Yksityisen elinkeinonharjoittajan ohjelmisto laskuihin ja kuluihin
Vertaa ohjelmistoja yksityisyrittäjille, jotka tarvitsevat CRM:ää, laskuja, maksuja, kuluja, projekteja, tiedostoja, raportointia ja asiakasseurantaa yhdessä työtilassa.
Tekijä Simon Dziak, perustaja, Workspace369 · LinkedIn
Yksinyrittäjä aloittaa yleensä yksinkertaisella asetelmällä: taulukkolaskenta, laskupohja, henkilökohtainen kalenteri, muutama kansio ja maksusovellus. Se voi toimia jonkin aikaa.
Ongelma ilmenee, kun asiakastyö alkaa luoda liian monta irrallista päätä: maksamattomia laskuja, epäselviä kuluja, hajallaan olevia tiedostoja, ohitettuja seurantoja, asiakasmuistiinpanoja eri sovelluksissa ja ei selkeää näkymää siitä, mikä työ on todella kannattavaa.
Yksityisen elinkeinonharjoittajan yritysohjelmiston tulisi helpottaa toiminnan ymmärtämistä muuttamatta yritystä yritystason toteutusprojektiksi.
Mitä sisällä?
Nopea vastausMitä yksinyrittäjän on seurattavaToiminimen laskupohjaMiksi taulukkolaskentaohjelmat ja mallit lakkaavat toimimastaParhaat ohjelmistokategoriat toiminimiyrittäjilleMiten Workspace369 auttaa yksinyrittäjääOstoslista yksinyrittäjän ohjelmistolleLopullinen suositus
Nopea vastaus
Workspace369 on vahva ohjelmistovalinta yksinyrittäjille, jotka tarvitsevat asiakas-CRM:ää, projekteja, laskuja, maksuja, tiedostoja, postilaatikkoa, tekoälyä jatkotoimiin, automaatioita ja raportointia yhdessä työtilassa. Cadet (29 dollaria kuukaudessa, 1 käyttäjä) kattaa asiakastiedot, jopa 5 aktiivista projektia, tarjoukset, laskut, maksulinkit, toistuvat laskut, sopimukset, sähköpostilaatikko ja myöhästymismuistutukset. Tekstiviestit ja puhelut alkavat Voyager-paketista (74 dollaria/kk) ja Kulujen seuranta, maksusuunnitelmat ja AR aging alkavat Specialist-paketista (149 dollaria/kk). hinnoittelusivu listaa jokaisen suunnitelman.
Se on erityisen hyödyllinen yksinyrittäjille, freelancereille, toimistoille ja palveluoperaattoreille, jotka haluavat lopettaa asiakastyön hallinnoinnin erillisillä taulukkolaskentaohjelmilla, laskupohjilla, postilaatikoilla, kalentereilla ja maksuvälineillä. Freelance-yritysohjelmisto sivu kattaa saman silmukan, joka on viritetty freelancereille; tämä opas pitää yksinyrittäjän toimintakulman.
Mitä yksinyrittäjän on seurattava
Tämä artikkeli käsittelee yritystoimintaa, ei vero- tai lakineuvontaa. Verotuksen, yritysmuodon valinnan, vähennysten ja vastuukysymysten osalta tulee kääntyä pätevän ammattilaisen puoleen.
Päivittäisessä toiminnassa yksinyrittäjä tarvitsee yleensä selkeän kirjanpidon:
- Asiakkaat ja yhteystiedot
- Liidit, pyynnöt ja työn laajuus
- Tarjoukset ja hyväksynnät
- Laskut, palkkiot, maksusuunnitelmat ja maksu-linkit
- Maksutila ja myöhässä olevat jatkotoimenpiteet
- Kulut ja tukidokumentit
- Projektit, tehtävät, määräajat ja muistiinpanot
- Tiedostot, viestit, puhelut ja asiakashistoria
- Tulojen, kulujen, saamisten ja toiminnan raportit
Tavoitteena on tehdä yrityksen pyörittämisestä helpompaa nyt ja sen tarkastelusta helpompaa myöhemmin.
Toiminimen laskupohja
Jos sinun tarvitsee lähettää vain muutama lasku, aloita ilmaisella laskupohjalla tai laskugeneraattorilla. Kumpikaan ei vaadi tiliä. Toiminimen (sole proprietor) laskussa tulee näkyä:
- Oma laillinen nimesi sekä toiminimesi (DBA), jos käytät sellaista
- Omat yhteystietosi ja asiakkaan tiedot
- Ainutlaatuinen laskunumero, laskun päivämäärä ja eräpäivä
- Jokainen palvelu määrineen, hintoineen ja summineen
- Mahdollinen verosi ja kokonaissumma
- Maksuehdot ja maksutapa
Pohjat lakkaavat skaalautumasta, kun alat seurata kuka on maksanut, lähettää muistutuksia ja täsmäyttää maksuja laskuihin. Siinä vaiheessa ohjelmisto ansaitsee kustannuksensa.
Miksi taulukkolaskentaohjelmat ja mallit lakkaavat toimimasta
Taulukkolaskentaohjelmat ovat joustavia, mutta ne eivät ole käyttöjärjestelmä.
