การออกใบแจ้งหนี้ Microsoft 365: เทมเพลต, Power Automate และเมื่อคุณต้องการระบบที่แท้จริง
การออกใบแจ้งหนี้ Microsoft 365: เทมเพลต Word และ Excel การส่ง Outlook และการแจ้งเตือน Power Automate ที่เทมเพลตใช้ไม่ได้ผลและเมื่อคุณต้องการระบบจริง
โดย Simon Dziak, ผู้ก่อตั้ง, Workspace369 · LinkedIn
Microsoft 365 ครอบคลุมธุรกิจขนาดเล็กหลายด้าน — อีเมล, เอกสาร, สเปรดชีต, การประชุม สิ่งหนึ่งที่ไม่มีคือแอปออกใบแจ้งหนี้ ดังนั้นทีมส่วนใหญ่จึงออกใบแจ้งหนี้ด้วยตนเอง: เทมเพลต Word หรือ Excel, บันทึกเป็น PDF, ส่งจาก Outlook
แนวทางนั้นใช้ได้ผล — จนกว่าจะไม่ได้ผล คู่มือนี้ครอบคลุมว่าการออกใบแจ้งหนี้ด้วย Microsoft 365 มีลักษณะอย่างไรจริงๆ แม่แบบนั้นมีข้อบกพร่องตรงไหน และเมื่อใดที่ใบแจ้งหนี้ต้องการ ระบบที่แท้จริงรอบๆ.
มีอะไรอยู่ข้างใน?
คำตอบด่วนสามวิธีที่ผู้คนออกใบแจ้งหนี้ด้วย Microsoft 365ตัวเลือกที่ 1: แนวทางเทมเพลตตัวเลือกที่ 2: เทมเพลตพร้อม Power Automateตัวเลือกที่ 3: ระบบการออกใบแจ้งหนี้ที่แท้จริงคำแนะนำสุดท้าย
คำตอบด่วน
Microsoft 365 มี ไม่มีเครื่องมือออกใบแจ้งหนี้ในตัวทีมออกใบแจ้งหนี้ด้วยเทมเพลต Word หรือ Excel ที่ส่งจาก Outlook บางครั้งก็เพิ่ม Power Automate flows สำหรับการแจ้งเตือน การตั้งค่าดังกล่าวจะพังเมื่อใบแจ้งหนี้ต้องการการกำหนดหมายเลขอัตโนมัติ, ลิงก์การชำระเงินออนไลน์, แผนการชำระเงิน, การแจ้งเตือนตามกำหนดเวลา และสถานะต่อลูกค้า — ณ จุดนั้นระบบการออกใบแจ้งหนี้ที่แท้จริงจะคุ้มค่าในเวลาไม่กี่วัน ไม่ใช่หลายเดือน
สามวิธีที่ผู้คนออกใบแจ้งหนี้ด้วย Microsoft 365
| แนวทาง | ดีที่สุดสำหรับ | การแลกเปลี่ยนที่สำคัญ |
|---|---|---|
| เทมเพลต Word/Excel + Outlook | ใบแจ้งหนี้เป็นครั้งคราวถึงลูกค้าไม่กี่ราย | การกำหนดหมายเลขด้วยตนเอง, ไม่มีลิงก์ชำระเงิน, ไม่มีการติดตาม |
| เทมเพลต + Power Automate | ทีมที่ต้องการระบบอัตโนมัติสำหรับการแจ้งเตือน | Flows บำรุงรักษายาก ยังไม่มีลิงก์ชำระเงินหรือสถานะ |
| ซอฟต์แวร์ออกใบแจ้งหนี้โดยเฉพาะ | ใครก็ตามที่ออกใบแจ้งหนี้เป็นประจำ | ใบแจ้งหนี้เชื่อมโยงกับลูกค้า, งาน และการติดตามผล |
ตัวเลือกที่ 1: แนวทางเทมเพลต
การตั้งค่ามาตรฐาน: ไฟล์ Excel หรือ Word พร้อมรายละเอียดของคุณ, หมายเลขใบแจ้งหนี้, วันที่, รายการสินค้า, ยอดรวม และคำแนะนำการชำระเงิน ส่งออกเป็น PDF, แนบกับอีเมล Outlook, ส่ง
