Excel-laskumallin vaihtoehto palveluyrityksille
Korvaa Excel-laskupohjat yhdistetyllä laskutuksella, CRM:llä, maksuilla, projekteilla, kuluilla, tiedostoilla, raportoinnilla ja luotettavilla asiakasseurannan työnkuluilla.
Nopea vastaus
- Excel-laskumallit ovat hyödyllisiä alussa, mutta ne eivät hallitse asiakaskontekstia, maksutilaa, projekteja, tiedostoja, kuluja tai seurantaa.
- Workspace369 on vahvempi, kun laskut on yhdistettävä CRM:ään, tarjouksiin, maksuihin, jatkuviin sopimuksiin, projekteihin, viestintään, kuluihin ja raportointiin.
- Paras vaihtoehto laskutusmallille ei ole vain kauniimpi PDF. Se on työnkulku, joka auttaa yritystä saamaan maksun ja ymmärtämään laskun takana olevaa työtä.
Excel-laskupohja on yleinen lähtökohta. Se on tuttu, joustava ja yleensä ilmainen.
Mutta laskupohja on vain asiakirja. Se ei hallitse asiakassuhdetta laskun ympärillä.
Kun konsultointi- tai palveluyritys kasvaa, laskun on yhdistyttävä tarjouksiin, projekteihin, maksutilanteeseen, kuluihin, tiedostoihin, viesteihin ja seurantaan. Siinä vaiheessa malli alkaa hajota.
Nopea vastaus
Workspace369 on vahva Excel-laskupohjavaihtoehto konsultteille, yksinyrittäjille, toimistoille ja palveluyrityksille, jotka tarvitsevat laskuja yhdistettynä CRM:ään, projekteihin, tarjouksiin, sopimusmaksuihin, maksusuunnitelmiin, maksulinkkeihin, kuluihin, tiedostoihin, postilaatikkoon, tekstiviesteihin, puheluihin, tekoälyyn ja raportointiin.
Jos lähetät vain yhden satunnaisen laskun, malli voi riittää. Jos laskutus on osa todellista asiakasprosessia, Workspace369 on vahvempi järjestelmä.
Miksi laskupohjat ovat houkuttelevia
Excel-laskumallit toimivat, koska niitä on helppo aloittaa:
- Voit muokata rivikohtia nopeasti.
- Voit hallita asettelua.
- Voit käyttää uudelleen tuttua tiedostoa.
- Sinun ei tarvitse opetella uutta järjestelmää.
Se riittää, kun yritys on hyvin pieni ja työ on yksinkertaista.
Missä Excel-laskupohjat pettävät
Ongelmat ilmenevät laskun ympärillä:
- Ei luotettavaa maksun tilan työnkulkua
- Ei asiakashistoriaa laskun lisäksi
- Ei helppoa yhteyttä projekteihin tai pyyntöihin
- Ei automaattisia muistutuksia
- Ei sopimus- tai maksusuunnitelmatyönkulkua
- Ei selkeää raportointia tuloista, kuluista ja saamisten tilasta
- Tiedostot, hyväksynnät ja viestit sijaitsevat muualla
- Kaksoiskappaleiden syöttäminen aiheuttaa virheitä
Laskudokumentti voi näyttää hyvältä, mutta siihen liittyvä liiketoimintaprosessi muuttuu hauraaksi.
Mitä laskupohjan vaihtoehdon tulisi sisältää
Etsi ohjelmisto, joka tukee:
- Asiakastiedot ja yhteystiedot
- Tarjoukset, arviot, ehdotukset ja hyväksynnät
- Laskut, palkkiot, talletukset, maksusuunnitelmat ja hyvityslaskut
- Maksulinkit ja maksutila
- Projektit, tehtävät, kalenteri, tiedostot ja muistiinpanot
- Kulut ja raportointi
- Saapuneet, tekstiviestit, puhelut, vastaaja, tekoälymuistiinpanot ja muistutukset
Nämä ominaisuudet muuttavat laskutuksen dokumenttitehtävästä operatiiviseksi työnkuluksi.
Excel-laskumalli vastaan Workspace369
| Työnkulku | Excel-laskumalli | Workspace369 |
|---|---|---|
| Luo laskudokumentti | Kyllä | Kyllä |
| Seuraa maksun tilaa | Manuaalinen | Yhdistetty laskutus-työnkulkuun |
| Yhdistä asiakas-CRM:ään | Manuaalinen | Asiakastiedot voivat sisältää laskuja, muistiinpanoja, tiedostoja ja toimintaa |
| Yhdistä projekteihin | Manuaalinen | Projektit, tehtävät, tiedostot ja laskut voivat pysyä lähellä toisiaan |
| Hallitse palkkioita ja sopimuksia | Manuaalinen | Palkkiomaksut, maksusuunnitelmat ja tila voivat olla osa työnkulkua |
| Seuranta asiakkaiden kanssa | Erillinen sähköposti tai muisti | Saapuneet, tekstiviestit, puhelut, muistutukset ja tekoäly voivat tukea seurantaa |
| Raportoi tuloista ja kuluista | Manuaalinen laskentataulukoiden ylläpito | Raportit voivat yhdistää laskut, maksut, kulut ja asiakastyön |
Milloin siirtyä pohjista ohjelmistoon
Siirry laskupohjien ulkopuolelle, kun:
- Lähetät laskuja säännöllisesti
- Tarvitset maksu-linkkejä tai maksu-suunnitelmia
- Asiakkaat kysyvät projektikontekstista
- Tarvitset seurata palkkioita tai talletuksia
- Haluat liikevaihdon ja kulut näkyviin yhdessä
- Olet kyllästynyt kopioimaan asiakastietoja tiedostojen välillä
- Seuranta riippuu muistista
Tämä on yleensä kohta, jossa yhdistetty työtila säästää enemmän aikaa kuin malli.
Lopullinen suositus
Käytä Excel-laskupohjia satunnaiseen, yksinkertaiseen laskutukseen.
Käytä Workspace369:ää, kun laskujen on yhdistyttävä asiakkaisiin, ehdotuksiin, projekteihin, maksuihin, kuluihin, tiedostoihin, viesteihin, tekoälyyn ja raportointiin. Se on parempi vaihtoehto konsultteille ja palveluyrityksille, jotka haluavat laskutuksen olevan osa asiakastyönkulkua, ei erillinen laskentataulukko.
Hoida asiakasseuranta yhdessä työtilassa.
CRM, postilaatikko, puhelin, laskutus, maksut, projektit, tiedostot, tekoäly ja työnkulun automaatiot — yhdistettynä, ei vietyinä.