การออกใบแจ้งหนี้ Microsoft 365: เทมเพลต, Power Automate และเมื่อคุณต้องการระบบที่แท้จริง

Microsoft 365 ครอบคลุมธุรกิจขนาดเล็กหลายด้าน — อีเมล, เอกสาร, สเปรดชีต, การประชุม สิ่งหนึ่งที่ไม่มีคือแอปออกใบแจ้งหนี้ ดังนั้นทีมส่วนใหญ่จึงออกใบแจ้งหนี้ด้วยตนเอง: เทมเพลต Word หรือ Excel, บันทึกเป็น PDF, ส่งจาก Outlook

แนวทางนั้นใช้ได้ผล — จนกว่าจะไม่ได้ คู่มือนี้ครอบคลุมว่าการออกใบแจ้งหนี้ด้วย Microsoft 365 มีลักษณะอย่างไรจริงๆ จุดที่แนวทางเทมเพลตพัง และเมื่อใดที่ใบแจ้งหนี้ต้องการระบบที่แท้จริงอยู่เบื้องหลัง

คำตอบด่วน

Microsoft 365 มี ไม่มีเครื่องมือออกใบแจ้งหนี้ในตัวทีมออกใบแจ้งหนี้ด้วยเทมเพลต Word หรือ Excel ที่ส่งจาก Outlook บางครั้งก็เพิ่ม Power Automate flows สำหรับการแจ้งเตือน การตั้งค่าดังกล่าวจะพังเมื่อใบแจ้งหนี้ต้องการการกำหนดหมายเลขอัตโนมัติ, ลิงก์การชำระเงินออนไลน์, แผนการชำระเงิน, การแจ้งเตือนตามกำหนดเวลา และสถานะต่อลูกค้า — ณ จุดนั้นระบบการออกใบแจ้งหนี้ที่แท้จริงจะคุ้มค่าในเวลาไม่กี่วัน ไม่ใช่หลายเดือน

สามวิธีที่ผู้คนออกใบแจ้งหนี้ด้วย Microsoft 365

ตัวเลือกที่ 1: แนวทางเทมเพลต

การตั้งค่ามาตรฐาน: ไฟล์ Excel หรือ Word พร้อมรายละเอียดของคุณ, หมายเลขใบแจ้งหนี้, วันที่, รายการสินค้า, ยอดรวม และคำแนะนำการชำระเงิน ส่งออกเป็น PDF, แนบกับอีเมล Outlook, ส่ง

มันพังในจุดที่คาดเดาได้ หมายเลขใบแจ้งหนี้ซ้ำกันเพราะไม่มีอะไรจัดลำดับ ลูกค้าที่ต้องการชำระเงินด้วยบัตรจะตอบกลับมาถามว่าทำอย่างไร ไม่มีใครรู้ว่าในบรรดาใบแจ้งหนี้สี่สิบฉบับที่ส่งออกไปนั้นฉบับใดที่ยังไม่ได้รับชำระเงินโดยไม่ต้องเปิดสเปรดชีต และการติดตามผล — การแจ้งเตือนที่ทำให้ใบแจ้งหนี้ได้รับชำระเงินจริง — ขึ้นอยู่กับคุณที่ต้องจำส่ง

ตัวเลือกที่ 2: เทมเพลตพร้อม Power Automate

Power Automate สามารถเพิ่มโฟลว์การแจ้งเตือน: ส่งใบแจ้งหนี้, รอ, แจ้งเตือนหากยังไม่ชำระเงิน มันช่วยได้ แต่ก็เพิ่มชั้นการบำรุงรักษาที่ทีมเล็กๆ ส่วนใหญ่ประเมินต่ำไป โฟลว์จะพังเมื่อมีคนแก้ไขโครงสร้างสเปรดชีต และคุณยังไม่มีลิงก์การชำระเงิน, แผนการชำระเงิน หรือมุมมองสถานะสด

ตัวเลือกที่ 3: ระบบการออกใบแจ้งหนี้ที่แท้จริง

ระบบที่แท้จริงปฏิบัติต่อใบแจ้งหนี้ว่าเป็นส่วนหนึ่งของวงจร ไม่ใช่เอกสาร: ระเบียนลูกค้าเก็บประวัติ, ใบเสนอราคากลายเป็นใบแจ้งหนี้, ใบแจ้งหนี้มีลิงก์การชำระเงิน และการแจ้งเตือนจะถูกส่งตามกำหนดเวลาโดยที่คุณไม่ต้องทำ ใน Workspace369 วงจรนั้นยังรวมถึงแผนการชำระเงินสำหรับเงินมัดจำและยอดคงเหลือ, ใบแจ้งหนี้ที่เกิดซ้ำสำหรับค่าบริการรายเดือน, พอร์ทัลลูกค้าที่ใบแจ้งหนี้จะแสดงควบคู่ไปกับไฟล์และสถานะ และการรายงานที่แสดงสิ่งที่ค้างชำระต่อลูกค้า

สำหรับส่วนเอกสารในตอนนี้ เครื่องมือสร้างใบแจ้งหนี้ฟรี สร้างใบแจ้งหนี้ที่พร้อมพิมพ์ในเบราว์เซอร์ และ เทมเพลตใบแจ้งหนี้ฟรี ดาวน์โหลด CSV ที่เปิดได้โดยตรงใน Excel หรือ Google Sheets

คำแนะนำสุดท้าย

ใช้แนวทางเทมเพลต Microsoft 365 ในขณะที่ปริมาณใบแจ้งหนี้มีเพียงไม่กี่รายการต่อเดือน เมื่อใบแจ้งหนี้กลายเป็นจังหวะรายสัปดาห์ — หรือเมื่อคุณต้องการลิงก์การชำระเงิน, แผนการชำระเงิน, การแจ้งเตือน และการมองเห็น — ย้ายวงจรเข้าสู่ ซอฟต์แวร์ออกใบแจ้งหนี้และการจัดการโครงการ สร้างมาเพื่อสิ่งนี้ ด้วยแผนบริการตั้งแต่ $29/เดือน สำหรับ 1 ที่นั่ง