고객 온보딩을 단계별로 자동화하는 방법 (2026)

고객 온보딩을 단계별로 자동화하는 방법

1. "예"부터 시작까지 모든 단계를 나열하세요. 제안이 수락된 후 오늘날 귀하가 하는 일을 적어보세요: 감사 인사, 계약서, 계약금 송장, 설문지, 착수 회의.
2. 매번 동일한 단계를 표시하세요. 이것들은 자동화됩니다. 범위 설정, 착수 회의 안건 및 창의적인 브리프는 사람에게 맡겨집니다.
3. 각 그룹에 대한 트리거를 선택하세요: 제안 수락, 계약 완료 또는 결제 수신.
4. 트리거당 하나의 워크플로를 구축합니다. 각각은 이메일을 보내고 사람에게 작업을 생성합니다. 첫 번째는 고객 단계를 이동합니다. 아래의 세 가지 스타터 워크플로는 복사할 준비가 되어 있습니다.
5. 귀하의 목소리로 이메일을 작성하세요. 고객 이름과 프로젝트 이름으로 표시되어 마치 귀하가 보낸 것처럼 읽힙니다.
6. 샘플 고객으로 테스트한 후 활성화하세요. 당신이 하지 않으면 아무것도 실행되지 않습니다.
7. 실행 로그 확인 첫 실제 고객 이후, 두 번 실행되었거나 전혀 실행되지 않은 단계를 수정합니다.

이러한 단계들은 제안이 수락된 후의 자동화된 고객 온보딩 또는 신규 고객 온보딩을 위해 어떤 서비스 비즈니스에서든 동일하게 적용됩니다. 단지 용어만 바뀔 뿐입니다. 이 가이드에서는 제안이 수락된 후 자동화 가능한 부분을 다룹니다. 최고의 고객 온보딩 소프트웨어 비교 도구를 다루고, 에이전시를 위한 클라이언트 온보딩 체크리스트 전체 프로세스를 다룹니다.

자동화할 가치가 있는 것

간단한 테스트를 사용하세요. 매번 같은 메시지를 작성하고 같은 클릭을 하시겠습니까? 그렇다면 자동화하세요.

중요한 세 가지 트리거

Workspace369 워크플로우는 고객 기록의 이벤트에서 시작할 수 있습니다. 고객 온보딩, 세 가지가 핵심입니다:

1. 제안서 수락. 고객이 '예'라고 말했습니다. 이것이 감사할 수 있는 가장 빠른 기회입니다.
2. 계약 완료. 모든 서명자가 완료했습니다. 시작 프로세스를 확인해도 안전합니다.
3. 결제 완료. 선금 또는 청구서가 처리되었습니다. 시작 날짜를 유지해도 안전합니다.

네 번째, 예약 생성됨, 디스커버리 통화 또는 온보딩 세션을 위한 예약 페이지를 운영하는 경우 관련이 있습니다.

알아야 할 한 가지 내장 기능: 제안서에 계약서가 첨부된 경우, 수락 시 계약서가 자동으로 전송됩니다. 이는 직접 구축하는 워크플로우가 아니며 수동 단계를 절약해 줍니다.

사용 가능한 작업

워크플로 내에서 단계를 연결할 수 있습니다. 온보딩에 중요한 단계는 다음과 같습니다:

• 보내기 이메일 (모든 플랜).
• 보내기 SMS (Voyager 이상).
• 작업 생성, 귀하 또는 팀원에게 할당됩니다.
• 내부 보내기 알림.
• 팀원 할당 고객에게.
• 고객 단계 이동, 예를 들어 리드에서 활성으로.
• 필드 설정 또는 태그 추가, "온보딩"과 같은.
• 제안서를 송장으로 변환 및 인보이스 보내기.
• 계약서 보내기 및 알림 서명되지 않은 것에 대해.

오늘날 존재하지 않는 것: 프로젝트를 생성하는 단계 또는 고객을 포털로 초대하는 단계입니다. 이 두 가지를 수동으로 계획하거나 환영 이메일에 지침으로 추가하십시오.

세 가지 시작 워크플로

워크플로 1: 제안 수락

• 트리거: 제안서 수락.
• 작업: 고객에게 이메일을 보내고, "킥오프 통화 예약" 작업을 2일 이내로 생성하고, 고객을 활성 상태로 이동시킵니다.

이메일 문구:

제목: 참여하셨습니다, 이름

수락해 주셔서 감사합니다 프로젝트 제안서. 다음으로 계약서에 서명할 수 있는 계약서를 받게 되며, 그런 다음 몇 가지 킥오프 질문을 보내드리겠습니다. 킥오프 시간을 정하기 위해 영업일 기준 하루 안에 연락드리겠습니다.

Simon

워크플로 2: 계약 서명

• 트리거: 계약 완료.
• 작업: 내부 알림을 보내고, 설문지로 고객에게 이메일을 보내고, 태그 "온보딩"을 추가하고, 시작 전에 "설문지 답변 검토" 작업을 생성합니다.

워크플로 3: 결제 수신

• 트리거: 결제 완료.
• 작업: 고객에게 "시작 날짜가 예약되었습니다"라고 이메일을 보내고, "자산 주문 / 계약자 예약" 작업을 생성하고, 할당된 팀원에게 알립니다.

