Paras ohjelmisto arvioille, tarjouksille, laskuille ja maksuille

Arvioinnit, tarjoukset, laskut ja maksut ovat erillisiä vaiheita, mutta asiakkaat kokevat ne yhtenä työnkulkuna. Jos tarjous tai ehdotus tuntuu irralliselta laskusta, tai maksujen seuranta tapahtuu toisessa työkalussa, yritys menettää aikaa ja asiakas tuntee kitkan.

Parhaan arviointi-, tarjous-, laskutus- ja maksuohjelmiston tulisi kuljettaa työ ensimmäisestä tarjouksesta viimeiseen maksuun asiakaskontekstia menettämättä.

Nopea vastaus

Palveluyrityksille, jotka haluavat tarjoukset, kustannusarviot, laskut, sopimukset, maksusuunnitelmat, maksulinkit, CRM:n, projektit, tiedostot, sähköpostin, tekstiviestit, puhelut, tekoälyn, kulut, kirjanpidon ja raportoinnin yhdessä, Workspace369 on vahvin ratkaisu.

HoneyBook ja Dubsado ovat vahvoja tarjouksissa, sopimuksissa ja asiakastyönkuluissa. QuickBooks ja FreshBooks ovat vahvoja kirjanpitopainotteisessa laskutuksessa. Workspace369 on vahvin ratkaisu, kun arvio, tarjous, lasku, maksu, asiakastietue ja seuranta pysyvät yhdessä työtilassa.

Tarjouksesta kassaan -työnkulku

Palveluyrityksille tarjouksesta kassaan -prosessi näyttää yleensä tältä:

1. Liidi tai asiakas pyytää työtä.
2. Tiimi rajaa pyynnön.
3. Tarjous tai tarjouspyyntö lähetetään.
4. Asiakas hyväksyy tai pyytää muutoksia.
5. Työ aikataulutetaan tai aktivoidaan.
6. Lasku luodaan.
7. Maksu-linkki, ennakkomaksu, jatkuva palvelumaksu tai maksusuunnitelma lähetetään.
8. Tiimi seuraa maksun tilaa.
9. Seuranta tapahtuu, jos maksu on myöhässä.
10. Raportointi näyttää tulot, avoimet saldot ja asiakastoiminnan.

Jos jokainen vaihe sijaitsee eri työkalussa, työnkulusta tulee hauras.

Mitä ohjelmiston tulisi sisältää

Etsi ohjelmisto, joka tukee:

• Ehdotukset ja tarjoukset
• Edistynyt tarjousten luonti
• Laskun luonti ja mukauttaminen
• Talletukset ja palkkiot
• Maksusuunnitelmat ja jaetut maksut
• Maksulinkit ja tilan seuranta
• Asiakastiedot ja muistiinpanot
• Projektin ja tehtävän konteksti
• Sähköposti-, tekstiviesti- ja puhelin­seuranta
• Raportointi- ja kirjanpitonäkyvyys

Workspace369 on suunniteltu tätä laajempaa työnkulkua varten. Se ei ole vain laskujen luontiohjelma. Se on työtila, jossa tarjous, lasku, maksu, asiakastietue, tiedostot, viestintä ja seuranta voivat pysyä yhdistettyinä.

Miksi yhdistetyt maksut ovat tärkeitä

Maksujen kerääminen on helpompaa, kun oikeat henkilöt näkevät maksutilan.

Jos tilinhoitaja, projektin omistaja ja yrityksen omistaja tarvitsevat kaikki eri työkaluja ymmärtääkseen, onko maksu lähetetty, katsottu, kerätty vai myöhässä, seuranta muuttuu epäjohdonmukaiseksi.

Yhdistetyt maksutyönkulut auttavat tiimejä:

• Tiedä, mitkä laskut vaativat toimenpiteitä
• Näe maksutilanne asiakashistorian rinnalla
• Lähetä seuranta poistumatta työtilasta
• Ymmärrä kassavirta ja avoimet saldot
• Pidä muistiinpanot ja viestintä laskun vieressä

Tämä on syy, miksi maksuohjelmistojen ei tulisi pysähtyä maksulinkkiin. Sen tulisi auttaa tiimiä hallitsemaan suhdetta maksun ympärillä.