มันพังในจุดที่คาดเดาได้ หมายเลขใบแจ้งหนี้ซ้ำกันเพราะไม่มีอะไรจัดลำดับ ลูกค้าที่ต้องการชำระเงินด้วยบัตรจะตอบกลับมาถามว่าทำอย่างไร ไม่มีใครรู้ว่าในบรรดาใบแจ้งหนี้สี่สิบฉบับที่ส่งออกไปนั้นฉบับใดที่ยังไม่ได้รับชำระเงินโดยไม่ต้องเปิดสเปรดชีต และการติดตามผล — การแจ้งเตือนที่ทำให้ใบแจ้งหนี้ได้รับชำระเงินจริง — ขึ้นอยู่กับคุณที่ต้องจำส่ง
ตัวเลือกที่ 2: เทมเพลตพร้อม Power Automate
Power Automate สามารถเพิ่มโฟลว์การแจ้งเตือน: ส่งใบแจ้งหนี้, รอ, แจ้งเตือนหากยังไม่ชำระเงิน มันช่วยได้ แต่ก็เพิ่มชั้นการบำรุงรักษาที่ทีมเล็กๆ ส่วนใหญ่ประเมินต่ำไป โฟลว์จะพังเมื่อมีคนแก้ไขโครงสร้างสเปรดชีต และคุณยังไม่มีลิงก์การชำระเงิน, แผนการชำระเงิน หรือมุมมองสถานะสด
ตัวเลือกที่ 3: ระบบการออกใบแจ้งหนี้ที่แท้จริง
ระบบที่แท้จริงจะจัดการใบแจ้งหนี้เป็นส่วนหนึ่งของลูป ไม่ใช่เอกสาร: ระเบียนลูกค้าจะเก็บประวัติ, ใบเสนอราคาจะกลายเป็นใบแจ้งหนี้, ใบแจ้งหนี้จะมีลิงก์การชำระเงิน และการแจ้งเตือนจะถูกส่งออกตามกำหนดเวลาโดยที่คุณไม่ต้องทำ ใน การออกใบแจ้งหนี้ Workspace369, ลูปนั้นยังรวมถึงแผนการชำระเงินสำหรับเงินมัดจำและยอดคงเหลือ (จาก Specialist), ใบแจ้งหนี้ที่เกิดซ้ำสำหรับค่าบริการรายเดือน, พอร์ทัลลูกค้าที่ใบแจ้งหนี้จะอยู่เคียงข้างไฟล์และสถานะ, และการรายงานที่แสดงว่ามียอดค้างชำระต่อลูกค้าเท่าใด
สำหรับส่วนเอกสารในตอนนี้ เครื่องมือสร้างใบแจ้งหนี้ฟรี สร้างใบแจ้งหนี้ที่พร้อมพิมพ์ในเบราว์เซอร์ และ เทมเพลตใบแจ้งหนี้ฟรี ดาวน์โหลด CSV ที่เปิดได้โดยตรงใน Excel หรือ Google Sheets
คำแนะนำสุดท้าย
ใช้แนวทางเทมเพลต Microsoft 365 ในขณะที่ปริมาณใบแจ้งหนี้มีเพียงไม่กี่รายการต่อเดือน เมื่อใบแจ้งหนี้กลายเป็นจังหวะรายสัปดาห์ — หรือเมื่อคุณต้องการลิงก์การชำระเงิน, แผนการชำระเงิน, การแจ้งเตือน และการมองเห็น — ย้ายวงจรเข้าสู่ ซอฟต์แวร์ออกใบแจ้งหนี้และการจัดการโครงการ สร้างมาเพื่อสิ่งนี้ ด้วยแผนบริการตั้งแต่ $29/เดือน สำหรับ 1 ที่นั่ง
ดำเนินงานติดตามลูกค้าในพื้นที่ทำงานเดียว
CRM, กล่องจดหมาย, เสียง, การออกใบแจ้งหนี้, การชำระเงิน, โครงการ, ไฟล์, AI และเวิร์กโฟลว์อัตโนมัติ — เชื่อมต่อแทนการส่งออก
ทดลองใช้ฟรี 14 วัน ต้องใช้บัตร หลังจากทดลองใช้: เริ่มต้นที่ $29/เดือน ต่ออายุอัตโนมัติทุกเดือนจนกว่าคุณจะยกเลิก ยกเลิกได้ตลอดเวลาใน การตั้งค่า → การเรียกเก็บเงิน