선금 다음에 첫 번째 송장이 오는 경우, 제안서에서 송장을 보내는 단계를 추가할 수 있습니다. 문구는 해당 문서를 참조하세요. 고객 온보딩 설문지.

Workspace369에서 한 번 설정하세요.

귀하는 작성자이며 설정은 일회성 작업입니다.

1. 워크플로우를 열고 "수락된 제안서 인계" 또는 "계약서 서명 감사"와 같은 템플릿으로 시작하세요. 이들은 단일 감사 이메일이므로 시작점으로 취급하세요.
2. 이메일을 자신의 목소리로 다시 작성하세요. 고객 이름과 프로젝트 이름을 사용하세요.
3. 작업과 단계 변경을 추가합니다.
4. 활성화하기 전에 샘플 고객으로 테스트를 실행하세요.
5. 활성화. 첫 번째 실제 수락 후 실행 로그를 확인하세요.

활성화해야 모든 것이 실행됩니다. 이것이 정직한 거래입니다. 지금 몇 분 투자하면 나중에 수동 작업이 필요 없습니다.

요금제에 무엇을 포함해야 합니까?

Cadet($29/월)은 최대 3개의 활성 워크플로가 포함된 이메일 자동화를 제공하며, 이는 위의 세 가지를 정확히 다룹니다. Voyager($74/월)는 SMS 단계를 추가하고 최대 10개의 활성 워크플로를 제공합니다. Specialist($149/월)는 25개를 허용합니다. Commander 및 Enterprise는 무제한이며 AI 초안 워크플로를 추가합니다. 확인 가격 책정 현재 매트릭스용입니다.

제품에서 어디에 표시되는지

보기 워크플로 자동화 트리거 및 작업에 대한 자세한 내용은 다음을 참조하세요. 이 체인을 시작하는 제안서는 다음에서 다룹니다. 제안서 및 견적, 그리고 고객의 후속 보기는 클라이언트 포털.

위의 수락 상태는 고객이 '예'라고 말한 직후에 보는 것입니다. 귀하의 수락 워크플로가 동시에 실행되므로 감사 이메일이 계약서와 함께 도착합니다.

피해야 할 실수

• 첫 주에 과도하게 자동화하는 것. 하루에 세 번의 메시지는 스팸처럼 느껴집니다. 간격을 두세요.
• 일반적인 문구. 어떤 회사든 보낼 수 있다면 다시 작성하세요.
• 인간적인 단계를 잊는 것. 모든 자동화된 흐름은 사람에게 할당된 작업으로 끝나야 합니다.
• 포털이 설정되었다고 가정합니다. 포털 액세스는 고객을 위한 별도의 선택 사항이므로 환영 이메일에서 이를 명시하세요.
• 테스트 없음. 먼저 자신에게 워크플로우를 실행하세요.

작업 예시: 브랜딩 프로젝트

예시 금액으로 $4,800에 책정된 브랜드 아이덴티티 프로젝트를 40% 보증금과 첨부된 계약서로 판매한다고 가정해 보겠습니다. 보증금은 $4,800 × 0.40 = $1,920입니다. 세 가지 워크플로가 라이브로 진행될 때 발생하는 일은 다음과 같습니다:

1. 고객이 제안서를 수락하고 $4,800의 40%인 $1,920 보증금을 지불합니다. 워크플로 1은 감사 메시지를 보내고 "시작 회의 예약" 작업을 생성합니다. 계약서는 자동으로 발송됩니다.
2. 고객이 서명합니다. 워크플로 2는 귀하에게 알림을 보내고, 설문 조사 링크를 보내고, 고객에게 "온보딩" 태그를 지정합니다.
3. 결제가 기록됩니다. 워크플로우 3은 보류된 시작 날짜를 확인하고 브랜드 자산 수집 작업을 생성합니다.

당신은 그것 중 아무것도 건드리지 않았습니다. 첫날 당신이 하는 일은 설문지 답변을 읽고 시작 회의 전화를 실행하는 것입니다. 이 부분은 고객이 당신에게 지불하는 부분입니다. 금액은 프로젝트가 어떻게 분할될 수 있는지 보여주기 위해 만들어진 것이지, 벤치마크나 권장 가격이 아닙니다.

작동하는지 어떻게 알 수 있나요

처음 몇 명의 고객을 받은 후 세 가지를 확인하세요. 각 트리거가 한 번만 실행되었나요? 이메일이 직접 작성한 것처럼 보였나요? 설정한 시간 내에 모든 작업이 사람에 의해 완료되었나요? 실행 로그는 무엇이 실행되었는지 보여주므로, 누락되거나 중복된 단계가 숨겨지지 않고 표시됩니다. 더 많은 워크플로를 추가하기 전에 문구를 조정하고, 아직 만나지 않은 고객을 위해 12단계 시퀀스를 구축하는 것을 자제하세요.

최종 권장 사항

세 가지 워크플로로 시작하고, 각 워크플로를 사람을 위한 작업으로 마무리하고, 첫 몇 명의 고객 후 실행 로그를 검토하세요. 그 주변의 더 넓은 프로세스를 보려면 온보딩 체크리스트 및 온보딩 소프트웨어 쇼트리스트.