen, jota "14 tuntia kickoff-kokouksessa, auditoinnissa ja löydösten työpajassa, 1.-12. syyskuuta" ei tee. Lähellä: kahden laskutusjakson sekoittaminen yhteen laskuun ja laskuttaminen ajasta, jota kukaan ei tarkistanut.

Workspace369-polku

Workspace369:ssä yllä oleva ketju on yksi järjestelmä luovutuksen sijaan. Ajastimet, aikataulut ja laskutettava tuntikirjaus ovat saatavilla kaikissa paketeissa; tarkistat jakson aikataulusta, merkitset laskutettavat merkinnät, ja aika-lasku muuntaa ne lasku rivikohteet projektikontekstin liitettynä – jokaisessa suunnitelmassa, alkaen Cadetista 29 $/kk yhdelle käyttäjälle. The ajanseuranta- ja laskutusohjelmisto sivu näyttää koko silmukan, ja meidän paras ajanseuranta laskutuksella lyhyt lista vertaa sitä erillisiin seuraimiin.

Manuaalinen polku, tehty oikein

Laskentataulukko voi tukea tätä työnkulkua, jos annat sille kurinalaisuuden, jonka ohjelmisto pakottaa oletusarvoisesti. Yksi rivi per aikakirjaus päivämäärällä, asiakkaalla, projektilla, toimintahuomautuksella, kestolla, laskutettava kyllä/ei ja hinta. Kiinteä viikoittainen tarkistus — perjantai, ennen kuin unohdat viikon. Pivotointi tai suodatus per asiakas laskutusajankohtana, josta tulee rivikohtia. Ja kova sääntö: kun jakso on laskutettu, lukitse se. Aikataulukon muokkaaminen laskun lähettämisen jälkeen on se, miten kaksi tietuetta myöhemmin eroavat toisistaan.

Missä manuaalinen polku hajoaa, on seuranta ja todisteet: ei maksun tilaa, ei muistutuksia, eikä yhteyttä rivikohteen ja taustalla olevien merkintöjen välillä, kun asiakas kyseenalaistaa laskun kolmannella kuukaudella. Jos laskutat tunneittain joka viikko, silloin ohjelmisto yleensä ansaitsee kuukausimaksunsa.

Lopullinen suositus

Mitä tahansa työkalua käyttäen, ketju ei muutu: kirjaa muistiinpanoilla, tarkista ennen laskutusta, arvo × tunnit roolin mukaan, erittele kulut, ilmoita pyöristyskäytäntösi ja ehdot, lähetä, seuraa. Tee se viikoittain ja lasku kirjoittaa itsensä; tee se kuukausittain muistista ja se kirjoittaa tulosi alas.

Jos haluat siirron automatisoiduksi, aloita 14 päivän Workspace369-kokeilu — aika laskutukseen sisältyy jokaiseen suunnitelmaan alkaen 29 dollarilla/kk — tai vertaa tasoja hinnoittelusivu.