クライアントワークのためのGoogleカレンダー双方向同期：ジョブ、訪問、リマインダー

クライアントビジネスは同時に2つのカレンダーで実行されます。1つはジョブ、訪問、期日が存在するワークシステム内のカレンダー、もう1つはチームが実際に毎朝チェックするGoogleカレンダーです。これらのカレンダーが一致しない場合、人々は訪問を見逃し、クライアントをダブルブッキングし、リマインダーを失います。

双方向同期は、それらを1つのシステムとして維持する1つの方法です。このガイドでは、それが何を意味するか、信頼する前に確認すべきこと、そしてWorkspace369がどのように機能するかを説明します。 Google カレンダー連携 この機能は、Workspace369のスケジュールをGoogleに連携し、Googleの予定をWorkspace369に表示し、予約ページでは都合の悪い時間をブロックします。

クイックアンサー

双方向同期により、静的なフィードをエクスポートするのではなく、ワークシステムとGoogleカレンダー間でイベントと変更が双方向に流れます。Workspace369は双方向に同期します。Workspace369で割り当てられたイベントと予約は、選択したGoogleカレンダーに反映され、更新された状態を保ちます。また、選択したGoogleカレンダーのイベントはWorkspace369カレンダーに表示されます。選択したGoogleカレンダーで都合が悪い時間帯は、公開予約ページでもブロックされます。接続はGoogleアカウントの権限を通じて行われます。Workspace369は承認したカレンダーのみにアクセスし、いつでもどちらからでも切断できます。

片方向カレンダーエクスポートがクライアントビジネスで失敗する理由

ほとんどのワークツールは、カレンダーへの片方向エクスポートを提供しています。これは、Googleカレンダーで購読するフィードURLです。同期のように見えますが、実際にはうまくいきません。

• 更新が遅れて到着します。 フィードの購読は、カレンダーアプリのスケジュールに従って更新され、あなたのスケジュールではありません。午前9時にリスケジュールされたジョブが、正午になっても古い時間を表示する可能性があります。
• イベントは読み取り専用です。 チームは、作業が表示されるカレンダーから完了、再割り当て、またはメモの追加を行うことができません。
• コンテキストが欠落しています。 フィードエントリにクライアントレコード、住所履歴、または請求書が添付されていない「サイト訪問」と表示されます。
• フィードが増殖します。 すべてのツールが独自のフィードを追加し、すぐに誰もどのカレンダーが正しいかわからなくなります。

その結果、チームはカレンダーを信頼しなくなり、チャットでどこに行くべきか尋ね始めるようになります。

実際の双方向同期とは

クライアントワーク向けに構築されたGoogleカレンダー連携は、4つのことを行う必要があります。

1. 実際のイベントを書き込みます。 ジョブ、訪問、リマインダー、納品作業が、詳細が重要なネイティブGoogleカレンダーイベントとして表示されます。
2. イベントを最新の状態に保つ。 ジョブが移動すると、カレンダーイベントも一緒に移動します。古いコピーはありません。
3. 権限を尊重します。 連携はGoogleアカウントの権限を通じて接続され、セットアップ中に承認したカレンダーのみに触れます。
4. クリーンに切断します。 いつでも、Googleアカウントまたはワークシステムから、両側からアクセスを取り消すことができます。

Workspace369がGoogleカレンダーと同期する方法

Workspace369はGoogleカレンダーをクライアントレコードを保持する同じワークスペースに接続し、同期は双方向に実行されます。

• Workspace369からGoogleへ。 Workspace369で割り当てられたイベントと予約は、選択したGoogleカレンダーに送信され、作業が移動またはキャンセルされると更新または削除されます。
• GoogleからWorkspace369へ。 選択したGoogleカレンダーのイベントがWorkspace369カレンダーに表示されるため、個人的な予定とクライアントワークが1つのビューに収まります。これらは読み取り専用であなたのみに表示されます。いずれかを開くとGoogleカレンダーでそのイベントにジャンプできます。
• 予約ページはあなたのカレンダーを尊重します。 選択したカレンダーで都合が悪い時間帯は、公開予約ページでブロックされます（Specialistプラン以上）。

Workspace369はクライアント予約が変更される場所であり続けるため、リマインダー、デポジット、クライアント通知は実際のスケジュールに従います。

カレンダーエントリがクライアントワークスペースから来るため、その背後にある作業はワンクリックでアクセスできます。クライアントCRMレコード、プロジェクト、ファイル、請求書、ジョブを説明する受信トレイ履歴です。

セットアップは、各チームメンバー自身のGoogleアカウントの権限を通じて実行されます。Workspace369は承認されたカレンダーのみにアクセスし、いつでもWorkspace369またはGoogleアカウントから接続を解除できます。

双方向同期の対象者

双方向Googleカレンダー同期は、カレンダーがビジネスの運用スケジュールである場合に最も重要です。

• クライアントとの通話、レビュー、納品期日を調整する代理店
• 訪問や設置ウィンドウを実行するフィールドおよびホームサービスチーム
• 予約、フォローアップ、請求書のリマインダーが1日で重なるコンサルタントおよびフリーランサー
• カレンダーイベントの見落としがクライアントとの約束の見落としにつながる可能性のあるチーム

開始する

接続する Googleカレンダー連携 割り当てられたクライアントワークを、すでに確認しているカレンダーに配置し、GoogleイベントをWorkspace369で隣に表示します。承認されたアクセスといつでも切断可能。