Excel-laskumallin vaihtoehto palveluyrityksille
Korvaa Excel-laskupohjat yhdistetyllä laskutuksella, CRM:llä, maksuilla, projekteilla, kuluilla, tiedostoilla, raportoinnilla ja luotettavilla asiakasseurannan työnkuluilla.
Tekijä Simon Dziak, perustaja, Workspace369 · LinkedIn
Excel-laskupohja on yleinen lähtökohta. Se on tuttu, joustava ja yleensä ilmainen.
Mutta laskupohja on vain asiakirja. Se ei hallinnoi asiakassuhdetta laskun ympärillä. Jos tarvitset tällä hetkellä vain asiakirjan, ilmainen laskupohja lataa CSV-tiedoston, joka avautuu suoraan Excelissä.
Konsultointi- tai palveluyrityksen kasvaessa laskun on yhdistyttävä tarjouksiin, projekteihin, maksutilanteeseen, kuluihin, tiedostoihin, viesteihin ja seurantaan. Siinä vaiheessa malli alkaa pettää – ja silloin laskutusominaisuus ottaa ohjat käsiinsä ja pitää laskun asiakastietueen vieressä.
Mitä sisällä?
Nopea vastausMiksi laskupohjat ovat houkutteleviaMissä Excel-laskupohjat pettävätMitä laskupohjan vaihtoehdon tulisi sisältääExcel-laskumalli vastaan Workspace369Milloin siirtyä pohjista ohjelmistoonLopullinen suositus
Nopea vastaus
Workspace369 on vahva Excel-laskupohjavaihtoehto konsultteille, yksinyrittäjille, toimistoille ja palveluyrityksille, jotka tarvitsevat laskuja yhdistettynä CRM:ään, projekteihin, tarjouksiin, sopimusmaksuihin, maksusuunnitelmiin, maksulinkkeihin, kuluihin, tiedostoihin, postilaatikkoon, tekstiviesteihin, puheluihin, tekoälyyn ja raportointiin.
Laskut, tarjoukset, ennakkomaksut, sopimukset, maksulinkit ja myöhästyneiden maksujen muistutukset sisältyvät kaikkiin suunnitelmiin alkaen 29 dollarista kuukaudessa; jaettu sähköpostilaatikko, tekstiviestit, puhelut ja vastaaja alkavat Voyager-tasolta (74 dollaria kuukaudessa, 2 käyttäjää); maksusuunnitelmat, kulut, myyntisaamisten ikäjakauma ja tekoälyn puheluyhteenvedot alkavat Specialist-tasolta (149 dollaria kuukaudessa, 10 käyttäjää). hinnoittelusivu listaa jokaisen suunnitelman.
Jos lähetät vain yhden satunnaisen laskun, malli voi olla riittävä. Jos laskutus on osa todellista asiakasvirtaa, Workspace369 on vahvempi järjestelmä.
Miksi laskupohjat ovat houkuttelevia
Excel-laskumallit toimivat, koska niitä on helppo aloittaa:
- Voit muokata rivikohtia nopeasti.
- Voit hallita asettelua.
- Voit käyttää uudelleen tuttua tiedostoa.
- Sinun ei tarvitse opetella uutta järjestelmää.
Se riittää, kun yritys on hyvin pieni ja työ on yksinkertaista.
Missä Excel-laskupohjat pettävät
Ongelmat ilmenevät laskun ympärillä:
- Ei luotettavaa maksun tilan työnkulkua
- Ei asiakashistoriaa laskun lisäksi
- Ei helppoa yhteyttä projekteihin tai pyyntöihin
- Ei automaattisia muistutuksia
- Ei sopimus- tai maksusuunnitelmatyönkulkua
- Ei selkeää raportointia tuloista, kuluista ja saamisten tilasta
- Tiedostot, hyväksynnät ja viestit sijaitsevat muualla
- Kaksoiskappaleiden syöttäminen aiheuttaa virheitä
Laskudokumentti voi näyttää hyvältä, mutta siihen liittyvä liiketoimintaprosessi muuttuu hauraaksi.