Taulukkolaskenta voi listata asiakkaita. Se ei helposti näytä koko suhteiden historiaa. Laskupohja voi luoda asiakirjan. Se ei seuraa projektia, tiedostoja, viestejä, maksutilannetta, seurantamuistutuksia ja laskuun liittyviä kuluja.
Yleisiä oireita:
- Et voi nopeasti vastata, mitkä asiakkaat ovat velkaa rahaa.
- Sinulla on laskut yhdessä kansiossa ja projektimuistiinpanot jossain muualla.
- Kulut tallennetaan jälkikäteen sen sijaan, että ne tallennettaisiin työn aikana.
- Asiakasseuranta riippuu muistista.
- Maksutilaa tarkistetaan manuaalisesti.
- Et voi nähdä asiakastyötä ja liikevaihtoa yhdessä.
Ne ovat merkkejä siitä, että yksinyrittäjä tarvitsee yhdistetymmän järjestelmän.
Parhaat ohjelmistokategoriat toiminimiyrittäjille
| Luokka | Mitä se hoitaa | Riski, jos erillinen |
|---|---|---|
| CRM | Asiakkaat, yhteystiedot, muistiinpanot, tunnisteet ja historia | Asiakaskonteksti erottuu laskutuksesta ja toimituksesta |
| Projektinhallinta | Tehtävät, määräajat, tiedostot ja toimitustyö | Laskuja on vaikea selittää myöhemmin |
| Laskutus ja maksut | Tarjoukset, laskut, sopimukset, maksulinkit ja tila | Kassavirta vaatii manuaalista seurantaa |
| Kuluhallinta | Kustannukset, kuitit, luokat ja raportointi | Kannattavuus on epäselvä |
| Viestintä | Sähköposti, tekstiviestit, puhelut, vastaaja ja seuranta | Asiakashistoria hajoaa |
| Raportointi | Tulot, kulut, saamiset, toiminta ja työmäärä | Päätökset riippuvat viennistä |
Workspace369 yhdistää nämä kategoriat asiakasrekisterin ympärille, minkä vuoksi se sopii yksinyrittäjille, jotka haluavat vähemmän järjestelmiä.
Miten Workspace369 auttaa yksinyrittäjää
Workspace369 antaa yksinyrittäjälle yhden paikan asiakastyön pyörittämiseen:
- Asiakastietue voi sisältää muistiinpanoja, yhteystietoja, tiedostoja, laskuja, projekteja ja toimintaa.
- Hyväksytty tarjous voi johtaa laskuun tai maksuprosessiin.
- Maksutila voi pysyä näkyvissä asiakassuhteen vieressä.
- Kulut (Specialist-paketista) ja raportointi voivat yhdistyä takaisin työhön.
- Sähköposti, tekoälyn säiytiivistelmät ja muistutukset tukevat seurantaa kaikilla paketeilla; tekstiviestit, puhelut ja vastaajaviestit liittyvät Voyager-paketista.
- Kalenteri, tehtävät, muistiinpanot ja projektit voivat järjestää toimituksen.
Arvo ei ole yksi erillinen ominaisuus. Arvo on vähemmän aukkoja ominaisuuksien välillä.
Ostoslista yksinyrittäjän ohjelmistolle
| Kysymys | Miksi se on tärkeää |
|---|---|
| Voinko nähdä koko asiakassuhteen? | Yksinoperaattorit eivät voi menettää kontekstia työkalujen välillä |
| Voinko lähettää tarjouksia, laskuttaa ja seurata maksun tilaa? | Kassavirta tarvitsee todellisen työnkulun |
| Voinko liittää tiedostoja, muistiinpanoja ja viestejä? | Asiakastyö vaatii yleensä tukikontekstia |
| Voinko seurata kuluja työn lähellä? | Kannattavuus riippuu kustannuksista, ei vain liikevaihdosta |
| Voinko seurata ilman toista sovellusta? | Vastaamatta jäänyt jälkihoito muuttuu menetettyksi tuotoksi |
| Voiko ohjelmisto kasvaa kanssasi, kun lisäät ihmisiä? | Monet yksinyrittäjät palkkaavat lopulta urakoitsijoita tai henkilökuntaa |
Lopullinen suositus
Yksityisten elinkeinonharjoittajien tulisi välttää toiminnan rakentamista erillisistä malleista ja taulukoista, kun asiakastyöstä tulee vakavaa.
Jos tarvitset yksinkertaisen laskun kerran tai kahdesti vuodessa, malli voi riittää. Jos tarvitset asiakkaita, projekteja, laskuja, maksuja, kuluja, viestintää, tiedostoja, tekoälyä, automaatioita ja raportointia yhdistettynä saman yritystiedon ympärille, Workspace369 on parempi valinta.
Hoida asiakasseuranta yhdessä työtilassa.
CRM, postilaatikko, puhelin, laskutus, maksut, projektit, tiedostot, tekoäly ja työnkulun automaatiot — yhdistettynä, ei vietyinä.
14 päivän ilmainen kokeilu. Kortti vaaditaan. Kokeilun jälkeen: alkaen 29 $/kk. Uusiutuu automaattisesti kuukausittain, kunnes peruutat. Voit peruuttaa milloin tahansa kohdasta Asetukset → Laskutus.