Kétirányú Google Naptár szinkronizálás ügyfélmunkához: feladatok, látogatások és emlékeztetők

Az ügyfélcégek két naptáron futnak egyszerre: a naptár a munkarendszeren belül, ahol a feladatok, látogatások és határidők élnek, és a Google Naptár, amelyet a csapat minden reggel ellenőriz. Amikor ezek a naptárak eltérnek, az emberek elmulasztják a látogatásokat, kétszer foglalnak ügyfeleket, és elveszítik az emlékeztetőket.

A kétirányú szinkronizálás az egyik módja annak, hogy egyetlen rendszerként tartsák őket. Ez az útmutató elmagyarázza, mit jelent, mit kell ellenőrizni, mielőtt rá támaszkodik, és hogyan működik a Workspace369 Google Naptár kapcsolat végzi a munkát: a Workspace369 ütemezése a Google-be kerül, a Google-események megjelennek a Workspace369-ben, és a foglalási oldalak kihagyják azokat az időpontokat, amikor elfoglalt vagy.

Gyors válasz

A kétirányú szinkronizálás azt jelenti, hogy az események és a módosítások mindkét irányban áramlanak a munkarendszered és a Google Naptár között, ahelyett, hogy statikus hírcsatornát exportálnának. A Workspace369 mindkét irányban szinkronizál: a Workspace369-ben hozzárendelt események és foglalások a választott Google naptárba kerülnek és naprakészek maradnak, a kiválasztott Google naptárakban lévő események pedig megjelennek a Workspace369 naptárban. Amikor elfoglalt vagy a kiválasztott Google naptárakban, ezek az időpontok blokkolva vannak a nyilvános foglalási oldalakon is. A kapcsolat a Google-fiók engedélyein keresztül fut: a Workspace369 csak az általad jóváhagyott naptárakat érinti, és bármikor megszakíthatod a kapcsolatot mindkét oldalról.

Miért vallanak kudarcot az egyirányú naptár exportok az ügyfélcégeknél

A legtöbb munkaeszköz egyirányú naptár exportálást kínál: egy hírcsatorna URL-t, amelyre a Google Naptárban iratkozik fel. Úgy tűnik, mint a szinkronizálás, de a gyakorlatban megszakad:

• A frissítések késve érkeznek. A hírcsatorna-előfizetések a naptáralkalmazás ütemezése szerint frissülnek, nem a tiéd szerint. Egy 9 órakor átütemezett feladat délben még mindig a régi időt mutathatja.
• Az események csak olvashatók. A csapat nem tudja befejezni, átruházni vagy megjegyzéseket hozzáadni a naptárból, ahol látja a munkát.
• Kontextus hiányzik. Egy hírcsatorna-bejegyzés azt írja: „telephely látogatás” az ügyfélrekord, a címtörténet vagy a munkához csatolt számla nélkül.
• Hírcsatornák sokasodnak. Minden eszköz hozzáadja a saját hírcsatornáját, és hamarosan senki sem tudja, melyik naptár az igaz.

Az eredmény egy olyan csapat, amely felhagy a naptárban való bizakodással, és elkezdi a csevegésben kérdezni, hová kell menniük.

Hogyan néz ki a valódi kétirányú szinkronizálás

Egy Google Naptár integrációnak, amelyet ügyfélmunkára terveztek, négy dolgot kellene tennie:

1. Írjon valós eseményeket. A feladatok, látogatások, emlékeztetők és szállítási munkák natív Google Naptár eseményként jelennek meg a lényeges részletekkel.
2. Tartsa naprakészen az eseményeket. Amikor a feladat elmozdul, a naptári esemény vele mozdul – nincsenek elavult másolatok.
3. Tartsa tiszteletben az engedélyeket. Az integráció a Google-fiók engedélyein keresztül kapcsolódik, és csak az Ön által jóváhagyott naptárakat érinti.
4. Tisztán bontsa le. Bármikor visszavonhatja a hozzáférést a Google-fiókjából vagy a munkarendszerből, mindkét oldalról.

Hogyan szinkronizál a Workspace369 a Google Naptárral

A Workspace369 összekapcsolja a Google Naptárat ugyanazzal a hellyel, ahol az ügyféladatok találhatók, és a szinkronizálás mindkét irányban fut:

• Workspace369 a Google-hoz. A Workspace369-ben hozzárendelt események és foglalások a kiválasztott Google naptárba kerülnek, és frissülnek vagy eltűnnek, amikor a munka áthelyeződik vagy törlődik.
• Google a Workspace369-hez. A kiválasztott Google naptárakban lévő események megjelennek a Workspace369 naptárban, így a személyes találkozók és az ügyfélmunka egy nézetben szerepelnek. Csak olvasható módban és csak Önnek jelennek meg; kattintson egyre a Google Naptárban való megnyitásához.
• A foglalási oldalak figyelembe veszik a naptáradat. Amikor elfoglalt vagy a kiválasztott naptárakban, ezek az időpontok blokkolva vannak a nyilvános foglalási oldalakon (Specialist terv és magasabb).

A Workspace369 marad az a hely, ahol az ügyfélfoglalások módosulnak, így az emlékeztetők, a befizetések és az ügyfélértesítések a valós ütemtervet követik.

Mivel a naptári bejegyzés az ügyfélmunkaterületből származik, az ahhoz kapcsolódó munka egy kattintással elérhető: az ügyfél CRM rekordja, a projekt, a fájlok, a számla és a beérkezett üzenetek előzményei, amelyek magyarázzák a feladatot.

A beállítás minden csapattag saját Google-fiók engedélyein keresztül történik. A Workspace369 csak az Ön által jóváhagyott naptárakat érinti, és bármikor leválasztható – a Workspace369-ből vagy a Google-fiókjából.

Kinek szól a kétirányú szinkronizálás

A kétirányú Google Naptár szinkronizálás akkor a legfontosabb, ha a naptár a vállalkozás működési ütemterve:

• Ügynökségek, amelyek ügyfélhívásokat, áttekintéseket és szállítási határidőket koordinálnak
• Terepen és otthoni szolgáltatást végző csapatok, akik látogatásokat és telepítési ablakokat kezelnek
• Tanácsadók és szabadúszók, akiknek foglalásai, utánkövetései és számlafizetési emlékeztetői egy napon osztoznak
• Bármely csapat, ahol egy elmulasztott naptári esemény egy elmulasztott ügyfélkötelezettséget jelent

Kezdés

Csatlakoztassa a Google Naptár integráció hogy az Ön által megbízott ügyfélmunkát a már ellenőrzött naptárába helyezze, és a Google eseményeit mellette a Workspace369-ben – jóváhagyott hozzáféréssel és bármikor leválaszthatóan.