Cum să automatizați onboarding-ul clienților, pas cu pas (2026)

Cum să automatizați onboarding-ul clienților, pas cu pas

1. Listează fiecare pas de la „da” la kickoff. Notați ce faceți astăzi după ce o propunere este acceptată: mulțumirea, contractul, factura de depozit, chestionarul, apelul de kickoff.
2. Marchează pașii care sunt la fel de fiecare dată. Acestea sunt automatizate. Scoping, agenda de kickoff și brief-ul creativ rămân la o persoană.
3. Alege un declanșator pentru fiecare grup: propunere acceptată, contract finalizat sau plată primită.
4. Creați un flux de lucru per declanșator. Fiecare trimite un e-mail și creează o sarcină pentru o persoană; primul mută și etapa clientului. Cele trei fluxuri de lucru de bază de mai jos sunt gata de copiat.
5. Scrieți emailul în propriul dumneavoastră stil, cu numele clientului și numele proiectului, astfel încât să pară că l-ați trimis dumneavoastră.
6. Testați cu un client eșantion, apoi activați. Nimic nu rulează până când nu o faci tu.
7. Verificați jurnalul de execuție după primii clienți reali și remediați orice pas care s-a executat de două ori sau nu s-a executat deloc.

Aceiași pași automatizează onboarding-ul clienților sau onboarding-ul clienților noi pentru orice afacere de servicii; doar cuvântul se schimbă. Acest ghid acoperă felia automatizabilă după ce o propunere este acceptată. Cel comparație software pentru onboarding clienți acoperă instrumentele, și listă de verificare onboarding clienți pentru agenții acoperă întregul proces.

Ce merită automatizat

Folosiți un test simplu: ați scrie același mesaj și ați face același clic de fiecare dată? Dacă da, automatizați-l.

Cele trei declanșatoare care contează

Fluxurile de lucru Workspace369 pot începe la evenimente din registrul clientului. Pentru onboarding clienți, trei sunt esențiale:

1. Propunere acceptată. Clientul a spus da. Aceasta este cea mai rapidă șansă de a o recunoaște.
2. Contract finalizat. Fiecare semnatar a terminat. Sigur pentru a confirma procesul de începere.
3. Plată primită. Avansul sau factura au fost compensate. Sigur pentru a păstra data de începere.

Un al patrulea, rezervare creată, este relevant dacă aveți o pagină de rezervări pentru apeluri de descoperire sau sesiuni de onboarding.

Un pas integrat de știut: când o propunere are un contract atașat, contractul este trimis automat la acceptare. Acesta nu este un flux de lucru pe care îl construiești și economisește un pas manual.

Acțiunile disponibile

În interiorul unui flux de lucru poți înlănțui pași. Cei importanți pentru onboarding:

• Trimite un email (toate planurile).
• Trimite un SMS (Voyager și mai sus).
• Creează o sarcină, alocat dvs. sau unui coleg.
• Trimite un intern notificare.
• Alocați un coleg clientului.
• Mută etapa clientului, de exemplu, de la Lead la Active.
• Setează un câmp sau adăugați o etichetă, cum ar fi "onboarding".
• Convertește o propunere într-o factură și trimite o factură.
• Trimite un contract și rechemare despre unul nesemnat.

Ce nu există astăzi: un pas care creează un proiect sau unul care invită clientul în portal. Planificați-le pe cele două manual sau adăugați-le în e-mailul de bun venit ca instrucțiuni.

Trei fluxuri de lucru de pornire

Flux de lucru 1: Propunere acceptată

• Declanșator: propunere acceptată.
• Acțiuni: trimite prin email clientului, creează o sarcină „Programează apel de începere” scadentă în două zile, mută clientul la Activ.

Text email:

Subiect: Ești acceptat, Prenume

Mulțumim pentru acceptarea proiect propunere. Următorul pas, vei primi contractul de semnat, apoi voi trimite câteva întrebări de kickoff. Voi reveni în decurs de o zi lucrătoare pentru a stabili ora kickoff-ului.

Simon

Flux de lucru 2: Contract semnat

• Declanșator: contract finalizat.
• Acțiuni: notificare internă către dvs., trimiteți prin e-mail clientului chestionarul, adăugați eticheta „onboarding”, creați o sarcină „Revizuiți răspunsurile la chestionar” scadentă înainte de kickoff.

Flux de lucru 3: Plată primită

• Declanșator: plată primită.
• Acțiuni: trimite prin email clientului „data ta de începere este rezervată”, creează o sarcină „Comandă resurse / rezervă contractant”, notifică membrul echipei desemnat.