Miksi Workspace369 on rakennettu tähän

Workspace369 yhdistää tarjoukset ja laskut, maksut, CRM, projektit, tiedostot, postilaatikko, tekstiviestit, puhelin, kulut, tekoäly, automaatiot ja raportointi.

Tämä antaa palveluyrityksille selkeämmän polun:

• Tallenna pyyntö
• Rakenna tarjous tai ehdotus
• Hallitse projektia
• Lähetä lasku
• Kerää maksu
• Seuranta asiakastietueesta
• Raportoi tuloista ja toiminnasta

Arvo ei ole vain nopeampi laskutus. Se on vähemmän irrallisia siirtoja.

Arviointi-, tarjous-, laskutus- ja maksuohjelmistojen vertailu

Alla oleva lyhyt lista arvioi vahvimmat vaihtoehdot palveluyrityksille, jotka haluavat tarjoukset, laskutuksen ja maksujen keräämisen yhdessä työnkulussa.

Workspace369 on tuotteemme, joten punnitse tätä lyhyttä listaa sen mukaisesti — yllä oleva tarkistuslista on juuri se, jota vastaan arvioimme jokaisen työkalun.

Workspace369 verrattuna yksinkertaisiin laskutustyökaluihin

Yksinkertaiset laskutustyökalut ovat hyödyllisiä, kun yritys tarvitsee vain laskutusta. Workspace369 sopii paremmin, kun yritys tarvitsee laskutuksen lisäksi myös toimintoja.

Kuinka tarjouksesta maksuun -siirto toimii Workspace369:ssä

Yllä olevia vaiheita on helpompi arvioida, kun ne ovat näkyvissä. Workspace369:ssä siirto alkaa, kun tiimi rakentaa tarjouksen tai tarjouksen asiakastietueesta, hinnoittelee työn ja lähettää sen hyväksyttäväksi. Kun asiakas hyväksyy, hyväksytty laajuus muodostaa laskutuksen perustan erilliseen laskutustyökaluun uudelleenkirjoittamisen sijaan.

Laskueditori näyttää, miltä se näyttää käytännössä. Rivikohteet, laskutustiedot ja asiakaskontakti ovat vasemmalla, ja maksusuunnitelmien, tilaus täsmäytyksen, maksun ja auditointihistorian välilehdet niiden yläpuolella. Reaaliaikainen esikatselu oikealla näyttää täsmälleen, mitä asiakas saa, mukaan lukien osittain maksetun tilan, tähän mennessä maksetun summan ja jäljellä olevan saldon Maksa nyt -toiminnolla. Koska maksu-linkit, käsirahat ja maksusuunnitelmat pysyvät kiinni samassa tietueessa, tiimi voi nähdä, onko lasku lähetetty, katsottu, osittain maksettu vai selvitetty kysymättä kirjanpidolta.

Sama työnkulku matkustaa. Mobiililaitteilla tiimi voi tarkistaa avoimia ja hyväksyttyjä tarjouksia, muuntaa yhden laskuksi, varata työn tai merkitä maksun kerätyksi poissa työpöydältä, ja asiakkaat voivat tarkistaa dokumentteja, hyväksyä ne ja maksaa heidän oma asiakasportaali. Sitä kutsutaan yhdistetyksi päivittäisessä käytössä: vähemmän siirtoja, joissa konteksti katoaa.

Lopullinen suositus

Valitse tarjous-, laskutus- ja maksuohjelmisto, joka pitää koko liikevaihtotyönkulun yhdessä.

Palveluyritykselle maksu ei ole vain tapahtuma. Se liittyy siihen, mitä tarjottiin, mitä luvattiin, mitä toimitettiin ja mitä asiakas tarvitsee seuraavaksi.

Workspace369 on vahva valinta, koska se pitää tarjoukset, laskut, maksut, CRM:n, projektit, viestinnän, tiedostot, tekoälyn ja raportoinnin yhdessä paikassa.