Mitä laskupohjan vaihtoehdon tulisi sisältää
Etsi ohjelmisto, joka tukee:
- Asiakastiedot ja yhteystiedot
- Tarjoukset ja hyväksynnät
- Laskut, palkkiot, ennakkomaksut, maksusuunnitelmat
- Maksulinkit ja maksutila
- Projektit, tehtävät, kalenteri, tiedostot ja muistiinpanot
- Kulut ja raportointi
- Saapuneet, tekstiviestit, puhelut, vastaaja, tekoälymuistiinpanot ja muistutukset
Nämä ominaisuudet muuttavat laskutuksen dokumenttitehtävästä operatiiviseksi työnkuluksi.
Excel-laskumalli vastaan Workspace369
Workspace369 on tuotteemme, joten punnitse tätä vertailua sen mukaisesti — yllä oleva tarkistuslista on juuri se, jota vastaan arvioimme.
| Työnkulku | Excel-laskumalli | Workspace369 |
|---|---|---|
| Luo laskudokumentti | Kyllä | Kyllä |
| Seuraa maksun tilaa | Manuaalinen | Yhdistetty laskutus-työnkulkuun |
| Yhdistä asiakas-CRM:ään | Manuaalinen | Asiakastiedot voivat sisältää laskuja, muistiinpanoja, tiedostoja ja toimintaa |
| Yhdistä projekteihin | Manuaalinen | Projektit, tehtävät, tiedostot ja laskut voivat pysyä lähellä toisiaan |
| Hallitse palkkioita ja sopimuksia | Manuaalinen | Sopimukset ja tila kaikissa suunnitelmissa; maksusuunnitelmat Specialist-tasolta |
| Seuranta asiakkaiden kanssa | Erillinen sähköposti tai muisti | Sähköpostimuistutukset ja tekoäly kaikissa suunnitelmissa; tekstiviestit ja puhelut Voyager-tasolta |
| Raportoi tuloista ja kuluista | Manuaalinen laskentataulukoiden ylläpito | Raportit yhdistävät laskut, maksut ja asiakastyön; kulut Specialist-tasolta |
Milloin siirtyä pohjista ohjelmistoon
Siirry laskupohjien ulkopuolelle, kun:
- Lähetät laskuja säännöllisesti
- Tarvitset maksu-linkkejä tai maksu-suunnitelmia
- Asiakkaat kysyvät projektikontekstista
- Tarvitset seurata palkkioita tai ennakkomaksuja
- Haluat liikevaihdon ja kulut näkyviin yhdessä
- Olet kyllästynyt kopioimaan asiakastietoja tiedostojen välillä
- Seuranta riippuu muistista
Tämä on yleensä kohta, jossa yhdistetty työtila säästää enemmän aikaa kuin malli.
Lopullinen suositus
Käytä Excel-laskupohjia satunnaiseen, yksinkertaiseen laskutukseen.
Käytä Workspace369:ää, kun laskujen on yhdistyttävä asiakkaisiin, tarjouksiin, projekteihin, maksuihin, kuluihin, tiedostoihin, viesteihin, tekoälyyn ja raportointiin. Se on parempi vaihtoehto konsultteille ja palveluyrityksille, jotka haluavat laskutuksen olevan osa asiakastyönkulkua, ei erillinen laskentataulukko.
Hoida asiakasseuranta yhdessä työtilassa.
CRM, postilaatikko, puhelin, laskutus, maksut, projektit, tiedostot, tekoäly ja työnkulun automaatiot — yhdistettynä, ei vietyinä.
14 päivän ilmainen kokeilu. Kortti vaaditaan. Kokeilun jälkeen: alkaen 29 $/kk. Uusiutuu automaattisesti kuukausittain, kunnes peruutat. Voit peruuttaa milloin tahansa kohdasta Asetukset → Laskutus.