Dacă prima factură urmează avansul, poți adăuga un pas care trimite o factură din propunere. Pentru formulare, vezi chestionar onboarding client.

Configurați-l o dată în Workspace369

Sunteți autorul, iar configurarea este o treabă unică.

1. Deschide fluxurile de lucru și începe de la un șablon, cum ar fi „Predare propunere acceptată” sau „Mulțumesc pentru contract semnat”. Acestea sunt emailuri unice de mulțumire, așa că tratează-le ca punct de plecare.
2. Rescrie emailul în propriul tău stil. Folosește numele clientului și numele proiectului.
3. Adăugați sarcina și schimbarea etapei.
4. Rulează un test cu un client eșantion înainte de activare.
5. Activează. Verifică jurnalul de execuție după prima acceptare reală.

Nimic nu rulează până nu îl activezi. Acesta este comerțul onest: câteva minute acum, nicio muncă manuală mai târziu.

Ce să includeți în planul dvs.

Cadet (29 USD/lună) include automatizări de email cu până la trei fluxuri de lucru active, ceea ce acoperă exact cele trei de mai sus. Voyager (74 USD/lună) adaugă pași SMS și până la zece fluxuri de lucru active. Specialist (149 USD/lună) permite 25. Commander și Enterprise sunt nelimitate și adaugă fluxuri de lucru create de AI. Verificați prețuri pentru matricea curentă.

Unde apare în produs

Vezi automatizarea fluxurilor de lucru pentru declanșatoare și acțiuni în detaliu. Propunerea care începe acest lanț este acoperită în propuneri și cotare, iar vizualizarea ulterioară a clientului este cea portal client.

Starea acceptată de mai sus este ceea ce vede clientul imediat după ce spune da. Fluxul dvs. de acceptare se declanșează în același moment, astfel încât emailul de mulțumire ajunge alături de contract.

Greșeli de evitat

• Automatizarea excesivă a primei săptămâni. Trei mesaje într-o zi par spam. Spațiați-le.
• Copie generică. Dacă ar putea fi trimis de orice companie, rescrie-l.
• Uită de pasul uman. Fiecare flux automatizat ar trebui să se încheie cu o sarcină atribuită unei persoane.
• Presupunând că portalul este configurat. Accesul la portal este o opțiune separată pentru client, așa că menționează acest lucru în emailul de bun venit.
• Fără test. Rulează fluxul de lucru mai întâi pe tine însuți.

Un exemplu lucrat: un proiect de branding

Să spunem că vinzi un proiect de identitate de marcă la prețul de $4,800 (o sumă exemplu presupusă) cu un depozit de 40% și un contract atașat. Depozitul este $4,800 × 0,40 = $1,920. Iată ce se întâmplă cu cele trei fluxuri de lucru active:

1. Clientul acceptă propunerea și plătește depozitul de $1,920 (40% din $4,800). Fluxul de lucru 1 trimite mulțumirile și creează sarcina ta "Planifică lansarea". Contractul este trimis automat.
2. Clientul semnează. Fluxul de lucru 2 vă notifică, trimite linkul către chestionar și etichetează clientul „în curs de integrare”.
3. Plata este înregistrată. Fluxul de lucru 3 confirmă data de începere reținută și creează o sarcină pentru colectarea activelor de brand.

Nu ai atins nimic din asta. Ceea ce faci în prima zi este să citești răspunsurile la chestionar și să desfășori apelul de lansare, care este partea pentru care clientul îți plătește. Suma este inventată pentru a arăta cum ar putea fi împărțit un proiect, nu un punct de referință sau un preț recomandat.

Cum să știi că funcționează

Verifică trei lucruri după primii tăi clienți. Fiecare declanșator a pornit o singură dată și doar o singură dată? Emailul a sunat ca și cum l-ai fi scris tu? Fiecare sarcină a fost realizată de o persoană în timpul stabilit de tine? Jurnalul de execuție arată ce a rulat, astfel încât un pas ratat sau dublat este vizibil în loc să fie ascuns. Ajustează textul înainte de a adăuga mai multe fluxuri de lucru și rezistă la crearea unei secvențe de doisprezece pași pentru un client pe care nu l-ai întâlnit încă.

Recomandare finală

Începeți cu cele trei fluxuri de lucru, faceți ca fiecare să se încheie cu o sarcină pentru o persoană și revizuiți jurnalul de execuție după primii câțiva clienți. Pentru procesul mai larg din jurul lor, folosiți lista de verificare pentru onboarding și lista scurtă de software pentru onboarding.